Localizar registros com as datas mais recentes ou mais antigas

Regras para criar e usar consultas de valores superiores

Você cria uma consulta de valor superior criando primeiro uma consulta selecionada. Dependendo dos resultados desejados, você aplica uma ordem de classificação à consulta ou converte a consulta em uma consulta total. Se você converter a consulta, você usará uma função agregada, como Max ou Min , para retornar o valor mais alto ou mais baixo, ou Primeiro ou Último para retornar a data mais antiga ou mais recente. Você usa consultas totais e funções de agregação somente quando precisa encontrar dados que se enquadram em um conjunto de grupos ou categorias. Por exemplo, suponha que você precise encontrar os números de vendas de uma determinada data para cada cidade em que sua empresa opera. Nesse caso, as cidades se tornam categorias (você precisa encontrar os dados por cidade), para que você use uma consulta total.

Conforme você prossegue, lembre-se de que, independentemente do tipo de consulta, suas consultas devem usar campos que contêm dados descritivos, como nomes de clientes, e também um campo que contém os valores de data que você deseja encontrar. Além disso, os valores de data devem residir em um campo definido como o tipo de dados Data/Hora. As consultas que este artigo descreve falharão se você tentar executá-las em relação aos valores de data em um campo Texto Curto. Além disso, se você quiser usar uma consulta total, seus campos de dados devem incluir informações de categoria, como um campo cidade ou país/região.

Escolher entre uma consulta de valores superiores e um filtro

Para determinar se você deve criar uma consulta de valores superiores ou aplicar um filtro, escolha um dos seguintes:

• Se você quiser retornar os registros com as datas mais recentes ou mais recentes em um campo e não souber os valores exatos da data ou eles não importam, crie uma consulta de valores superiores.

• Se você quiser retornar todos os registros em que a data corresponde, é anterior ou posterior a uma data específica, use um filtro. Por exemplo, para ver as datas de vendas entre abril e julho, você aplica um filtro. Uma discussão completa sobre filtros está além deste tópico.

  Para obter mais informações sobre como criar e usar filtros, consulte o artigo Aplicar um filtro para exibir registros selecionados em um banco de dados do Access.

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Criar uma consulta de valores principais básicos

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Na caixa de diálogo, clique na tabela que você deseja usar na consulta, clique em Adicionar para colocar a tabela na seção superior do designer e clique em Fechar.

   –ou–

   Clique duas vezes na tabela e clique em Fechar.

   Se você usar os dados de exemplo listados é a seção anterior, adicione a tabela Funcionários à consulta.

3. Adicione os campos que você deseja usar em sua consulta à grade de design. Você pode clicar duas vezes em cada campo ou arrastar e soltar cada campo em uma célula em branco na linha Campo .

   Se você usar a tabela de exemplo, adicione os campos Nome, Sobrenome e Data de Nascimento.

4. No campo que contém os valores superior ou inferior (o campo Data de Nascimento, se você usar a tabela de exemplo), clique na linha Classificar e selecione Ascending ou Descending.

   A ordem de classificação decrescente retorna a data mais recente e a ordem de classificação crescente retorna a data mais antiga.

   Importante: Você deve definir um valor na linha Classificar apenas para campos que contêm suas datas. Se você especificar uma ordem de classificação para outro campo, a consulta não retornará os resultados desejados.

5. Na guia Design de Consulta , no grupo Configuração de Consulta , clique na seta para baixo ao lado de Todos (a lista Valores Superiores) e insira o número de registros que deseja ver ou selecione uma opção na lista.

6. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

7. Salve a consulta e mantenha-a aberta para uso nas próximas etapas.

Você pode ver que esse tipo de consulta de valores superiores pode responder a perguntas básicas, como quem é a pessoa mais antiga ou mais jovem da empresa. As próximas etapas explicam como usar expressões e outros critérios para adicionar energia e flexibilidade à consulta. Os critérios mostrados na próxima etapa retornam os próximos três aniversários de funcionários.

Adicionar critérios à consulta

1. Alterne a consulta que você criou nas etapas anteriores para a exibição Design.

2. Na grade de design da consulta, na coluna à direita da coluna Data de Nascimento, copie e cole ou digite esta expressão: Expr1: DatePart("m",[Data de Nascimento]). Em seguida, clique em Executar.

