Introdução ao uso de fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

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Neste artigo

O que são fluxos de trabalho?

Formas de usar fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

Fluxos de trabalho que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007

Suporte para fluxos de trabalho personalizados no Windows SharePoint Services 3.0 ou no Office SharePoint Server 2007

Etapas envolvidas no uso de fluxos de trabalho

Iniciando um fluxo de trabalho em um documento ou item

O que são fluxos de trabalho?

Um fluxo de trabalho é às vezes descrito como uma série de tarefas que produzem um resultado. No contexto do Microsoft SharePoint Products and Technologies, um fluxo de trabalho é definido mais precisamente como o movimento automatizado de documentos ou itens através de uma seqüência específica de ações que são relacionadas a um processo comercial. Os fluxos de trabalho podem ser usados para o gerenciamento consistente de processos comerciais comuns em uma organização, permitindo que as organizações anexem a lógica comercial a documentos ou itens em uma lista ou biblioteca do SharePoint. A lógica comercial é basicamente um conjunto de instruções que especifica e controla as ações que acontecem em um documento ou item.

Os fluxos de trabalho podem simplificar o custo e o tempo necessários para coordenar processos comerciais comuns, tais como a aprovação do projeto ou a revisão do documento, gerenciando e controlando as tarefas humanas envolvidas nesses processos. Por exemplo, em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007, você pode adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos que roteia um documento para um grupo de pessoas para aprovação. Quando o autor do documento inicia esse fluxo de trabalho em um documento nessa biblioteca, o fluxo de trabalho cria tarefas de aprovação do documento, atribui essas tarefas aos participantes do fluxo de trabalho e, em seguida, envia alertas de mensagens de email para o participante que incluem instruções sobre a tarefa e um vínculo para o documento a ser aprovado. Enquanto o fluxo de trabalho está em andamento, o proprietário do mesmo (neste caso, o autor do documento) ou os participantes do fluxo de trabalho podem verificar a página Status do Fluxo de Trabalho para ver quais participantes concluíram as suas tarefas do fluxo de trabalho. A página Status do Fluxo de trabalho está disponível ao clicar no status do fluxo de trabalho de um documento ou item na biblioteca de documentos. Quando os participantes concluem suas tarefas do fluxo de trabalho, o fluxo de trabalho termina, e o proprietário é automaticamente notificado de que o fluxo de trabalho está completo.

A ilustração seguinte mostra o processo do fluxo de trabalho Aprovação.

Fluxograma de fluxo de trabalho de aprovação

Os fluxos de trabalho não somente oferecem suporte a processos de trabalho manuais existentes, mas também estendem as formas em que as pessoas podem colaborar e trabalhar com documentos, listas e bibliotecas. Os usuários do site podem iniciar e participar de fluxos de trabalho usando formulários personalizáveis que são acessáveis a partir do documento ou item em uma lista ou biblioteca do SharePoint. Esses formulários personalizáveis são páginas do SharePoint que ajudam os usuários a revisar ou fazer alterações no fluxo de trabalho. Além disso, a funcionalidade do fluxo de trabalho do Office SharePoint Server 2007 é totalmente integrada ao 2007 Microsoft Office system. As tarefas do fluxo de trabalho seguintes podem ser realizadas em um site do Office SharePoint Server 2007 ou diretamente em certos programas que são parte do versão do Office 2007:

  • Exibir a lista de fluxos de trabalho que estão disponíveis em um documento ou item.

  • Iniciar um fluxo de trabalho em um documento ou item.

  • Exibir, editar ou reatribuir uma tarefa de fluxo de trabalho.

  • Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho.

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Formas de usar fluxos de trabalho com formulários do InfoPath

Você pode criar formulários do Microsoft Office InfoPath que exibem dados específicos que corresponde ao status atual de um fluxo de trabalho. Você pode fazer isso criando um modelo de formulário para usar as regras que iniciam ações do formulário baseado no status do fluxo de trabalho. Isso pode simplificar os processos que as pessoas usam para preencher formulários. Por exemplo, você pode criar formulários para exibir um somente leitura modo de exibição quando o status de um fluxo de trabalho for concluída e, portanto, os dados do formulário não devem ser alterados.

É possível usar regras para fazer os formulários responderem a fluxos de trabalho de outras formas. Por exemplo, use uma regra para exibir uma mensagem de caixa de diálogo que possui instruções específicas de um status de fluxo de trabalho específico.

Observação : As caixas de diálogo não aparecerão automaticamente nos modelos de formulário compatível com navegador que os usuários preenchem em um navegador da Web.

