Introdução a tabelas

Tabelas são objetos essenciais em um banco de dados, pois é nelas que ficam todas as informações ou dados. Por exemplo, um banco de dados de uma empresa pode ter uma tabela Contatos que armazena os nomes, endereços de email e números de telefone de seus fornecedores. Este artigo fornece uma visão geral das tabelas no Access. Antes de criar tabelas, pense em seus requisitos e determine todas as tabelas que podem ser necessárias. Para obter uma introdução ao planejamento e à criação de um banco de dados, consulte Fundamentos do design de bancos de dados.

Neste artigo

Visão geral

Propriedades de tabela e de campo

Relações de tabelas

Chaves

Vantagens de usar relações

Adicionar uma tabela a um banco de dados da área de trabalho

Criar uma nova tabela em um novo banco de dados da área de trabalho

Criar uma nova tabela em um banco de dados existente

Dados externos

Importar ou vincular para criar uma tabela

Criar uma nova tabela importando ou vinculando a dados externos

Usar um site do SharePoint para criar uma tabela

Usar um serviço Web para criar uma tabela

Definir propriedades da tabela em um banco de dados da área de trabalho

Adicionar um campo a uma tabela em um banco de dados da área de trabalho

Adicionar um campo inserindo dados

Definir as propriedades de um campo

Definir propriedades de campo no modo Folha de Dados

Alterar o tipo de dados de um campo

Alterar o formato de um campo

Definir outras propriedades de campo

Definir propriedades do campo

Tabelas em Access apps

Visão geral

Normalmente, um banco de dados relacional como o do Access tem várias tabelas relacionadas. Em um banco de dados bem projetado, cada tabela armazena dados sobre um determinado assunto, como funcionários ou produtos. Uma tabela tem registros (linhas) e campos (colunas). Os campos têm diferentes tipos de dados, como texto, números, datas e hiperlinks.

Tabela de clientes no Access mostrando o layout de registros e campos

Um registro: contém dados específicos, como informações sobre um determinado funcionário ou produto.

Um campo: contém dados sobre um aspecto do assunto da tabela, como nome ou endereço de email.

Um valor de campo: cada registro possui um valor de campo. Por exemplo, Contoso, Ltd. ou alguem@exemplo.com.

Propriedades de tabela e de campo

As características e comportamento das tabelas e campos são definidos e controlados pelas propriedades. As propriedades de uma tabela são definidas na folha de propriedades dessa tabela. Por exemplo, você pode definir a propriedade Modo de Exibição Padrão para especificar como a tabela é exibida por padrão. A propriedade de um campo define um aspecto de seu comportamento. Você também pode definir as propriedades do campo no modo Design, usando o painel Propriedades do Campo. Todo campo tem um tipo de dados que define o tipo de informação armazenado no campo. Por exemplo, várias linhas de texto ou moeda são tipos de dados.

Relações de tabelas

Embora cada tabela de um banco de dados armazene dados sobre um assunto específico, as tabelas em um banco de dados relacional como o Access armazenam dados sobre assuntos relacionados. Por exemplo, um banco de dados pode conter:

  • Uma tabela de clientes que lista os clientes da empresa e seus respectivos endereços.

  • Uma tabela de produtos que lista os produtos que você comercializa, incluindo os preços e as imagens de cada item.

  • Uma tabela de pedidos que controla os pedidos dos clientes.

Para conectar dados armazenados em tabelas diferentes, você cria relações. Uma relação é uma conexão lógica entre duas tabelas que têm um campo comum.

Chaves

Os campos que fazem parte de uma relação de tabelas são chamados de chaves. Normalmente, uma chave consiste em um campo, mas pode ter mais de um. Existem dois tipos de chave:

  • Chave primária: uma tabela só pode ter uma chave primária. A chave primária consiste em um ou mais campos que identificam de forma exclusiva cada registro armazenado na tabela. O Access fornece automaticamente um número de identificação exclusivo, chamado de número de identificação, que serve como chave primária. Para obter mais informações, consulte Adicionando ou alterando a chave primária de uma tabela.

