Introdução aos Serviços do Excel e ao Excel Web Access

Neste artigo

• O que são os Serviços do Excel?

• O que é o Microsoft Office Excel Web Access?

• Como os Serviços do Excel e o Office Excel 2007 funcionam juntos?

• Interagindo com uma pasta de trabalho Excel nos Serviços do Excel

• Cenários dos Serviços do Excel

• Criando "uma versão da verdade"

• Conectando-se aos dados com segurança

• Serviços do Excel e Gerenciamento de Direitos de Informação

• Usando os Serviços do Excel com outros recursos de Inteligência Comercial

O que são os Serviços do Excel?

Existem três componentes básicos nos Serviços do Excel que interagem entre si e que, juntos, formam o design estrutural geral dos Serviços do Excel.

1. O componente ECS (Serviços de Cálculo do Excel) é o "motor" dos Serviços do Excel que carrega a pasta de trabalho, faz cálculos com fidelidade total ao Microsoft Office Excel 2007, atualiza dados externos e mantém sessões.

2. O EWA (Excel Web Access) é uma Web Part que exibe e habilita a interação com a pasta de trabalho do Microsoft Office Excel em um navegador usando o DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) e o JavaScript sem a necessidade de baixar controles ActiveX no computador cliente, podendo ser conectada a outras Web Parts em painéis e outras Páginas de Web Parts.

3. O componente EWS (Serviços da Web do Excel) é um serviço da Web hospedado no Microsoft Office SharePoint Services que fornece vários métodos que um desenvolvedor pode usar como APÌ (interface de programação de aplicativo) de forma a criar aplicativos personalizados com base na pasta de trabalho do Excel.

Como os Serviços do Excel são um componente do Microsoft Office SharePoint Server 2007, você também pode aproveitar vários recursos de tecnologia do SharePoint, como controle, proteção e gerenciamento de acesso a planilhas, desempenho com base em servidor e a capacidade de dimensionar bem quando usuários são adicionados.

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O que é Microsoft Office Excel Web Access ?

O Excel Web Access é uma Web Part que exibe dados e gráficos a partir de uma Pasta de Trabalho do Excel, possui uma aparência semelhante ao Microsoft Office Excel, como guias de planilha, botões de estrutura de tópicos e setas suspensas, e fornece várias maneiras de personalizar a Web Part.

1. A seção superior contém o título e uma barra de ferramentas que possui vários menus, comandos e uma lista suspensa.

2. A janela principal exibe uma ou mais planilhas no modo de exibição de Planilha, um objeto nomeado, como um gráfico ou uma tabela do Excel no modo de exibição de Objeto Nomeado, e, opcionalmente, uma área de estrutura de tópicos.

3. O Painel de Tarefas de Parâmetros possui rótulos de parâmetros, caixas de texto para entrada de dados e dicas de ferramentas opcionais que fornecem mais informações sobre cada parâmetro.

4. A seção inferior exibe mensagens de dados de atualização.

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Como os Serviços do Excel e o Office Excel 2007 funcionam juntos?

Em primeiro lugar, é necessário criar uma pasta de trabalho do Excel usando o Office Excel 2007 e, então, salvá-la nos Serviços do Excel. Em essência, o Office Excel 2007 é a ferramenta de criação e os Serviços do Excel são a ferramenta de relatório.

1. O autor de uma pasta de trabalho (em muitos casos um analista de negócios), usa o Office Excel 2007 para criar a pasta de trabalho do Excel, especifica objetos nomeados opcionalmente para exibição e define parâmetros opcionalmente.

2. Esse autor salva a pasta de trabalho em uma biblioteca de documentos (ou em uma rede ou pasta da Web) nos Serviços do Excel, onde é gerenciada e protegida por um administrador do SharePoint.

3. O autor da pasta de trabalho e os outros usuários podem criar relatórios, Páginas de Web Parts e painéis de Inteligência Comercial que utilizam essa pasta de trabalho.

4. Vários usuários corporativos podem acessar a pasta de trabalho exibindo-a em um navegador e até mesmo atualizar os dados se ela estiver conectada a uma fonte de dados externa.

5. Com a permissão apropriada, os usuários corporativos podem copiar o estado atual da pasta de trabalho e todas as interações feitas durante a sessão atual, como classificação e filtragem, em um computador cliente para análise posterior como uma pasta de trabalho do Excel ou um instantâneo.

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Interagindo com uma pasta de trabalho do Excel nos Serviços do Excel

Embora não seja possível editar as células da pasta de trabalho do Excel nos Serviços do Excel, você pode interagir com os dados de várias maneiras. Para responder a perguntas específicas e imprevistas que possam surgir sobre os dados, na maioria dos casos, você poderá localizar e exibir informações usando os seguintes recursos interativos:

• Exibir os resultados de fórmulas mais recentes, recalculando dados na pasta de trabalho.

