Introdução ao gerenciamento de documentos

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Gerenciamento de documentos se concentra no armazenamento e a organização de documentos para dar suporte a active trabalho em andamento, incluindo a criação de conteúdo e compartilhamento dentro de uma organização. Quando as organizações não tiver qualquer tipo de sistema de gerenciamento de documento formal, conteúdo geralmente é criado e salva em uma maneira não gerenciada e descentralizada em compartilhamentos de arquivos disperso e unidades de disco rígido individuais. Isso dificulta para os funcionários localizar, compartilhar e colaborar de maneira eficaz no conteúdo. Isso também torna mais difícil para as organizações utilizar informações comerciais importantes e dados no conteúdo.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 dá suporte a necessidades de gerenciamento de documentos da sua organização, fornecendo um conjunto amplo de documento recursos de gerenciamento que permitem que você faça o seguinte:

  • Armazenar, organizar e localizar documentos.

  • Garanta a consistência de documentos.

  • Gerencie metadados de documentos.

  • Ajuda a proteger documentos contra acesso não autorizado ou usar.

  • Garantir que os processos de negócios consistente (fluxos de trabalho) para como os documentos são tratados.

Observação : Este artigo se refere a um site do SharePoint de exemplo criado por Adventure Works, uma empresa fictícia que fabrica Bicicletas, componentes de bicicleta e Acessórios bicycling.

Por exemplo, a equipe de documentação técnica Adventure Works, que produz publicações voltados para o cliente como manuais do usuário e folhas de especificações de produto, usa muitos dos recursos de gerenciamento de documento no Office SharePoint Server 2007. A equipe armazena todo o conteúdo que ele cria em um site que foi criado usando o modelo de site de Central de documentos. Em seu site de Central de documentos, os membros da equipe usam o controle de versão principal e secundária para controlar o desenvolvimento de documentos por meio de versões. Eles também usarem check-out obrigatório para garantir que os membros da equipe não sobrescrever acidentalmente do outro trabalho.

Armazenar e organizar documentos em um site da Central de documentos

O modelo de site de Central de documentos incluído com o Office SharePoint Server 2007 pode ser usado para criar sites que são otimizados para criação, usando e armazenar grandes números de documentos. Sites criados usando o modelo de site de Central de documentos têm especializadas recursos de gerenciamento de documentos como check-out obrigatório e controle de versão do documento principais e secundárias, que estão ativados por padrão. Check-out obrigatório ajuda a evitar conflitos e confusão sobre alterações, pois somente um usuário pode alterar um arquivo em um determinado momento. Controle de versão permite controlar alterações para documentos e ele ajuda você a gerenciar o conteúdo conforme você revisá-lo. Controle de versão é especialmente útil quando várias pessoas trabalham em conjunto em projetos ou informações percorre vários estágios de desenvolvimento e revisão.

Usar tipos de conteúdo para gerenciar documentos consistentemente

Um tipo de conteúdo é um grupo de configurações reutilizáveis que descrevem os comportamentos compartilhados para um tipo específico de conteúdo. Tipos de conteúdo permitem que as organizações organizar, gerenciar e lidar com o conteúdo de uma maneira consistente em um conjunto de sites. Você pode definir um tipo de conteúdo para cada tipo de documento ou informações de produto que sua organização cria para garantir que esses diferentes tipos de documentos são tratados de maneira consistente.

Por exemplo, o departamento de documentação técnica da Adventure Works criou dois tipos de conteúdo chamado Manual do usuário e especificações. Quando os membros da equipe ir para a Central de documentos para criar um novo documento, cada um desses tipos de conteúdo é exibido como uma opção no botão novo na biblioteca de documentos. Cada tipo de conteúdo especifica seu próprio modelo, para que todos os manuais de usuário e especificações compartilham um formato comum. Cada tipo de conteúdo também especifica suas próprias colunas personalizadas, para que, por exemplo, todos os manuais de usuário contêm metadados sobre quais modelos de produto manuais aplicam a. Cada tipo de conteúdo ainda contém seus próprios fluxos de trabalho, para que a equipe pode ter certeza de que cada manual de usuário segue os mesmos processos de aprovação e comentários. E como especificações estão contidas em um tipo de conteúdo diferente, esses documentos podem acompanhar processos diferentes e tem colunas que requerem metadados diferentes.

