Mala direta: Inserir Campo de Mesclagem

Neste artigo

Sobre os campos de mala direta

Adicionar os campos ou espaços reservados

Sobre os campos de mala direta

Os espaços reservados, como endereço e saudação, são chamados de campos de mala direta. Os campos no Word correspondem aos títulos de coluna no arquivo de dados selecionado.

Arquivo de dados com colunas (categorias) e linhas (registros)

1. As colunas em um arquivo de dados representam as categorias de informações. Os campos que você adicionar ao documento principal são espaços reservados para essas categorias.

2. As linhas em um arquivo de dados representam registros de informações. O Word gera uma cópia do documento principal para cada registro, ao executar uma mala direta.

Ao colocar um campo no documento principal, você indica que deseja uma determinada categoria de informação, como nome ou endereço, para exibir nesse local.

Campos inseridos em um documento do Word

Observação : Ao inserir um campo de mala direta no documento principal, o nome do campo será sempre delimitado por sinais de divisas (« »). Esses sinais não aparecem nos documentos mesclados. Eles apenas ajudam a distinguir os campos no documento principal do texto normal.

Ao mesclar, as informações da primeira linha no arquivo de dados substituem os campos no documento principal para criar o primeiro documento mesclado. As informações da segunda linha no arquivo de dados substituem os campos para criar o segundo documento mesclado e assim por diante.

Mesclando informações do arquivo de dados no documento

Adicionar os campos ou espaços reservados

  1. No documento principal, digite qualquer conteúdo que você deseja exibir em todas as cópias do documento.

    Para adicionar uma imagem, como um logotipo, clique em Imagem no grupo Ilustrações na guia Inserir.

  2. Clique onde deseja inserir o campo.

  3. Use o grupo Gravar e Inserir Campos na guia Correspondências.

    Faixa de Opções do Office 2010

  4. Adicione qualquer uma das seguintes opções:

    Bloco de endereço com nome, endereço e outras informações

    1. Clique em Bloco de Endereço.

    2. Na caixa de diálogo Inserir Bloco de Endereço, selecione os elementos do endereço que deseja incluir, os formatos desejados e clique em OK.

    3. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos for exibida, o Word pode não ser capaz de localizar algumas das informações necessárias para o bloco de endereço. Clique na seta ao lado de (não correspondente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponde ao campo necessário para a mala direta.

    Linha de saudação

    1. Clique em Linha de saudação.

    2. Selecione o formato da linha de saudação, que inclui a saudação, o formato do nome e a pontuação que se segue.

    3. Selecione o texto que deseja exibir, nos casos em que o Microsoft Word não puder interpretar o nome do destinatário; por exemplo, quando a fonte de dados não contiver o nome ou o sobrenome de um destinatário, mas apenas um nome de empresa.

    4. Clique em OK.

    5. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos aparecer, talvez o Word não tenha sido capaz de localizar algumas das informações necessárias para a linha de saudação. Clique na seta ao lado de (não coincidente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados que corresponda ao campo necessário para a mala direta.

    Campos individuais

    É possível inserir informações de campos individuais, como nome, número de telefone ou o valor de uma contribuição em uma lista de doadores. Para adicionar rapidamente um campo do arquivo de dados ao documento principal, clique na seta ao lado de Inserir Campo de Mesclagem e clique no nome do campo.

    Para obter mais opções de inserção de campos individuais no documento, faça o seguinte:

    1. Na guia Correspondências, no grupo Gravar e Inserir Campos, clique em Inserir Campo de Mesclagem.

    2. Na caixa de diálogo Inserir Campo de Mesclagem, siga um destes procedimentos:

      • Para selecionar campos de endereço que corresponderão automaticamente aos campos da fonte de dados, mesmo que os campos desta não tenham o mesmo nome de seus campos, clique em Campos de Endereço.

      • Para selecionar os campos que sempre obtêm os dados diretamente de uma coluna no arquivo de dados, clique em Campos de Banco de Dados.

    3. Na caixa Campos, clique no campo desejado.

    4. Clique em Inserir e depois em Fechar.

    5. Se a caixa de diálogo Coincidir Campos for exibida, o Microsoft Word pode não ser capaz de localizar algumas informações necessárias para inserir o campo. Clique na seta ao lado de (não correspondente) e, em seguida, selecione o campo de sua fonte de dados, correspondente ao campo necessário para a mala direta.

      Observação : Se você inserir um campo da lista Campos de Banco de Dados e, depois, alternar para uma fonte de dados que não possua uma coluna com o mesmo nome, o Word não conseguirá inserir as informações de campo no documento mesclado.

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