Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

Importar ou vincular dados em uma pasta de trabalho do Excel

É possível transferir dados de uma pasta de trabalho do Excel para o Access de várias maneiras. Você pode copiar os dados de uma planilha aberta e colá-los em uma folha de dados do Access, importar uma planilha para uma tabela nova ou existente, ou vincular a uma planilha de um banco de dados do Access.

Este tópico explica em detalhes como importar ou vincular a dados do Excel de bancos de dados da área de trabalho do Access.

Observações : 

  • Você não poderá importar dados enquanto estiver executando um banco de dados da Web do Access 2010 em um navegador. Se quiser importar dados para um banco de dados da Web, primeiro abra o banco de dados da Web usando o Access.

  • Tabelas vinculadas não são compatíveis com bancos de dados do Access 2010. Para usar dados externos em um banco de dados da Web, é necessário importar os dados em vez de vinculá-los. Para obter mais informações sobre bancos de dados da Web, consulte o artigo Criar um banco de dados do Access para compartilhar na Web.

O que você deseja fazer?

Noções básicas sobre a importação de dados do Excel

Importar dados do Excel

Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos

Vincular a dados no Excel

Solucionar problemas de #Núm! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada

Noções básicas sobre a importação de dados do Excel

Se o seu objetivo for armazenar no Access alguns ou todos os seus dados de uma ou mais planilhas do Excel, você deverá importar o conteúdo da planilha para um banco de dados do Access novo ou existente. Quando você importa dados, o Access cria uma cópia dos dados em uma tabela nova ou existente sem alterar a planilha Excel de origem.

Cenários comuns para a importação de dados do Excel para o Access

  • Você é um usuário do Excel há muito tempo, mas deseja avançar utilizando o Access para trabalhar com dados desse aplicativo. Seu objetivo é mover os dados das planilhas do Excel para um ou mais bancos de dados do Access.

  • O departamento ou grupo de trabalho no qual trabalha utiliza o Access, mas você recebe ocasionalmente dados em formato Excel, que devem ser mesclados com os bancos de dados do Access. Você quer importar essas planilhas do Excel para o banco de dados conforme as recebe.

  • Você utiliza o Access para gerenciar dados, mas os relatórios semanais que recebe do restante da equipe são pastas de trabalho do Excel. Você gostaria de dinamizar o processo de importação para garantir que os dados sejam importados toda semana em um horário específico no banco de dados.

Se esta for a primeira vez que você importa dados do Excel

  • Não é possível salvar uma pasta de trabalho do Excel como um banco de dados do Access. O Excel não oferece a funcionalidade para criar um banco de dados a partir dos dados do Excel.

  • Ao abrir uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir arquivo, altere a caixa de listagem Arquivos do tipo para Arquivos do Microsoft Office Excel e selecione o arquivo desejado). O Access cria um vínculo para a pasta de trabalho, em vez de importar seus dados. A vinculação a uma pasta de trabalho é fundamentalmente diferente da importação de uma planilha para um banco de dados. Para obter mais informações sobre a vinculação, consulte a seção Vincular a dados no Excel, mais adiante neste artigo.

Importar dados do Excel

As etapas nesta seção explicam como preparar e executar uma operação de importação e como salvar as configurações de importação como uma especificação para posterior reutilização. Ao prosseguir, lembre-se de que você pode importar dados de apenas uma planilha por vez. Não é possível importar todos os dados de uma pasta de trabalho inteira ao mesmo tempo.

Preparar a planilha

  1. Localize o arquivo de origem e selecione a planilha que contém os dados a serem importados para o Access. Se quiser importar apenas parte de uma planilha, você poderá definir um intervalo nomeado que inclua somente as células que você deseja importar.

    Definir um intervalo nomeado (opcional)   

    1. Alterne para o Excel e abra a pasta de trabalho contendo os dados que você deseja importar.

    2. Selecione o intervalo de células que contém os dados que você deseja importar.

    3. Clique com o botão direito do mouse no intervalo selecionado e, em seguida, clique em Nomear Intervalo ou Definir Nome.