Os fluxos de trabalho devem ser adicionados a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para que sejam disponibilizados em formulários do InfoPath. Os tipos de fluxo de trabalho disponíveis em um site variam, dependendo do tipo de site, se os fluxos de trabalho são ativados e se os fluxos de trabalho personalizados foram criados através do Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Entre em contato com o administrador do farm para determinar quais fluxos de trabalho estão instalados e prontos para o seu site.

Cada fluxo de trabalho é definido por status distintas com nomes descritivos, como Em andamento. Os nomes de status variam dependendo do tipo de fluxo de trabalho. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação — que está disponível em servidores que executam Microsoft Office SharePoint Server 2007 — inclui um status para Em andamento, cancelado e concluído. Os status de um fluxo de trabalho de três estados — que está disponível em Windows SharePoint Services 3.0 — pode ser definido pela pessoa que adiciona o fluxo de trabalho a uma biblioteca ou lista, enquanto outros fluxos de trabalho usam status padrão, como o status Em andamento observado anteriormente. Embora o nome descritivo seja visível para o usuário, status do fluxo de trabalho são representados por programação por valores numéricos. Para criar um modelo de formulário para responder a um status de fluxo de trabalho específica, você deve saber o valor numérico para o status do fluxo de trabalho que você deseja usar. Isso ocorre porque o InfoPath usa o valor numérico do fluxo de trabalho para iniciar uma ação, como alternar as exibições.

Fluxos de trabalho incluídos em sites do SharePoint

Os fluxos de trabalho seguintes lidam com cenários comerciais comuns e estão incluídos no Windows SharePoint Services 3.0 e no Office SharePoint Server 2007.

Fluxos de trabalho incluídos no Windows SharePoint Services 3.0

O fluxo de trabalho de três estados está incluído em sites do Windows SharePoint Services 3.0 e do Office SharePoint Server 2007. O fluxo de trabalho de três estados pode ser usado para gerenciar os processos comerciais que requerem que as organizações controlem um alto volume de questões ou itens, tais como as questões do cliente, as vendas potenciais ou as tarefas do projeto.

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Fluxos de trabalho incluídos no Office SharePoint Server 2007

Um site do Office SharePoint Server 2007 também inclui os seguintes fluxos de trabalho que lidam com cenários comerciais comuns:

  • Aprovação     Este fluxo de trabalho roteia um formulário para um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho Aprovação é associado ao tipo de conteúdo Documento, o que significa que ele está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. Uma versão do fluxo de trabalho Aprovação também está associada, por padrão, à biblioteca Páginas em um site de publicação, e o fluxo de trabalho pode ser usado para gerenciar o processo de aprovação da publicação de páginas da Web.

  • Coletar Comentários     Este fluxo de trabalho roteia um formulário para um grupo de pessoas para obter comentários. Os revisores podem fazer comentários, que são, em seguida, compilados e enviados para a pessoa que iniciou o fluxo de trabalho. Por padrão, o fluxo de trabalho Coletar Comentários é associado ao tipo de conteúdo Documento, o que significa que o tipo de conteúdo Documento está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

  • Coletar assinaturas    Este fluxo de trabalho direciona um documento Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 ou Microsoft Office Excel 2007 para um grupo de pessoas para coletar as assinaturas digitais. Este fluxo de trabalho deve ser iniciado em um programa de 2007 Microsoft Office system. Por padrão, o fluxo de trabalho coletar assinaturas é associado ao tipo de conteúdo de documento, que significa que ele está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos. No entanto, o fluxo de trabalho coletar assinaturas está disponível apenas para documentos do Office que contêm uma ou mais linhas de assinatura do Office de Microsoft.

    Observação : Este fluxo de trabalho não está disponível para uso com formulários do InfoPath.

  • Aprovação de Disposição     Esse fluxo de trabalho, que dá suporte aos processos de gerenciamento de registros, gerencia a expiração e a retenção de documentos permitindo que os participantes decidam se devem reter ou excluir documentos expirados. O fluxo de trabalho Aprovação de Disposição destina-se ao uso principalmente em um site da Central de Registros.

  • Aprovação em Grupo     Este fluxo de trabalho é semelhante ao fluxo de trabalho Aprovação, mas ele usa uma biblioteca de documentos designada e oferece um modo de exibição personalizado dos processos de aprovação nos quais um usuário está participando. Este fluxo de trabalho fornece um organograma hierárquico a partir do qual os aprovadores devem ser selecionados, e o fluxo de trabalho permite que os aprovadores usem um controle de carimbo em vez de uma assinatura. Esta solução está disponível somente em versões do Leste Asiático do Office SharePoint Server 2007.

  • Gerenciamento de Tradução    Este fluxo de trabalho gerencia o processo de tradução manual do documento criando cópias do mesmo para serem traduzidas e atribuindo tarefas de tradução aos tradutores. Este fluxo de trabalho está disponível somente em bibliotecas Gerenciamento de Tradução.

