Introdução ao site da Central de Registros

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O modelo de site da Central de Registros no Microsoft Office SharePoint Server 2007 foi projetado para ajudar as organizações a implementar seus programas de gerenciamento e retenção de registros.

Neste artigo

Recursos do modelo de site de Central de registros

Criar um site da Central de registros

Recursos do modelo de site Central de Registros

A Central de Registros foi projetada para servir como um repositório central no qual uma organização pode armazenar e gerenciar todos os seus registros. A Central de Registros oferece suporte ao processo inteiro de gerenciamento de registros, desde a coleta de registros, o gerenciamento de registros e até a disposição de registros. Normalmente, um site da Central de Registros é projetado e configurado pela equipe de TI (tecnologia de informação) e os profissionais de gerenciamento de registros de uma organização para oferecer suporte ao plano de arquivamento de uma organização.

O modelo de site da Central de Registros combina alguns recursos padrão disponíveis no Office SharePoint Server 2007 com alguns recursos de gerenciamento de registros especializados adicionais para fornecer as seguintes capacidades:

  • Habilidades de cofre     A Central de Registros tem diversos recursos que ajudam a garantir a integridade dos registros armazenados nela:

    • Os registros nunca são modificados automaticamente pelo sistema. Isso assegura que os registros que são carregados para um site da Central de Registros e baixados novamente mais tarde são sempre idênticos.

    • Os administradores de site podem configurar facilmente a Central de Registros com definições que impedem a violação direta de registros, controlando a versão de quaisquer alterações feitas no conteúdo do documento e auditando tipos específicos de alterações.

    • A Central de Registros permite que os gerentes de registros adicionem e mantenham metadados em itens separadamente dos metadados de um registro, de forma que as informações pertinentes às tarefas de gerenciamento de registros possam ser atualizadas sem modificar o registro base. As alterações aos metadados também tem a versão controlada.

  • Aplicação de políticas de gerenciamento de informações   Office SharePoint Server 2007 inclui vários recursos de política que são úteis para gerenciamento de registros: 

    • Auditoria     Esse recurso registra eventos e operações que são executadas em arquivos. No contexto do gerenciamento de registros, a auditoria é útil para registrar quem está exibindo e acessando informações na Central de Registros.

    • Expiração     Esse recurso especifica por quanto tempo um registro deve ser retido e qual ação deve ocorrer quando o período de retenção terminar, como a exclusão ou o início de um fluxo de trabalho Aprovação de Disposição. No contexto do gerenciamento de registros, o período de retenção de um registro normalmente começa quando um registro é inicialmente enviado à Central de Registros.

    • Códigos de barras     Esse recurso fornece a cada registro uma imagem de código de barras e um valor numérico exclusivos. O valor do código de barras é armazenado e indexado juntamente com a versão eletrônica do registro. No contexto do gerenciamento de registros, os códigos de barras são úteis para reter e rastrear registros físicos. Quando os registros em uma biblioteca têm versões físicas, os códigos de barras fornecem uma maneira de correlacionar as versões físicas com suas contrapartes eletrônicas.

  • Interface programável de coleta de registros     A Central de Registros oferece suporte a um conjunto de serviços que facilitam a coleta de registros. A interface programável da Central de Registros permite que as organizações configurem os sistemas de email e gerenciamento de documentos para enviar automaticamente os arquivos para o site da Central de Registros. O conteúdo pode ser enviado para a Central de Registros por meio de um serviço da Web usando o protocolo SOAP ou por email usando o protocolo SMTP.

  • Roteamento de registros     A Central de Registros inclui uma lista de Roteamento de Registros que roteia automaticamente os registros de entrada (enviados automática ou manualmente) para seu local apropriado, com base no tipo do registro. Quando um registro é enviado para a Central de Registros, normalmente ele é acompanhado por informações relacionadas adicionais, como histórico de auditoria e metadados. O histórico de auditoria de um registro é armazenado na Central de Registros como um arquivo XML e os metadados de um registro são armazenados em um arquivo XML e nas colunas de metadados no site da Central de Registros.

  • Isenção     A Central de Registros permite que as organizações obtenham registros que estejam sob descoberta jurídica como parte de um litígio ou que sejam relevantes para uma auditoria ou investigação, e os coloquem em uma lista de Isenções. Quando os registros são colocados em uma isenção, eles são suspensos de quaisquer políticas de expiração que possam estar em efeito, ficando assim protegidos contra destruição. Por exemplo, se no caso de um litígio, uma organização colocar em isenção registros relevantes que ela possa ser exigida a produzir, esses registros estarão disponíveis até que o litígio seja concluído. Os registros podem ser colocados em mais de uma isenção ao mesmo tempo. Os gerentes de registros também podem procurar na Central de Registros os arquivos que precisam ser colocados em isenção.

