Introdução a metadados gerenciados

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Metadados são informações sobre informações. Por exemplo, título e autor de um livro é metadados. Metadados podem ser muitos tipos de informações — um local, uma data ou um número de item de catálogo. Quando você usa SharePoint produtos, você pode gerenciar os metadados centralmente. Você pode organizar os metadados de uma maneira que faz sentido em sua empresa e usar os metadados para tornar mais fácil encontrar o que você deseja.

Este artigo descreve a terminologia importante relacionada a metadados gerenciados e oferece a você uma rápida visão geral sobre como usar as ferramentas no SharePoint para gerenciar metadados.

Terminologia importante

Esta seção contém definições de termos-chave. Esses termos e conceitos aparecem frequentemente em artigos sobre metadados gerenciados.

Uma taxonomia é um sistema de classificação formal. Ela agrupa as palavras, os rótulos e os termos que descrevem algo e depois organiza os grupos em uma hierarquia.

As pessoas constroem taxonomias para quase qualquer tipo de informação, desde sistemas biológicos até estruturas organizacionais. Por exemplo, biólogos agrupam seres vivos em quatro classificações principais: animais, plantas, fungos e micróbios. Cada um desses grupos principais tem várias subdivisões. Juntos, o sistema como um todo é uma taxonomia.

As organizações criam taxonomias de várias maneiras. Criam taxonomias de Plano de Contas para gerenciar sistemas contábeis, organogramas e classificações de cargos para gerenciar funcionários, catálogos de produtos e assim por diante. Todas essas taxonomias são hierarquias estruturadas de informações; sistemas de classificação formais que ajudam as pessoas a manipular informações.

Uma folksonomia é um sistema de classificação informal. Ele se desenvolve gradualmente à medida que os usuários de sites colaboram com palavras, rótulos e termos em um site. Originalmente, folksonomias eram desenvolvidas a partir de aplicativos populares, como aplicativos de marcação.

Se já viu uma nuvem de marcas em um site, então você viu a visualização de uma folksonomia. A figura a seguir mostra uma nuvem de marcas em um site do SharePoint.

Nuvem de marcas

Uma abordagem a metadados baseada em folksonomia pode ser útil. Ela cria uma maneira de compartilhar o conhecimento e a experiência dos usuários de sites. Com o uso de uma folksonomia, a classificação do conteúdo pode evoluir junto com as necessidades corporativas e os interesses dos usuários em constante transformação.

Um conjunto de termos é um grupo de termos relacionados.

Conjuntos de termos podem ter um escopo diferente, dependendo de onde você os cria.

  • Conjuntos de termos locais    são criados no contexto de um conjunto de sites e estão disponíveis para uso (e ficam visíveis) apenas para os usuários desse conjunto de sites. Por exemplo, quando você cria um conjunto de termos para uma coluna de metadados em uma lista ou biblioteca, esse conjunto de termos é local. Ele fica disponível somente no conjunto de sites que contém essa lista ou biblioteca. Por exemplo, uma biblioteca de mídia pode ter uma coluna de metadados que mostra o tipo de mídia (diagrama, fotografia, captura de tela, vídeo, etc.). A lista de termos permitidos é relevante apenas para essa biblioteca e está disponível para uso nela.

  • Conjuntos de termos globais    estão disponíveis para uso em todos os sites que assinam um aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados específico. Por exemplo, uma organização pode criar um conjunto de termos que lista nomes de unidades de negócios na organização, como Recursos Humanos, Marketing, Tecnologia das Informações e assim por diante.

Além disso, você pode configurar um conjunto de termos como fechado ou aberto. Em um conjunto de termos fechado, os usuários não podem adicionar novos termos, a não ser que tenham permissões apropriadas. Em um conjunto de termos aberto, os usuários podem adicionar novos termos a uma coluna que esteja mapeada para esse conjunto de termos.

Um termo é uma palavra ou expressão específica que você associou a um item em um site do SharePoint. Ele é um item único em um conjunto de termos. Um termo tem uma identificação única e pode ter várias etiquetas de texto (sinônimos). Se você estiver trabalhando em um site multilíngue, o termo poderá ter rótulos em diferentes idiomas.

