Integrar o rastreamento em seu processo de gerenciamento de alteração de projeto de variação

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Por Laura Suchan, PMP

Gerenciamento de projetos é sobre descobrir o que você deseja realizar, criando uma lista de tarefas pendentes do trabalho que precisa ser feito para iniciá-lo lá, determinar quanto tempo levará e calcular quanto ele vai custo.     Parece simples,? Mas a parte realmente difícil é mantendo o controle de tudo. O projeto está em execução no momento? Ele vai ser feito adiantado? É abaixo do orçamento? Ele ainda estará abaixo do orçamento quando todo o trabalho é feito?

Uma maneira para avaliar a integridade de um projeto é para controlar a diferença entre o plano de projeto original e o que realmente está acontecendo. Esse intervalo é conhecido como variação, uma comparação do valor da pretendido ou orçado e o valor real gasto. Análise de variação é a prática de comparar os resultados de projeto real ao qual foi planejado ou esperado. É uma maneira de mostre — como ou como mal — um projeto está progredindo.

Planejamento para variações: estabelecer linhas de base

Para determinar as variações de projeto, você precisa colocar interesse do zero como ponto de partida: esta é sua linha de base. Sem isso, você está busca e tentar um destino de movimentação de controle. Duas linhas de base de chaves estabelecer antes de colocar variação controle e relatórios em cena são custo e cronograma. Mas, obter lá, você desejará chegar o escopo do projeto.

Usando uma estrutura de detalhamento de trabalho para criar o escopo

A linha de base do escopo inclui todas as entregas do projeto; como tal, ele identifica todo o trabalho a ser feito. Uma maneira de escopo do documento é criar uma estrutura de detalhamento de trabalho (EDT), uma exibição hierárquica de entregas do projeto. Cada nível na hierarquia representa uma descrição de cada vez mais detalhada de entregas. Por exemplo, uma EDT para a construção de uma casa nova incluiria o foundation, enquadramento, telhado e sistemas elétricos e Encanamento, bem como planos de paisagismo, desenhos arquitetônicos, e permite de inspeção.

Estabelecer linhas de base de custo e cronograma

As linhas de base de custo e cronograma são estabelecidas somente depois que o escopo é determinado. Sem uma imagem clara do projeto que produzirão, você não pode determinar quanto tempo levará ou quanto custará.

A linha de base do cronograma é o cronograma de projeto aprovado, base para medir e relatórios de desempenho de agendamento. A linha de base de custo é o orçamento aprovado de divididos em fases, no qual o desempenho de custo será medido. Ele é determinado adicionando os custos para um projeto específico período ou fase, que requer a atribuição de custos para tarefas do projeto. Alocação de custos para componentes do projeto pode ser demorada, mas ele permitirá a executar mais detalhado e preciso custo-relatórios de desempenho, algo seus participantes e patrocinadora do projeto será muito interessada.

Estabelecer linhas de base de custo e cronograma:

  1. Desenvolva o cronograma identificando as atividades e tarefas para produzir cada produto no EDT.

  2. Identifique recursos para cada tarefa. Considere a possibilidade de restrições ou quanto tempo cada pessoa pode dedicar realisticamente para esse projeto.

  3. Estimativa de quanto tempo (em horas ou dias) levará para concluir cada tarefa.

  4. Estime o custo de cada tarefa, usando uma taxa por hora média ou diariamente, para cada recurso, além de quaisquer custos fixos associados com a tarefa.

  5. Determine quais tarefas dependentes de outras pessoas e, então, desenvolvem o caminho crítico.

  6. Desenvolver a custo da linha de base; Este é um orçamento divididos em fases para medir o desempenho de custo do projeto. Para fazer isso, adicione os custos estimados, por tarefa ou por período de tempo.

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Respondendo a variações: controle de alterações

Depois de ter estabelecido escopo, cronograma e linhas de base de custo, criam as etapas a equipe levará para gerenciar variações para esses planos. Essas informações ficam seu plano de gerenciamento de alteração de projeto. Esse plano define quando você determinar que uma solicitação de alteração de projeto (PCR) é necessária, como variações de documentos e enviar para aprovação e o que acontece após uma solicitação de alteração for aprovada.

Cálculos de variação são usados para determinar se uma PCR é necessária e se as linhas de base do projeto cronograma ou do custo serão alteradas. Variações podem ser positivas ou negativas:

  • Uma variação positiva indica que o projeto está adiantado ou abaixo do orçamento. Cenários positivos talvez permitem que você realocar o dinheiro e recursos à região negativa.