• Atualizar na hora os dados de uma fonte de dados externa, como um banco de dados ou um cubo OLAP (Processamento Analítico Online).

• Navegar em planilhas diferentes, partes de planilhas ou itens denominados selecionados da pasta de trabalho, como um gráfico ou um tabela Excel.

• Classificar e filtrar dados.

• Expandir ou recolher níveis de dados e usar um filtro de relatório em um relatório de Tabela Dinâmica.

• Alterar temporariamente os valores das células inserindo parâmetros para atualizar os resultados de uma fórmula ou fazer uma análise simples de hipóteses.

• Obter diferentes resultados ou modos de exibição selecionando dados de outra Web Part conectada, como uma Web Part de Filtro ou uma Web Part de Modo de Exibição de Lista, em um painel ou em outra Página da Web Parts.

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Cenários dos Serviços do Excel

É óbvio que existem formas de usar os Serviços do Excel, mas a lista representativa a seguir inclui cenários e exemplos para ajudá-lo a compreender melhor como você pode usar os Serviços do Excel.

Painéis de inteligência comercial    Um comitê executivo tem acesso a vários painéis corporativos que atuam como um placar financeiro atualizado para a empresa. Para avaliar continuamente o desempenho, o painel principal resume KPIs (Indicadores Principais de Desempenho), como metas de vendas, receitas-alvo e margens de lucro, em uma base mensal. Painéis adicionais resumem notícias do mercado para ajudar a analisar o risco financeiro de projetos novos e atuais e para exibir gráficos de dados financeiros essenciais com o objetivo de ajudar a avaliar diferentes portfólios de investimentos.

Sistema de informações de análise de marketing    Um departamento de marketing de uma empresa que vende roupas e equipamentos atléticos mantém uma página de portal de informações que resume importantes dados demográficos, como sexo, idade, região, nível de renda e atividade de lazer preferencial. A maioria dos funcionários no departamento de marketing tem a opção de abrir pastas de trabalho do Excel no computador e fazer uma análise de hipóteses de todos os dados ou imprimir relatórios bem formatados. Ao longo do tempo, os usuários também podem adicionar relatórios facilmente para compartilhamento.

Estatísticas de jogadores esportivos profissionais    Uma importante equipe esportiva compartilha estatísticas passadas e presentes sobre o desempenho e os salários de todos os jogadores. Esses dados são usados para fazer transações e negociar contratos de salário. Novos relatórios e análises são criados, revisados e compartilhados pelos proprietários, especialmente na fase anterior à temporada de jogos.

Ferramenta de tomada de decisões de lojas a varejo    Uma cadeia de lojas resume semanalmente dados críticos de pontos de vendas e compartilha esses dados com fornecedores, analistas financeiros e gerentes regionais. Os relatórios incluem itens atuais abaixo do estoque, os 20 itens mais vendidos por categorias de vendas, importantes dados periódicos e contagens de transações por cada loja.

Sistema de relatório de gerenciamento de contas de venda    Um grupo de vendas acessa um conjunto de relatórios de informes diários que capturam importantes dados, como os principais vendedores, o progresso em direção a metas de vendas mensais, programas de vendas bem-sucedidos e canais de distribuição com baixo desempenho. Relatórios adicionais resumem as vendas por variáveis-chave, como região, linha de produtos e mês, telefonemas de vendas por semana e o número de telefonemas encerrados. Quando os vendedores individuais exibem esses relatórios, podem ver automaticamente seus números de vendas, pois o sistema os identifica com base no nome de usuário.

Resumo diário de projeto de engenharia    Um grupo de engenharia desenvolve uma Página de Web Parts que resume os principais dados de agendamento de projeto, como contagens de bugs, status de especificações, diagramas de andamento, tendências de recursos e prioridades, bem como links para importantes recursos e contatos. Os dados são extraídos de várias fontes de dados externas, como bancos de dados de projetos e listas de especificações.

Modelo patenteado de cálculo de análises financeiras    Uma instituição financeira de grande porte pesquisou e desenvolveu um modelo de preços de propriedade intelectual particular. Os resultados da fórmula precisam ser compartilhados com alguns gerentes de investimento, mas a fórmula usada para calcular o modelo de preços deve estar protegida e nunca deve ser revelada ao público. Esse modelo de preços é extremamente complexo e demorado para calcular. Todas as noites, o relatório de modelo de preços é calculado e criado em um servidor de alta velocidade, sendo salvo em um local seguro e exibido em uma Página de Web Parts, mas apenas aos usuários com permissão apropriada.