Há dois tipos de termos:

  • Termos gerenciados    Termos gerenciados são termos predefinidos. Administradores de Repositórios de Termos organizam termos gerenciados em um conjunto de termos hierárquico.

  • Palavras-chave corporativas    Uma palavra-chave enterprise é uma palavra ou frase que adiciona um usuário para itens em um site do SharePoint. A coleção de palavras-chave corporativas é conhecida como as palavras-chave definida. Normalmente, os usuários podem adicionar qualquer palavra ou frase a um item como uma palavra-chave. Isso significa que você pode usar palavras-chave corporativas para marcação de estilo folksonomy. Às vezes, os administradores do repositório de termos mova palavras-chave corporativas para um conjunto de termos gerenciados específicos. Quando elas fazem parte de um conjunto de termos gerenciados, palavras-chave ficam disponíveis no contexto desse conjunto de termos.

Para saber mais sobre como criar e gerenciar termos, consulte Criar e gerenciar termos em um conjunto de termos.

Em produtos do SharePoint, um grupo é um termo de segurança. No que diz respeito a metadados gerenciados, um grupo é uma coleção de conjuntos de termos que compartilham requisitos de segurança em comum. Apenas os usuários com permissões de colaborador para um grupo específico podem gerenciar conjuntos de termos pertencentes a esse grupo ou criar novos conjuntos de termos dentro dele. As organizações devem criar grupos para conjuntos de termos que terão acesso exclusivo ou necessidades de segurança específicas.

Para saber mais sobre como criar um grupo de conjuntos de termos, consulte Criar um novo grupo de conjuntos de termos.

A Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos é a ferramenta que as pessoas que gerenciam taxonomias podem usar para criar ou gerenciar conjuntos de termos e os termos dentro deles. Ela mostra todos os conjuntos de termos globais e qualquer conjunto de termos local disponível para o conjunto de sites a partir do qual você acessa essa ferramenta.

Uma coluna Metadados Gerenciados é um tipo especial de coluna que você pode adicionar a listas ou bibliotecas. Ela permite que usuários de sites selecionem termos de um conjunto de termos específico. Uma coluna Metadados Gerenciados pode mapear para um conjunto de termos existentes, ou você pode criar um conjunto de termos local especificamente para a coluna.

Para aprender a trabalhar com uma coluna de Metadados Gerenciados, consulte Criar uma coluna de metadados gerenciados

Palavras-chave Corporativas é uma coluna que você pode adicionar a tipos de conteúdo, listas ou bibliotecas para permitir que os usuários marquem itens com palavras ou expressões que eles mesmos escolhem. Por padrão, ela é uma coluna de vários valores. Quando os usuários digitam uma palavra ou expressão nessa coluna, o SharePoint apresenta sugestões de digitação antecipada. Essas sugestões podem incluir itens de conjuntos de termos gerenciados e o conjunto de termos de palavras-chave. Os usuários podem selecionar um valor existente ou inserir um novo valor.

Marcas sociais são palavras ou expressões que os usuários de sites podem aplicar ao conteúdo para ajudar a categorizar as informações de maneira que elas sejam significativas para eles. A marcação social é útil porque ajuda os usuários de sites a melhorar a divulgação do conteúdo e das informações em um site. Esses usuários podem adicionar marcas sociais a informações em um site do SharePoint e a URLs fora de um site do SharePoint.

Uma marca social contém ponteiros para três tipos de informações:

  • Uma identidade de usuário

  • Uma URL de item

  • Um termo

Quando você adiciona uma marca social a um item, pode especificar se quer tornar a sua identidade e a URL do item privadas. Porém, a parte do termo dessa marca social é sempre pública, pois é armazenada no Repositório de Termos.

Quando você cria uma marca social, pode escolher um termo em um conjunto de termos existentes ou pode inserir um novo. Se você selecionar um termo existente, sua marca social conterá um ponteiro para ele.

Se, em vez disso, você inserir um novo termo, o SharePoint criará uma nova palavra-chave para ele no conjunto de termos de palavras-chave. A nova marca social apontará para esse termo. Dessa maneira, marcas sociais oferecem suporte para uma marcação baseada em folksonomia. Além disso, quando os usuários atualizam uma coluna Palavras-chave ou Metadados Gerenciados, o SharePoint pode criar marcas sociais automaticamente. Em seguida, esses termos se tornam visíveis como marcas em news feeds, nuvens de marcas ou perfis de Meu Site.