  • Uma variação negativa é o indicador que o projeto está atrasado ou acima do orçamento e que você precisa para agir. Talvez você precise aumentar seu orçamento ou aceitar as margens de lucro reduzidas.

Limites de variação são um componente importante de qualquer projeto de alterar o plano de gerenciamento. Eles constituem as materiais mudanças no projeto e, portanto, exigem aprovação em um PCR e documentação. Nem todos os PCRs resulta em restabelecer escopo, o cronograma ou o orçamento. Esta é uma tarefa significativa, o que pode exigir um tempo considerável para ser concluída, e você será obrigada a obter aprovação para a organização do projeto.

Controle as variações de custos e agenda em todo o ciclo de vida do projeto ajuda você a identificar áreas de – pontos fracos com alterações repetidos — e responder de acordo. Por exemplo, se você vir que a equipe de teste está encontrando atrasos contínuos, você talvez precise atribuir recursos adicionais para se manter no cronograma.

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Fazendo uma etapa posterior: análise de valor agregado

Nenhuma discussão sobre variações de projeto está concluída sem mencionar valor acumulado, uma técnica de gerenciamento de projeto para Estimando custos e agenda em um determinado momento. Análise de valor agregado compara o trabalho concluído com as linhas de base foi estabelecidas. Ele ajuda você a avaliar o desempenho do projeto atual e fazer correções de curso onde necessário.

Para executar análise de valor agregado, você deve ter uma EDT, um cronograma de projeto detalhadas, e um orçamento (por fase ou intervalo de tempo) para o trabalho planejado.

Fazer as perguntas de valor agregado

A qualquer momento, a análise de valor agregado medidas integridade do projeto solicitando três principais perguntas:

  • Valor planejado: o que é o valor necessário para o trabalho?

  • Valor agregado: o que você fez por realmente concluídas?

  • Custo real: quanto o custo para concluir o trabalho?

Valor planejado (PV) é o custo orçado de tarefas planejadas. Valor agregado (EV) é a soma de todos os custos orçados do trabalho concluído. Os custos reais (AC) são o que foi gasto no trabalho produzido.

Aprendendo sobre análise de valor agregado

A maneira mais fácil para descrever o valor agregado é por meio de exemplo. Digamos que você estiver gerenciando um projeto de quatro meses com um orçamento de r $100,000. Você estará três meses nela, e você perceber que a equipe concluiu apenas metade do trabalho, portanto, a EV é r $50.000. Com base no cronograma do projeto, cerca de 75% do trabalho deve ser feito agora, portanto, o VP é US $75.000. Você também saber que a equipe passou US $90.000 até o momento, portanto, o AC é US $90.000.

Usando esses números, você pode calcular o custo e agendar variações. A variação de custo (VC) medidas a diferença entre os custos reais do trabalho realizado e o orçamento do projeto:

VC = EV – AC   

A variação da agenda (VA) acompanhe o andamento real em relação a agenda do projeto:

VA = EV – VP   

Usando o exemplo acima, a variação de custo para esse projeto é r $50.000 – US $90.000 = US $40.000. A variação de cronograma for r $50.000 – US $75.000 = r $25.000.

Qualquer gerente de projeto pode ver que o projeto passou 90% de seu orçamento e concluiu apenas 50% do trabalho. O projeto está atrasada e estará acima do orçamento no momento em que for concluído, para que a alteração é necessária. O gerente de projeto deve reduzir o escopo, estender o cronograma ou obter financiamento mais para concluir o trabalho.

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Introdução ao controle de variação

Integração de variação de rastreamento para o gerenciamento de projetos é bastante simples, mas requer uma abordagem sistemática. Depois que a atribuição de projeto, trabalhe com sua patrocinadora estabelecer o escopo, orçamento e cronograma. Trabalhe com sua equipe para criar um plano de gerenciamento de alteração robusta, que identifica os limites de variação e descreve como lidar com variações se eles excederem valores de limite. Depois de desenvolver EDT e defina a programação de projeto detalhado, você pode estabelecer o cronograma do projeto e orçamento. Depois de todos os componentes estão no lugar, você estará pronto para iniciar o acompanhamento de variações e colocar seus planos de gerenciamento de alteração em prática.

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Sobre o autor     Jane Suchan é um gerente de programa com experiência iniciativas de negócios do gerenciamento corporativo e desenvolver metodologias de gerenciamento de projetos. Laura reside em Seattle, Washington.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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