Introdução às políticas de gerenciamento de informações

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Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. Informações políticas de gerenciamento permitem que as organizações controle e controlar coisas como por quanto tempo o conteúdo é mantido ou quais ações os usuários podem levar com esse conteúdo. Políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a cumprir normas legais ou governamentais ou eles simplesmente podem impor processos internos de negócios.

Por exemplo, uma organização que deve ser seguidas normas governamentais que exigem que eles demonstram "controles adequados" de seus demonstrativos financeiros pode criar informações de uma ou mais políticas de gerenciamento que auditar ações específicas na criação e o processo de aprovação para todos os documentos relacionados a registros financeiros.

Para obter informações, consulte criar e aplicar políticas de gerenciamento de informações.

Recursos de políticas de gerenciamento de informações

Há quatro categorias básicas de recursos de política predefinidos que as organizações podem usar individualmente ou em combinação para gerenciar conteúdo e processos.

Tipos de políticas de conteúdo

O recurso de política de auditoria ajuda as organizações a analisar como seus sistemas de gerenciamento de conteúdo são usados pelo log de eventos e as operações executadas nos documentos e itens de lista. Você pode configurar o recurso de política de auditoria para registrar eventos como quando um documento ou item for editado, visualizadas, check-in, check-out, excluído, ou tem suas permissões alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas em um log de auditoria único no servidor e administradores de sites podem executar relatórios sobre ele.

O recurso de política de expiração ajuda as organizações excluir ou remover conteúdo desatualizado de seus sites de maneira consistente e controlável. Isso ajuda você a gerenciar o custo e os riscos associados a reter conteúdo desatualizado. Você pode configurar uma política de expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expirarem em uma data específica ou em um período de tempo após o documento foi criado ou modificado pela última vez.

Organizações também podem criar e implantar os recursos de política personalizada para atender às necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de fabricação talvez queira definir uma política de gerenciamento de informações para todos os documentos de especificação de design de produto de rascunho que proibir os usuários de impressão cópias desses documentos em impressoras não seguras. Para definir esse tipo de política de gerenciamento de informações, você pode criar e implantar um recurso de política de restrição de impressão que pode ser adicionado à política de gerenciamento de informações relevantes para o tipo de conteúdo do especificação de design de produto.

Locais para usar uma política de gerenciamento de informações

Para implementar uma política de gerenciamento de informações, você deve adicioná-lo para uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo em um site. O local onde você pode cria ou adiciona uma política de gerenciamento de informações afeta como amplamente a política se aplica ou como amplamente pode ser usado. Você pode:

Criar uma política de conjunto de sites e adicione essa política a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca Você pode criar uma política de conjunto de sites na lista de políticas no site de nível superior de um conjunto de sites. Depois de criar uma política de conjunto de sites, você pode exportá-lo para que os administradores dos outros conjuntos de sites podem importá-lo para sua lista de políticas. Criar uma política de conjunto de sites exportável permite padronizar as políticas de gerenciamento de informações entre os sites em sua organização.

Quando uma política de conjunto de sites é adicionada a um tipo de conteúdo de site, e uma instância desse tipo de conteúdo é adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário dessa lista ou biblioteca não pode modificar a política de conjunto de sites correspondente. A adição de uma política de conjunto de sites a um tipo de conteúdo de site é uma boa maneira de garantir que essas políticas sejam impostas em cada nível da hierarquia de sites.

Link de modelo de política de tipo de conteúdo na página Definições do Site

Criar uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo de site na Galeria de tipo de conteúdo de Site do site de nível superior e em seguida, adicione esse tipo de conteúdo para uma ou mais listas ou bibliotecas Você pode também criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site e, em seguida, associar uma instância desse tipo de conteúdo de site várias listas ou bibliotecas. Se você criar uma política de gerenciamento de informações dessa maneira, cada item no conjunto de sites do tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herda a partir desse tipo de conteúdo tem a política. No entanto, se você criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site, é mais difícil reutilizar essa política de gerenciamento de informações em outros conjuntos de sites, porque políticas que são criadas dessa maneira não podem ser exportadas.

Link de tipos de conteúdo de site na página Configurações do Site

Link da política de gerenciamento de informações na página de configurações para um tipo de conteúdo de site.

Observação para controlar quais políticas são usadas em um conjunto de sites, administradores de conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de configurar recursos de política diretamente em um tipo de conteúdo. Quando essa restrição está em vigor, os usuários que criar tipos de conteúdo estão limitados a selecionando políticas da lista de políticas de conjunto de sites.

Criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca Se sua organização precisa aplicar uma política de gerenciamento de informações específicas a um conjunto bastante limitado de conteúdo, você pode criar uma política de gerenciamento de informações que se aplica somente a uma lista individual ou biblioteca. Este método de criação de uma política de gerenciamento de informações é menos flexível, porque a política se aplica somente a um local, e não podem ser exportado ou reutilizada para outros locais. No entanto, às vezes, você talvez precise criar políticas de gerenciamento de informações exclusivas com aplicabilidade limitada para situações específicas de endereço.

Link das políticas de gerenciamento de informações na página de configurações da biblioteca de documentos

Observações

Só será possível criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca se essa lista ou biblioteca não oferecer suporte a vários tipos de conteúdo. Se uma lista ou biblioteca oferecer suporte a vários tipos de conteúdo, será necessário definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo de lista.)

Para controlar quais políticas são usadas em um conjunto de sites, administradores de conjunto de sites podem desabilitar a capacidade de configurar recursos de política diretamente em uma lista ou biblioteca. Quando essa restrição está em vigor, os usuários que gerenciam listas ou bibliotecas estão limitados a selecionando políticas da lista de políticas de conjunto de sites.

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