Proprietários de listas ou bibliotecas podem habilitar ou desabilitar a publicação de metadados atualizando as Configurações de Palavras-chave e Metadados Corporativos de uma lista ou biblioteca.

Para saber como adicionar uma coluna de palavras-chave especiais, consulte Adicionar uma coluna de palavras-chave corporativas a uma lista ou biblioteca.

De uma forma geral, marcação se refere ao ato de aplicar metadados a um item, independentemente de a marca ser uma marca social ou metadados gerenciados.

Cenários de metadados: de taxonomias a folksonomias

O gerenciamento de metadados do SharePoint oferece suporte para uma ampla variedade de abordagens a metadados, desde taxonomias formais até folksonomias determinadas pelo usuário. Você pode implementar taxonomias formais através de termos e conjuntos de termos gerenciados. Também pode usar palavras-chave corporativas e marcação social, que permitem aos usuários de sites marcar o conteúdo com palavras-chave que eles mesmos escolhem.

Além disso, os produtos do SharePoint oferecem flexibilidade. É possível escolher que nível de estrutura e controle você quer usar com metadados, além de selecionar o escopo do controle e da estrutura. Por exemplo:

  • Você pode aplicar controle globalmente entre sites ou torná-lo local para sites específicos.

  • Você pode configurar conjuntos de termos de forma que eles sejam fechados ou abertos a contribuições dos usuários.

  • Você pode optar por usar ou não palavras-chave corporativas e marcação social os termos gerenciados.

Os produtos do SharePoint permitem que as organizações combinem as vantagens de taxonomias gerenciadas formais com os benefícios dinâmicos da marcação social de formas personalizadas.

O diagrama a seguir mostra como requisitos diferentes podem usar níveis diferentes de escopo e controle.

configurações de metadados gerenciados flexíveis

Benefícios dos metadados gerenciados

Existem diversas vantagens de se usar metadados gerenciados nos sites de uma organização:

Os recursos de metadados gerenciados em produtos do SharePoint permitem que você controle como os usuários adicionam metadados a um conteúdo. Por exemplo, usando conjuntos de termos e termos gerenciados, você pode controlar quais conjuntos de termos os usuários podem adicionar a um conteúdo e quem pode adicionar novos termos. Também é possível limitar palavras-chave corporativas a uma lista específica, configurando o conjunto de termos de Palavras-chave como fechado.

Quando os mesmos termos são usados de forma consistente nos sites, é mais fácil criar processos robustos ou soluções que dependem de metadados. Além disso, fica mais fácil para os usuários de sites aplicarem metadados consistentemente ao conteúdo.

Quando o conteúdo dos sites de uma organização tem metadados consistentes, é mais fácil encontrar informações e dados comerciais por meio de pesquisas. Recursos de pesquisa como o painel de refinamento, que é exibido no lado esquerdo da página de resultados da pesquisa, permitem que os usuários filtrem resultados de pesquisas com base em metadados.

o refinamento do painel exibe metadados que podem ser usados para filtrar os resultados da pesquisa.

A navegação de metadados permite que os usuários criem exibições de informações dinamicamente, com base em campos de metadados específicos. Em seguida, eles podem localizar bibliotecas usando pastas ou pivôs de metadados, além de refinarem os resultados usando Filtros de Palavras-chave adicionais. Para saber como definir isso, consulte Configurar a navegação de metadados para uma lista ou biblioteca.

controle de navegação de metadados

Metadados gerenciados tornam mais fácil para os Administradores de Repositórios de Termos manterem e adaptarem metadados à medida que as necessidades corporativas sofrem transformações. Você pode atualizar um conjunto de termos facilmente. Além disso, termos novos ou atualizados se tornam automaticamente disponíveis quando você associa uma coluna Metadados Gerenciados com esse conjunto de termos. Por exemplo, se você mesclar vários termos em um único termo, o conteúdo marcado com esses termos será automaticamente atualizado para refletir a mudança. É possível especificar vários sinônimos (ou rótulos) para itens individuais. Se o seu site for multilíngue, você também poderá especificar rótulos multilíngues para termos individuais.

gerenciando metadados

O gerenciamento efetivo de metadados requer cautela de raciocínio e planejamento. Pense sobre o tipo de informação que você quer usar para gerenciar o conteúdo de listas e bibliotecas e leve em consideração como essas informações são usadas na organização. Você pode criar conjuntos de termos de metadados para várias informações diferentes.

