Introdução à conversão de formulários de papel para formulários do InfoPath

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Este artigo discute as vantagens de usar formulários eletrônicos em vez de formulários de papel para coletar dados. Ele também contém algumas práticas recomendadas para converter formulários de papel em modelos de formulário do Microsoft Office InfoPath.

Observação : Se o seu formulário de papel tiver sido criado no Microsoft Office Word ou no Microsoft Office Excel, você poderá usar o Assistente para Importação do InfoPath para converter rapidamente o documento ou a pasta de trabalho em um modelo de formulário do InfoPath. Se o formulário tiver sido criado em outro programa, ou se você não puder acessar o arquivo de origem do formulário, será necessário recriar no InfoPath, a partir do zero, o formulário de papel.

Neste artigo

Vantagens de usar formulários eletrônicos

Práticas recomendadas para converter formulários de papel

Vantagens de usar formulários eletrônicos

Há muitas vantagens de usar formulários eletrônicos em vez de formulários de papel. Entre elas, estão:

Precisos, dados consistentes    Com formulários de papel, as pessoas muitas vezes gravar as informações no lugar errado ou interpretar incorretamente instruções para preencher o formulário. Também podem ocorrer erros quando um funcionário recomeçar manualmente os dados do formulário em um banco de dados ou outro programa. Localizar e corrigir esses tipos de erros de entrada de dados podem ser caro e demorado. O InfoPath inclui um número de formas automatizadas para ajudar os usuários a evitar erros de entrada de dados. Por exemplo, você pode usar fórmulas para calcular valores matemáticos para usuários automaticamente. Você também pode usar formatação condicional para chamar a atenção do usuário aos dados ou habilitar o verificador ortográfico para que os usuários possam verificar erros de ortografia antes de enviar seus formulários. Também é possível preencher automaticamente os campos para os usuários usando dados existentes de um banco de dados ou outro sistema de armazenamento de dados. Por exemplo, você pode criar um formulário de venda que preenche os campos de informações de funcionário automaticamente após os usuários inserirem seu número de identificação em uma caixa de ID do funcionário.

Atualizações fáceis    Se for necessário atualizar um modelo de formulário existente, você poderá alterá-lo, republicá-lo e redistribuí-lo aos usuários. A atualização ocorrerá automaticamente na próxima vez que os usuários abrirem um formulário baseado em seu modelo de formulário. Se os usuários estiverem trabalhando offline quando você publicar um modelo de formulário atualizado, a atualização ocorrerá na próxima vez que eles se conectarem à rede. Os usuários geralmente não observam que uma atualização está ocorrendo, embora você possa criar o modelo de formulário de modo que eles sejam alertados.

Opções de fluxo de trabalho    Aproveitando os recursos de fluxo de trabalho no InfoPath, você pode aumentar a eficiência geral de processos corporativos comuns nos quais os dados são encaminhados de uma pessoa para outra. Fluxos de trabalho podem reduzir o custo e o tempo necessários para coordenar processos corporativos, como aprovação de projetos ou revisão de documentos, por meio do gerenciamento e do controle das tarefas humanas envolvidas nesses processos. Por exemplo, imagine um processo de relatório de despesas em papel no qual um funcionário preenche um formulário de relatório de despesas impresso, anexa uma lista de circulação de papel ao formulário e o envia pelo malote interno ao gerente. Depois de aprovar o relatório, o gerente marca a caixa de seleção ao lado de seu nome na lista de circulação e envia o relatório para o departamento de contabilidade pelo malote interno. Se o gerente de contabilidade aprovar o relatório, os cheques de reembolso serão emitidos. Podem transcorrer semanas entre o relatório inicial ser enviado e o funcionário receber o cheque de reembolso. Se você usar o InfoPath em conjunto com o Microsoft Office SharePoint Server 2007, poderá automatizar esse tipo de fluxo de trabalho, o que ajuda a economizar tempo e dinheiro significativamente.

