Listas do SharePoint V: técnicas para o gerenciamento de listas grandes

Visão geral

Ícone de lista grande Quando uma lista do SharePoint torna-se grande, podem ser mostrados avisos como: "A lista excede o limite do modo de exibição de lista" ou "Exibindo somente os itens mais recentes, abaixo". Saiba por que esses avisos ocorrem e aprenda maneiras de configurar a lista grande para que ela ainda forneça informações úteis.

Após concluir este curso você poderá:

  • Saiba o que é o Limite do Modo de Exibição de Lista e entenda seus benefícios.

  • Crie um índice para ver mais informações em um modo de exibição.

  • Crie pastas para organizar melhor a lista grande.

  • Use o modo Folha de Dados para filtrar e classificar rapidamente uma lista grande.

  • Saiba o que é a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes.

  • Use Filtros Principais para filtragem rápida no Modo de exibição padrão.

  • Sincronize uma lista grande para o SharePoint Workspace.

  • Exporte uma lista grande para o Excel.

  • Vincule uma lista grande no Access.

Este curso inclui:

  • Uma lição individualizada.

  • Um pequeno teste no final da lição. O teste não conta pontos.

  • Um Cartão de Referência Rápida que você pode imprimir no fim do curso.

Este curso requer experiência com o trabalho com listas do SharePoint, ou você pode fazer os cursos Listas I: uma introdução, Listas II: criar e trabalhar com listas diferentes, Listas III: criar uma lista com base em uma planilha e Listas IV: criar uma lista personalizada.

Versao offline (226,2 MB)

Informações adicionais

Este curso explica os seguintes avisos, por que eles são mostrados e o que fazer quanto a eles:

  • “Exibindo somente os itens mais recentes, abaixo. Para exibir todos os resultados, restrinja sua consulta adicionando um filtro.”

  • “Não é possível mostrar o valor do filtro. Talvez o campo não possa ser filtrado ou o número de itens retornados exceda o limite do modo de exibição de lista imposto pelo administrador.”

  • “Não é possível mostrar este modo de exibição porque ele excede o limite do modo de exibição de lista (5.000 itens) imposto pelo administrador.”

  • “A operação tentada foi proibida porque ultrapassa o limite imposto pelo administrador para modo de exibição de lista.”

Consulte mais cursos em Treinamento do Microsoft Office.

Introdução

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Criando e usando um índice

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Usando pastas para gerenciar uma lista grande

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Modo Folha de Dados

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Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes

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Usando Filtros Principais para filtragem rápida

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Colocando a lista fora de seu site de equipe

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Teste seus conhecimentos

Conclua os testes a seguir para ter certeza de que compreendeu o material. Suas respostas são confidenciais e os resultados do teste não são avaliados.

Qual é o Limite do Modo de Exibição de Lista?

10.000 itens.

Incorreto. O Limite do Modo de Exibição de Lista é de 5.000 itens. Observação: os administradores podem aumentar ou diminuir esse número, se optarem por fazê-lo. Tente novamente.

O ponto em que o SharePoint limita seu uso de uma lista grande.

Correto. Por padrão, o Limite do Modo de Exibição de Lista é de 5.000 itens. Se você criar mais itens do que o limite, começarão a ser exibidos avisos ou erros que limitam seu uso da lista.

10.001 itens

Incorreto. O Limite do Modo de Exibição de Lista padrão é de 5.000 itens. Depois que você adicionar o 5001º item, o uso da lista será um pouco limitado. Observação: os administradores podem aumentar ou diminuir esse número, se optarem por fazê-lo. Tente novamente.

O ponto em que o SharePoint limita sua criação de novos itens em uma lista.

Incorreto. Se exceder o Limite do Modo de Exibição de Lista, você ainda poderá criar novos itens. Tente novamente.