   A função DatePart extrai a parte do mês do campo Data de Nascimento.

3. Alternar para Exibição de Design.

4. À direita da primeira expressão, cole ou digite esta expressão: Expr2: DatePart("d",[Data de nascimento]). Em seguida, clique em Executar.

   Nesse caso, a função DatePart extrai a parte da data do campo Data de Nascimento.

5. Alternar para Exibição de Design.

6. Desmarque as caixas marcar na linha Mostrar para cada uma das duas expressões que você acabou de inserir, clique na linha Classificar para cada expressão e selecione Ascending.

7. Clique em Executar.

8. Opcionalmente, você pode especificar um critério para limitar o escopo da consulta. Quando você especifica critérios, a consulta classifica apenas os registros que atendem aos critérios e identifica os valores de campo superior ou inferior de dentro da lista classificada.

   Para continuar com os dados de exemplo, alterne para a exibição Design. Em seguida, na linha Critérios da coluna Data de Nascimento , digite a seguinte expressão:

   Mês([Data de nascimento]) > mês()) ou mês([data de nascimento])= mês(data()) e dia([data de nascimento])>dia(data())

   Essa expressão faz o seguinte: a parte Mês([Data de Nascimento]) > Mês()) verifica a data de nascimento de cada funcionário para ver se ela cai em um mês futuro e, se for verdade, inclui esses registros na consulta. A parte Mês([Data de Nascimento])= Mês()) E Dia([Data de Nascimento])>Dia(Data()) verifica as datas de nascimento que ocorrem no mês atual para ver se o aniversário cai ou após o dia atual. Se essa condição for verdadeira, a função inclui esses registros na consulta. Para resumir: essa expressão ignora todos os registros em que o aniversário cai entre 1º de janeiro e a data em que você executa sua consulta.

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

9. Na guia Design de Consulta , no grupo Configuração de Consulta , clique na seta para baixo ao lado de Todos (a lista Valores Superiores) e insira o número de registros que deseja ver ou selecione uma opção na lista.

   Para ver os próximos três aniversários, digite 3.

10. Clique em Executar para executar a consulta e exibir os resultados na exibição Datasheet.

Criar a consulta de totais

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique duas vezes nas tabelas que você deseja usar. Cada tabela é exibida na seção superior do designer de consulta.

   Se você usar as tabelas de exemplo listadas acima, adicione as tabelas Eventos e Tipos de Eventos.

3. Clique duas vezes nos campos de tabela que você deseja usar em sua consulta. Verifique se você adiciona apenas os campos de grupo ou categoria e o campo valor à consulta neste momento.

   Se você usar os dados de exemplo listados nas três tabelas anteriores, adicionará o campo Tipo de Evento da tabela Tipo de Evento ou o campo Data de Evento da tabela Eventos.

4. Opcionalmente, você pode especificar um critério que limita o escopo da consulta. Somente os registros que atendem aos critérios são classificados e os valores de campo superior e inferior são identificados nessa lista classificada.

   Por exemplo, se você quiser retornar eventos na categoria Função Privada, digite essa expressão na linha Critérios da coluna Tipo de Evento : <>"Função Privada".

   Para ver mais exemplos de expressões de critérios de consulta, consulte o artigo Exemplos de critérios de consulta.

5. Converta a consulta em uma consulta total fazendo o seguinte:

   Na guia Design de Consulta , no grupo Mostrar/Ocultar , clique em Totais.

   A linha Totals aparece na grade de design.

6. Verifique se a linha Totais de cada grupo ou campo de categoria está definida como Grupo Por e, em seguida, defina a linha Totais do campo valor (o campo com os valores superior ou inferior) como Max ou Min.

   Max retorna o maior valor em um campo numérico e o valor de data ou hora mais recente em um campo Data/Hora. Min retorna o menor valor em um campo numérico e o valor de data ou hora mais antigo em um campo Data/Hora.

7. Na guia Design de Consulta , no grupo Configuração de Consulta , clique na seta para baixo ao lado de Todos (a lista Valores Superiores) e insira o número de registros que deseja ver ou selecione uma opção na lista.