  • Chave estrangeira: uma tabela também pode ter uma ou mais chaves estrangeiras. Uma chave estrangeira contém valores que correspondem a valores na chave primária de outra tabela. Por exemplo, você pode ter uma tabela Pedidos na qual cada pedido tem um número de identificação do cliente que corresponde a um registro em uma tabela Clientes. O campo de identificação do cliente é uma chave estrangeira da tabela Pedidos.

A correspondência de valores entre campos de chave forma a base de uma relação de tabelas. A relação de tabelas é usada para combinar os dados das tabelas relacionadas. Por exemplo, suponhamos que você tenha uma tabela Clientes e uma tabela Pedidos. Na primeira, cada registro é identificado pelo campo de chave primária, o ID.

Para associar cada pedido a um cliente, você adiciona um campo de chave estrangeira à tabela Pedidos que corresponda ao campo ID da tabela Clientes e, em seguida, cria uma relação entre as duas chaves. Ao adicionar um registro à tabela Pedidos, você usa um valor para a identificação do cliente que é proveniente da tabela Clientes. Sempre que desejar visualizar qualquer informação sobre o cliente de um pedido, você usará a relação para identificar quais dados da tabela Clientes correspondem a quais registros na tabela Pedidos.

An Access table relationship shown in the Relationships window

Uma relação de tabelas, exibida na janela Relações.

Uma chave primária é identificada pelo ícone de chave ao lado do nome do campo.

Uma chave estrangeira — observe a ausência do ícone de chave.

Vantagens de usar relações

Estas são as vantagens de manter os dados separados em tabelas relacionadas:

  • Consistência    Como cada item de dados é registrado apenas uma vez em uma tabela, há menos oportunidades de gerar ambiguidade ou inconsistência. Por exemplo, você armazena o nome de um cliente apenas uma vez em uma tabela sobre clientes, em vez de armazená-lo de forma repetida (e possivelmente, inconsistente) em uma tabela que contenha dados do pedido.

  • Eficiência    O registro de dados em um único lugar significa menos espaço em disco utilizado. Além disso, tabelas menores tendem a fornecer dados mais rapidamente do que as maiores. Por fim, se você não usar tabelas separadas para assuntos separados, introduzirá valores nulos (ausência de dados) e redundância em suas tabelas, o que pode desperdiçar espaço e prejudicar o desempenho.

  • Compreensibilidade    O design de um banco de dados ficará mais fácil de entender se os assuntos estiverem devidamente separados em tabelas.

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Adicionar uma tabela a um banco de dados da área de trabalho

Crie uma nova tabela se você tiver uma nova fonte de dados que não pertence a nenhuma das suas tabelas existentes. Há diversas opções para adicionar uma tabela ao seu banco de dados do Access, como criar um novo banco de dados, inserir uma tabela em um banco de dados existente ou importar ou vincular a uma tabela de outra fonte de dados, como uma pasta de trabalho do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, um arquivo de texto, um serviço Web ou outro banco de dados. Quando você cria um novo banco de dados em branco, uma nova tabela vazia é inserida automaticamente. Você pode então inserir os dados na tabela para começar a definir os campos.

Para obter mais informações sobre a adição de um campo a um banco de dados da área de trabalho, consulte o artigo Adicionar um campo a uma tabela.

Criar uma nova tabela em um novo banco de dados da área de trabalho

  1. Em Arquivo, clique em Novo > Banco de dados do desktop em branco.

  2. Na caixa Nome do Arquivo, digite um nome de arquivo para o novo banco de dados.

  3. Para salvar o banco de dados em um local diferente, clique no ícone de pasta.

  4. Clique em Criar.

O novo banco de dados é aberto com uma nova tabela chamada Tabela1; renomeie a tabela de acordo com o tipo de dados que ela armazena.

Criar uma nova tabela em um banco de dados existente

  1. Clique em Arquivo > Abrir e clique no banco de dados, se ele estiver listado em Recentes. Caso contrário, selecione uma das opções de navegação para localizar o banco de dados.