A lista tem 5.002 itens. Você cria um modo de exibição. O modo de exibição contém um filtro que mostra apenas os itens em que a coluna "ID do Produto" é igual a "A-101". Você tem certeza de que deveria haver 510 itens no modo de exibição. Porém, em vez disso, é exibido o aviso: "Exibindo somente os itens mais recentes, abaixo."

Normalmente, você não se importa com esse aviso. Porém, hoje seu chefe pediu um relatório que contenha todos os 510 itens. O que você deve fazer?

Basta filtrar a lista sem usar um modo de exibição.

Incorreto. Será exibido um aviso, impedindo-o de filtrar a lista. Tente novamente.

Pedir que o administrador crie o modo de exibição.

Incorreto. O administrador não precisa ser a pessoa que criará o modo de exibição. Tente novamente.

Pedir que o administrador crie um índice para a coluna ID do Produto.

Correto. É necessário criar um índice para a coluna ID do Produto. Observação: é melhor criar um índice antes que a lista chegue a 5.000 itens. Assim, o administrador não precisará criá-lo para você.

Pedir que o administrador crie um índice para a coluna Nome do Produto.

Incorreto. Nessa situação, essa não é a coluna certa a ser indexada. Tente novamente.

O que é a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes?

Um intervalo de tempo em que você pode usar a lista grande sem limitação.

Sim, está correto. Observe que nem todos os sites têm a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes habilitada; portanto, se precisar dela, peça-a ao administrador.

19:00 – 7:00 todos os dias, Hora de Greenwich.

Incorreto. A Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes precisa ser configurada pelo administrador – ela não é igual para todos os sites do SharePoint em todo o mundo.

Um intervalo de tempo que qualquer pessoa pode configurar na Administração Central.

Incorreto. Os administradores são os únicos que podem configurar a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes. Outras pessoas não podem configurá-la.

Um intervalo de tempo que o administrador pode configurar para que você possa criar uma lista grande com mais de 5.000 itens.

Incorreto. O SharePoint permite que você crie listas com mais de 5.000 itens. Tente novamente.

A lista tem 5.002 itens. Você deseja filtrar a coluna “ID do Produto” para ver todos os itens em que essa coluna é igual a “A-101”. Você tem certeza de que deveria haver 510 itens como resultado. No entanto, ao clicar no nome da coluna para executar o filtro, você recebe o aviso: “Não é possível mostrar o valor do filtro”.

Qual dos seguintes itens NÃO permite filtrar e ver todos os 510 itens?

Modo Folha de Dados.

Incorreto. Isso PERMITIRÁ que você filtre e veja todos os 510 itens. Tente novamente.

Exportar para o Excel.

Incorreto. Isso PERMITIRÁ que você filtre e veja todos os 510 itens. Tente novamente.

Criar um novo modo de exibição que filtre “ID do Produto” igual a “A-101”.

Correto. Essa ação NÃO permitirá que você filtre e veja todos os 510 itens. Essa opção provavelmente lhe mostrará o "aviso de resultados mais recentes" e, ainda assim, você não poderá ver todos os 510 itens.

Abrir com o Access

Incorreto. Isso PERMITIRÁ que você filtre e veja todos os 510 itens. Tente novamente.

Qual dos seguintes itens é a melhor estratégia para gerenciar uma lista grande?

Pedir que o administrador ative a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes das 9:00 às 17:00.

Incorreto. Se você é como a maioria das empresas, o período das 9:00 às 17:00 é atribulado e muitos usuários utilizarão o site. Se você executar muitas consultas grandes de uma só vez, isso poderá congestionar o servidor. Tente novamente.

Não adicionar mais de 5.000 itens a uma lista.

Incorreto. Você não precisa limitar o número de itens na lista a menos de 5.000. Tente novamente.

Pedir que os usuários usem a lista tarde da noite, quando a maioria das pessoas não usa o site.

Incorreto. Essa não seria uma forma prática de trabalhar com uma lista. Tente novamente.