    4. Na caixa de diálogo Novo nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e clique em OK.

      Lembre-se de que é possível importar apenas uma planilha por vez durante uma operação de importação. Para importar dados de várias planilhas, repita a operação de importação para cada planilha.

  2. Revise os dados de origem e execute a ação conforme descrito nesta tabela.

    Elemento

    Descrição

    Número de colunas

    O número de colunas de origem que deseja importar não pode exceder 255, pois o Access não oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

    Ignorar colunas e linhas

    É recomendável incluir apenas as linhas e colunas da planilha de origem, ou o intervalo nomeado, que deseja importar.

    Linhas    Não é possível filtrar ou ignorar linhas durante a operação de importação.

    Colunas    Não é possível ignorar colunas durante a operação, caso escolha adicionar os dados a uma tabela existente.

    Formato tabular

    Certifique-se de que as células estejam em formato tabular. Se a planilha ou intervalo nomeado incluir células mescladas, o conteúdo da célula é colocado no campo que corresponde à coluna mais à esquerda, e os outros campos são deixados em branco.

    Colunas, linhas e células em branco

    Exclua todas as colunas e linhas em branco desnecessárias na planilha ou no intervalo. Se houver células em branco na planilha ou intervalo nomeado, tente adicionar os dados ausentes. Se estiver planejando acrescentar os registros a uma tabela existente, certifique-se de o campo correspondente na tabela aceite valores nulos (ausentes ou desconhecidos). Um campo aceitará valores desconhecidos se a sua propriedade de campo Obrigatório for definida como Não e sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evite valores nulos.

    Valores de erro

    Se uma ou mais células na planilha ou no intervalo contiver valores de erro, como #NUM e #DIV, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Se uma planilha de origem ou um intervalo contiver valores de erro, o Access colocará um valor nulo nos campos correspondentes na tabela. Para obter mais informações sobre modos de corrigir esses erros, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.

    Tipo de dados

    Para evitar erros durante a importação, verifique se cada coluna de origem contém o mesmo tipo de dados em cada linha. O Access verifica as primeiras oito linhas de origem para determinar o tipo de dados dos campos na tabela. É altamente recomendável que você se certifique de que as primeiras oito linhas de origem não misturem valores de tipos de dados diferentes em qualquer uma das colunas. Caso contrário, o Access poderá não atribuir o tipo de dados correto à coluna.

    Além disso, é aconselhável formatar cada coluna de origem no Excel e atribuir um formato de dados específico a cada coluna antes de iniciar a operação de importação. A formatação é altamente recomendável, caso a coluna inclua valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo em uma planilha pode conter valores numéricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faça o seguinte:

    1. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Formatar Células.

    2. Na guia Número, em Categoria, selecione um formato. Para a coluna NúmeroDoVoo, você provavelmente escolheria Texto.

    3. Clique em OK.

    Se as colunas de origem estiverem formatadas, mas ainda contiverem valores mistos nas linhas seguintes à oitava linha, a operação de importação ainda poderá ignorar valores ou converter valores incorretamente. Para obter informações sobre a solução de problemas, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos.

    Primeira linha

    Se a primeira linha na planilha ou no intervalo nomeado contiver os nomes das colunas, é possível especificar se o Access tratará os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação. Se a planilha o intervalo de origem não incluir os nomes, é uma boa opção adicioná-los à origem antes de iniciar a operação de importação.

    Observação : Se você planeja acrescentar os dados a uma tabela existente, certifique-se de o nome de cada coluna coincida totalmente ao nome no campo correspondente. Se o nome de uma coluna for diferente do nome no campo correspondente na tabela, a operação de importação falhará. Para visualizar os nomes dos campos, abra a tabela no modo Design do Access.

  3. Feche a pasta de trabalho de origem, se estiver aberta. Manter o arquivo de origem aberto poderá resultar em erros na conversão de dados durante a operação de importação.

Preparar o banco de dados de destino

  1. Abra o banco de dados do Access no qual os dados serão armazenados. Certifique-se de que o banco de dados não seja somente leitura e que você tenha permissões para fazer alterações no banco de dados.

