Introdução: criar uma reunião Observe o sistema com o InfoPath e o SharePoint

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Ao fazer modificações secundárias em um exemplo de modelo de formulário do Microsoft Office InfoPath 2007 e criar uma biblioteca de documentos em um site do Windows SharePoint Services 3.0, você pode implementar um sistema que pode ser usado para fazer anotações de reunião de maneira consistente, enviar as anotações para todos os participantes da reunião e armazená-las em uma biblioteca de documentos do SharePoint Services. Este artigo mostra como criar esse sistema.

Neste artigo

Visão Geral

Antes de iniciar

Criar o seu novo sistema de anotações

Atualizar o modelo de formulário

Visão Geral

O InfoPath inclui um exemplo de modelo de formulário que foi projetado especificamente para coletar dados de reunião comuns, como pautas, participantes, itens de discussão e itens de ação. O exemplo de modelo de formulário é configurado de tal forma que você pode enviar por email para cada participante da reunião uma cópia de um formulário baseado nesse modelo.

O exemplo de modelo de formulário está configurado para ajudar o responsável pelas anotações a coletar os dados que costumam ser registrados em uma reunião. Os controles são organizados em seções lógicas, para auxiliar na coleta dos dados certos e para evitar que o responsável pelas anotações precise coletar dados que podem ser automaticamente gerados. O layout dos controles também oferece uma estrutura consistente e, portanto, em vez de precisar se lembrar dos tipos de dados que devem ser coletados, esse responsável simplesmente preenche os espaços em branco no desenrolar da reunião.

Embora você possa modificar o modelo de formulário de forma a coletar dados adicionais, sugerimos que você use o modelo de formulário existente no estado em que ele se encontra com uma modificação que permite salvar os formulários preenchidos em uma biblioteca de documentos do SharePoint. Em seguida, teste a eficácia do seu sistema e usar o que você aprendeu durante o teste para modificar o modelo de formulário para atender às necessidades do seu grupo.

Você pode usar esse exemplo de modelo de formulário no seu sistema publicando primeiramente o exemplo de modelo de formulário em uma nova biblioteca de documentos em um site do SharePoint. Você irá criar uma nova biblioteca de documentos como parte do processo de publicação. Depois de publicar o modelo de formulário e criar a nova biblioteca de documentos, você modificará o modelo de formulário de forma que ele salve um formulário preenchido na nova biblioteca de documentos e envie uma cópia dele aos participantes da reunião.

Para usar esse sistema, o responsável pelas anotações acessa a biblioteca de documentos e cria um novo formulário que se baseia nesse modelo de formulário. Durante uma reunião, esse responsável preenche os dados nos controles apropriados do formulário. Ao final da reunião, ele envia o formulário à biblioteca de documentos e uma cópia dele é entregue a cada participante da reunião. As pessoas que não participaram da reunião podem ler as anotações acessando a biblioteca de documentos e abrindo o formulário no InfoPath.

O exemplo de modelo de formulário contém as seguintes seções:

Modelo de formulário de agenda de reunião com quatro seções

1. título seção contém controles para o nome, finalidade, local e datas de reunião e horas. O controle de Data exibirá automaticamente a data em que o formulário foi criado. Por padrão, o controle de caixa de texto de Hora de término automaticamente exibe uma hora ou seja uma hora depois que o tempo inserido no controle de caixa de texto de Hora de início.

2. participantes repetição seção contém controles para os nomes e endereços de email de cada participante da reunião. Quando o Secretário envia o formulário preenchido, cada participante listado nessa seção recebe uma cópia do formulário concluído.

3. seção de repetição de item de discussão contém controles para cada apresentador (um participante que leva uma discussão) e anotações sobre cada item de discussão. O controle de caixa de listagem suspensa apresentador exibe nomes da seção de participantes.

4. seção de repetição de item de ação contém controles para o nome, a atribuição e o vencimento Data para cada item de ação. O controle de caixa de listagem suspensa atribuição exibe os nomes da seção de participantes.

Se você não estiver familiarizado com o InfoPath, os artigos a seguir irão ajudá-lo a compreender os conceitos importantes e a definir melhor os termos que você encontrará à medida que concluir cada tarefa deste artigo. Esses links também estão disponíveis nas seções apropriadas deste artigo, caso você precise de informações adicionais enquanto conclui uma tarefa.

