Introdução ao desenho e personalização de fluxos de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Em toda a empresa, equipes usam sites do Microsoft SharePoint para colaborar em documentos e compartilhar informações. Você quer criar soluções do SharePoint que aumentem a produtividade e eficiência da organização, mas não quer escrever códigos. Por onde começar?

Com Microsoft SharePoint Designer 2010, você pode criar soluções de fluxo de trabalho sem código que gerenciar simples aos mais complexos processos de negócios em uma organização. Fluxos de trabalho adicionar lógica ao sistema e processos humanos. Fluxos de trabalho para processos de sistema podem atualizar uma fonte de dados quando as alterações de fonte de dados de outra. Fluxos de trabalho para processos humanos podem enviar um documento, como um relatório de despesas, ao gerente de um funcionário para aprovação e, se aprovado, o departamento de contabilidade para processamento-lo.

Sites criados com o SharePoint Designer 2010

Isso se tornou possível pelo editor de fluxo de trabalho ainda intuitiva poderosas em SharePoint Designer 2010 que permite lógica aninhada, subetapas e mais. Por exemplo, se seu fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca de documentos ou se ela é filtrada para o tipo de conteúdo de documento, um grupo de ações de conjunto de documentos contextuais aparecem. Um conjunto de documento é um novo recurso no SharePoint Server 2010 por meio da qual um grupo de documentos são tratados como uma unidade única, para que uma ação de fluxo de trabalho para um conjunto de documentos será iteramos sobre todos os itens desse conjunto de documentos.

Outras novas ações de fluxo de trabalho incluem as que formam a base dos três fluxos de trabalho mais populares do SharePoint Server — os fluxos de trabalho de Aprovação, Coletar Comentários e Coletar Assinaturas, ações de utilitário para manipulação de cadeias de caracteres e datas, uma nova ação relacional que usa o Repositório de Perfil de Usuário do SharePoint para pesquisar um gerente e novas ações de lista que um fluxo de trabalho pode usar para definir permissões em um item de lista.

Você também pode criar e compartilhar fluxos de trabalho usando o Microsoft Visio com seus modelos de fluxograma que podem ser exportados para SharePoint Designer 2010.

Sites criados com o SharePoint Designer 2010

Este artigo apresenta as noções básicas de fluxos de trabalho. Quando entende os tipos e os fundamentos dos fluxos de trabalho — ações, condições e etapas — você pode rapidamente adicionar fluxos de trabalho para automatizar processos e ajudar a melhorar a produtividade e eficiência da sua organização.

Neste artigo

O que é um fluxo de trabalho?

Que tipo de fluxos de trabalho deve projetar?

Personalizar os fluxos de trabalho no SharePoint Server 2010

O que são eventos, ações, condições e etapas?

Quais são os formulários de fluxo de trabalho?

Onde são armazenados os fluxos de trabalho?

Onde posso verificar o status de um fluxo de trabalho?

Próximas etapas sugeridas

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxos de trabalho são a maneira funções de uma organização, uma série de ações que correspondem a um processo de trabalho, como o processo para ordens de compra. SharePoint 2010 ajuda você a automatizar esses fluxos de trabalho, aumentando a eficiência e a produtividade da organização. Isso ocorre porque os fluxos de trabalho automatizados direcionam os processos para que a organização pode se concentrar em fazendo o trabalho, em vez de em Gerenciando os processos.

Os fluxos de trabalho podem controlar a maioria dos aspectos de um site, lista, biblioteca, tipo de conteúdo ou item de lista do SharePoint 2010, incluindo o ciclo de vida desse item. O fluxo de trabalho pode incluir tanto ações executadas por pessoas (ou participantes do fluxo de trabalho) como ações executadas pelo fluxo de trabalho. Participantes do fluxo de trabalho podem interagir com ele por intermédio da lista de Tarefas designada, onde um fluxo de trabalho pode criar uma tarefa para alguém e permanecer em pausa até que a tarefa seja marcada como concluída.

Fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos, de acordo com as necessidades de seus processos corporativos. Você pode criar um fluxo de trabalho que o usuário inicia ou um fluxo de trabalho iniciado automaticamente com base em um evento, como ocorre quando um item de uma lista é criado ou alterado.

Em geral, quando você usa SharePoint Designer 2010 para criar um fluxo de trabalho, siga estas etapas básicas:

  • Escolher o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar: lista, lista reutilizável ou site.

  • Usar o editor de fluxo de trabalho para selecionar e reunir as condições e ações que definem as etapas do fluxo de trabalho, de modo que ele represente os processos empresariais que você está automatizando.

  • Salvar e publicar o fluxo de trabalho.

  • Se necessário, personalizar os formulários do fluxo de trabalho que foram gerados automaticamente.

Você pode considerar o fluxo de trabalho como um fluxograma de ações com um começo e fim e com um fluxo sequencial do início ao final. Os fluxos de trabalho podem incorporar ramificações paralelas, mas progridem da ação inicial à ação final.

