Introdução às políticas de gerenciamento de informações

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As organizações podem definir e usar políticas de gerenciamento de informações em sites do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para impor a conformidade com os processos de negócios corporativos ou regulamentos jurídicos ou governamentais para o gerenciamento de informações. As políticas de gerenciamento de informações permitem que administradores de sites ou gerentes de listas controlem como o conteúdo é gerenciado.

Neste artigo

O que é uma política de gerenciamento de informações?

Como as políticas de gerenciamento de informações podem ser usadas em um site

O que é uma política de gerenciamento de informações?

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e rastreiem coisas como o tempo pelo qual o conteúdo é retido ou quais ações os usuários podem executar com esse conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a ficar em conformidade com regulamentos jurídicos ou governamentais, ou podem simplesmente impor processos empresariais internos. Por exemplo, uma organização que deve seguir regulamentos governamentais que exigem que ela demonstre "controles adequados" de seus demonstrativos financeiros pode criar uma ou mais políticas de gerenciamento de informações que auditem ações específicas nos processos de autoria e aprovação para todos os documentos relacionados a arquivamentos financeiros.

Recursos de política incluídos no Office SharePoint Server 2007

Cada regra individual em uma política de gerenciamento de informações é um recurso de política. O Office SharePoint Server 2007 inclui diversos recursos de política predefinidos que as organizações podem usar individualmente ou em combinação para definir políticas de gerenciamento de informações para seus sites. Os recursos de política incluídos no Office SharePoint Server 2007 são:

  • Auditoria    O recurso de política Auditoria ajuda as organizações a analisar como seus sistemas de gerenciamento de conteúdo são utilizados pelos eventos de registro e as operações que são executadas em documentos e itens de lista. As organizações podem configurar o recurso de política Auditoria para registrar eventos como o momento em que um documento ou item é editado, exibido, tem check-in e check-out efetuado, excluído ou tem suas permissões alteradas. Todas as informações de auditoria são armazenadas em um único log de auditoria no servidor, sobre o qual os administradores de site podem executar relatórios. As organizações também podem usar o Modelo de Objeto do Office SharePoint Server 2007 para escrever e adicionar eventos personalizados no log de auditoria.

  • Expiração    O recurso de política Expiração ajuda as organizações a excluir ou remover conteúdo desatualizado de seus sites de uma maneira consistente e rastreável. Esse recurso de política ajuda as organizações a gerenciar o custo e o risco associados à retenção de conteúdo desatualizado. As organizações podem configurar uma política Expiração para especificar que determinados tipos de conteúdo expiram em uma data específica ou dentro de uma quantidade de tempo calculada após alguma atividade do documento (como a criação ou a edição).

  • Códigos de Barras    O recurso de política Códigos de Barras permite que as organizações rastreiem cópias físicas de documentos ou itens de lista que foram impressos a partir de um site. O recurso de política Código de Barras cria um valor de identificador exclusivo para um documento. Em seguida, os usuários podem inserir uma imagem de código de barras desse valor nos documentos do Microsoft Office que eles criarem. Eles também podem usar um código de barras em uma cópia física de um documento para procurar a cópia original desse documento no servidor. Por padrão, os códigos de barras estão em conformidade com o padrão Código 39 comum (ANSI/AIM BC1-1995, Código 39). As organizações podem usar o Modelo de Objeto do Office SharePoint Server 2007 para instalar outros provedores de códigos de barras.

  • Rótulos    O recurso de política Rótulos também permite que as organizações rastreiem cópias físicas de documentos ou itens de lista que foram impressos a partir de um site. O recurso de política Rótulos gera automaticamente rótulos de texto com base nas propriedades e na formatação do documento que um administrador de site ou gerente de lista especificar. Quando os usuários inserem rótulos em documentos do Microsoft Office, os rótulos são atualizados automaticamente com as informações das propriedades do documento.

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Recursos de política personalizados

As organizações também pode criar e implantar recursos de política personalizados para atender a necessidades específicas. Por exemplo, uma organização de fabricação pode desejar definir uma política de gerenciamento de informações para todos os rascunhos de documentos de especificação de design de produto que proíba os usuários de imprimir cópias desses documentos em impressoras não-seguras. Para definir esse tipo de política de gerenciamento de informações, a organização pode criar e implantar um recurso de política Restrição de Impressão que pode ser adicionado à política de gerenciamento de informações relevante para o tipo de conteúdo de especificação de design do produto.

