Localizar registros com datas mais ou menos recentes

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Este artigo explica como usar consultas de valores principais e consultas de totais para encontrar as datas mais recentes ou mais antigas em um conjunto de registros. Isso pode ajudá-lo a responder a uma variedade de perguntas comerciais, como quando um cliente fez o último pedido ou quais cinco trimestres foram os melhores para as vendas por cidade.

Neste artigo

Visão geral

Preparar dados de exemplo para acompanhar junto com os exemplos

Localizar a data mais ou menos recente

Localizar as datas mais ou menos recentes para grupos de registros

Visão geral

Você pode classificar dados e revisar os itens com classificação mais alta usando uma consulta de valores principais. Uma consulta de valor superior é uma consulta seleção que retorna um número ou porcentagem de valores especificados da parte superior dos resultados, por exemplo, as cinco páginas mais populares em um site da Web. Você pode usar uma consulta de valores principais contra qualquer tipo de valor – elas não precisam ser números.

Se você quiser agrupar ou resumir seus dados antes de classificar, não será necessário usar uma consulta de valores principais. Por exemplo, suponha que você precise localizar os números de vendas de uma dada data para cada cidade em que sua empresa opera. Nesse caso, as cidades se tornam categorias (você precisa localizar os dados por cidade), portanto, você usa uma consulta de totais.

Quando você usa uma consulta de valores principais para localizar registros que contêm as datas mais recentes ou mais antigas em uma tabela ou grupo de registros, você pode responder a uma variedade de perguntas comerciais, como as seguintes:

  • Quem esteve fazendo mais vendas ultimamente?

  • Quando um cliente fez um pedido pela última vez?

  • Quando os próximos três aniversários estão na equipe?

Para fazer uma consulta de valor superior, comece criando uma consulta seleção. Em seguida, classifique os dados de acordo com sua pergunta: se você está procurando a parte superior ou inferior. Se você precisar agrupar ou resumir os dados, transforme a consulta Selecionar consulta em um total. Em seguida, você pode usar uma função de agregação, como Max ou mínimo para retornar o valor mais alto ou mais baixo, ou primeiro ou último , para retornar a data mais antiga ou mais recente.

Este artigo pressupõe que os valores de data que você usa têm o tipo de dados data/hora. Se os valores de data estiverem em um campo de texto,.

Considere usar um filtro em vez de uma consulta de valores principais

Geralmente, um filtro é melhor se você tiver uma data específica em mente. Para determinar se você deve criar uma consulta de valores principais ou aplicar um filtro, considere o seguinte:

  • Se você quiser retornar todos os registros em que a data corresponde, seja antes ou depois de uma data específica, use um filtro. Por exemplo, para ver as datas das vendas entre abril e julho, aplique um filtro.

  • Se você quiser retornar uma quantidade especificada de registros com as datas mais recentes ou mais recentes em um campo, e não souber os valores de data exatos, ou não importa, crie uma consulta de valores principais. Por exemplo, para ver os cinco melhores trimestres de vendas, use uma consulta de valores principais.

Para obter mais informações sobre como criar e usar filtros, confira o artigo aplicar um filtro para exibir os registros selecionados em um banco de dados do Access.

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Preparar dados de exemplo para acompanhar junto com os exemplos

As etapas neste artigo usam os dados nas tabelas de exemplo a seguir.

A tabela funcionários   

Sobrenome

Primeiro lugar Nome

Endereço

Cidade

CountryOrR egion

Nascimento Data

Contratar Data

Oliveira

Manuel

1 Main St.

Nova York

EUA

5 de fevereiro de 1968

10 de junho de 1994

Freitas

Victor

52 1st St.

Boston

EUA

22 de maio de 1957

22 de novembro de 1996

Gonçalo

Cunha

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

EUA

11 de novembro de 1960

11 de março de 2000

Neves

Jean Paulo

1 Contoso Blvd.

Londres

UK

22 de março de 1964

22 de junho de 1998

Andrade

Juliano

Calle Smith 2

Cidade do México

México

05-jun-1972

5 de janeiro de 2002

Fernandes

Isabel

3122 75th St. S.

São Paulo

EUA

23 de janeiro de 1970

23 de abril de 1999

Santos

Marco

67 Big St.

Tampa

EUA

14 de abril de 1964

14 de outubro de 2004

Marques

Leonor

2 nosey Pkwy

Rio de Janeiro

EUA

29 de outubro de 1959

29 de março de 1997

A tabela EventType    

TypeID

Evento Digite

1

Lançamento de produto

2

Função corporativa

3

Função particular

4

Fundo de Raiser

5

Apresentação de negócios

6

Palestra

7

Comum

8

Apresente

9

Justo (rua)

A tabela Clientes    

CustomerID

Empresa

Contato

1

Contoso, Ltd. Elemento gráfico

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Stelle Adams

3

Leste

Carol Philips

4

Wingtip Toys

Lucio Iallo

5

A. Referência

Samant da Mandaica

6

Empresa Aventura

Brian Barreto

7

Design Institute

Jaka Stele

8

Escola de arte de multa

Milena Duomanova

A tabela de eventos    

IDDoEvento

Evento Digite

Cliente

Evento Data

Andrade

1

Lançamento de produto

Contoso, Ltd.