Por exemplo, imagine que você precise fazer um gráfico do fluxo de trabalho de um documento no SharePoint 2010 até a aprovação. Quando o fluxo de trabalho se inicia, ele automaticamente envia ao analista responsável um email notificando que há um documento para análise. O analista examina o documento e altera seu status para indicar que concluiu a tarefa e se aprovou ou rejeitou o documento. De acordo com a resposta do analista, o fluxo de trabalho continua em uma de duas ramificações paralelas. Se o analista aprovar o documento, o fluxo de trabalho passará o documento aprovado para uma biblioteca de documentos específica e, depois, enviará uma mensagem de email para toda a equipe informando-os sobre o documento aprovado. Se o analista rejeitar o documento, o fluxo de trabalho notificará o autor do documento a respeito. Em qualquer dos casos, o fluxo de trabalho chega ao fim e o processo é concluído.

Fluxograma de processo do fluxo de trabalho

Diagrama 1: Exemplo de fluxo de trabalho de aprovação

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Que tipo de fluxo de trabalho devo criar?

Há três tipos de fluxo de trabalho no SharePoint 2010:

  • Lista

  • Lista reutilizável

  • Site

novo fluxo de trabalho

Fluxos de Trabalho da Lista

Um fluxo de trabalho de lista é o tipo de fluxo de trabalho que estava disponível no SharePoint 2007. Porque ela tem o contexto da lista para a qual ele foi criado, fluxos de trabalho de lista automaticamente tem acesso aos valores dos campos personalizados do item de lista no qual será executado, como o campo personalizado de anotações para uma biblioteca de documentos. Fluxos de trabalho de lista não podem ser disponibilizados para outras listas ou bibliotecas neste ou em outros sites. Para fazer a mesma funcionalidade de fluxo de trabalho para várias listas recrie manualmente os fluxos de trabalho em todos os locais.

Se você souber que só vai precisar dos fluxos de trabalho que está criando para uma lista específica, o fluxo de trabalho da lista terá a vantagem de disponibilizar automaticamente os campos personalizados das listas.

Fluxos de trabalho de lista reutilizável

É possível criar um fluxo de trabalho de lista reutilizável (fluxo de trabalho reutilizável) no site de nível superior do conjunto de sites; esse fluxo de trabalho pode ser disponibilizado para ser reutilizado globalmente — o que significa que o fluxo de trabalho pode ser associado a qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo do conjunto de sites. Você também pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em qualquer subsite do conjunto de sites; esse fluxo de trabalho está disponível para reutilização nesse subsite específico.

Você pode também exportar um fluxo de trabalho reutilizável de um site e, em seguida, carregue e ativar esse fluxo de trabalho em um site diferente. Por exemplo, você pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em um ambiente de teste, testá-lo e, em seguida, exportá-lo para um ambiente de produção. SharePoint Designer 2010 dá suporte à exportação de um fluxo de trabalho como um modelo.

Fluxos de trabalho reutilizáveis, por padrão, não têm o contexto de uma lista ou biblioteca específica. Portanto, por padrão, eles fornecem apenas as colunas que são comuns em listas e bibliotecas; por exemplo, Criado e Criado por.

Se o fluxo de trabalho reutilizável exigir a presença de determinadas colunas da lista ou biblioteca à qual ele está associado, você poderá adicioná-las como colunas de associação, que serão adicionadas automaticamente a uma lista ou biblioteca quando um fluxo de trabalho reutilizável estiver associado a essa lista ou biblioteca.

Quando você cria um fluxo de trabalho reutilizável, alternativamente opte por seu fluxo de trabalho reutilizável a um tipo de conteúdo específico de filtro. Isso permite que você trabalhe com os campos de tipo de conteúdo no SharePoint Designer 2010. Por exemplo, se um fluxos de trabalho de lista reutilizável é associado ao tipo de conteúdo de documento, você exibir e usa em seus campos de fluxo de trabalho que são específicos para o tipo de conteúdo, como ID do documento. Em seguida, no navegador, você pode associar seu fluxo de trabalho reutilizável para um tipo de conteúdo específico ou qualquer tipo de conteúdo que herda a partir desse tipo de conteúdo. Se você associar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, você disponibiliza esse fluxo de trabalho para todos os itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca no site ao qual foi adicionado desse tipo de conteúdo. Você pode até mesmo torná-lo disponível para sites em um conjunto de se o fluxo de trabalho estiver configurado para ser um fluxo de trabalho do globalmente reutilizável.

Se quiser que os usuários possam usar os fluxos de trabalho que você está criando em vários sites, listas, bibliotecas e tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho reutilizável provavelmente será a melhor opção para atender às suas necessidades. A expectativa é que a maioria dos fluxos de trabalho do SharePoint 2010 use fluxos de trabalho reutilizáveis.

Fluxos de trabalho de site

Um fluxo de trabalho de site não está associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, mas a um site. Por isso, ao contrário da maioria dos fluxos de trabalho, ele não é executado em um item de lista específico. Portanto, muitas das ações disponíveis para itens não são disponibilizadas para fluxos de trabalho de site.