  2. Em Criar, clique em Tabela.

Uma nova tabela é adicionada e aberta no modo Folha de Dados.

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Dados externos

Você pode criar um vínculo com uma variedade de fontes de dados externas, como outros bancos de dados, arquivos de texto e pastas de trabalho do Excel. Durante a vinculação a dados externos, o Access pode usar o vínculo como se fosse uma tabela. Dependendo da fonte de dados externa e do modo como o vínculo é criado, é possível editar os dados na tabela vinculada e criar relações que a envolvam. Entretanto, não é possível alterar o design dos dados externos usando o vínculo.

Importar ou vincular para criar uma tabela

Você pode criar uma tabela importando ou vinculando a dados armazenados em outro lugar. Você pode importar ou vincular a dados em uma planilha do Excel, uma lista do Windows SharePoint Services, um arquivo XML, outro banco de dados do Access, uma pasta do Microsoft Outlook etc.

Ao importar dados, você cria uma cópia deles em uma nova tabela no banco de dados atual. Qualquer alteração subsequente nos dados de origem não afetará os dados importados, e vice-versa. Depois de se conectar a uma fonte de dados e importar os dados, você poderá usar os dados importados sem a conexão com a fonte. É possível alterar o design de uma tabela importada.

Ao criar um vínculo com os dados, você gera uma tabela vinculada no banco de dados atual que representa um link dinâmico com as informações já existentes armazenadas em outro lugar. Quando você altera os dados em uma tabela vinculada, está modificando esses dados na fonte. Sempre que isso ocorre, essa alteração é mostrada na tabela vinculada. Você deve ser capaz de se conectar à fonte de dados sempre que usar uma tabela vinculada. Não é possível alterar o design de uma tabela vinculada.

Observação    Você não pode editar dados em uma planilha do Excel usando uma tabela vinculada. Uma solução alternativa é importar os dados de origem para um banco de dados do Access e depois vinculá-lo ao banco de dados do Excel. Para obter mais informações sobre como vincular ao Access a partir do Excel, pesquise a Ajuda do Excel

Criar uma nova tabela importando ou vinculando a dados externos

  1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique em uma das fontes de dados disponíveis.

  2. Siga as instruções nas caixas de diálogo exibidas em cada etapa.

    O Access cria a nova tabela e a exibe no Painel de Navegação.

Dica    Você também pode importar ou vincular a uma lista do SharePoint. Para obter mais informações, consulte Importar de ou vincular dados a uma lista do SharePoint.

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Usar um site do SharePoint para criar uma tabela

Você pode criar uma tabela no banco de dados que importe de uma lista do SharePoint ou vincule a ela. Também pode criar uma nova lista do SharePoint usando um modelo predefinido.

  1. Em Criar, clique em Listas do SharePoint e siga um destes procedimentos:

  2. Criar uma lista do SharePoint baseada em um modelo

    1. Clique em Contatos, Tarefas, Problemas ou Eventos.

    2. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, digite a URL do site do SharePoint onde você deseja criar a lista.

    3. Digite um nome para a nova lista e sua descrição nas caixas Especificar um nome para a nova lista e Descrição.

    4. Para abrir a tabela vinculada após ser criada, marque a caixa de seleção Abrir a lista quando terminar (ativada por padrão).

  3. Criar uma nova lista personalizada

    1. Clique em Personalizado. Na caixa de diálogo Criar Nova Lista, digite a URL para o site do SharePoint no qual você deseja criar a lista.

    2. Insira um nome para a nova lista e sua descrição nas caixas Especificarum nome para a nova lista e Descrição.

    3. Para abrir a tabela vinculada após sua criação, marque a caixa de seleção Abrir a lista quando terminar (marcada por padrão).

  4. Importar os dados de uma lista existente

    1. Clique em Lista Existente do SharePoint.

    2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, digite a URL do site do SharePoint que contém os dados a serem importados.

    3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual e clique em Avançar.

    4. Marque a caixa de seleção ao lado de cada lista do SharePoint que deseja importar.

  5. Vincular a uma lista existente

    1. Clique em Lista Existente do SharePoint.

    2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Site do SharePoint, digite a URL do site do SharePoint que contém a lista com a qual o vínculo será criado.

