Introdução a listas

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Uma lista é uma coleção de dados que você pode compartilhar com os membros da equipe e outros usuários do site. Você encontrará SharePoint fornece um número de listas de prontos para uso e modelos de lista para fornecer um bom ponto de partida para organizar itens de lista. Este artigo explica os conceitos básicos criando e usando as listas.

Consulte os tópicos a seguir para obter informações sobre como criar, editar e excluir listas.

Observação : Observe que as informações aqui e tipos de listas disponíveis dependem da versão do SharePoint que você está usando. Se você não souber a versão contate o administrador, ajudar o suporte técnico ou gerente ou consulte qual versão do SharePoint estou usando?.

Normalmente, um site possui várias listas padrão, incluindo Links, Comunicados, Contatos, Controle de Problemas, Pesquisas e Tarefas, que você pode usar como foco para colaboração em equipe ou em uma solução corporativa. Em muitos casos, essas listas padrão podem fornecer soluções rápidas e eficientes com pouca ou nenhuma modificação. Por exemplo, é possível usar:

  • Tarefas que incluem acompanhamento de propriedade e progresso além de uma linha do tempo na página de uma apresentação visual atraente do conteúdo da lista.

  • Controle de Problemas, que inclui controle de versão e armazenamento do histórico de versões, para uma análise mais profunda de projetos de grupo de trabalho e tarefas de trabalho comuns.

Listas são elaboradas e flexíveis e apresentam muitos recursos internos que proporcionam uma maneira eficiente de armazenar, compartilhar e trabalhar com dados. Você pode:

  • Criar uma lista com uma variedade de colunas, incluindo Texto, Número, Opção, Moeda, Data e Hora, Pesquisa, Sim/Não e Calculado. Também pode corresponder um ou mais arquivos a um item de lista para fornecer outros detalhes, como uma planilha com números precisos ou um documento com informações detalhadas.

  • Criar modos de exibição de lista para organizar, classificar e filtrar dados de maneiras diferentes e específicas; alterar os metadados (por exemplo, adicionar e excluir colunas e modificar regras de validação) e usar listas de maneira uniforme em sites com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Por exemplo, você pode exibir apenas os eventos atuais de um calendário em uma home page e criar um modo de exibição visual (semelhante a um calendário de parede) em outra página.

  • Criar relacionamentos entre listas usando uma combinação de colunas exclusivas, colunas de pesquisa e a aplicação de relacionamentos (exclusão restrita e em cascata), funcionalidades estas que melhoram sua capacidade de criar soluções corporativas mais sofisticadas e que ajudam a preservar a integridade dos dados.

  • Criar listas personalizadas, exibir dados em Web Parts e Páginas de Web Parts e importar, exportar e vincular dados de outros programas, como o Excel e o Access.

  • Controlar versões e históricos detalhados, exigir aprovação para modificar dados, usar a segurança em nível de item e pasta, fazer check-in e check-out e permanecer automaticamente informado sobre alterações com o uso de alertas e RSS feeds.

  • Organizar o conteúdo de uma única lista em pastas para aumentar a conveniência e melhorar o desempenho, além de melhorar o desempenho em geral com listas grandes por meio do recurso de indexação.

Veja a seguir algumas maneiras de trabalhar com listas para ajudá-lo a gerenciar informações para o seu grupo.

Controlar versões e históricos detalhados    Você pode controlar versões de itens de lista, para que você possa ver os itens que foram alterados de versão para versão, bem como quem alterou os itens da lista. Se erros são feitos em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. Controlar o histórico de uma lista é especialmente importante se sua organização precisa monitorar uma lista à medida que ele evolui.

Exigir aprovação    Você pode especificar que aprovação para um item de lista é necessária antes que ele pode ser visualizado por qualquer pessoa. Os itens permanecem em um estado pendente até que elas são aprovadas ou rejeitadas por alguém que tenha permissão para aprová-los. Você pode controlar quais grupos de usuários podem exibir um item de lista antes que ela seja aprovada.

Personalizar permissões    Você pode especificar se os participantes para sua lista podem ler e editar somente os itens que criaram ou todos os itens na lista. As pessoas que têm permissão para gerenciar listas podem ler e editar todos os itens de lista. Você também pode aplicar níveis de permissão específicos para um item de lista simples, por exemplo, se o item contém informações confidenciais.