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Integração da política de gerenciamento de informações com programas do 2007 Microsoft Office system

Existem algumas formas pelas quais as políticas de gerenciamento de informações do Office SharePoint Server 2007 podem ser expostas a usuários nos programas cliente do 2007 Office release. Quando você configura uma política de gerenciamento de informações no servidor para um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca específicos, é possível gravar uma declaração de política que seja exibida aos usuários que trabalhem com o conteúdo que está sujeito a essa política. A declaração de política pode informar aos usuários de que as políticas de gerenciamento de informações são impostas para o documento ou pode fornecer informações detalhadas, como o fato de que um documento expira após um determinado período de tempo. Quando os usuários abrirem documentos que estejam sujeitos a políticas de gerenciamento de informações em um dos programas cliente do 2007 Office release, essa declaração de política será exibida. Além disso, se uma política de gerenciamento de informações incluir o recurso de política Código de Barras ou Rotulo, a política poderá ser configurada para exigir que os usuários insiram códigos de barras ou rótulos nos documentos do Microsoft Office quando tentarem salvar ou imprimi-los a partir de um programa cliente do 2007 Office release.

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Como as políticas de gerenciamento de informações podem ser utilizadas em um site

Para implementar uma política de gerenciamento de informações, você deve adicioná-la a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo em um site. Os locais onde você cria ou adiciona uma política de gerenciamento de informações afetam a amplitude com que a política é aplicada ou pode ser utilizada. Você pode:

  • Criar uma política de conjunto de sites e, em seguida, adicionar essa política a um tipo de conteúdo, lista ou biblioteca     Você pode criar uma política de conjunto de sites na lista Políticas de Conjunto de Sites para o site de nível superior em uma coleção de sites. Depois de criar uma política de conjunto de sites, você pode exportá-la para que os administradores de site de outros conjuntos de sites possam importá-la em sua lista Políticas de Conjunto de Sites. A criação de uma política de conjunto de sites exportável permite padronizar as políticas de gerenciamento de informações nos sites de sua organização.

    Quando você adiciona uma política de conjunto de sites a um tipo de conteúdo de site e uma instância desse tipo de conteúdo de site é adicionada a uma lista ou biblioteca, o proprietário dessa lista ou biblioteca não poderá modificar a política de conjunto de sites para a lista ou biblioteca. A adição de uma política de conjunto de sites em um tipo de conteúdo de site é uma boa maneira de garantir que as políticas de conjunto de sites sejam impostas em cada nível da hierarquia do site.

    Para obter mais informações, consulte criar uma política de gerenciamento de informações para um conjunto de sites.

  • Criar uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo de site na Galeria de Tipos de Conteúdo de Site do site de alto nível e, em seguida, adicionar esse tipo de conteúdo a uma ou mais listas ou bibliotecas     Você também pode criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site e, em seguida, associar uma instância desse tipo de conteúdo de site a várias listas ou bibliotecas. Se você criar uma política de gerenciamento de informações usando esse método, cada item no conjunto de sites desse tipo de conteúdo ou um tipo de conteúdo que herde dele terá a política. Se você criar uma política de gerenciamento de informações diretamente para um tipo de conteúdo de site, será mais difícil reutilizar essa política de gerenciamento de informações em outros conjuntos de sites, porque as políticas criadas dessa maneira não podem ser exportadas.

    Observação : Para controlar quais políticas são utilizadas em um conjunto de sites, os administradores de conjunto de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em um tipo de conteúdo. Quando essa restrição estiver em efeito, os usuários que criam tipos de conteúdo estarão limitados a selecionar políticas na lista Políticas de Conjunto de sites.

    Para obter informações sobre como criar uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo de site, consulte alterar um tipo de conteúdo de site.

  • Criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca     Se sua organização precisar aplicar uma política de gerenciamento de informações específica a um conjunto de conteúdo muito limitado, você poderá criar uma política de gerenciamento de informações que seja aplicada apenas a uma lista ou biblioteca individual. Esse método de criação de uma política de gerenciamento de informações é a menos flexível, porque a política é aplicada apenas a um local e não pode ser exportada ou reutilizada para outros locais. No entanto, algumas organizações podem precisar criar políticas de gerenciamento de informações exclusivas com capacidade de aplicação limitada para tratar situações específicas.

    Observações : 

    • Você poderá criar uma política de gerenciamento de informações para uma lista ou biblioteca apenas se essa lista ou biblioteca não oferecer suporte a vários tipos de conteúdo. Se uma lista ou biblioteca oferecer suporte a vários tipos de conteúdo, você precisará definir uma política de gerenciamento de informações para cada tipo de conteúdo de lista individual que esteja associado a essa lista ou biblioteca. (As instâncias de um tipo de conteúdo de site associadas a uma lista ou biblioteca específica são conhecidas como tipos de conteúdo de lista.)

    • Para controlar quais políticas são utilizadas em um conjunto de sites, os administradores de conjunto de sites podem desativar a capacidade de definir recursos de política diretamente em uma lista ou biblioteca. Quando essa restrição estiver em efeito, os usuários que gerenciam listas ou bibliotecas estarão limitados a selecionar políticas na lista Políticas de Conjunto de sites.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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