Início da página

Antes de iniciar

Você precisa o localizador de recursos uniforme (URL) e, no mínimo, permissões de design para o conjunto de sites do site do SharePoint que você usará para esse sistema. Se você pode criar uma biblioteca de documentos em seu conjunto de sites, você tem as permissões apropriadas. As pessoas que precisam para ver as anotações da reunião serão necessário permissões de leitura para seu conjunto de sites. Contate o administrador do seu conjunto de sites se precisar de permissões para criar uma biblioteca de documentos ou para configurar permissões de leitura para seu conjunto de sites para os usuários do formulário.

Você também precisará de pelo menos um endereço de email ao qual seja possível enviar uma cópia do formulário preenchido e um cliente de email, como o Microsoft Office Outlook 2007, que esteja configurado para receber mensagens, para que você possa testar o modelo de formulário.

Este artigo supõe que você esteja usando uma configuração padrão do SharePoint Services.

Início da página

Criar o seu novo sistema de anotações

Para criar esse sistema, faça o seguinte:

  1. Abra e salve o exemplo de modelo de formulário.

  2. Publique o exemplo de modelo de formulário para criar uma nova biblioteca de documentos para as anotações da reunião.

  3. Modifique o exemplo de modelo de formulário para salvar formulários preenchidos na nova biblioteca de documentos e envie uma cópia para cada participante.

  4. Publique o modelo de formulário modificado.

  5. Teste o modelo de formulário modificado e a nova biblioteca de documentos criando e enviando formulários de teste baseados nesse modelo de formulário.

Abra e salve o modelo de formulário.

  1. No menu Arquivo, clique em Criar um Modelo de Formulário.

  2. Em Abrir um modelo de formulário, clique em Personalizar Exemplo.

  3. Em Personalizar Exemplo, clique duas vezes em Exemplo-Pauta da Reunião.

  4. No menu Arquivo, clique em Salvar.

  5. Se o InfoPath exibir uma mensagem sobre a publicação do modelo de formulário, clique em OK.

  6. Na caixa de diálogo Salvar como, especifique o local onde deseja salvar o modelo de formulário.

  7. Na caixa nome do arquivo, digite um nome para o modelo de formulário.

  8. Na lista Salvar como tipo, clique em Formulário do InfoPath e em Salvar.

Publicar o modelo de formulário

Como parte do processo de publicação, você criará uma nova biblioteca de documentos.

Para saber mais sobre a publicação de um modelo de formulário, consulte o artigo Introdução à publicação de um modelo de formulário.

  1. No menu Arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de Publicação, clique em Em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou do InfoPath Forms Services, digite a URL do conjunto de sites no site do SharePoint e clique em Avançar. Por exemplo, para usar um conjunto de sites com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, digite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly na caixa.

  4. Na página seguinte, clique em Biblioteca de Documentos e em Avançar.

  5. Na página seguinte, clique em Criar uma nova biblioteca de documentos e em Avançar.

  6. Na página seguinte, digite um nome e uma descrição para a nova biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Aceite as colunas sugeridas e clique em Avançar.

  8. Na última página do assistente, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

  9. Clique em Fechar.

    Você receberá uma confirmação na última página do assistente quando publicar com êxito o modelo de formulário.

Anote a URL da nova biblioteca de documentos. Você precisará dessas informações mais tarde neste artigo. A URL da nova biblioteca de documentos será a URL do conjunto de sites, seguida de uma barra (/) e do nome da biblioteca de documentos. Por exemplo, se você tiver criado uma nova biblioteca de documentos chamada de AnotaçõesDaReunião no conjunto de sites com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, a URL da nova biblioteca de documentos será http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/AnotaçõesDaReunião.

Modificar o modelo de formulário

Esta seção mostra como fazer o seguinte:

  • Adicione uma nova conexão de dados de envio que salve o formulário preenchido na nova biblioteca de documentos.

    Para saber que mais sobre conexões de dados de envio, consulte Introdução às conexões de dados.

  • Altere as opções para a conexão de dados, de forma que ela salve o formulário preenchido na biblioteca de documentos e envie uma cópia do formulário preenchido para cada participante da reunião.

  • Configure o modelo de formulário, de forma que ele feche o formulário após o envio.

Para saber mais sobre como enviar um formulário que se baseia em um modelo de fórmula, consulte o artigo Introdução ao envio de dados de formulário.

Adicionar uma nova conexão de dados de envio

Nesta seção, você criará uma nova conexão de dados de envio com a nova biblioteca de documentos e configurará a correção de dados para salvar o formulário com um nome exclusivo. O nome do formulário será uma combinação do título da reunião e da data na qual o formulário foi criado.

Iniciar a criação da conexão de dados
  1. No menu Ferramentas, clique em Conexões de Dados.