No navegador, para iniciar um fluxo de trabalho de site ou exibir o status dos fluxos de trabalho de site em execução, clique no menu Ações de Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e em Fluxos de Trabalho de Site.

Se quiser criar um fluxo de trabalho, mas não precisar de uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, um fluxo de trabalho de site provavelmente será a melhor opção para atender às suas necessidades. Por exemplo, é possível criar um fluxo de trabalho de site para oferecer às pessoas um meio de fornecer comentários sobre o seu site.

Personalizar os fluxos de trabalho em SharePoint Server 2010

Você não precisa começar do zero para criar fluxos de trabalho que correspondem os processos de sua organização. Os quatro fluxos de trabalho mais populares no SharePoint Server 2007 — a aprovação, coletar comentários, coletar assinaturas, fluxos de trabalho de aprovação para publicação — ter sido completamente recriado reutilizável fluxos de trabalho declarativos, significando que agora estão totalmente personalizáveis no SharePoint Designer 2010. Você pode copiar e modificar (recomendado) ou editar esses fluxos de trabalho, bem como fluxos reutilizáveis personalizados, para atender às necessidades da sua organização.

Observação : Há fluxos de trabalho adicionais no SharePoint 2010, como o fluxo de trabalho de três estados, mas elas não são fluxos de trabalho declarativos e, portanto, não podem ser modificadas.

Copiar e modificar um fluxo de trabalho

Esses fluxos de trabalho são orientados a eventos, e todos os eventos importantes do fluxo são exibidos no editor de fluxo de trabalho, para cada tarefa do processo e para o processo como um todo. Por exemplo, você pode facilmente adicionar condições e ações para definir o que acontece quando cada tarefa é atribuída, expirada ou concluída.

O que são eventos, ações, condições e etapas?

Estes são os módulos básicos de um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho consiste em uma ou mais etapas, e cada etapa consiste em ações e condições associadas. Cada fluxo de trabalho é iniciado por um evento.

O que são eventos?

Um evento é o que inicia um fluxo de trabalho. Eventos também podem ser usados para gerenciar o tempo das ações em um fluxo de trabalho; por exemplo, o tempo de espera para que um item seja alterado. Há três eventos que podem iniciar um fluxo de trabalho:

  • Um item é criado.

  • Um item é alterado.

  • Um participante de um fluxo de trabalho clica em um botão de inicialização no site do SharePoint.

Observação : Fluxos de trabalho de site só podem ser iniciados manualmente.

Você pode criar um fluxo de trabalho que um participante inicia manualmente ou um fluxo de trabalho que é iniciado automaticamente quando um item de uma lista é criado ou alterado. Por exemplo, você quer configurar seu fluxo de trabalho personalizado Alteração de design exige aprovação para que ele possa ser iniciado manualmente quando um item for alterado, mas não quando um item for criado. Na página de configurações do fluxo de trabalho, em Opções de Início, selecione Desabilitar opção de início automático na criação do item.

Opções de início de fluxos de trabalho

Quando um participante de um fluxo de trabalho inicia um fluxo de trabalho manualmente, essa pessoa navega primeiramente até a lista ou biblioteca à qual o fluxo de trabalho está anexado. Qualquer pessoa com pelo menos o nível de permissão de Colaboração pode iniciar um fluxo de trabalho projetado para início manual. Para iniciar o fluxo de trabalho manualmente, o participante clica em um item, clica em Fluxos de Trabalho no menu e escolhe um fluxo de trabalho em uma página que exibe todos os fluxos de trabalho disponíveis para esse item. O participante preenche um formulário de inicialização de fluxo de trabalho, se necessário, e inicia o fluxo de trabalho clicando no botão iniciar do formulário. A ação de iniciar um fluxo de trabalho cria uma nova instância desse fluxo de trabalho para um item específico.

Iniciar manualmente o fluxo de trabalho

Observação : O comando Fluxos de Trabalho está disponível apenas quando o item está em uma lista ou biblioteca ou quando é de um tipo de conteúdo com pelo menos um fluxo de trabalho anexado.

Para iniciar um fluxo de trabalho manualmente, o formulário de inicialização pode ser tão simples quanto a imagem à esquerda ou mais complexo, como a imagem à direita;

Formulário simples

Formulário simples de inicialização de fluxo de trabalho

Formulário mais complexo

formulário de inicialização de fluxo de trabalho

Você também pode adicionar campos personalizados a um formulário de inicialização ao projetar o fluxo de trabalho. Os participantes do fluxo de trabalho podem, assim, fornecer informações para o fluxo de trabalho preenchendo esse formulário, e essas definições serão passadas para o fluxo de trabalho. Uma nova instância do fluxo de trabalho será iniciada e esse fluxo de trabalho poderá pesquisar e usar, a qualquer momento, as informações fornecidas por meio do formulário. Também é possível especificar os campos a serem usados em um formulário de associação para fluxos de trabalho reutilizáveis.