    3. Clique em Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em Avançar.

    4. Marque a caixa de seleção ao lado de cada lista do SharePoint à qual deseja vincular.

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Usar um serviço Web para criar uma tabela

Você pode criar uma tabela no banco de dados capaz de estabelecer conexão com dados em um site que forneça uma interface com um serviço Web.

Observação    As tabelas de serviço Web são somente leitura.

  1. Na guia Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique em Mais e clique em Serviços de Dados.

  2. Se a conexão que você deseja usar já tiver sido instalada, vá para a etapa 5. Caso contrário, continue na próxima etapa.

  3. Clique em Instalar nova conexão.

  4. Selecione o arquivo de conexão que deseja usar e clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Criar Link para Dados de Serviço Web, expanda a conexão desejada.

  6. Selecione a tabela à qual você deseja vincular. O Access exibirá os campos à direita da caixa de diálogo.

  7. Também há a opção de digitar um nome para a tabela vinculada na caixa Especificar o nome do vínculo. O Access usará esse nome para a tabela vinculada no Painel de Navegação.

  8. Clique em OK. O Access criará a tabela vinculada.

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Definir propriedades da tabela em um banco de dados da área de trabalho

É possível definir propriedades que se apliquem a toda uma tabela ou a registros inteiros.

  1. Selecione a tabela cujas propriedades você deseja definir.

  2. Na guia Página Inicial, no grupo Modos de Exibição, clique em Modo de Exibição e depois em Modo Design.

  3. Na guia Design, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Folha de Propriedades.

    Grupo Mostrar/Ocultar na guia Design do Access.

  4. Na folha de propriedades, clique na guia Geral.

  1. Clique na caixa à esquerda da propriedade que você deseja definir e insira uma configuração para a propriedade. Para ver uma lista das propriedades da tabela, clique em Propriedades de Tabela Disponíveis.

  2. Pressione CTRL+S para salvar as alterações.

    Use esta propriedade da tabela

    Para

    Exibir Modos de Exibição no Site do SharePoint

    Especificar se os modos de exibição baseados na tabela poderão ser exibidos em um site do SharePoint.

    Observação   Os efeitos desta configuração dependem da configuração da propriedade de banco de dados Exibir Todos os Modos de Exibição no Site do SharePoint.

    Para obter mais informações, confira a seção Consulte também.

    Subfolha de dados expandida

    Expandir todas as subfolhas de dados quando você abrir a tabela.

    Altura da subfolha de dados

    Siga um destes procedimentos:

    • Se você desejar que a janela da subfolha de dados seja expandida para exibir todas as linhas, deixe esta propriedades definida como 0".

    • Caso queira controlar a altura da subfolha de dados, insira a altura desejada em centímetros.

    Orientação

    Definir a orientação da exibição, de acordo com o fato de o seu idioma ser lido da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda.

    Descrição

    Fornecer uma descrição da tabela. Essa descrição aparecerá nas dicas de ferramenta referentes à tabela.

    Modo padrão

    Definir Folha de Dados, Tabela Dinâmica ou Gráfico Dinâmico como o modo padrão quando você abrir a tabela.

    Regra de validação

    Inserir uma expressão que seja verdadeira sempre que você adicionar ou alterar um registro.

    Texto de validação

    Inserir uma mensagem que seja exibida quando um registro violar a expressão na propriedade Regra de Validação.

    Filtro

    Definir critérios para exibir apenas as linhas correspondentes no modo Folha de Dados.

    Classificado por

    Selecionar um ou mais campos para especificar a ordem de classificação padrão das linhas no modo Folha de Dados.

    Nome da subfolha de dados

    Especificar se uma subfolha de dados deve ser exibida no modo Folha de Dados, e se dever, qual tabela ou consulta deve fornecer as linhas na subfolha de dados.

    Vincular campos filho

    Listar os campos na tabela ou consulta que são usados para a subfolha de dados correspondente à propriedade Vincular Campos Mestre especificada para a tabela.