Integração com outros sistemas    É possível integrar dados de formulário do InfoPath com outros produtos ou tecnologias. Por exemplo, você pode armazenar dados do formulário em um banco de dados do Microsoft SQL Server ou pode decidir basear o design do modelo de formulário em um serviço da Web para enviar dados a um banco de dados que não tenha suporte direto do InfoPath. O InfoPath funciona com muitos outros programas e servidores do Microsoft Office system, inclusive Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel e Microsoft Office Access. Entre outras atividades, você pode criar e preencher formulários do InfoPath em mensagens de email, exportar dados do InfoPath para pastas de trabalho do Excel, enviar dados do InfoPath para um banco de dados do Access ou consultar dados de uma lista do SharePoint. Além disso, os desenvolvedores podem incorporar controles do InfoPath aos aplicativos comerciais personalizados que são usados em sua empresa.

Segurança adicional    Formulários de papel não são necessariamente seguros. Eles podem obter acabe sendo enviados ou perdidos, que apresenta um potencial de divulgação de informações confidenciais. O modelo de segurança para o InfoPath está relacionado à zona de segurança e configurações de nível no Windows Internet Explorer. Esses recursos de segurança foram projetados para ajudar a proteger os formulários e os computadores dos usuários de operações não seguras, como acessar ou enviar dados a uma fonte que não é confiável. O InfoPath oferece medidas de segurança adicionais, incluindo protegendo o design de um modelo de formulário, usando assinaturas digitais, gerenciamento de certas operações de formulário como mesclagem e envio e confiar em formulários que são instalados nos computadores dos usuários.

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Práticas recomendadas para converter formulários de papel

A lista a seguir descreve algumas considerações a serem feitas ao converter formulários de papel em modelos de formulário do InfoPath.

  • Use tabelas de layout para organizar seções do formulário    Como ocorre em um formulário de papel, você deve organizar um formulário eletrônico de tal forma que as pessoas que o preencham possam percorrer o formulário de uma maneira lógica. No InfoPath, você pode usar tabelas de layout para organizar controles, separar uma seção de outra e manter logotipos e outros elementos gráficos. Além disso, usar tabelas de layout confere a você a vantagem adicional de poder facilmente alinhar caixas de texto, caixas de seleção e outros elementos para que seu modelo de formulário tenha uma aparência elegante e profissional. No exemplo a seguir, uma tabela de layout é usada para organizar caixas de texto dentro de uma seção em um modelo de formulário.

    Tabela de layout dentro de seção em modelo de formulário

    1. Essa tabela de layout tem duas linhas.

    2. Existem três colunas na segunda linha. A coluna do centro é usada apenas para espaçamento.

  • Considere soluções para informações opcionais    Formulários de papel geralmente contêm seções reservadas para categorias específicas de usuários. Por exemplo, em um hospital, um formulário de informações do paciente pode conter uma seção "Somente para uso administrativo", a ser preenchida por enfermeiros ou por outros profissionais de saúde, não pelo paciente. No InfoPath, há uma série de maneiras de acomodar esse tipo de informação opcional. Uma das melhores é usar uma seção opcional, um controle que contém outros controles, mas não aparece no formulário, a menos que o usuário opte por adicioná-lo. Por exemplo, em um modelo de formulário de relatório de status, você pode incluir uma seção opcional Anotações. Os usuários que desejam adicionar anotações suplementares podem inserir e preencher essa seção opcional. Todas as outras pessoas podem deixar a seção oculta.

    Seção opcional usada para coletar anotações

    Você também pode usar formatação condicional para ocultar determinados campos, a menos que uma condição específica seja atendida no formulário  — por exemplo, em um modelo de formulário de aplicativo, você pode ocultar um determinado conjunto de campos até que o usuário marque uma caixa de seleção 18 ou mais.

  • Use tabelas de repetição em vez de tabelas normais    Você pode usar tabelas de repetição para economizar espaço e oferecer aos usuários um grau adicional de flexibilidade quando eles preenchem o formulário. Com o uso de tabelas de repetição, o modelo de formulário não precisa mostrar várias linhas em branco quando o usuário o abre pela primeira vez. Em vez disso, os usuários normalmente vêem apenas uma linha e adicionam mais linhas apenas quando precisam delas.