O que são ações?

Uma ação é a unidade mais básica de trabalho em um fluxo de trabalho. SharePoint Designer 2010 fornece um conjunto de ações reutilizáveis, já prontos para incorporar ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, seu fluxo de trabalho pode:

  • Criar, copiar, alterar ou excluir itens de uma lista (inclusive documentos).

  • Fazer check-in ou check-out de itens.

  • Enviar uma mensagem de email.

  • Criar uma tarefa para alguém na lista de Tarefas do site de sua equipe.

  • Coletar dados de um participante ao qual possa ser feita referência posteriormente no fluxo de trabalho.

  • Dar pausa ou interromper um fluxo de trabalho.

  • Efetuar o log de informações do fluxo de trabalho em uma lista de Histórico a ser usada para repudiação ou depuração do fluxo de trabalho.

  • Definir variáveis de fluxo de trabalho ou efetuar cálculos.

SharePoint Server 2010 inclui três novas ações de tarefa: Iniciar processo de aprovação, iniciar processo de comentários e iniciar processo de tarefa personalizado. Os fluxos de trabalho "grande três" incluídos no SharePoint Server 2010 — os fluxos de trabalho de aprovação, coletar comentários e coletar assinaturas — são criados com essas ações. As ações de aprovação superfície todos os eventos importantes em um processo de aprovação, facilitando a criação de um processo de fluxo de trabalho humanos onde muitas pessoas interagem ou colaboram em um documento específico.

ação de comentário

Um fluxo de trabalho pode conter qualquer número de ações. As ações listadas acima são executadas pelo fluxo de trabalho, mas outras ações podem ser executadas por participantes do fluxo de trabalho. Por exemplo, em uma aprovação ato de realmente revisão e aprovação de documento de fluxo de trabalho é feito por um participante de fluxo de trabalho. Ações realizadas por um participante de fluxo de trabalho são representadas por tarefas atribuídas a essa pessoa na lista de tarefas designada. As cinco ações no Diagram1: exemplo diagrama fluxo de trabalho, perto do início deste artigo, são:

  • Enviar um email para notificar o revisor

  • Revisar o documento (uma tarefa atribuída a um participante do fluxo de trabalho)

  • Mover o documento para a biblioteca de documentos aprovados

  • Enviar uma mensagem de email para notificar a equipe

  • Enviar uma mensagem de email para notificar o autor do documento

No sentido mais básico, quando você cria um fluxo de trabalho, você identificar a sequência necessária das ações e, em seguida, montar essa sequência de ações usando o editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, no diagrama 1: fluxo de trabalho de aprovação de exemplo, a primeira ação que você deseja é enviar uma mensagem de email para o revisor de notificar.

Fluxograma, enviar um email para o revisor

Portanto, no editor de fluxo de trabalho, você deve clicar a primeira etapa, digite alguns ou todos os emails e escolha Enviar um Email.

Enviar Email

O que são condições?

Ao projetar um fluxo de trabalho, você pode usar o editor de fluxo de trabalho para criar regras que aplicam lógica condicional a sites do SharePoint, listas, itens e tipo de conteúdo. Uma regra estabelece uma condição em que o fluxo de trabalho executará a ação associada apenas se essa condição for verdadeira. Por exemplo, você pode criar uma regra em que o fluxo de trabalho enviará uma mensagem de email para um revisor apenas se um item for criado por uma pessoa específica. Você também pode adicionar várias condições por ramificação. Por exemplo, é possível criar uma regra em que uma mensagem de email será enviada a um revisor apenas se um item for (1) criado por uma pessoa específica e (2) o título do documento contiver palavras-chave específicas. Finalmente, você pode associar várias ações a uma condição. Por exemplo, é possível criar uma regra em que, se um item for criado por uma pessoa específica, então (1) será enviado um email ao revisor e (2) informações do fluxo de trabalho serão registradas na lista Histórico.

condições e ações

Resumindo, uma regra é composta por uma ou mais condições associadas a uma ou mais ações: se todas as cláusulas da condição forem verdadeiras, as ações associadas serão executadas.

No exemplo anterior, o usuário especificou um conjunto de duas condições e um conjunto de duas ações para o fluxo de trabalho. Entretanto, é possível criar várias ramificações no fluxo de trabalho: se a condição A for verdadeira, executar uma ação; se a condição B for verdadeira, executar outra ação. Para adicionar uma ramificação a uma etapa, clique em Inserir Ramificação Else-If. Por exemplo, no fluxo de trabalho Aprovação, se o revisor aprovar um documento, o fluxo de trabalho executará uma de uma série de ações; se o revisor rejeitar um documento, o mesmo fluxo de trabalho executará outra ação. Essa é uma ramificação condicional.

exemplo de fluxograma, aprovador examina documento

No editor de fluxo de trabalho, esta etapa tem duas ramificações e a seguinte aparência.