4/14/2011

US$ 10.000

2

Função corporativa

Tailspin Toys

4/21/2011

$8.000

3

Apresentação de negócios

Tailspin Toys

01/05/2011

$25000

4

Apresente

Instituto de Design Gráfico

5/13/2011

$4.500

5

Apresentação de negócios

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55000

6

Comum

Escola de arte de multa

5/23/2011

$12.000

7

Lançamento de produto

A. Referência

6/1/2011

$15.000

8

Lançamento de produto

Wingtip Toys

6/18/2011

$21.000

9

Fundo de Raiser

Empresa Aventura

6/22/2011

$1300

10

Palestra

Instituto de Design Gráfico

6/25/2011

$2450

11

Palestra

Contoso, Ltd.

04.07.11

$3800

12:00

Justo (rua)

Instituto de Design Gráfico

04.07.11

R$ 5.500

Observação: As etapas nesta seção consideram que os clientes e as tabelas de tipo de evento residem no lado "um" de relações um-para-muitos com a tabela de eventos. Nesse caso, a tabela de eventos compartilha os campos CódigoDoCliente e TypeID. As consultas de totais descritas nas próximas seções não funcionarão sem essas relações.

Colar os dados de exemplo em planilhas do Excel

  1. Inicie o Excel. Uma pasta de trabalho vazia é aberta.

  2. Pressione SHIFT + F11 para inserir uma planilha (serão necessárias quatro).

  3. Copie os dados de cada tabela de exemplo em uma planilha vazia. Inclua os títulos de coluna (a primeira linha).

Criar tabelas de banco de dados a partir das planilhas

  1. Selecione os dados da primeira planilha, incluindo os títulos das colunas.

  2. Clique com o botão direito do mouse no painel de navegação e clique em colar.

  3. Clique em Sim para confirmar que a primeira linha contém títulos de coluna.

  4. Repita as etapas 1-3 para cada uma das planilhas restantes.

Localizar a data mais ou menos recente

As etapas nesta seção usam os dados de exemplo para ilustrar o processo de criação de uma consulta de valores principais.

Criar uma consulta de valores principais básicos

  1. Na guia Criar, vá para o grupo Consultas e clique em Design da Consulta.

    A caixa de diálogo Mostrar tabela é exibida.

  2. Clique duas vezes na tabela funcionários e clique em fechar.

    Se você usar os dados de exemplo, adicione a tabela funcionários à consulta.

  3. Adicione os campos que você deseja usar em sua consulta à grade de design. Você pode clicar duas vezes em cada campo ou arrastar e soltar cada campo em uma célula em branco na linha do campo .

    Se você usar a tabela de exemplo, adicione os campos nome, sobrenome e data de nascimento.

  4. No campo que contém os valores principais ou secundários (o campo data de nascimento, se você usar a tabela de exemplo), clique na linha classificar e selecione crescente ou decrescente.

    Ordem de classificação deCrescente retorna a data mais recente e ordem de classificação ascendente retorna a primeira data.

    Importante: Você deve definir um valor na linha classificar somente para campos que contêm suas datas. Se você especificar uma ordem de classificação para outro campo, a consulta não retornará os resultados desejados.

  5. Na guia design , no grupo ferramentas , clique na seta para baixo ao lado de todos (a lista valores principais ) e insira o número de registros que você deseja ver ou selecione uma opção na lista.

  6. Clique em executar Imagem do botão para executar a consulta e exibir os resultados no modo folha de de de imagem.

  7. Salve a consulta como NextBirthDays.

Você pode ver que esse tipo de consulta de valores principais pode responder perguntas básicas, como quem é a pessoa mais antiga ou mais recente na empresa. As etapas a seguir explicam como usar expressões e outros critérios para adicionar capacidade e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados na próxima etapa retornam os próximos três aniversários de funcionários.

Adicionar critérios à consulta

Essas etapas usam a consulta criada no procedimento anterior. Você pode acompanhar com uma consulta de valores principais diferentes contanto que ela contenha dados de data/hora reais, não valores de texto.

Dica:  Se você quiser entender melhor como essa consulta funciona, alterne entre o modo Design e o modo folha de de forma em cada etapa. Se você quiser ver o código de consulta real, alterne para o modo SQL. Para alternar entre os modos de exibição, clique com o botão direito do mouse na guia na parte superior da consulta e, em seguida, clique no modo de exibição desejado.

  1. No painel de navegação, clique com o botão direito do mouse na consulta NextBirthDays e clique em modo Design.

  2. Na grade de design da consulta, na coluna à direita de DataDeNascimento, digite o seguinte:
    MonthBorn: PartData ("m", [DataDeNascimento]).
    Essa expressão extrai o mês da DataDeNascimento usando a função PartData .