Criar e gerenciar modos de exibição    O grupo pode criar diferentes modos de exibição da mesma lista. Não altera o conteúdo da lista real, mas os itens são organizados ou filtrados para que as pessoas podem encontrar as informações mais importantes ou interessantes, dependendo das suas necessidades.

Atualizar listas    Independentemente do tipo de lista que você está atualizando o processo é semelhante para adicionar, editar e excluir itens de lista. Há duas maneiras de adicionar ou editar um item em uma lista.

  • Usando um formulário, que é o método padrão.

  • Embutida, ou seja, que você adiciona o item diretamente à página da lista.

Se a lista estiver configurada para rastrear versões, uma nova versão de um item será criada toda vez que esse item for editado. É possível exibir um histórico de como o item da lista foi alterado e restaurar uma versão anterior se houver um erro em uma versão mais recente.

Usar fórmulas e valores calculados    Você pode usar fórmulas e valores calculados para gerar dinamicamente informações nas colunas de uma lista. As operações podem incluir outras colunas de informações em uma lista, além de funções de sistema como [Hoje] para indicar a data atual. Por exemplo, você pode especificar um padrão data de vencimento que seja sete dias a partir da data atual.

Manter-se informado sobre alterações    Listas e modos de exibição podem usar RSS, para que os membros do grupo de trabalho podem receber automaticamente atualizações. RSS é uma tecnologia que permite que as pessoas receber e exibir atualizações ou RSS feeds de notícias e informações em um local consolidado. Você também pode criar alertas por email para notificá-lo quando as listas são alteradas ou quando novos itens são adicionados. Alertas são uma maneira conveniente para controlar as alterações que são importantes para você.

Criar relações de lista    Uma relação entre duas listas, na lista de origem, você deverá cria uma pesquisa coluna que recupera (ou "procura") um ou mais valores em uma lista de destino se esses valores correspondem ao valor na coluna de pesquisa na lista de origem. Se desejar, você pode continuar a adicionar mais colunas da lista de destino à lista de origem. Quando você cria uma coluna de pesquisa, você também pode decidir impor comportamento de relação definindo uma exclusão em cascata ou restringir a opção que ajuda a manter dados válidos e ajuda a impedir inconsistências que possam causar problemas durante a operação de exclusão.

Compartilhar informações de lista com um programa de banco de dados    Se você tiver um programa de banco de dados instalado, como o Access, você pode exportar e importar dados para e do seu site, bem como vincular uma tabela do banco de dados a uma lista. Quando você trabalha com os dados de lista em um banco de dados do Access, você também pode criar consultas, formulários e relatórios. Consulte Importar dados para um banco de dados do Access para obter mais informações.

Usar listas de maneira uniforme entre sites    Se seu grupo funciona com vários tipos de listas, você pode adicionar consistência entre várias listas com tipos de conteúdo, colunas de site e modelos. Esses recursos permitem que você reutilizar as configurações e a estrutura da lista de maneira eficiente. Por exemplo, você pode criar um tipo de conteúdo para um problema de serviço de atendimento ao cliente que especifica a determinadas colunas (como contato do cliente) e processos de negócios para o tipo de conteúdo. Outro exemplo é criar uma coluna de site para nomes de departamento com uma lista suspensa de departamentos. Você pode reutilizar a coluna em várias listas para garantir que os nomes aparecem sempre da mesma maneira em cada lista.

Trabalho em itens de lista de um programa de email    Usando um programa de email compatível com tecnologias de SharePoint, você pode levar informações importantes de lista com você. Por exemplo, com o Outlook, você pode exibir e atualizar tarefas, contatos e quadros de discussão no seu site do Outlook. Consulteconectar uma lista externa ao Outlook para obter mais informações.

Definir o direcionamento de conteúdo    Você pode habilitar o público-alvo para obter uma lista e faça itens na lista aparecem somente para as pessoas que são membros de determinada SharePoint e grupos do Active Directory ou audiências. Isso é feito usando Web Parts, como o conteúdo Web Part de consulta, que usa o público-alvo para filtrar a lista com base na participação do usuário em um grupo. Antes dos itens em uma lista podem ser habilitados para um determinado público, a própria lista deve configurar com a coluna de direcionamento de audiência.

O tipo de lista a ser usado depende do tipo de informação compartilhada.

Anúncios    Use uma lista de comunicados para compartilhar status e notícias e fornecer lembretes. Anúncios suporte aprimorado a formatação com imagens, hiperlinks e texto formatado.