Ramificação condicional Else

Você também pode criar uma ramificação que não tem uma condição. Dessa forma, o fluxo de trabalho executa uma ação se uma condição ou conjunto de condições é verdadeiro e uma ação diferente se eles forem falsos. Por exemplo, a seguinte etapa de fluxo de trabalho envia uma mensagem para os aprovadores somente se a condição for verdadeira; Caso contrário, o fluxo de trabalho envia uma mensagem para o iniciador do fluxo de trabalho. Adicionando uma ramificação sem uma condição, o fluxo de trabalho executa a ação na ramificação em qualquer caso onde a condição na primeira ramificação for falsa.

Observação : Para ter uma ramificação sem uma condição, ele deve ser a última ramificação no bloco condicional e não a ramificação somente na no bloco condicional.

Etapa 1

Observação : Ramificação de fluxo de trabalho não pode estender de uma etapa para outra. Um conjunto de ramificações 'Else If', também conhecido como um bloco condicional, sempre está contido em uma única etapa. No entanto, você pode aninhar etapas como subetapas.

SharePoint Designer 2010 fornece várias condições reutilizáveis, já prontas para incorporar ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar que o fluxo de trabalho executa as ações associadas somente se um item:

  • For criado ou modificado em um período de tempo específico.

  • For criado ou modificado por uma pessoa específica.

  • Tiver um campo de título que contém palavras-chave específicas.

  • For um arquivo de um tipo específico ou tiver um tamanho de arquivo em um intervalo específico. (esta condição está disponível apenas quando o fluxo de trabalho está anexado a uma biblioteca de documentos.)

Para obter mais informações sobre as condições disponíveis no SharePoint Designer 2010, consulte condições de fluxo de trabalho de em SharePoint Designer 2010: Um guia de referência rápida.

Além disso, você pode criar condições personalizadas e condições avançadas no SharePoint Designer 2010 onde você pode especificar uma grande variedade de parâmetros. Com condições personalizadas, você pode comparar um campo na lista atual com um valor. Por exemplo, você pode criar uma condição personalizada onde se o campo Status de aprovação for igual a aprovado, faça a ação associada. Com condições avançadas, você pode comparar um valor para outro valor. Isso permite que você crie uma comparação entre um campo em qualquer lista e um valor de outra lista. Por exemplo, você pode criar uma condição avançada para a biblioteca de documentos compartilhados onde se o valor do Status de campo na lista de tarefas é igual a pendente, faça a ação associada.

Observação : Uma ação não exige uma condição. Por exemplo, a primeira etapa no diagrama 1: fluxo de trabalho a aprovação de exemplo, perto do início deste artigo, envia um email para notificar o revisor. Esta ação não tem uma condição associada a ele. Um bloco paralelo ações também não exige uma condição.

Ações paralelas versus seriais

Quando há mais de uma ação associada a uma condição, as ações podem ser configuradas para serem executadas ao mesmo tempo (paralelas) ou uma após a outra (seriais), o padrão.

bloco paralelo

Ações seriais    Por exemplo, no seguinte fluxo de trabalho, você pode configurar duas ações para que quando um documento for aprovado, o documento é copiado para a biblioteca de documentos de arquivamento e então (posteriormente) uma mensagem é enviada. No editor de fluxo de trabalho, então indica que a segunda ação ocorre após o primeiro.

ação serial

Paralelo ações por exemplo, na seguinte fluxo de trabalho, você pode configurar duas ações para que quando um documento for aprovado, uma mensagem é enviada e (ao mesmo tempo) o documento é copiado para a biblioteca de documentos de aprovado. No editor de fluxo de trabalho e indica que a segunda ação ocorre ao mesmo tempo como o primeiro. Isto é especialmente útil com tarefas e ações que realizar um tempo significativo. Por exemplo, no caso de tarefas, pode ser usado para controlar quando as tarefas são atribuídas.

Observação : Ações paralelas não são absolutamente simultâneas; a ordem exata não pode ser especificada e pode variar a cada vez que o fluxo de trabalho for executado.

bloco paralelo

Observações : 

  • Em uma regra (condições e ações), as ações podem ocorrer em série, em paralelo ou por meio de uma combinação de série e paralelo.

  • Um conjunto de ações seriais ou paralelas deve estar contido em uma única etapa.

O que são etapas?

Um fluxo de trabalho é composto de uma ou mais etapas. Cada etapa pode conter várias ações e condições associadas. Também é possível aninhar etapas em outras etapas; você pode usar esse recurso para ajudar a organizar o fluxo de trabalho. Pense nas etapas como sendo blocos de funcionalidade do editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, o seguinte fluxo de trabalho tem duas etapas, conforme mostrado no editor de fluxo de trabalho.

Várias etapas

Etapas permitem que você agrupe condições e ações de tal forma que um conjunto de regras (condições e ações) possa ser avaliado e executado antes de um segundo conjunto.