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Projetando um site da Central de Registros

No nível mais alto, há duas etapas principais envolvidas no design de um site da Central de Registros para implementar um programa de gerenciamento de registros:

  1. Uma organização deve desenvolver uma estratégia de gerenciamento de registros e plano de gerenciamento de registros formais. Este é um esforço colaborativo que envolve coordenação entre os gerentes de registros, os responsáveis pela conformidade, os profissionais de TI e operadores de informações.

  2. Uma organização deve então Configurar um ou mais sites da Central de registros para implementar seu plano de gerenciamento de registros.

As seções a seguir descrevem os principais elementos envolvidos em cada uma dessas etapas.

Planejamento de gerenciamento de registros

Para que uma organização possa configurar um site da Central de Registros como sua solução de gerenciamento de registros, ela deve desenvolver um plano formal para sua estratégia de gerenciamento de registros. Os elementos específicos de um plano formal de gerenciamento de registros provavelmente serão exclusivos para organizações ou negócios individuais. No entanto, quase todos os planos de gerenciamento de registros incluem os seguintes documentos e processos:

  • Plano de arquivamento     Um plano de arquivamento descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registros empresariais oficiais. Ele indica onde esses registros são armazenados e fornece informações que diferenciam um tipo de registro de outro. O plano de arquivamento serve como um conjunto abrangente de políticas, processos e diretrizes para criar, armazenar e gerenciar registros. Um plano de arquivamento deve abranger todos os registros, independentemente da mídia, incluindo papel, email e arquivos eletrônicos. Ele também deve especificar como cada registro é classificado, protegido e, em última instância, destruído. Também deve incluir considerações sobre categorias especiais de registros, como registros Confidenciais, Vitais, Segredo de Negócios ou Privilegiados. Finalmente, um plano de arquivamento deve especificar as pessoas responsáveis pelo gerenciamento de cada tipo de registro.

  • Cronograma de retenção     Um cronograma de retenção especifica por quanto tempo cada tipo de registro no plano de arquivamento deve ser retido (seu período de retenção) e seu processo de disposição quando alcançar o fim desse período. As diretrizes em um cronograma de retenção normalmente têm como base requisitos jurídicos, riscos à organização e necessidade de negócios. Além disso, um cronograma de retenção normalmente descreve as contingências de gerenciamento de riscos que determinam o período de retenção para cada tipo de registro.

  • Documento de requisitos de conformidade     Um documento de requisitos de conformidade define as regras às quais os sistemas de TI para gerenciamento de registros devem aderir, as capacidades que eles devem ter e os tipos de monitoramento habituais que eles devem suportar para assegurar a conformidade.

  • Processo formal para a suspensão da disposição de registros     Esse processo, que normalmente é chamado de isenção, detalha como uma organização suspende a disposição de registros quando ocorrem eventos como litígio, auditorias ou investigações.

  • Sistema para monitoramento e geração de relatórios da manipulação de registros     Para assegurar que os funcionários estejam preenchendo, acessando e gerenciando registros de acordo com as políticas e os processos definidos, um programa de gerenciamento de registros deve ter um processo ou sistema para monitorar e relatar a manipulação de registros.

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Configurando um site da Central de Registros

Depois que uma organização participar no planejamento detalhado do gerenciamento de registros e desenvolver um plano formal para o gerenciamento de registros, ela poderá criar e configurar um site da Central de Registros para ajudá-la a implementar esse programa.

Você precisa executar as seguintes etapas para configurar um site da Central de Registros:

  1. Crie listas ou bibliotecas de documentos para gerenciar e armazenar cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.

    Recomenda-se criar uma biblioteca de documentos para cada tipo de conteúdo em seu plano de registros.

    Quando os registros forem enviados à Central de Registros, eles serão roteados para a lista ou biblioteca relevante.

  2. Crie colunas para as bibliotecas de documentos, listas ou tipos de conteúdo relevantes que conterão e exibirão os metadados para cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.

  3. Especifique as políticas de gerenciamento de informações para cada tipo de registro no site da Central de Registros. Essas políticas devem refletir os períodos de retenção e os requisitos de auditoria especificados no cronograma de retenção e no plano de arquivamento da organização.

  4. Configure a lista de Roteamento de Registros para rotear cada tipo de registro para o local apropriado. Quando os registros são enviados ao site da Central de Registros, de forma manual ou por programação, o Office SharePoint Server 2007 usa essa tabela para determinar como o registro deve ser classificado no site da Central de Registros e para onde deve ser enviado.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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