Contatos    Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos que você trabalha com. Se você estiver usando um email ou entre em contato com o programa de gerenciamento que seja compatível com as tecnologias de SharePoint, você pode exibir e atualizar seus contatos do seu site no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de fornecedores de todos da sua organização de um programa de email compatível com as tecnologias de SharePoint, como o Outlook. Uma lista de contatos não realmente gerencia os membros do seu site, mas ele pode ser usado para armazenar e compartilhar contatos para sua organização, como uma lista de fornecedores externos.

Quadros de discussão    Use um quadro de discussão para fornecer um local central para gravar e armazenar discussões de equipe que seja parecido com o formato de grupos de notícias. Se o administrador ativou listas no seu site para receber mensagens de email, quadros de discussão podem armazenar discussões de email de programas de email mais comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para o novo lançamento do produto da sua organização.

Links    Use uma lista de links como um local central para obter links para a Internet, intranet da sua empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para sites de seus clientes.

Links promovidos    Use esta lista para exibir um conjunto de ações de link em um layout visual.

Calendário    Use um calendário para todos os eventos da equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário fornece modos de exibição visual, semelhantes a um calendário de parede ou de mesa, de seus eventos de equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos de dia inteiro. Você também pode controlar os marcos de equipe, como prazos ou datas de lançamento do produto que não estão relacionadas a um intervalo de tempo específico. Se você estiver usando um programa de email ou calendário que é compatível com as tecnologias de SharePoint, você pode exibir e atualizar o seu calendário do seu site enquanto estiver trabalhando em outro programa. Por exemplo, você pode comparar e atualizar seu calendário no site com datas do calendário do Outlook, exibindo os dois calendários lado a lado ou sobrepostos uns com os outros no Outlook. Consulte criar um calendário para obter mais informações.

Tarefas    Use uma lista de tarefas para controlar informações sobre projetos e outros eventos de tarefas pendentes para o seu grupo. Você pode atribuir tarefas a pessoas, bem como controlar o status e a porcentagem concluída conforme a tarefa aproxima conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou tarefa que seja compatível com tecnologias de SharePoint, você pode exibir e atualizar suas tarefas do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua organização e, em seguida, exibir e atualizá-la no Outlook junto com as outras tarefas. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Tarefas do projeto    Use uma lista de tarefas do projeto para armazenar informações de tarefa com um barras de progresso e modo de exibição de Gantt. Você pode controlar o status e a porcentagem concluída conforme a tarefa aproxima conclusão. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de email ou tarefa que seja compatível com tecnologias de SharePoint, você pode exibir e atualizar as tarefas do projeto do seu site em seu outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas do projeto no seu site para identificar e atribuir o trabalho para criar um manual de treinamento e, em seguida, você pode controlar o progresso da sua organização do Project. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Controle de questões    Usar uma lista de acompanhamento de questões para armazenar informações sobre problemas específicos, como questões de suporte e controlar o andamento. Você pode atribuir problemas, categorizá-los e relacionar problemas uns aos outros. Por exemplo, você pode criar uma lista de acompanhamento de questões para gerenciar soluções e problemas de serviço de atendimento ao cliente. Você também pode comentar problemas sempre que você editá-los, criando um histórico de comentários sem alterar a original descrição do problema. Por exemplo, um representante do atendimento pode registrar cada etapa executada para resolver um problema e os resultados. Você também pode usar uma lista de acompanhamento de problema com um fluxo de trabalho de três estados para ajudar sua organização a gerenciar emissão ou controle de projeto. Consulte criar uma lista para obter mais informações.

Pesquisa    Use uma pesquisa para coletar e compilar comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou um questionário. Você pode criar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e ver uma visão geral dos seus comentários. Se você tiver uma planilha ou banco de dados do programa instalada compatível com tecnologias de SharePoint, você pode exportar seus resultados para analisá-los posteriormente. Consulte criar uma pesquisa para obter mais informações.

Personalizado    Use uma lista personalizada para iniciar uma lista do zero. Você também pode criar uma lista personalizada com base em uma planilha, se você tiver um programa de planilha compatível com tecnologias de SharePoint. Por exemplo, você pode importar uma lista do Excel que você criou para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores. Consulte criar uma lista com base em uma planilha para obter mais informações.

