Leve os calendários para o próximo nível

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As pessoas usam calendários para mais do que apenas marcar reuniões e compromissos. Então por que não usar os calendários do Outlook para essas coisas também? Esse vídeo mostra como fazê-lo.

Mudar um único compromisso ou reunião

  1. Abra o compromisso ou a reunião. Se você abrir um item que faz parte de uma série recorrente, na caixa de diálogo Abrir Item Recorrente, clique em Apenas esta e clique em OK.

  2. Na guia Ocorrência de Item, altere as opções desejadas e clique em Salvar e Fechar ou, para uma reunião, clique em Enviar Atualização.

    Arraste o compromisso ou a reunião para outra data do calendário. Você também pode alterar o assunto clicando no texto e digitando suas alterações.

Mudar um compromisso ou uma reunião recorrente

  1. Abra o compromisso ou a reunião. Se você abrir um item que faz parte de uma série recorrente, na caixa de diálogo Abrir Item Recorrente, clique em Toda a série e clique em OK.

  2. Na guia Série de Compromissos ou Série de Reuniões, altere as opções desejadas.

  3. Para alterar as opções de recorrência, na guia Série de Compromissos ou Série de Reuniões, no grupo Opções, clique em Recorrência. Altere as opções desejadas, como hora, padrão da recorrência e intervalo da recorrência e, em seguida, clique em OK.

  4. Clique em Salvar e Fechar ou, para uma reunião, clique em Enviar Atualização.

Quer mais?

Noções básicas do Calendário

Adicionar feriados ao calendário

O curso básico, Noções básicas de calendário, tratou da criação de compromissos,

configuração de mensagens e compartilhamento de calendários, itens que as pessoas usam com mais frequência com um calendário do Outlook.

Porém, as pessoas utilizam calendários e agendas para muitas outras coisas além de reuniões e compromissos.

Assim, por que não usar o Outlook para esses itens também?

Vamos começar deixando de lado os rótulos e enxergar o calendário como um conceito.

Ao fazer isso, você observa que o calendário é simplesmente uma ferramenta para ajudar você a se lembrar de coisas que devem acontecer.

Um compromisso não precisa ser um compromisso; pode ser qualquer bloco de tempo do qual você precise se lembrar:

tempo que você reserva para buscar as crianças no acampamento ou distribuir produtos para clientes.

E uma reunião pode ser qualquer bloco de tempo que envolva coordenar um grupo de pessoas:

um jogo de futebol, uma renovação do telhado, uma filmagem.

Para começar a pensar conceitualmente, vamos usar um calendário do Outlook para agendar uma turnê promocional de duas semanas.

Começaremos criando um novo calendário. Dessa forma podemos manter nossas datas de turnês separadas de nossos itens pessoais de calendário.

Clique no modo de exibição de Calendário e, na guia Página Inicial, clique em Abrir Calendário,

em Criar Novo Calendário em Branco e digite um nome para o novo calendário.

Em seguida, selecione onde colocar o calendário. No Outlook você pode ter vários tipos diferentes de contas de email.

Criaremos este calendário em nossa conta Exchange do Office 365. Assim podemos compartilhá-lo.

Você verá como isso funciona no terceiro filme.

Clique em OK. Agora, olhe embaixo de Meus Calendários na lista de pastas e você verá o novo calendário.

Marque-o, e o calendário aparecerá ao lado de seu calendário pessoal principal.

Vou desmarcar o calendário pessoal para ter mais espaço com o qual trabalhar.

Agora podemos começar a adicionar eventos e outros itens à agenda. Vamos começar com um evento de sessão de autógrafos.

Clique em Nova Reunião. Usaremos um formulário de reunião porque precisamos coordenar as agendas de várias pessoas.

Em Assunto, podemos colocar o tipo de evento; em Local, o nome e o endereço do local do evento;

e, então, adicionar os horários de início e fim.

Na área de mensagens, adicione algum detalhe relacionado ao evento,

como números de telefone, endereços de email, anexos, links, inclusive um mapa.

Finalmente, adicione as pessoas da equipe da turnê

e qualquer outra pessoa com quem queira compartilhar informações, como o contato da livraria.

Em seguida, clique em Enviar, para enviar a solicitação de reunião.

E obteremos um aviso de que as respostas à reunião não serão computadas

pois não estamos criando a solicitação de reunião no calendário principal.

Nos lembraremos disso, mas não deve nos causar problemas. Clique em Sim.

Cada pessoa recebe a solicitação por email. Quando aceitam a solicitação, ela é adicionada aos respectivos calendários.

Além disso, pedimos que as pessoas enviassem uma confirmação para que soubéssemos que a informação foi recebida.

O calendário concluído da turnê mostra todos os eventos, hospedagem e transporte. Também codifiquei os eventos por cores.

Selecione um evento e clique em Categorizar. Você pode criar categorias e atribuí-las a eventos.

Esta é a estrutura que usaremos para agendar a turnê, mas lembre-se que esta é apenas uma das maneiras de fazer isso.

Por exemplo, em vez de compartilhar informações de data enviando solicitações de reunião, podemos simplesmente compartilhar o calendário inteiro.

Você verá como isso funciona no Filme 3.

A seguir, organizaremos a agenda e atribuiremos tarefas.

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