   Nesse caso, selecione Todos e, em seguida, clique em Executar para exibir os resultados na exibição Folha de dados.

   Observação: Dependendo da função escolhida na etapa 6, Access altera o nome do campo de valor na consulta para MaxOfFieldName ou MinOfFieldName. Se você usar as tabelas de exemplo, Access renomeará o campo MaxOfEvent Date ou MinOfEvent Date.

8. Salve a consulta e vá para as próximas etapas.

Os resultados da consulta não mostram nomes de produto ou qualquer outra informação sobre os produtos. Para ver esses dados adicionais, você precisa criar uma segunda consulta que incorpore a consulta que você acabou de criar. As próximas etapas explicam como fazer isso.

Criar uma segunda consulta para adicionar mais dados

1. Na guia Criar, no grupo Consultas, clique em Design da Consulta.

2. Clique na guia Consultas e clique duas vezes na consulta de totais que você criou na seção anterior.

3. Clique na guia Tabelas e adicione as tabelas que você usou na consulta de totais e adicione também quaisquer tabelas que contenham outros dados relacionados. Se você usar as três tabelas de exemplo anteriores, adicione as tabelas Tipo de Evento, Evento e Clientes à nova consulta.

4. Junte os campos na consulta de totais aos campos correspondentes nas tabelas pai. Para fazer isso, arraste cada campo na consulta de totais para o campo correspondente na tabela.

   Se você usar os dados de exemplo das três tabelas, arraste a coluna Tipo de Evento na consulta total para o campo Tipo de Evento na tabela Tipo de Evento. Em seguida, arraste a coluna MaxOfEvent Date na consulta de totais para o campo Data de Evento na tabela Eventos. A criação dessas junções permite que sua nova consulta selecionada reunisse os dados na consulta total e nos dados nas outras tabelas.

5. Adicione os campos descritivos adicionais das outras tabelas na consulta.

   Se você usar os dados de exemplo das três tabelas, poderá adicionar os campos Empresa e Contato da tabela Clientes.

6. Opcionalmente, especifique um pedido de classificação para uma ou mais colunas. Por exemplo, para listar as categorias em ordem alfabética, defina a linha Classificar da coluna Tipo de Evento como Crescente.

7. Na guia Design de Consulta , no grupo Resultados , clique em Executar.

   Os resultados da consulta são exibidos na exibição Datasheet.

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Criar a consulta de tabela de criação

1. Com a consulta de valores principais aberta no modo Design:

   Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Fazer Tabela.

   A caixa de diálogo Criar Tabela é exibida.

2. Na caixa Nome da Tabela , digite um nome para a tabela que armazenará os registros superior e inferior. Por exemplo, digite Registros superiores e inferiores e clique em OK.

   Sempre que você executa a consulta, em vez de mostrar os resultados no modo de exibição Datasheet, a consulta cria uma tabela e substitui o valor superior pelos dados atuais.

3. Salve e feche a consulta.

Criar uma consulta de anexo

1. Com sua consulta de valor inferior na exibição Design:

   Na guia Design de Consulta , no grupo Tipo de Consulta , clique em Acrescentar.

2. A caixa de diálogo Acrescentar é exibida.

3. Digite o mesmo nome que você digitou na caixa de diálogo Criar Tabela .

   Por exemplo, digite Registros superiores e inferiores e clique em OK. Cada vez que você executa a consulta, em vez de mostrar os resultados no modo de exibição Datasheet, a consulta acrescenta os registros à tabela Registros superior e inferior.

4. Salve e feche a consulta.

Executar as consultas

• Agora você está pronto para executar as duas consultas. No Painel de Navegação, clique duas vezes na consulta de valor superior e clique em Sim quando Access solicitar. Em seguida, clique duas vezes na consulta Valor Inferior e clique em Sim quando Access solicitar.

• Abra a tabela Registros superior e inferior na exibição Folha de dados.

Esta ação ou este evento foi bloqueado pelo Modo Desabilitado.

Se você vir essa mensagem, siga as seguintes etapas:

• Selecione Habilitar esse conteúdo e clique em OK.

• Execute a sua consulta novamente.

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