Listas externas    Use uma lista externa para trabalhar com dados armazenados fora SharePoint, mas que você possa ler e gravar em SharePoint. Fonte de dados para uma lista externa é chamado de um tipo de conteúdo externo. Ao contrário de uma lista nativa SharePoint, uma lista externa usa serviços corporativos de conectividade para acessar dados diretamente de um sistema externo (como SAP, Siebel e Microsoft SQL Server), se que sistema é um banco de dados, serviço da Web ou sistema de linha de negócios.

Lista personalizada na folha de dados   Modo de exibição Use a lista personalizada no modo de exibição de folha de dados para criar uma lista em branco semelhante a uma lista personalizada, mas para exibir a lista por padrão no modo folha de dados. Modo folha de dados fornece uma grade de dados para visualização e edição de dados como linhas e colunas. Você pode adicionar e editar linhas e colunas, aplicar filtros e ordens de classificação, exibir valores calculados e totais e editar convenientemente dados nas células da grade. Modo folha de dados requer o Office instalado em um computador cliente de 32 bits e um navegador que ofereça suporte a controles ActiveX.

Lista de status    Use uma lista de status para exibir e controlar os objetivos do seu projeto. A lista inclui um conjunto de ícones coloridos para comunicar o grau ao qual metas forem atendidas.

Circulações    Use a lista Circulações para enviar informações, inclusive carimbo de confirmação, para os membros da equipe.

Lista de dicionários Microsoft IME    Use a lista de dicionários Microsoft IME para quando você quiser usar os dados na lista como um dicionário Microsoft IME. Você pode converter os itens de coluna de leitura para exibição usando o Microsoft IME e exibir o conteúdo no comentário na janela do IME comentário. Os dados podem ser vinculados a uma URL específica.

Lista de conteúdo do PerformancePoint    Use uma lista de conteúdo do PerformancePoint para armazenar itens de painel, como scorecards, relatórios, filtros, páginas de painel e outros itens de painel que você cria usando o PerformancePoint Dashboard Designer.

Idiomas e tradutores    Use uma lista de idiomas e tradutores com um fluxo de trabalho de gerenciamento de tradução em uma biblioteca de gerenciamento de tradução. O fluxo de trabalho usa a lista para atribuir tarefas de tradução para o tradutor especificado na lista para cada idioma. Você pode criar essa lista manualmente, ou você pode optar por fazer esta lista criada automaticamente quando você adiciona um fluxo de trabalho de gerenciamento de tradução a uma biblioteca de gerenciamento de tradução.

Lista de KPIS    Use uma lista de KPIS para acompanhar indicadores chave de desempenho que lhe permitem avaliar rapidamente o progresso feito em relação a metas mensuráveis. Você pode configurar listas de KPIS para controlar o desempenho usando uma das fontes de quatro dados: inseridos manualmente os dados, dados em uma lista de SharePoint, dados em pastas de trabalho do Excel ou dados do Analysis Services — um componente do Microsoft SQL Server. Depois que a lista de KPIS for criada, você pode usá-lo para exibir o status do indicador em uma página de painel.

Importar Planilha    Crie uma lista que usa colunas e dadosd e uma planilha existente. A importação de uma planilha requer o Microsoft Excel ou outro programa compatível.

Adicionar uma dessas listas à sua página

  1. Nos Sites, clique em configurações Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem e clique em conteúdo do Site.

  2. Clique no ícone Adicionar um aplicativo.

    Adicionar um ícone do aplicativo na caixa de diálogo conteúdo do Site.
  3. Percorra e clique no aplicativo que você deseja usar. Pode haver mais de uma página.

  4. Dê o aplicativo um nome exclusivo para que possa recuperá-la mais tarde para uma página e clique em criar.

  5. Quando você voltar para a tela de conteúdo de Site, você pode fazer três coisas:

    • Feche a janela e voltar para a página. Adicione o novo aplicativo na sua página usando Inserir Web Parts.

    • Clique no aplicativo e começar a inserir dados.

    • Clique nas reticências e, em seguida, clique em alterar configurações. Você pode adicionar colunas, alterar nomes e realizar outras tarefas aqui.

Organizando listas em um site

Embora seja possível usar os recursos das listas de várias maneiras, o modo como eles são usados depende do tamanho e do número de listas que você possui e das necessidades de sua organização.

Você pode querer uma lista grande para atender a diversas necessidades. Por exemplo, talvez existam vários problemas técnicos para controlar na organização, e esses problemas podem se aplicar a vários projetos e grupos.