  2. Na caixa de diálogo Conexões de dados, clique em Adicionar.

  3. No Assistente para Conexão de Dados, clique em Criar uma nova conexão para, em Enviar dados e, em seguida, clique em Avançar.

  4. Na próxima página do assistente, clique em uma biblioteca de documentos em um site do SharePoint e, em seguida, clique em Avançar. Selecionando um destino para dados enviados no Assistente para Conexão de Dados

  5. Na página seguinte do assistente, na caixa Biblioteca de documentos, digite a URL da biblioteca de documentos que você criou na seção anterior. Por exemplo, para usar uma biblioteca de documentos com a URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/AnotaçõesDaReunião, digite http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/AnotaçõesDaReunião na caixa Biblioteca de documentos.

    A seção seguinte o orienta passo a passou pelo processo de definição de um nome de formulário exclusivo, o que requer que você permaneça nessa página do assistente. Não clique ainda em Avançar.

Definir um nome de formulário exclusivo

O modelo de formulário salva o formulário em uma biblioteca de documentos com um nome padrão. Se você usar o nome padrão, a nova biblioteca de documentos somente irá armazenar um formulário preenchido. Nesta seção, você irá configurar a conexão de dados para salvar formulários que se baseiam nesse modelo de formulário com um nome formado pelo título da reunião e pela data da reunião. Faça isso criando uma fórmula que utilize uma função XPath.

Para saber mais sobre fórmulas e funções, consulte Adicionar uma fórmula a um controle.

  1. Clique em Inserir Fórmula imagem do botão .

  2. Na caixa de diálogo Inserir Fórmula, clique em Inserir Função.

  3. Na lista Categorias da caixa de diálogo Inserir Função, clique em Texto.

  4. Na lista Funções, clique em concat e em OK.

  5. Na caixa fórmula, clique duas vezes na primeira instância clique duas vezes para inserir campo.

    Clicar duas vezes para inserir o primeiro campo a ser usado como parte do nome do formulário

  6. Na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo, abra reunião, clique em TítuloReunião e em OK.

    Selecionar o campo Título da Reunião na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo

  7. Na caixa Fórmula, clique na segunda instância de clique duas vezes para inserir campo para selecionar essa instância (não clique nela duas vezes).

    Clicar duas vezes para inserir um caractere traço como parte do nome do formulário

  8. Digite um caractere de aspas duplas ("), seguidas de um traço (-) e de outro caractere de aspas duplas.

    Inserir um caractere traço como parte do nome do formulário

  9. Clique duas vezes na terceira instância de clique duas vezes para inserir campo.

    Clicar duas vezes para inserir outro campo a ser usado como parte do nome do formulário

  10. Na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo, abra reunião, clique em DataReunião e em OK.

    Selecionar o campo Data da Reunião na caixa de diálogo Selecionar um Campo ou Grupo

    A caixa de diálogo Inserir Fórmula terá a seguinte aparência:

    A fórmula concluída na caixa de diálogo Inserir fórmula que cria o nome do formulário

  11. Para verificar a fórmula a sintaxe correta, na caixa de diálogo Inserir Fórmula, clique em Verificar fórmula.

  12. Se a fórmula não contiver erros, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

Finalizar a configuração da conexão de dados
  1. No assistente, clique em Avançar.

  2. Na próxima página do assistente, na caixa Digite um nome para esta conexão de dados, digite um nome descritivo para esta conexão de dados de envio.

  3. Verifique se as informações na seção Resumo estão corretas e clique em Concluir.

  4. Clique em Fechar.

  5. No menu Arquivo, clique em Salvar.

Alterar as opções de envio para usar ambas as conexões de dados de envio

  1. No menu Ferramentas, clique em Opções de envio.

  2. Na caixa de diálogo Opções de envio, marque a caixa de seleção Permitir que os usuários enviarem este formulário.

  3. Clique em Executar uma ação personalizada usando Regras e, em seguida, clique em Regras.

  4. Na caixa de diálogo Regras para Enviar Formulários, clique em Adicionar.

  5. Clique em Adicionar Ação.

  6. Na caixa Ação, clique em Enviar usando esta conexão de dados.

  7. Na lista Conexão de dados, clique na conexão de dados com a biblioteca de documentos que você criou na seção anterior e clique em OK.

  8. Clique em Adicionar Ação.

  9. Na caixa Ação, clique em Enviar usando esta conexão de dados.

  10. Na lista Conexão de dados, clique em Envio principal e clique em OK.

    Você usará a conexão de dados de Envio principal para enviar uma cópia do formulário para cada participante.