Configure ações de fluxo de trabalho seja executado usando as permissões do autor do fluxo de trabalho. Em SharePoint Designer 2010 você pode usar as etapas de representação para que o fluxo de trabalho executar ações por representando o autor do fluxo de trabalho em vez do iniciador do fluxo de trabalho. Etapas de representação são especialmente útil em cenários, onde as pessoas enviar conteúdo para as pessoas a aprovação de conteúdo e aprovação tem permissões diferentes de publicação e aprovação.

O autor do fluxo de trabalho é a última pessoa quem publicou o fluxo de trabalho. Quando um fluxo de trabalho é republicado por outro usuário, o autor do fluxo de trabalho não muda para em andamento instâncias do fluxo de trabalho. Instâncias de fluxos de trabalho iniciados após o fluxo de trabalho é publicado novamente usará o autor do fluxo de trabalho atualizada.

Observação : Etapas de representação só podem ser adicionadas à raiz de um fluxo de trabalho e não podem ser aninhadas em outra etapa.

No cenário a seguir, a pessoa que inicia os fluxos de trabalho não tem permissão para adicionar um arquivo à biblioteca Arquivo Morto, mas o autor do fluxo de trabalho tem essa permissão. Quando a pessoa inicia o fluxo de trabalho, se a condição for avaliada como verdadeira na etapa de representação, então o documento será copiado na biblioteca Arquivo Morto, usando as permissões do autor do fluxo de trabalho. A etapa 2 não é uma etapa de representação; portanto, ela é executada como o iniciador do fluxo de trabalho. A prática recomendada é o uso de etapas de representação para um conjunto mínimo de ações que, para serem realizadas, exijam permissões do autor do fluxo de trabalho.

Etapa de representação

Uma etapa ou vários? Alguns fluxos de trabalho podem ser criados como uma sequência de ações em uma etapa ou como uma sequência de etapas. Por exemplo, as ações na etapa a seguir podem ser divididas em etapas separadas ou aninhadas com o bloco condicional como etapas separadas

várias ações em uma etapa

A seguir, um exemplo do processo, usando etapas aninhadas em um bloco condicional.

Ações em etapas aninhadas

Etapas são o modo de organizar o fluxo de trabalho. A maneira exata como você usará as etapas dos seus fluxos de trabalho é, em grande parte, resultado de preferência pessoal. Por exemplo, um fluxo de trabalho pode ter muitas ações em uma etapa que não usa condições. Nesse caso, convém separar as ações em etapas apenas para organizá-las melhor. As regras em uma etapa são processadas até a conclusão e só então ocorre a próxima etapa; sendo assim, pode ser conveniente agrupar, na mesma etapa, todas as regras necessárias para afetar a(s) ação(ões) específica(s) desejada(s).

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O que são formulários de fluxo de trabalho?

Para tornar seu fluxo de trabalho mais dinâmico e flexível, adicione um formulário. Com o formulário, você pode coletar informações dos participantes do fluxo de trabalho, em períodos predefinidos no fluxo de trabalho, e possibilitar que os participantes interajam com as tarefas desse fluxo de trabalho e ajudem a garantir a disponibilização de dados para fluxos de trabalho reutilizáveis, independentemente da lista, biblioteca ou tipo de conteúdo ao qual estejam associados.

Com SharePoint Designer 2010, você pode criar três tipos de formulários de fluxo de trabalho:

  • Um formulário de inicialização coleta informações do participante de fluxo de trabalho quando iniciarem o fluxo de trabalho. Ele é gerado automaticamente quando você cria o fluxo de trabalho em SharePoint Designer 2010. Formulários de inicialização são exibidos para os usuários quando eles iniciarem manualmente um fluxo de trabalho em um determinado item do SharePoint. Com um formulário de inicialização, os usuários podem especificar parâmetros adicionais ou informações sobre o fluxo de trabalho, como ele se aplica ao item do SharePoint especificado. Por exemplo, você pode usar um formulário de inicialização para solicitar que deve revisar um documento e, quando a revisão deve ser concluída. SharePoint Designer 2010 gera automaticamente um formulário de inicialização do InfoPath ou ASP.NET acordo com suas especificações de inicialização. Se nenhum parâmetro desnecessárias é necessário, o formulário só terá botões Iniciar e Cancelar

  • Um formulário de tarefa personalizado permite que os participantes do fluxo de trabalho interagir com as tarefas na lista de tarefas especificadas para o fluxo de trabalho. Com o Assistente de tarefa personalizado, você pode facilmente criar campos de formulário personalizados e adicioná-las a um formulário de tarefas personalizado. Quando você terminar de criar o fluxo de trabalho, SharePoint Designer 2010 gera automaticamente os formulários do InfoPath ou ASP.NET de suas tarefas personalizadas. Em seguida, quando o fluxo de trabalho é executado e as tarefas são criadas, o usuário navega para a lista de tarefas especificada para o fluxo de trabalho, marca a tarefa como concluída e insere as informações opcionais ou obrigatórios específicas ao fluxo de trabalho. O fluxo de trabalho, em seguida, pode responder a essas alterações conforme especificado no fluxo de trabalho, ou pesquisar e avaliar essas informações em etapas posteriores do fluxo de trabalho.