Use uma única lista quando:

  • Seu grupo precisa ver informações resumidas sobre os itens de lista ou exibições diferentes do mesmo conjunto de itens. Por exemplo, um gerente pode querer ver o progresso de todos os problemas técnicos de uma organização ou ver todos os problemas arquivados no mesmo período de tempo.

  • As pessoas desejam procurar ou pesquisar os problemas no mesmo local de um site.

  • Você deseja aplicar as mesmas configurações aos itens de lista, como controlar versões ou exigir aprovação.

  • Os grupos que trabalham na lista compartilham características semelhantes, como os mesmos níveis de permissão. Uma permissão exclusiva pode ser aplicada a itens de lista específicos, mas, se os níveis de permissão variarem muito, considere o uso de várias listas.

  • Você deseja analisar informações sobre a lista ou receber atualizações consolidadas da lista. É possível receber alertas quando os itens de lista são alterados ou ver as alterações em uma lista usando a tecnologia RSS. RSS feeds permitem que membros do seu grupo de trabalho vejam uma lista consolidada de informações que foram alteradas.

Você pode desejar várias listas quando existem diferenças distintas entre os itens que deseja gerenciar ou entre os grupos de pessoas que trabalham com eles.

Use várias listas quando:

  • Você não espera que as pessoas precisem dos resumos dos itens juntos.

  • Os grupos de pessoas que trabalham com as informações são distintos e possuem níveis de permissão diferentes.

  • Você precisa aplicar configurações diferentes, como controle de versão ou aprovação, a vários conjuntos de itens.

  • Você não precisa analisar os itens juntos ou receber atualizações consolidadas sobre a lista.

Veja a seguir alguns modos de organizar listas e itens de lista:

Adicionar colunas    Para ajudar seu grupo identificar os itens que são mais importantes, você pode adicionar colunas à sua lista. Por exemplo, você pode adicionar a coluna de projeto a uma lista para ajudar as pessoas que trabalham em projetos específicos mais facilmente visualizar e trabalhar com seus itens. Talvez você também queira adicionar mais colunas, se você quiser coletar informações adicionais para cada item de lista, como o nome do departamento ou o nome de um funcionário.

Se você tiver vários itens em uma lista, você pode considerar a indexação determinadas colunas para melhorar o desempenho quando exibindo vários itens ou alternar modos de exibição. Este recurso não altera a forma como os itens são organizados, mas ele pode permitir que as organizações mais facilmente armazenar um grande número de itens em uma lista. No entanto, a indexação pode levar mais espaço de banco de dados. Criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca

Criar modos de exibição    Você pode usar modos de exibição se as pessoas em seu grupo frequentemente precisam ver os dados de uma determinada maneira. Modos de exibição usam colunas para classificar, agrupar, filtrar e exibem os dados. Você também pode selecionar quantos itens é exibido em momento cada modo de exibição. Por exemplo, as pessoas podem navegar por uma lista em conjuntos de itens de lista de 25 ou 100 por página, dependendo das suas preferências e a velocidade de sua conexão.

Modos de exibição oferecem a flexibilidade para armazenar um grande número de itens em uma lista, mas para ver apenas os subconjuntos desejado em um momento específico, como somente os problemas que foram lançadas este ano, ou somente os eventos atuais em um calendário. Você pode criar modos de exibição pessoais que estão disponíveis somente para você, e se você tiver permissão para modificar uma lista, você pode criar modos de exibição públicos que estão disponíveis para todos. Criar, alterar ou excluir uma exibição de uma lista ou biblioteca

Criar pastas    Você pode adicionar pastas à maioria dos tipos de listas, se o proprietário de lista tiver permitido pastas sejam criadas. Isso é especialmente útil se seus itens de lista podem ser divididas em um modo específico, como por projeto ou grupo. Pastas ajudam as pessoas a mais fácil digitalizar e gerenciar os itens da lista. tecnologias de SharePoint fornecem um modo de exibição de árvore que permite às pessoas navegar em seus sites e pastas semelhante da maneira que funcionam com as pastas em seu disco rígido. Por exemplo, cada departamento pode ter sua própria pasta. Criar uma pasta em uma lista

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Consulte Também

Adicionar, editar ou excluir itens de lista

Habilitar e configurar o controle de versão para uma lista ou biblioteca

Criar uma pasta em uma lista

Excluir uma pasta em uma lista

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