    Tabela de repetição usada para coletar itens de linha em relatório de despesas

  • Determine as necessidades de dados    Antes de converter seu formulário de papel, você deve decidir o que, em última instância, precisa acontecer com os dados que os usuários vão inserir no formulário eletrônico. Ao antecipar suas necessidades de dados, antes de converter o formulário, você pode determinar se possui a infra-estrutura necessária para criar o modelo de formulário. Por exemplo, se os usuários precisarem enviar e receber dados rapidamente, e você não precisar reutilizar os dados, convém publicar o modelo de formulário como uma mensagem de email. Em seguida, você pode armazenar os formulários dos usuários em uma pasta Formulários InfoPath na sua Caixa de Entrada. Se outras pessoas precisarem acessar e compartilhar os dados dos formulários, convém armazenar conjuntos de formulários do InfoPath relacionados em bibliotecas em um servidor que execute o Microsoft Windows SharePoint Services. Se os usuários precisarem acessar os dados dos formulários em outros aplicativos ou sistemas corporativos, como relatórios de despesas ou aplicativos de contabilidade, convém armazenar os dados em bancos de dados corporativos. Isso se consegue geralmente ao conectar o modelo de formulário a um serviço da Web, que serve como um intermediário entre o modelo de formulário e o banco de dados ou sistema corporativo.

  • Determine quantos modos de exibição são necessários    No InfoPath, você pode criar modos de exibição diferentes do mesmo modelo de formulário. Um modo de exibição é uma maneira alternativa de apresentar dados em um modelo de formulário. Por exemplo, se você estiver criando um modelo de formulário de autorização, poderá usar um modo de exibição a ser preenchido pelo encarregado da eletricidade, outro modo de exibição para o agente de recebimento e um terceiro para o investigador que aprova ou nega a autorização. Usando modos de exibição, você elimina a necessidade de criar e manter vários formulários para o mesmo processo de negócios.

  • Determinar qual tipo de controles que você precisa    Se você criou um formulário de papel em um programa como o Word, o que realmente não é destinado ao design de formulários, você provavelmente usou caixas de texto, caixas de seleção, botões e talvez alguns outros controles. O InfoPath oferece mais de 30 diferentes controles que você pode adicionar ao modelo de formulário. Além dos controles padrão, como caixas de texto e caixas de listagem, o InfoPath inclui um número de novos controles, como tabelas, seções opcionais e grupos de escolha de repetição. Esses tipos de controles permitem que você criar um modelo de formulário flexível que padronizado para seus usuários. Por exemplo, em um modelo de formulário de relatório de despesas, você pode usar uma tabela de repetição para permitir que os usuários insiram apenas itens de despesas conforme necessário.

  • Considere usar partes de modelo para conjuntos comuns de controles    Se você tiver um grande número de formulários de papel para converter, você pode procurar comuns seções e conjuntos de campos que podem ser convertidos em partes de modelo do InfoPath. Uma parte do modelo é uma parte de um modelo de formulário que pode ser salvos para reutilização em vários modelos de formulário. Um componente de modelo típico consiste em controles e um fonte de dados e também pode incluir recursos como conexões de dados, validação de dados e regras. Criando e usando as partes de modelo, você pode ajudar a garantir que os modelos de formulário em sua organização sejam consistentes em tom, a estrutura e o comportamento. Por exemplo, um departamento de recursos humanos pode usar uma única parte do modelo de informações de contato em todos os seus modelos de formulário.

    parte de modelo que aparece em vários formulários

  • Habilitar assinaturas digitais    No InfoPath, você pode configurar seu modelo de formulário para que os usuários possam assinar algumas partes de um formulário ou o formulário inteiro. Assinar um formulário ajuda a autenticar um usuário como a pessoa que preencheu o formulário e também ajuda a garantir que o conteúdo do formulário não foi alterado.

  • Use recursos que ajudam os usuários a preencher formulários    No InfoPath, você pode atribuir valores padrão a controles para ajudar os usuários a preencherem formulários de modo mais rápido. Por exemplo, em um relatório de despesas, você pode atribuir a data de hoje como valor padrão para um controle selecionador de data. Você pode atribuir fórmulas para campos Subtotal e Total, de modo que as despesas sejam calculadas automaticamente à medida que o usuário inserir itens de despesa. Você também pode habilitar a verificação ortográfica para que os usuários possam verificar o texto que inserem, como fariam em qualquer outro documento do Microsoft Office. E se desejar fornecer comandos específicos de formulário ou do conteúdo da Ajuda, você pode criar um painel de tarefas personalizado exibido ao lado do formulário.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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