  3. Na próxima coluna da grade de design da consulta, insira o seguinte:
    DayOfMonthBorn: DatePart ("d", [DataDeNascimento])
    essa expressão extrai o dia do mês da DataDeNascimento usando a função PartData .

  4. DesMarque as caixas de seleção na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que você acabou de inserir.

  5. Clique na linha classificar de cada expressão e selecione crescente.

  6. Na linha critérios da coluna data de nascimento , digite a seguinte expressão:
    mês ([data de nascimento]) > mês (data ()) ou mês ([data de nascimento]) = month (data ()) e dia ([Birth data]) >Day (data ())
    expressão faz o seguinte:

    • Month ( [data de nascimento]) _GT_ mês (data ()) especifica que a data de nascimento de cada funcionário cai em um mês futuro.

    • O mês ([data de nascimento]) = mês (data ()) e dia ([data de nascimento]) >Day (data ()) especifica que, se a data de nascimento ocorrer no mês atual, o aniversário cairá ou após o dia atual.

      Resumindo, essa expressão exclui todos os registros nos quais o aniversário ocorre entre 1 de Janeiro e a data atual.

      Dica:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  7. Na guia design , no grupo configuração de consulta , digite 3 na caixa de retorno .

  8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar Imagem do botão .

Observação:  Em sua própria consulta usando seus próprios dados, às vezes, você pode ver mais registros do que você especificou. Se os seus dados contiverem vários registros que compartilham um valor entre os valores principais, sua consulta retornará todos esses registros, mesmo que isso signifique retornar mais registros do que você queria.

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Localizar as datas mais ou menos recentes para grupos de registros

Você usa uma consulta de totais para encontrar as datas mais antigas ou mais recentes para registros que se enquadram em grupos, como eventos agrupados por cidade. Uma consulta de totais é uma consulta seleção que usa funções agregadas (como Agrupar por, Mem, Max, Count, Firste Last) para calcular valores para cada campo de saída.

Inclua o campo que você deseja usar para categorias – para agrupar por – e o campo com valores que você deseja resumir. Se você incluir outros campos de saída, digamos, os nomes dos clientes ao agrupar por tipo de evento – a consulta também usará esses campos para criar grupos, alterando os resultados para que eles não respondam à sua pergunta original. Para rotular as linhas usando outros campos, você cria uma consulta adicional que usa a consulta de totais como origem e adiciona os campos adicionais a essa consulta.

Dica:  A criação de consultas em etapas é uma estratégia muito eficaz para responder a perguntas mais avançadas. Se você estiver tendo problemas para fazer uma consulta complicada funcionar, considere se você pode dividi-la em uma série de consultas mais simples.

Criar uma consulta de totais

Esse procedimento usa a tabela de exemplo eventos e a tabela de exemplo EventType para responder a esta pergunta:

Quando foi o evento mais recente de cada tipo de evento, excluindo o Concerts?

  1. Na guia Criar, vá para o grupo Consultas e clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , clique duas vezes nas tabelas eventos e EventType.
    Cada tabela aparece na seção superior do criador de consultas.

  3. Feche a caixa de diálogo Mostrar Tabela.

  4. Clique duas vezes no campo EventType da tabela EventType e no campo EventDate da tabela de eventos para adicionar os campos à grade de design da consulta.

  5. Na grade de design da consulta, na linha critérios do campo EventType , digite <>Concert.

    Dica:  Para obter mais exemplos de expressões de critérios, consulte o artigo exemplos de critérios de consulta.

  6. Na guia design , no grupo Mostrar/ocultar , clique em totais.

  7. Na grade de design da consulta, clique na linha total do campo EventDate e clique em Max.

  8. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Modo de Exibição e clique em Modo SQL.

  9. Na janela SQL, no final da cláusula SELECT, logo após a palavra-chave AS, substitua MaxOfEventDate por MostRecent.

  10. Salve a consulta como MostRecentEventByType.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

Esse procedimento usa a consulta MostRecentEventByType do procedimento anterior para responder a esta pergunta:

Quem foi o cliente no evento mais recente de cada tipo de evento?

  1. Na guia Criar, vá para o grupo Consultas e clique em Design da Consulta.

  2. Na caixa de diálogo Mostrar tabela , na guia consultas , clique duas vezes na consulta MostRecentEventByType.

  3. Na guia tabelas da caixa de diálogo, clique duas vezes na tabela eventos e na tabela clientes.

  4. No criador de consultas, clique duas vezes nos seguintes campos:

    1. Na tabela eventos, clique duas vezes em EventType.

    2. Na consulta MostRecentEventByType, clique duas vezes em MostRecent.

    3. Na tabela clientes, clique duas vezes em empresa.

  5. Na grade de design da consulta, na linha classificar da coluna EventType , selecione crescente.

  6. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

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