Cada um dos fluxos de trabalho acima pode ser personalizado em sua organização de várias maneiras. Por exemplo, quando você adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para torná-lo disponível para uso em documentos ou itens, é possível personalizar as listas de tarefas e listas de históricos, onde as informações sobre o fluxo de trabalho são armazenadas.

Quando um usuário começa um fluxo de trabalho em um documento ou item, dependendo do tipo de fluxo de trabalho, o usuário talvez tenha a opção de personalizar mais o fluxo de trabalho, especificando a lista de participantes, uma data de vencimento e as instruções sobre a tarefa.

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Suporte a fluxos de trabalho personalizados no Windows SharePoint Services 3.0 ou no Office SharePoint Server 2007

A sua organização pode optar por desenvolver e implantar fluxos de trabalho personalizados que são exclusivos aos processos comerciais da sua organização. Os fluxos de trabalho podem ser tão simples ou complexos quanto os processos comerciais que uma organização requer. Os desenvolvedores podem criar fluxos de trabalho que são iniciados por usuários do site, ou eles podem criar fluxos de trabalho que se iniciam automaticamente com base em um evento específico, tal como quando um item ou um formulário do SharePoint é criado ou alterado em uma biblioteca de documentos. Se a sua organização desenvolveu e implantou fluxos de trabalho personalizados, esses fluxos de trabalho talvez estejam disponíveis para uso em seu site.

Dependendo das pessoas envolvidas na criação do fluxo de trabalho, há duas formas nas quais os fluxos de trabalho personalizados podem ser criados no Windows SharePoint Services 3.0 ou no Office SharePoint Server 2007:

  • Desenvolvedores de software profissionais     Desenvolvedores de software profissionais podem criar fluxos de trabalho usando o Microsoft Visual Studio 2005 Extensions para Windows Workflow Foundation Esses fluxos de trabalho contêm código personalizado e atividades de fluxo de trabalho. Depois que um desenvolvedor profissional criar um fluxo de trabalho personalizado, um administrador do servidor pode implantá-lo em vários sites.

  • Designers da Web    Os designers da Web podem criar fluxos de trabalho sem código para uso em uma lista específica ou biblioteca através de um programa de design da Web que seja compatível com o Windows SharePoint Services, tal como o Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Esses fluxos de trabalho são criados a partir de uma lista de atividades disponíveis do fluxo de trabalho e o designer da Web que cria o fluxo de trabalho pode implantar os fluxos de trabalho diretamente na lista ou biblioteca em que serão usados.

Se você quiser implementar um fluxo de trabalho personalizado, contate o administrador do farm para obter informações sobre recursos disponíveis em sua organização. Para obter mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulte o Windows SharePoint Services Developer Center no MSDN. Para obter mais informações sobre como desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Office SharePoint Server 2007, consulte o SDK do Microsoft Office SharePoint Server 2007, que está disponível no Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal no MSDN.

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Etapas envolvidas no uso de fluxo de trabalhos

Existem algumas etapas envolvidas no uso de um fluxo de trabalho em um documento ou item. Cada etapa é projetada para ser concluída por indivíduos em funções diferentes. Por exemplo, um administrador de site pode adicionar um fluxo de trabalho a uma biblioteca de documentos, um criador de conteúdo pode iniciar um fluxo de trabalho ou modificar um fluxo de trabalho em andamento, em um revisor de documento ou um aprovador pode concluir a tarefa do fluxo de trabalho.

A próxima seção explica os processos seguintes associados ao uso de fluxos de trabalho:

  • Adicionando um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

  • Iniciando um fluxo de trabalho em um documento ou item

  • Modificando um fluxo de trabalho em andamento

  • Concluindo tarefas do fluxo de trabalho

  • Controlando o status dos fluxos de trabalho

Adicionando um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo

Para que um fluxo de trabalho possa ser usado, ele deve ser adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Você precisa de permissões Gerenciar Listas para adicionar um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Em muitos casos, os administradores do site ou indivíduos que gerenciam listas ou bibliotecas específicas realizam a tarefa.

A disponibilidade de um fluxo de trabalho em um site varia, dependendo do local em que é adicionado:

  • Se um fluxo de trabalho for adicionado diretamente a uma lista ou biblioteca, ele ficará disponível apenas para os itens nesta lista ou biblioteca.

  • Se um fluxo de trabalho for adicionado a um tipo de conteúdo de lista (uma instância de um tipo de conteúdo de site que foi adicionada a uma lista ou biblioteca específica), ele ficará disponível apenas para itens desse tipo de conteúdo na lista ou biblioteca específica à qual esse tipo de conteúdo está associado.

