Introdução sobre como enviar e receber formulários de email do InfoPath com o Outlook

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Neste artigo

Introdução aos formulários de email do InfoPath

Pré-requisitos para usar os formulários de email do InfoPath

Introdução os formulários de email do InfoPath

Se você já usar formulários do Microsoft Office InfoPath para tarefas como semanalmente enviar relatórios de status, e se você usar Microsoft Office Outlook 2007 para gerenciar mensagens de email, os formulários de email do InfoPath podem ajudar a simplificar os processos que você usa para colaborar e compartilhar dados. Isso ocorre porque você pode abrir, preencher e enviar formulários do InfoPath de dentro de Office Outlook 2007, sem precisar abrir o InfoPath. Se você receber um formulário de email do InfoPath, você pode responder, encaminhar e armazená-la como faria com quaisquer outros itens no Office Outlook 2007.

Sobre modelos de formulário e formulários do InfoPath

O InfoPath é um programa que usa padrões XML abertos para fornecer aos usuários uma flexível ainda estruturados maneira de coletar dados. Como o InfoPath se baseia nos padrões XML, os dados coletados usando formulários do InfoPath podem ser reutilizados em toda a organização. Os dados salvo em um formulário de relatório de despesas, por exemplo, podem ser acessados e exibidos em uma página da Web que destaca tendências de orçamento de um departamento.

Quando um designer de formulário cria um novo formulário do InfoPath, ele ou ela realmente cria o que é conhecido como um modelo de formulário. Um modelo de formulário define a estrutura de dados, a aparência e o comportamento dos formulários que os usuários preenchem. Pense em um modelo de formulário como um esquema — o ponto de partida que permite que os usuários criem novos formulários que usam e armazenam dados da mesma maneira. Como um modelo de formulário deve estar disponível antes de você pode preencher um formulário, modelos de formulário devem ser implantados em um local onde eles podem ser acessados por usuários. Modelos de formulário comumente são implantados locais na rede da empresa como pastas compartilhadas, servidores Web ou bibliotecas em Windows SharePoint Services 3.0 ou sites do Microsoft Windows SharePoint Services 2.0.

Se os usuários têm permissão para acessar o local onde um modelo de formulário está armazenado, eles podem preencher um formulário com base nesse modelo usando o InfoPath, um navegador da Web, um dispositivo móvel ou Office Outlook 2007. Se um formulário pode ser preenchido usando o InfoPath ou um dos outros métodos depende de vários fatores, inclusive como o modelo de formulário foi projetado e implantado. Por exemplo, um formulário para ser preenchido em um navegador, deve ser projetado para ser executado em um navegador e o modelo de formulário para o formulário deve ser implantado em um servidor executando InfoPath Forms Services.

É possível usar os formulários de email do InfoPath para compartilhar seus próprios dados ou coletar dados de outros usuários do Office Outlook 2007.

Compartilhar dados com os formulários de email do InfoPath

Você pode usar os formulários de email do InfoPath para compartilhar dados. Por exemplo, se você atualmente preenche um formulário de relatório de status semanais no InfoPath e, em seguida, envia o formulário preenchido ao seu gerente como um anexo a uma mensagem de email, você pode usar Office Outlook 2007 para simplificar esse processo. Abrir o relatório de status do seu local de publicação como um formulário de email do InfoPath, preenchê-lo e, em seguida, enviar os dados para o seu gerente usando Office Outlook 2007 — tudo sem abrir o InfoPath. Além disso, se o formulário está configurado para enviar dados para um fonte de dados, enviar o formulário usando o Outlook enviará os dados à fonte de dados. Depois de enviar seus dados, opcionalmente, você pode salvar uma cópia do formulário de email do InfoPath e dos dados que ele contém na pasta atual.