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Criando "uma versão da verdade"

Na maioria das empresas, é geralmente necessário criar pastas de trabalho críticas em um ponto específico, em muitos casos em uma agenda regular. Por exemplo, você pode criar uma pasta de trabalho segura em uma data e uma hora combinadas a cada trimestre fiscal para fazer a comparação confidencial de vendas, estoques, receitas e lucros entre trimestres fiscais. Você não deseja ter a preocupação de considerar que as informações na pasta de trabalho foram alteradas por outro usuário e que diferenças inesperadas em cálculos e resultados podem complicar a tomada de decisões. Isso é chamado às vezes de "uma versão da verdade"; ou seja, ao comparar o mesmo relatório da pasta de trabalho com outros usuários, você se baseia em um ponto exclusivo (a data e a hora em que a pasta de trabalho foi criada) para confirmar uma exibição consistente dos dados.

1. Uma pasta de trabalho mestra contém dados financeiros cumulativos que são regularmente atualizados.

2. Uma pasta de trabalho é publicada no final de cada trimestre fiscal.

3. "Uma versão da verdade" simplifica a tomada de decisões e as comparações entre trimestres fiscais.

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Conectando-se a dados de maneira segura

Para algumas pastas de trabalho do Excel salvas nos Serviços do Excel, todos os dados são armazenados na pasta de trabalho. Para atualizar os dados nos Serviços do Excel, é necessário salvar novamente a pasta de trabalho do Excel em questão. Para outras pastas de trabalho, existem uma ou mais conexões com fontes de dados externas, como um banco de dados ou um cubo OLAP. Essas conexões contém informações sobre como localizar, fazer logon, consultar e acessar a fonte de dados externa. Embora essas informações de conexão possam ser armazenadas na pasta de trabalho, elas são freqüentemente armazenadas em um arquivo Office Data Connection (.odc), especialmente quando os dados são compartilhados por vários usuários e as informações de conexão precisam ser atualizadas. O autor da pasta de trabalho ou um administrador pode criar as informações de conexão usando o Excel 2007 para criar a conexão e, em seguida, para exportar suas informações para um arquivo .odc.

Uma DCL (Biblioteca de Conexões de Dados) é uma biblioteca de documentos especial do SharePoint que pode ser definida como biblioteca de local seguro e que facilita o armazenamento, a proteção, o compartilhamento e o gerenciamento de arquivos .odc. Por exemplo, talvez um administrador precise mover um banco de dados a partir de um servidor de teste para um servidor de produção ou atualizar uma consulta que acesse os dados. Com o uso de um arquivo .odc salvo em uma DCL, a administração dessas informações de conexão é muito mais fácil e o acesso do usuário aos dados é extremamente conveniente, já que todas as pastas de trabalho usam o mesmo arquivo de conexão e uma operação de atualização, seja no computador cliente ou servidor, resulta em alterações atualizadas nesse arquivo de conexão. Você pode até mesmo configurar o Office SharePoint Server e o computador cliente de um usuário de forma a detectar alterações automaticamente no arquivo de conexão e usar a versão mais atualizada desse arquivo.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 e o sistema de Ajuda da Administração Central do Office SharePoint Server.

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Serviços do Excel e Gerenciamento de Direitos de Informação

O IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) é uma forma de oferecer proteção de privacidade para um documento do Microsoft Office e de garantir que informações confidenciais apenas sejam exibidas pelas pessoas apropriadas. Por exemplo, você pode informar dados financeiros em base trimestral apenas para membros selecionados de um comitê executivo um mês antes da publicação desses dados em um balanço financeiro, para que eles tenham tempo de preparar repostas de relações públicas e tomar decisões de negócios apropriadas.

O Windows SharePoint Services Versão 3.0 ou mais recente oferece suporte ao IRM em uma biblioteca de documentos e em todos os documentos nessa biblioteca (independentemente de esses relatórios individuais estarem ou não habilitados com IRM). Após o carregamento do documento em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM, o documento em vigor torna-se habilitado para IRM.

Os Serviços do Excel não oferecem suporte ao carregamento de pastas de trabalho do Excel habilitadas com IRM e não carregará uma pasta de trabalho do Excel se ela estiver habilitada com IRM ou for proveniente de uma biblioteca de documentos habilitada com IRM. No entanto, se você quiser aproveitar os benefícios do IRM, poderá carregar uma pasta de trabalho do Excel sem IRM nos Serviços do Excel, abrir essa pasta como instantâneo e, então, salvar o instantâneo em uma biblioteca de documentos habilitada com IRM.

Para obter mais informações, consulte o sistema de Ajuda do Microsoft Office Excel 2007 e o sistema de Ajuda da Administração Central do Office SharePoint Server.

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Usando os Serviços do Excel com outros recursos de Inteligência Comercial

Os Serviços do Excel fazem parte de um conjunto de recursos do Office SharePoint Server, chamado coletivamente de Inteligência Comercial, que um indivíduo, uma equipe ou uma empresa inteira pode usar. Esses recursos foram projetados funcionar em conjunto e oferecem suporte ao desenvolvimento rápido e sólido de ferramentas personalizadas de tomada de decisões que podem acessar várias fontes de dados, em muitos casos sem o uso de códigos.