  • Um fluxo de trabalho reutilizável, por padrão, fornece apenas os campos comuns a todos os itens; por exemplo, Criado e Modificado por. Isso ocorre porque um fluxo de trabalho reutilizável não é, por padrão, associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Um formulário de associação habilita você a associar campos a um fluxo de trabalho reutilizável, para que os campos sejam disponibilizados quando você criar e executar o fluxo de trabalho.

Depois de SharePoint Designer 2010 gera automaticamente os formulários, você pode personalizá-los indo para a página de configurações do fluxo de trabalho, na seção formulários, clique no formulário que você deseja personalizar. Formulários de fluxo de trabalho são páginas do InfoPath ou ASP.NET. Eles são armazenados no site do SharePoint com os arquivos de origem do fluxo de trabalho.

Editar formulário

Funcionalidade aperfeiçoada com formulários de InfoPath 2010 em SharePoint Server 2010

Se o servidor está executando SharePoint Server 2010 (não SharePoint Foundation 2010 sozinho), os formulários de fluxo de trabalho — a associação, inicialização e tarefa — agora estão InfoPath 2010 formulários. É fácil alterar a aparência e o layout dos formulários do InfoPath e você pode adicionar regras de validação a um formulário do InfoPath. Para editar um fluxo de trabalho formulário no InfoPath 2010, apenas clique no formulário e o InfoPath abre o formulário diretamente do 2010.InfoPath no SharePoint Designer estão disponíveis para listas, bibliotecas e fluxos de trabalho.

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Onde são armazenados os fluxos de trabalho?

Fluxos de trabalho são armazenados em uma biblioteca de documentos de nível de site chamada fluxos de trabalho. Esta biblioteca de documentos é criada automaticamente pelo SharePoint Designer 2010. Por padrão, a biblioteca de documentos de fluxos de trabalho está oculta no navegador e não tem nenhum exibições de lista, como AllItems ou EditForm. aspx. Para exibir o conteúdo da biblioteca de fluxos de trabalho, em SharePoint Designer 2010, no painel de navegação, clique em Todos os arquivos e, em seguida, clique em fluxos de trabalho no painel principal.

Observações : 

  • Você talvez não consiga exibir fluxos de trabalho usando Todos os Arquivos. Isso dependerá do modo como o servidor foi configurado.

  • A principal maneira de acesso e design de fluxos de trabalho em SharePoint Designer 2010 é clicar fluxos de trabalho no painel de navegação.

todos os arquivos

A biblioteca de documentos de fluxos de trabalho contém uma pasta para cada fluxo de trabalho criado com SharePoint Designer 2010. A pasta contém os arquivos de origem necessários para o fluxo de trabalho, tais como:

  • Arquivo de marcação de fluxo de trabalho (.xoml).

  • Arquivo de configuração de fluxo de trabalho.

  • Formulários xsn do InfoPath ou aspx do ASP.NET necessários aos fluxos de trabalho; por exemplo, formulários de inicialização (para fluxos de trabalho iniciados manualmente) ou formulários personalizados de tarefas.

Para editar um fluxo de trabalho existente no SharePoint Designer 2010, no painel de navegação, clique em fluxos de trabalho. No painel principal, clique com botão direito do fluxo de trabalho desejado e clique em Editar fluxo de trabalho.

editar fluxos de trabalho

Para copiar e modificar um fluxo de trabalho reutilizável no SharePoint Designer 2010, no painel de navegação, clique em fluxos de trabalho. No painel principal, clique com botão direito do fluxo de trabalho reutilizável desejado e clique em Copiar e modificar.

Copiar e modificar um fluxo de trabalho

Os dois procedimentos acima abrem o fluxo de trabalho no editor de fluxo de trabalho. É possível clicar na faixa de opções ou na navegação estrutural para editar o fluxo de trabalho, gerenciar definições e definir o processo de tarefa do fluxo de trabalho.

O editor de fluxo de trabalho fornece uma ação chamada Registrar na Lista de Histórico. A prática recomendada é o uso dessa ação nos fluxos de trabalho para manter um registro do histórico do fluxo de trabalho. Esse histórico é irrelevante para a investigação de erros ou para finalidades de acompanhamento e repúdio.

Quando você cria um fluxo de trabalho que usa o ação Log lista de histórico, SharePoint Designer 2010 cria automaticamente uma lista chamada histórico do fluxo de trabalho. A lista é por padrão criado em http://<sitename>/Lists/Workflow%20History. Você pode especificar para criar uma lista de histórico diferentes ao criar uma lista ou fluxos de trabalho de site e quando associar um fluxo de trabalho de lista reutilizável. Esta lista tem colunas para informações como ID de usuário, data, evento e descrição de erro. Como a biblioteca de documentos de fluxos de trabalho, por padrão, a lista de histórico está oculta no navegador, mas pode ser vista no SharePoint Designer 2010, no painel de navegação, clique em Todos os arquivos.