    – ou –

    Se não desejar armazenar os dados em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco. Para isso:

    Clique na guia Arquivo, clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco. Observação: se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office e clique em Novo.

  2. Antes de iniciar a operação de importação, escolha entre armazenar os dados em uma tabela nova ou em uma tabela existente.

    Criar uma nova tabela    Se você decidir armazenar os dados em uma nova tabela, o Access cria uma tabela e adiciona os dados importados a essa tabela. Se a tabela com o nome especificado já existir, o Access substitui o conteúdo da tabela com os dados importados.

    Acrescentar a uma tabela existente    Se decidir adicionar dados a uma tabela existente, as linhas da planilha do Excel serão acrescentadas à tabela especificada.

    Lembre-se de que a maioria das falhas durante as operações de acréscimo ocorrem porque os dados de origem não coincidem com as configurações da estrutura e dos campos da tabela de destino. Para evitar isso, abra a tabela de destino no modo Design e revise o seguinte:

    • Primeira linha    Se a primeira linha da planilha ou intervalo nomeado de origem não contiver títulos de coluna, certifique-se de que a posição e o tipo de dado de cada coluna coincida com os do campo correspondente na planilha de origem. Se a primeira linha contiver títulos de coluna, não é necessário que a ordem das colunas e dos campos coincida, mas o nome e o tipo de dados de cada coluna deverá coincidir totalmente com os do campo correspondente.

    • Campos ausentes ou adicionais    Se um ou mais campos não estiverem na planilha de origem, adicione-os antes de iniciar a operação de importação. No entanto, se a tabela contiver campos que não existem na origem, não será necessário excluí-los da tabela, se aceitarem valores nulos.

      Dica : Um campo aceitará valores nulos se a sua propriedade Obrigatório estiver definida como Não e a sua configuração de propriedade RegraDeValidação não evitar valores nulos.

    • Chave primária    Se a chave contiver um campo de chave primária, a planilha ou o intervalo de origem deve ter uma coluna que contenha valores que sejam compatíveis com o campo de chave primária, e os valores de chave primária importados devem ser exclusivos. Se um registro importado contiver um valor de chave primária que já existe na tabela de destino, a operação de importação exibirá uma mensagem de erro.

    • Campos indexados    Se a propriedade Indexado de um campo em uma tabela for definido como Sim (Duplicação não autorizada), a coluna correspondente na planilha ou no intervalo de origem deve conter valores exclusivos.

      Vá para as próximas etapas para executar a operação de importação.

Iniciar a operação de importação

  1. A localização do assistente de importação/vinculação difere ligeiramente dependendo da sua versão do Access. Escolha as etapas que correspondem à sua versão do Access:

    • Se estiver usando a versão mais recente do Access da versão de assinatura do Office 365, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e Vincular e clique em Nova Fonte de Dados > Do Arquivo > Excel.

    • Se estiver usando o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e Vincular e clique em Excel.

    • Se estiver usando o Access 2007, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e clique em Excel.

    Observação : A guia Dados externos não estará disponível, a menos que um banco de dados esteja aberto.

  2. Na caixa de diálogo Obter dados externos - Planilha do Excel, na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do arquivo do Excel que contém os dados que deseja importar.

    – ou –

    Clique em Procurar e use a caixa de diálogo Abrir Arquivo para localizar o arquivo que você deseja importar.

  3. Especifique como quer armazenar os dados importados.

    Para armazenar os dados em uma nova tabela, selecione Importar os dados de origem em uma nova tabela, no banco de dados atual. Você será solicitado a nomear essa tabela posteriormente.

    Para acrescentar dados a uma tabela existente, selecione Acrescentar uma cópia dos registros à tabela e selecione uma tabela na lista suspensa. Essa opção não estará disponível se o banco de dados não contiver tabelas.

    Para vincular à fonte de dados, criando uma tabela vinculada, confira a seção Vincular a dados no Excel, mais adiante neste artigo.

  4. Clique em OK.

    O assistente de importação de planilha é iniciado, e guiará você no processo de importação. Vá para o próximo conjunto de etapas.