    Vincular campos mestres

    Listar os campos na tabela que correspondem à propriedade Vincular Campos Filho especificada para a tabela.

    Filtrar ao Carregar

    Aplicar automaticamente o critério de filtragem à propriedade Filtrar (definindo como Sim) quando a tabela for aberta no modo Folha de Dados.

    Ordenar ao Carregar

    Aplicar automaticamente o critério de classificação à propriedade Classificar por (definindo como Sim) quando a tabela for aberta no modo Folha de Dados.

    Dica   A fim de fornecer mais espaço para editar ou inserir uma configuração na caixa da propriedade, pressione SHIFT+F2 para exibir a caixa Zoom. Se você estiver definindo a propriedade Regra de Validação como uma expressão e desejar ajuda para fazer isso, clique em Botão Construtor ao lado da caixa de propriedade RegraDeValidação para exibir o Construtor de Expressões.

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Adicionar um campo a uma tabela em um banco de dados da área de trabalho

Armazene cada parte de dados que deseja controlar em um campo. Por exemplo, em uma tabela de contatos, crie campos para Sobrenome, Nome, Número de Telefone e Endereço. Em uma tabela de produtos, crie campos para Nome do Produto, Identificação do Produto e Preço.

Antes de criar os campos, tente separar os dados em partes úteis menores. É muito mais fácil combinar dados mais tarde do que separá-los. Por exemplo, em vez de um campo Nome Completo, considere a possibilidade de criar campos separados para Sobrenome e Nome. Depois, você poderá pesquisar ou classificar por Nome, Sobrenome ou ambos. Se você planeja relatar, classificar, pesquisar ou calcular um item de dados, coloque-o em um campo sozinho. Para obter mais informações sobre design de um banco de dados e criação de campos, confira os links na seção Consulte também.

Depois de criar um campo, você também pode definir as propriedades dele para controlar sua aparência e seu comportamento.

Você pode criar um novo campo no Access inserindo dados em uma nova coluna no modo Folha de Dados. Quando você cria um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access automaticamente atribui um tipo de dados para o campo, com base no valor inserido. Caso nenhum outro tipo de dados esteja implícito pelo que você inseriu, o Access definirá o tipo de dados como Texto, mas você poderá alterá-lo

Adicionar um campo inserindo dados

Quando você cria uma nova tabela ou abre uma já existente no modo Folha de Dados, pode adicionar um campo à tabela inserindo dados na coluna Adicionar Novo Campo da folha de dados.

Folha de dados no Access com a coluna Adicionar Novo Campo

Insira dados na coluna Adicionar Novo Campo em branco.

Para adicionar um novo campo:

  1. Crie ou abra uma tabela no modo Folha de Dados.

  2. Na coluna Adicionar Novo Campo, insira o nome do campo que você deseja criar. Use um nome descritivo, para que o campo seja identificado mais facilmente.

  3. Insira dados no novo campo.

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Definir as propriedades de um campo

Depois de criar um campo, você pode definir as propriedades dele para controlar sua aparência e seu comportamento.

Definindo as propriedades do campo, é possível, por exemplo:

  • Controlar a aparência dos dados em um campo

  • Ajudar a impedir a entrada de dados incorretos em um campo

  • Especificar valores padrão para um campo

  • Ajudar a agilizar a pesquisa e a classificação em um campo

Você pode definir algumas das propriedades de campo disponíveis enquanto trabalha no modo Folha de Dados. Porém, para ter acesso à lista completa de propriedades de campo e defini-las, é preciso usar o modo Design.

Definir propriedades de campo no modo Folha de Dados

Você pode renomear um campo, alterar seu tipo de dados, alterar sua propriedade Formato e alterar algumas das outras propriedades de um campo enquanto trabalha no modo Folha de Dados.

  • Para abrir uma tabela no modo Folha de Dados:    No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela e clique em Modo Folha de Dados no menu de atalho.