Lista de histórico

O editor de fluxo de trabalho fornece seis ações que interagem com a lista Tarefas, incluindo Atribuir um Item de Tarefa Pendente, Coletar Dados de um Usuário e Atribuir uma Pesquisa de Grupo. Por padrão, os fluxos de trabalho usam a lista Tarefas, mas podem ser configurados para usar uma lista Tarefas personalizada. Essa lista pode ser usada para separar tarefas de fluxo de trabalho de outros tipos de tarefa ou para fins de permissão relacionada a problemas. É possível usar uma lista Tarefas personalizada para todos os fluxos de trabalho no site ou uma lista Tarefas personalizada para cada fluxo de trabalho. Isso depende dos requisitos técnicos e organizacionais dos fluxos de trabalho.

Quando você cria um fluxo de trabalho que usa qualquer uma das três ações anteriores, o SharePoint Designer 2010 cria automaticamente o formulário, o tipo de conteúdo para a tarefa e a lista de tarefas, se necessário. Por padrão, a lista de tarefas pode ser visualizada no navegador, diferentemente da biblioteca de documentos de fluxos de trabalho e da lista de histórico de fluxo de trabalho.

tarefas de fluxo de trabalho

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Onde posso verificar o status de um fluxo de trabalho?

Você pode exibir facilmente o progresso de fluxos de trabalho em um item selecionado por meio do navegador. O modo de exibição Todos os Itens de uma lista ou biblioteca de documentos exibe, por padrão, o status atual de fluxos de trabalho em execução no item. No exemplo a seguir, o fluxo de trabalho Solicitação de Alteração de Design está em Em andamento para o Widget 1 DCR.

status de fluxo de trabalho

Observações : 

  • Haverá várias colunas se vários fluxos de trabalho forem associados à lista ou biblioteca.

  • As colunas podem ser removidas do modo de exibição todos os itens sem afetar a funcionalidade do fluxo de trabalho.

  • A coluna de status não será adicionada ao modo de exibição se já houver seis ou mais colunas de pesquisa/status no modo de exibição.

Clicar o status do fluxo de trabalho para um item, como em andamento ou concluído, você será levado para a página de Status do fluxo de trabalho do fluxo de trabalho do item específico. Para ver o status de fluxos de trabalho de site, clique no menu Ações do Site, clique em Exibir todo o conteúdo do Site e, em seguida, clicando em Fluxos de trabalho de Site. A página de status do fluxo de trabalho fornece informações sobre:

  • Quem iniciou os fluxos de trabalho do item e quando

  • Tarefas associadas ao fluxo de trabalho do item

  • Histórico do fluxo de trabalho do item; por exemplo, quando os fluxos de trabalho foram iniciados e quando foram concluídos

Visualização de fluxo de trabalho

Você também obterá uma visualização do status de fluxo de trabalho se:

  • Opção Mostrar visualização de fluxo de trabalho na página status foi selecionada no SharePoint Designer 2010 quando o fluxo de trabalho foi publicado

  • O computador em que foram publicados os fluxos de trabalho tiverem o Visio Premium 2010 instalado

  • Fluxo de trabalho está sendo executado no SharePoint Server 2010

  • Os Serviços Gráficos do Visio estiverem em execução no servidor

Observação : Visio não precisa ser instalado no computador local para exibir a visualização de fluxo de trabalho.

Visualização de fluxos de trabalho

Com a visualização de fluxo de trabalho, um diagrama do Visio do seu fluxo de trabalho é criado e exibido automaticamente em uma Web Part do Visio, na página Status do Fluxo de Trabalho. A visualização mostra um modo de exibição "ao vivo" do local de um determinado fluxo de trabalho.

Para exibir a página Fluxos de Trabalho de um item, clique no item da lista e, no menu, em Fluxos de Trabalho.

Observação : O comando Fluxos de Trabalho só é disponibilizado quando o item está em uma lista ou biblioteca que tenha pelo menos um fluxo de trabalho anexado a ela.

Quando um usuário iniciar um fluxo de trabalho em um item SharePoint Foundation 2010 ou SharePoint Server 2010 adiciona uma nova coluna a essa lista ou biblioteca que o item está em. Por padrão, o nome da coluna corresponde ao nome do fluxo de trabalho. Esta coluna somente leitura exibe o status atual do item dentro desse fluxo de trabalho. Esta coluna de status é adicionada automaticamente para cada fluxo de trabalho na primeira vez em que ele é executado.

Em cada coluna, o status do fluxo de trabalho é um link. Quando você clica em Em Andamento, por exemplo, é possível visualizar a página de Status do Fluxo de Trabalho para essa instância do fluxo de trabalho.

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Próximas etapas sugeridas

Os fluxos de trabalho são uma maneira poderosa de adicionar lógica de aplicativo aos sites e aplicativos do SharePoint. Agora que você compreende as noções básicas dos fluxos de trabalho, talvez queira começar criando um fluxo de trabalho. Saiba mais obre como projetar e personalizar fluxos de trabalho na seção Consulte também.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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