  11. Na caixa Nome da caixa de diálogo Regra, digite Regras de envio para identificar a regra que você acabou de criar.

  12. Clique em OK duas vezes.

Configure o modelo de formulário de modo a fechar o formulário após o envio.

  1. Na caixa de diálogo Opções de Envio, clique em Avançado.

  2. Na lista Após envio, clique em Fechar o formulário.

  3. Clique em OK.

  4. No menu Arquivo, clique em Salvar.

Publicar o modelo de formulário

Depois de modificar o modelo de formulário, você precisa publicá-lo na biblioteca de documentos para implantar as modificações.

  1. No menu Arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de Publicação, clique em Em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou do InfoPath Forms Services, digite o local da biblioteca de documentos no conjunto de sites do seu site do SharePoint e clique em Avançar.

  4. Na página seguinte, clique em Biblioteca de Documentos e em Avançar.

  5. Na página seguinte, clique em Atualizar o modelo de formulário em uma biblioteca de documento existente.

  6. Na lista Biblioteca de documentos para atualização, clique na sua biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Clique em Avançar.

  8. Na página seguinte do assistente, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

    Você receberá uma confirmação na última página do assistente quando publicar com êxito o modelo de formulário.

Testar o modelo de formulário e o site

  1. Na última página do Assistente de Publicação, clique em Abrir esta biblioteca de documentos e clique em Fechar.

  2. Na biblioteca de documentos, clique em Novo.

  3. Preencha o formulário como se você estivesse fazendo anotações em uma reunião. Depois de inserir um horário no controle da caixa de texto Hora de início, pressione a tecla TAB para avançar ao controle seguinte. O InfoPath preenche automaticamente o controle da caixa de texto Hora de término.

  4. Insira o endereço de email de um participante da reunião na caixa Email da seção Participante. Para adicionar outros participantes e seus endereços de email, clique em Adicionar participante.

  5. Na barra de tarefas do InfoPath, clique em Enviar.

  6. Na caixa de diálogo, verifique se os endereços de email corretos são exibidos.

  7. Clique em Enviar e em OK para fechar a caixa de diálogo.

As anotações da reunião aparecerão na biblioteca de documentos e chegarão à sua caixa de entrada de emails como um novo email.

Depois de testar o sistema criando e enviando alguns formulários com base nesse modelo de formulário, você poderá começar a usar o sistema para armazenar e distribuir suas notas de reunião.

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Atualizar o modelo de formulário

Depois que outras pessoas tiverem experimentado o seu novo sistema, criando e salvando anotações de reunião, é possível alterar o design do modelo de formulário em resposta aos comentários recebidos. Para efetuar alterações no modelo de formulário, você precisará fazer o seguinte:

  1. Abra o modelo de formulário na biblioteca de documentos, modifique o modelo de formulário conforme necessário e salve as suas alterações.

  2. Confirme as alterações efetuadas no documento publicando o modelo de formulário.

Abrir o modelo de formulário na biblioteca de documentos

  1. Abra a biblioteca de documentos.

  2. Clique em Configurações e em Definições da Biblioteca de Formulários.

  3. Em Configurações gerais, clique em configurações avançadas.

  4. Na caixa URL do Modelo, na seção Modelo do Documento, clique em Editar Modelo.

  5. Se o InfoPath exibir uma mensagem sobre a publicação do modelo de formulário, clique em Sim.

Depois de modificar o modelo de formulário, salve-o antes de publicá-lo.

Publicar o modelo de formulário

Depois de fazer modificações, você precisará publicar o modelo de formulário modificado na biblioteca de documentos.

  1. No menu Arquivo, clique em Publicar.

  2. Na primeira página do Assistente de Publicação, clique em Em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  3. Na próxima página do assistente, na caixa Digite o local do site do SharePoint ou do InfoPath Forms Services, digite o local da biblioteca de documentos no conjunto de sites do seu site do SharePoint e clique em Avançar.

  4. Na página seguinte, clique em Biblioteca de Documentos e em Avançar.

  5. Na página seguinte, clique em Atualizar o modelo de formulário em uma biblioteca de documento existente.

  6. Na lista Biblioteca de documentos para atualização, clique na sua biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  7. Clique em Avançar.

  8. Na página seguinte do assistente, verifique se as informações mostradas estão corretas e clique em Publicar.

  9. Clique em Fechar.

    Você receberá uma confirmação na última página do assistente quando publicar com êxito o modelo de formulário.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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