  • Para renomear um campo:    Quando você adiciona um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access atribui automaticamente o nome Campo1 ao primeiro novo campo, Campo2 ao segundo novo campo e assim por diante. Por padrão, o nome de um campo é usado como rótulo onde quer que o campo seja exibido, como um título de coluna em uma folha de dados. A renomeação dos campos para que tenham nomes mais descritivos contribui para facilitar seu uso quando você exibe ou edita os registros.

  • Clique com o botão direito do mouse no título do campo que deseja renomear (por exemplo, Campo1).

  • No menu de atalho, clique em Renomear Coluna.

  • Insira o novo nome no título do campo.

Os nomes dos campos podem ser compostos de até 64 caracteres (letras ou números), incluindo os espaços.

Alterar o tipo de dados de um campo

Quando você cria um campo inserindo dados no modo Folha de Dados, o Access examina esses dados para determinar o tipo de dados apropriado para o campo. Por exemplo, se você inserir 1/1/2006, o Access reconhece os dados como data e define o tipo de dados para o campo como Data/Hora. Se o Access não conseguir determinar o tipo de dados, por padrão ele será definido como Texto.

O tipo de dados do campo determina que outras propriedades de campo podem ser definidas. Por exemplo, você pode definir apenas a propriedade Acrescentar Somente para um campo que tenha o tipo de dados Hiperlink ou Memorando.

Pode haver casos em que você queira alterar manualmente o tipo de dados de um campo. Por exemplo, suponhamos que você tenha números de quarto que se parecem com datas, como 10/2001. Se você digitar 10/2001 em um novo campo no modo Folha de Dados, o recurso de detecção automática de tipo de dados selecionará o tipo Data/Hora para o campo. Como números de quarto são rótulos, e não datas, eles deverão usar o tipo de dados Texto. Use o procedimento a seguir para alterar o tipo de dados de um campo.

  1. Clique na guia Folha de Dados.

  2. Na lista Tipo de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione o tipo de dados desejado.

    Imagem do grupo Tipo de Dados e Formatação da Faixa de Opções do Access

Alterar o formato de um campo

Além de determinar o tipo de dados de um novo campo, o Access poderá também definir a propriedade Formato do campo, dependendo do que você inserir. Por exemplo, se você digitar 10h50, o Access definirá o tipo de dados como Data/Hora e a propriedade Formato como Hora Normal. Para alterar manualmente a propriedade Formato de um campo, faça o seguinte:

  1. Na Faixa de Opções, clique na guia Folha de Dados.

  2. Na lista Formato, no grupo Tipo de Dados e Formatação, insira o formato desejado.

    Observação    A lista Formato pode não estar disponível para alguns campos (por exemplo, Texto), dependendo do tipo de dados do campo.

Definir outras propriedades de campo

  1. No modo Folha de Dados, clique no campo para o qual deseja definir a propriedade.

  2. Na guia Folha de Dados, no grupo Tipo de Dados e Formatação, selecione as propriedades desejadas.

    Imagem do grupo Tipo de Dados e Formatação da Faixa de Opções do Access

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Definir propriedades do campo

Você pode definir uma propriedade do campo abrindo a tabela no modo Design.

  • Para abrir uma tabela no modo Design   : No Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela e clique em Modo Design no menu de atalho.

  • Para alterar o tipo de dados de um campo   : Localize o nome do campo para o qual você deseja definir o tipo de dados, clique no campo Tipo de Dados e escolha um tipo de dados da lista.

  • Para definir outras propriedades do campo   : Na grade de design da tabela, selecione o campo para o qual você deseja definir propriedades. No painel Propriedades do Campo, insira as configurações desejadas para cada propriedade. Pressione CTRL+S para salvar as alterações.

    Observação    As propriedades que podem ser definidas dependem do tipo de dados do campo.

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Tabelas em Access apps

O cliente do Access fornece designers para criar e modificar tabelas que serão armazenadas no SQL Server. As informações de que o Access precisa para criar e manter uma tabela e as propriedades, como máscaras de entrada, informações de pesquisa e formatação, são armazenadas em uma tabela do sistema (Access.ColumnProperties) no banco de dados do usuário. Para obter mais informações, consulte Criando um Access app.

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