Coletar dados com os formulários de email do InfoPath

É possível usar os formulários de email do InfoPath para coletar dados de outras pessoas. Por exemplo, se você for um gerente que envia emails semanalmente à sua equipe para lembrá-los de preencher um formulário de relatório de despesas, poderá usar o Office Outlook 2007 para enviar o formulário de relatório de despesas como um formulário de email do InfoPath. Se os membros da sua equipe adicionarem seu endereço de email à caixa Para no formulário de email do InfoPath quando enviarem seus dados, você receberá cópias de seus formulários de relatório de despesas na sua Caixa de entrada do Office Outlook 2007. Ao coletar dados usando formulários de email do InfoPath, também é possível gerenciar esses dados realizando as seguintes tarefas:

  • Armazenar os dados em pastas    Em Office Outlook 2007, você pode usar um novo tipo de pasta, chamado de um pasta Formulários InfoPath, para armazenar conjuntos de formulários relacionados Office InfoPath 2007. Por exemplo, se você coletar formulários de relatório de status da equipe usando Office Outlook 2007, você pode armazenar os relatórios de status concluído em uma pasta de formulários do InfoPath em sua caixa de entrada. Você também pode optar por mostrar dados de cada formulário nas colunas nessa pasta. Isso permite que você rapidamente, agrupar, filtrar e classificar dados de vários formulários.

    Antes de poder exibir os dados de um formulário em um modo de exibição de uma pasta Formulários do InfoPath, o modelo de formulário para esse formulário deve estar configurado para usar a promoção de propriedades. A promoção de propriedades permite que os campos em um formulário exiba valores nas pastas de Formulários do InfoPath no Office Outlook 2007 ou em servidores executando o Windows SharePoint Services 3.0 ou o InfoPath Forms Services. Somente um criador de modelo de formulário pode habilitar a promoção de propriedades de um modelo de formulário usando o InfoPath.

  • Mesclar dados     É possível consolidar os dados de diversos formulários de email do InfoPath em um formulário. Por exemplo, se você coletar formulários de relatório de status de sua equipe usando o Office Outlook 2007, poderá mesclar os dados de seus formulários em um único formulário de resumo para o seu gerente.

  • Exportar dados     Se você quiser realizar uma análise detalhada de dados do formulário, poderá exportá-los de sua pasta Formulários no Outlook para uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007. Também é possível exportar formulários de email individuais do InfoPath como arquivos .xml para a sua Área de trabalho.

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Pré-requisitos para usar os formulários de email do InfoPath

Para usar os formulários de email do InfoPath com êxito, é necessário certificar-se de que você e as pessoas com as quais você trabalha têm o software correto instalado e configurado.

Pré-requisitos de instalação

Para enviar ou receber formulários de email do InfoPath no Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 deve ser instalado em seu computador e Office Outlook 2007 devem ser configurados para enviar e receber formulários de email do InfoPath. Se você tem estes programas instalados no seu computador e Office Outlook 2007 está configurado para enviar os formulários de email do InfoPath, mas o mesmo não é verdadeiro para destinatários de formulários de email do InfoPath, os formulários que você enviar serão exibidos para esses destinatários como anexos em mensagens de email. Os destinatários podem, em seguida, salvar os formulários anexados e abri-los usando o InfoPath. Office Outlook 2007 está configurado para enviar e receber formulários de email do InfoPath por padrão. Para ativar os formulários de email do InfoPath ou desativar, na caixa de diálogo Opções no Office Outlook 2007, clique em Opções avançadas na guia outros e, em seguida, marque ou desmarque a caixa de seleção Habilitar formulários de email do InfoPath na caixa de diálogo Opções avançadas.

Pré-requisitos de instalação para os destinatários

Se os destinatários de formulários de email do InfoPath não tem Microsoft Office Outlook 2007 e Microsoft Office InfoPath 2007 instalado e configurado para usar os formulários de email do InfoPath, elas receberão uma mensagem de email que contém uma representação de HTML de modo de exibição padrão do formulário e um formulário do InfoPath será anexado à mensagem de email. Se os destinatários têm uma versão anterior do InfoPath instalado e o formulário contém recursos de compatibilidade, eles podem salvar o arquivo de formulário anexado e abri-lo usando a versão anterior do InfoPath.

Dependências do modelo de formulário

Se você deseja que os usuários preencherem formulários de email do InfoPath e enviar os dados para você, e o modelo de formulário associado do formulário não está armazenado em um local compartilhado que os usuários podem acessar, você pode incluir o modelo de formulário com o formulário de email do InfoPath, clicando na opção de Incluir modelo de formulário no painel de tarefas Opções de email. O painel de tarefas é exibida quando você encaminha um formulário de email do InfoPath ou responder a ele, ou quando você enviá-lo clicando em Enviar no formulário. Como alternativa, você pode enviar uma versão somente leitura do formulário.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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