Por exemplo, é possível ter um único tipo de conteúdo para um documento. Cada documento pode ter metadados que identificam muitos dos fatos relevantes sobre ele, como os seguintes exemplos:

  • Finalidade do documento - É uma proposta de vendas? Uma especificação de engenharia? Um procedimento de Recursos Humanos?

  • Autor do documento e nomes de pessoas que o modificaram

  • Data de criação, data de aprovação, data da modificação mais recente

  • Departamento responsável por qualquer implicação orçamentária do documento

  • Audiência

Aqui estão algumas atividades importantes que estão envolvidas com o gerenciamento de metadados:

  • Planejando e configurando

  • Gerenciando termos, conjuntos de termos e grupos

  • Especificando propriedades para metadados

Convém que a sua organização realize um planejamento cauteloso antes de você começar a usar metadados gerenciados. O grau de planejamento necessário depende de o quão formal a sua taxonomia é e também da intensidade de controle que você quer impor sobre os metadados.

Se você quiser permitir que os usuários ajudem a desenvolver sua taxonomia, basta permitir que eles adicionem palavras-chave a itens e, em seguida, organizar esses conjuntos de termos conforme necessário.

Se a sua organização quiser usar conjuntos de termos gerenciados para implementar taxonomias formais, será importante envolver os principais interessados nos processos de planejamento e desenvolvimento. Depois que eles concordarem com os conjuntos de termos necessários, você poderá usar a Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos para importar ou criar seus conjuntos de termos. Essa ferramenta também pode ser usada para gerenciar os conjuntos de termos à medida que os usuários começam a trabalhar com os metadados. Se o seu aplicativo Web estiver configurado corretamente, e você tiver as permissões apropriadas, será possível acessar a Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos seguindo estas etapas.

  1. Clique em configurações Botão Configurações do Office 365 e clique em Configurações do Site.

  2. Clique no gerenciamento de armazenamento de termos em Administração do Site.

    A caixa de diálogo da ferramenta de gerenciamento de repositório de termos.

A Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos fornece um controle de árvore que você pode usar para realizar a maioria das tarefas. Sua função de usuário para essa ferramenta determina as tarefas que você pode realizar. Para trabalhar na Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos, você deve ser um Administrador de Farm, um Administrador de Repositório de Termos ou alguém que tenha sido designado como Gerente de Grupo ou Colaborador para conjuntos de termos.

Para saber mais, consulte Criar e gerenciar grupos e conjuntos de termos.

Para realizar ações em um item na hierarquia, siga estas etapas.

  1. Aponte para o nome do grupo, conjunto de termos, termo ou aplicativo de Serviço de Metadados Gerenciados que você gostaria de mudar e depois clique na seta exibida.

  2. Selecione as ações desejadas no menu.

Por exemplo, se você for um Administrador de Repositório de Termos ou um Gerente de Grupo, poderá criar, importar ou excluir conjuntos de termos dentro de um grupo. Colaboradores de conjunto de termos podem criar novos conjuntos de termos.

a ferramenta de gerenciamento do repositório de termos possui menus apropriados para cada nível da hierarquia

Em cada nível da hierarquia, você pode configurar propriedades específicas para um grupo, conjunto de termos ou termo usando o painel de propriedades na Ferramenta de Gerenciamento do Repositório de Termos. Por exemplo, se estiver configurando um conjunto de termos, poderá especificar informações como Nome, Descrição, Proprietário, Contato e Envolvidos no painel disponível na guia Geral. Também é possível especificar se você quer que um conjunto de termos seja aberto ou fechado a novos envios por parte dos usuários. Outra alternativa é escolher a guia Uso Pretendido e especificar se o conjunto de termos deve ficar disponível para marcação ou navegação de site.

Propriedades do Repositório de Termos permitem definir configurações, como marcação

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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