  • Se você adicionar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, esse fluxo de trabalho estará disponível para quaisquer itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca à qual uma instância desse tipo de conteúdo de site foi adicionada. Para que um fluxo de trabalho fique altamente disponível entre listas ou bibliotecas em um conjunto de sites para itens de um tipo de conteúdo específico, a maneira mais eficiente para alcançar esse resultado é adicionar esse fluxo de trabalho diretamente em um tipo de conteúdo de site.

Quando você adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, personalize o fluxo de trabalho desse local em particular, especificando uma das seguintes opções:

  • o nome da instância do fluxo de trabalho.

  • as tarefas que listam onde as tarefas relacionadas ao fluxo de trabalho são armazenadas.

  • a lista de históricos que registra todos os eventos relacionados ao fluxo de trabalho.

  • a forma em que você deseja que o fluxo de trabalho seja iniciado.

  • Opções adicionais específicas do fluxo de trabalho individual. Por exemplo, como as tarefas são roteadas para os participantes, quais circunstâncias completam o fluxo de trabalho e quais ações ocorrem depois que o fluxo de trabalho é concluído.

Observação : Quando você adiciona um fluxo de trabalho a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, ele é disponibilizado em documentos ou itens em um local específico. Você não inicia o fluxo de trabalho real. Encontre vínculos para obter mais informações sobre como adicionar fluxos de trabalho a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo na seção Consulte também.

Iniciando um fluxo de trabalho em um documento ou item

Depois que um fluxo de trabalho é adicionado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, você pode iniciar o fluxo de trabalho em um documento ou item nesse local (se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser iniciado manualmente). Para iniciar um fluxo de trabalho, selecione o fluxo de trabalho desejado na lista de fluxos de trabalho disponíveis no documento ou item. Se necessário, talvez você precise preencher um formulário com as informações que o fluxo de trabalho necessita. Dependendo de como o fluxo de trabalho foi projetado e configurado, quando você o inicia, talvez haja a opção de personalizá-lo mais, especificando opções como participantes, data de vencimento e instruções sobre a tarefa.

Modificando um fluxo de trabalho em andamento

Depois que um fluxo de trabalho tiver sido iniciado, talvez você precise alterá-lo. Por exemplo, talvez seja preciso adicionar participantes extras, ou um participante do fluxo de trabalho pode precisar reatribuir a tarefa dele para outra pessoa ou solicitar uma alteração no documento ou item que é o foco do fluxo de trabalho. Você também pode modificar alguns fluxos de trabalho predefinidos que estão incluídos no Office SharePoint Server 2007 enquanto o fluxo de trabalho está em andamento. Se a sua organização desenvolveu e implantou um fluxo de trabalho personalizado, a possibilidade de alterar o fluxo de trabalho enquanto ele está em andamento depende de como ele foi projetado.

Concluindo tarefas do fluxo de trabalho

Qualquer evento do fluxo de trabalho que requer interação manual é representado por uma tarefa do fluxo de trabalho. Quando uma tarefa é atribuída a um participante do fluxo de trabalho, o destinatário da tarefa pode concluí-la ou solicitar alterações no próprio fluxo de trabalho, editando o formulário da tarefa do fluxo de trabalho associado. No Office SharePoint Server 2007, os participantes do fluxo de trabalho podem concluir as tarefas do fluxo de trabalho no site do SharePoint ou diretamente em um programa do Microsoft Office 2007 — tal como o Microsoft Office InfoPath 2007. Quando um participante do fluxo de trabalho conclui uma tarefa dele ou solicita uma alteração no mesmo, o servidor é solicitado a mover o status do fluxo de trabalho para a próxima etapa.

Controlando o status de um fluxo de trabalho

Os proprietários e os participantes do fluxo de trabalho podem seguir o progresso de um fluxo de trabalho, verificando a página de status que está associada ao fluxo de trabalho, no site do SharePoint. A página de status inclui informações de status sobre as tarefas do fluxo de trabalho que não estão concluídas. Ela também inclui informações de histórico que são relevantes para o fluxo de trabalho.

O Office SharePoint Server 2007 também inclui ferramentas de relatório que fornecem uma análise agregada do histórico de um fluxo de trabalho. As organizações podem usar essa análise para localizar áreas no processo que precisam ser melhoradas ou para determinar se um grupo está cumprindo as metas de desempenho de um determinado processo comercial. O Office SharePoint Server 2007 inclui vários relatórios predefinidos do Microsoft Excel que podem ser usados com qualquer fluxo de trabalho. Além disso, as informações do histórico do fluxo de trabalho estão disponíveis como uma fonte de dados da lista do SharePoint que podem ser usada e analisada em outros programas, tais como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007, ou em uma solução de monitoramento de um processo comercial personalizado.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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