Gerenciar propriedades de documento

Uma das principais maneiras que as pessoas encontrar informações que é salvo em um site ou em um sistema de gerenciamento de documentos está pesquisando para os metadados (Propriedades de documento) que é salva junto com arquivos. No entanto, funcionários em organizações geralmente não terão a hora para adicionar ou atualizar as propriedades do documento para arquivos quando eles salvá-los.

Os programas e servidores disponíveis no 2007 Microsoft Office system ajudam as pessoas para criar e atualizar metadados de documentos. Quando você abrir ou edita um documento salvo em um site de Office SharePoint Server 2007 em um programa de área de trabalho 2007 Office release, como Word, Excel ou PowerPoint, você pode editar as propriedades do servidor para o documento no painel de informações do documento que aparece na parte superior do arquivo. Se colunas personalizadas são adicionadas ao tipo de conteúdo para o documento ou para a biblioteca onde o documento é salvo, esses valores de coluna são exibidos como campos de propriedade no painel de informações do documento. Ao integrar a experiência de edição de propriedade do documento para edição experiência, os programas a 2007 Office release de conteúdo tornam mais fácil para as organizações melhorar a qualidade dos metadados para seu conteúdo.

Document Information Panel

Além disso, as organizações podem usar Microsoft Office InfoPath 2007 para criar painéis de informações de documento personalizados que podem adicionar aos tipos de conteúdo específico.

Ajudar a proteger documentos

Office SharePoint Server 2007 também oferece várias maneiras para as organizações ajudar a proteger documentos que são salvas em um site do SharePoint contra acesso não autorizado ou usam. As organizações podem aplicar gerenciamento de direitos de informação (IRM) em uma biblioteca de documento inteiro para proteger um conjunto inteiro de documentos. O IRM permite limitar as ações que os usuários podem executar em arquivos que são baixados de listas do SharePoint ou bibliotecas. IRM criptografa os arquivos baixados e limita o conjunto de programas e usuários que têm permissão para descriptografar esses arquivos. IRM também pode limitar os direitos dos usuários que têm permissão para ler arquivos, para que eles não podem realizar ações como imprimir cópias dos arquivos ou copiando texto delas. IRM, portanto, pode ajudar a sua organização para impor políticas corporativas que regem o controle e a disseminação de informações confidenciais ou de propriedade.

Office SharePoint Server 2007 também permite que você proteja arquivos de outras maneiras. Se você quiser impedir que outras pessoas lendo rascunhos de documentos em andamento, você pode configurar uma biblioteca de documentos com controle de versão principal e secundária e especifique quais grupos de pessoas podem ler as versões secundárias (rascunho). Rascunhos são as versões secundárias de arquivos ou itens de lista que não ainda foram aprovadas como principais. Se você configurar a biblioteca para exigir aprovação de conteúdo, em seguida, rascunhos não são publicados como versões principais até que alguém com as permissões apropriadas aprova o documento para publicação como um rascunho principal.

Outra maneira, você pode ajudar a proteger documentos é Configurando permissões para pastas individuais, itens de lista ou documentos. Se houver somente um ou dois arquivos em uma biblioteca de documentos à qual você deseja restringir o acesso, você pode editar as permissões para esses itens individuais para alterar quem tem permissão para exibir ou editá-los.

Gerenciar processos relacionados a documento com fluxos de trabalho

Para dar suporte a processos de negócios relacionados a documento comuns, Office SharePoint Server 2007 oferece fluxos de trabalho internos que as organizações podem usar para gerenciar tarefas como coleção de revisão, aprovação e assinatura do documento. Fluxo de trabalho é definido como a movimentação automatizada de documentos ou itens em uma sequência de ações ou tarefas que estão relacionadas a um processo de negócios. Fluxos de trabalho ajudam as organizações gerenciar processos corporativos relacionados a documento com mais eficiência, pois automaticamente controlar e gerenciar as tarefas humanas envolvidos nesses processos.

Por exemplo, a equipe de documentação técnica da Adventure Works faz amplo uso do fluxo de trabalho coletar comentários. Em vez de enviar email para revisores, redator pode iniciar um fluxo de trabalho à direita do documento atual do Office Word 2007. O fluxo de trabalho cuida de gerenciamento do processo, incluindo enviando mensagens de notificação para revisores, criar tarefas para que elas e acompanhando o status dessas tarefas. Os revisores podem concluir suas tarefas em Word 2007 ou em Microsoft Office Outlook 2007.

Além disso, usando Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ou Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation, as organizações podem desenvolver e implantar fluxos de trabalho personalizados que gerenciar processos de negócios que são exclusivos para suas organizações.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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