Introdução a Conjuntos de Documentos

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Um Conjunto de Documentos é um grupo de documentos relacionados que pode ser gerenciado como uma única entidade. Você pode criar um Conjunto de Documentos em uma única etapa e depois definir suas características e metadados. Também pode gerenciá-lo como uma única entidade.

Neste artigo

O que é um conjunto de documentos?

O que você pode fazer com um conjunto de documentos?

O que é um Conjunto de Documentos?

Para vários tipos de projetos, geralmente um conjunto completo de documentos relacionados é produzido. Em alguns casos, esse conjunto de documentos pode ser o resultado de um projeto, ou seja, a “entrega”. Por exemplo, uma empresa de serviços profissionais poderá produzir um “pitch book” padrão ao responder a uma solicitação de proposta de um possível cliente. O pitch book poderá sempre conter estas partes e personalizar cada uma delas de acordo com os requisitos específicos de determinado projeto:

  • Uma apresentação da empresa de serviços

  • Uma análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT)

  • Um plano comercial

  • Uma análise de uma empresa semelhante

Em outros casos, esse conjunto de documentos pode apenas representar diferentes tipos de informações que oferecem suporte a um projeto maior e resultam na criação ou disponibilização de outra entrega. Por exemplo, uma empresa de manufatura pode produzir um conjunto padrão de documentos relacionados a design, testes e fabricação para cada produto que fabrica.

Esses documentos podem ser criados ao mesmo tempo ou em fases. Os documentos podem ser produzidos ou revisados por uma ou várias pessoas. Todos os documentos podem estar no mesmo formato (como documentos do Word). Opcionalmente, eles podem envolver diferentes formatos de arquivo (por exemplo, documentos do Word, blocos de anotações do OneNote, apresentações do PowerPoint, diagramas do Visio, planilhas do Excel etc.).

Os Conjuntos de Documentos podem ajudar as organizações a gerenciar essas situações mais facilmente. O Conjunto de Documentos organiza vários documentos relacionados em um único modo de exibição onde é possível trabalhar com eles e gerenciá-los como uma única entidade. Ao criar um novo Conjunto de Documentos, você cria, na verdade, um novo tipo de conteúdo, o qual é disponibilizado em todo o conjunto de sites. Além disso, você pode configurar um novo tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos para cada produto de trabalho de vários documentos.

Quando um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos é adicionado a uma biblioteca, os usuários podem criar novas instâncias desse conjunto da mesma forma que criam um único documento.

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O que você pode fazer com um Conjunto de Documentos?

O tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos inclui vários recursos específicos que facilitam a criação e o gerenciamento de produtos de trabalho de vários documentos com êxito. Ao configurar esse tipo de conteúdo, você pode seguir estes procedimentos:

Personalizar uma página de boas-vindas    do conjunto de documentos que contém todas as informações que precisa de um usuário sobre o conjunto. A página de boas-vindas é uma página de Web Parts que pode ser configurado para exibir informações do projeto ou recursos para ajudar os membros da equipe que estejam trabalhando em um conjunto de documentos (por exemplo, cronograma de projeto, links para recursos, etc.). Ele também exibe uma lista dos documentos que foram adicionados ao conjunto.

  • Especificar conteúdo de padrão    que você deseja ter criado e incluído em cada nova instância do conjunto de documentos automaticamente. Você pode ter certos documentos incluídos automaticamente, e você pode controlar os modelos que as pessoas usam. Você pode ter certeza de que os documentos padrão são os tipos de conteúdo corretos. Por exemplo, se sua organização tem modelos que você pode usar para tipos específicos de comunicação de marca, você poderá carregar essas quando você configura um tipo de conteúdo conjunto de documentos.

  • Especificar os tipos de conteúdo permitidos    que podem ser usados no conjunto de documentos (por exemplo, arquivos de documento, imagens, áudio ou vídeo).

  • Especificar os metadados compartilhados    e as colunas de metadados que deseja para todos os documentos de um conjunto. Os documentos padrão são provisionados automaticamente com os metadados quando o Conjunto de Documentos é criado, e os metadados compartilhados podem ser exibidos na página de Boas-vindas.

  • Atribuir os fluxos de trabalho    que você deseja usar para o Conjunto de Documentos. Você pode usar os fluxos de trabalho de Revisão ou Aprovação padrão com Conjuntos de Documentos, e o conjunto completo percorrerá as etapas do fluxo de trabalho como se fosse um único arquivo. Além disso, sua organização pode desenvolver fluxos de trabalho personalizados para Conjuntos de Documentos.

  • Enviar Conjuntos de Documentos    para o Organizador de Conteúdo a fim de que sejam roteados para uma pasta, site ou biblioteca de destino.

Depois que você adicionar um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos a uma biblioteca, os usuários do site poderão usar recursos familiares de gerenciamento de documentos e recursos especiais de Conjunto de Documentos.

Os autores do Conjunto de Documentos podem executar todas as seguintes tarefas:

  • Criar novos produtos de trabalho de vários documentos de maneira fácil e rápida usando o comando Novo Documento em uma biblioteca de documentos.

  • Capturar um instantâneo do histórico de versões das propriedades e documentos atuais do Conjunto de Documentos.

Iniciar fluxos de trabalho no conjunto de documentos como um todo ou em itens individuais do conjunto para gerenciar tarefas comuns, como revisão e aprovação.

  • Enviar um link por email para o Conjunto de Documentos.

  • Usar o comando Enviar para para mover ou copiar o Conjunto de Documentos para outro local (o destino precisa estar configurado na Administração Central).

  • Gerenciar permissões para o Conjunto de Documentos.

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