Criar modos de exibição com filtros, para que os usuários vejam conjuntos de dados menores, em vez de todos os itens.

Correto. Se você criar modos de exibição com filtros, os usuários verão conjuntos de dados menores.

Comentários

Cartão de Referência Rápida

Consulte também

Como criar um índice

  1. Vá para a lista para a qual deseja definir um índice.

  2. Na guia Lista, clique em Definições de Lista.

  3. Em Colunas, clique em Colunas indexadas.

  4. Clique em Criar um novo índice.

  5. Em Coluna primária deste índice, selecione uma coluna que você filtrará ou classificará com frequência.

  6. Clique em Criar.
    Observação: se você receber um erro impedindo a criação do índice, talvez o administrador precise criar o índice para você. Ou então, talvez você precise criar o índice durante a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes.

Como criar pastas

  1. Primeiro, habilite o comando Nova Pasta. Vá para a lista para a qual deseja criar uma pasta. Na guia Lista, clique em Definições de Lista.

  2. Clique em Configurações avançadas.

  3. Em Disponibilizar o comando "Nova Pasta", clique em Sim e em OK.

  4. Retorne à lista. Na guia Itens, clique em Nova Pasta.

Após criar pastas na lista, você poderá mover itens para as pastas.

  1. No menu Ações do Site, clique em Configurações do Site.

  2. Em Administração do Site, clique em Conteúdo e Estrutura.
    Observação: esse link não estará disponível se você não tiver as permissões adequadas ou se não estiver usando o SharePoint Server.

  3. À esquerda, clique no nome da lista grande.
    Observação: se você receber uma mensagem de erro que o impeça de ver a lista aqui, talvez o administrador precise mover os itens para você. Ou então, talvez você precise mover os itens durante a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes.

  4. À direita, clique nas caixas de seleção dos itens que você deseja mover para pastas.

  5. No menu Ações, clique em Mover.

  6. Na caixa de diálogo Mover…, clique no sinal de adição ao lado da lista grande e clique na pasta para a qual deseja mover os itens.

  7. Clique em OK.

Como configurar filtros principais

  1. Vá para a lista para a qual deseja definir um filtro principal.

  2. Na guia Lista, clique em Definições de Lista.

  3. Clique em Configurações de navegação de metadados.

  4. Em Campos de Filtros Principais Disponíveis, selecione a coluna que deseja filtrar e clique em Adicionar.
    Observação: se você receber um erro impedindo a criação de um filtro principal, talvez o administrador precise criá-lo para você. Ou então, talvez você precise criar o filtro principal durante a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes.

  5. Clique em OK.

Criando índices e filtros principais ou movendo itens para uma lista grande

Se a lista tiver mais de 5.000 itens, erros poderão impedir que você crie índices e filtros principais ou mova itens. No entanto, uma ou mais das opções a seguir resolverão o problema:

  • Execute essas tarefas durante a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes. O administrador pode estabelecer essa janela de tempo. Consulte a seção a seguir, intitulada "Como habilitar a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes".

  • Peça que o administrador crie índices e filtros principais ou mova itens para você.

  • Obtenha permissões que lhe permitirão criar índices e filtros principais e mover itens, sem erros e avisos. Isso significa, essencialmente, tornar-se membro do grupo Administradores no Windows Server. Observação: muitas vezes isso é impraticável em grandes organizações.

Como habilitar a Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes

  1. Na Administração Central, clique em Gerenciamento de Aplicativos à esquerda.

  2. Clique em Gerenciar aplicativos Web

  3. Selecione o aplicativo Web que contém a lista grande.

  4. Clique em Definições Gerais e em Limitação de Recurso.

  5. Em Janela de Tempo Diária para Consultas Grandes, clique para selecionar Habilite uma janela de horário diário para consultas grandes.

  6. Defina um horário de início e uma duração correspondentes a um período em que a maioria dos usuários não esteja trabalhando.

  7. Clique em OK.

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