Usar o assistente de Importação de planilha

  1. Na primeira página do assistente, selecione a planilha ou que contém os dados que deseja importar. Em seguida, clique em Avançar.

  2. Na segunda página, clique em Mostrar Planilhas ou Mostrar Intervalos Nomeados, escolha a planilha ou intervalo nomeado que deseja importar e clique em Avançar.

  3. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione A Primeira Linha Contém Títulos de Coluna e clique em Avançar

    Se você estiver importando os dados em uma nova tabela, o Access usa esses títulos de coluna para nomear os campos na tabela. É possível alterar esses nomes durante ou depois da operação de importação. Se você estiver anexando dados a uma tabela existente, certifique-se de que os títulos de coluna na planilha de coluna coincidam exatamente com os nomes dos campos na tabela de destino.

    Se estiver anexando dados a uma tabela existente, avance para a etapa 6. Se estiver adicionando os dados a uma nova tabela, siga as próximas etapas.

  4. O assistente solicita a você que revise as propriedades de campo. Clique em uma coluna na parte inferior da página para exibir as propriedades do campo correspondente. Em seguida, siga um destes procedimentos:

    • Revise e altere, se desejar, o nome e o tipo de dados do campo de destino.

      O Access revisa as primeiras oito linhas em cada coluna para sugerir o tipo de dados para o campo correspondente. Se a coluna na planilha contiver tipos diferentes de valores, como texto e números, nas primeiras oito linhas de uma coluna, o assistente sugerirá um tipo de dados que seja compatível com todos os valores da coluna — na maior parte das vezes, o tipo de dados texto. Embora seja possível selecionar um tipo de dados diferente, é importante lembrar que os valores que não forem compatíveis com o tipo de dados selecionado serão ignorados ou convertidos incorretamente durante o processo de importação. Para obter mais informações sobre como corrigir valores ausentes ou incorretos, consulte a seção Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos, mais adiante neste artigo.

    • Para criar um índice no campo, defina Indexado como Sim.

    • Para ignorar totalmente uma coluna de origem, marque a caixa de seleção Não importar campo (Ignorar).

      Clique em Avançar quando terminar de selecionar as opções.

  5. Na tela seguinte, especifique uma chave primária para a tabela. Se você selecionar Permitir que o Access adicione a chave primária, o Access adicionará um campo de Numeração automática no primeiro campo da tabela de destino e o preencherá automaticamente com valores de identificação exclusivos, começando em 1. Clique em Avançar.

  6. Na última tela do assistente, especifique um nome para a tabela de destino. Na caixa Importar para Tabela, digite um nome para ela. Se a tabela já existir, o Access exibirá uma mensagem perguntando se você deseja substituir o conteúdo existente nela. Clique em Sim para continuar ou em Não para especificar um nome diferente para a tabela de destino. Em seguida, clique em Concluir para importar os dados.

    Se o Access puder importar alguns ou todos os dados, o assistente exibirá uma página mostrando o status da operação de importação. Além disso, também é possível salvar os detalhes da operação para uso futuro como uma especificação. De maneira inversa, se a operação falhar completamente, o Access exibirá a mensagem de erro Umerro ocorreu ao tentar importar o arquivo.

  7. Clique em Sim para salvar os detalhes da operação para uso futuro. Salvar os detalhes ajuda você a repetir a operação posteriormente, sem a necessidade de consultar o assistente novamente.

Confira Salvar os detalhes de uma operação de importação ou exportação como uma especificação para saber como salvar seus detalhes de especificação.

Confira executar uma importação salva ou especificação de exportação para saber como executar as especificações de importar ou vincular salvas.

Confira Agendar uma especificação de importação ou exportação para saber como agendar tarefas de importação e vinculação para que sejam executadas em horários específicos.

Solucionar problemas de valores ausentes ou incorretos

Caso você receba a mensagem Um erro ocorreu ao tentar importar o arquivo, significa que a operação de importação falhou completamente. Por outro lado, se a operação de importação exibir uma caixa de diálogo solicitando que você salve os detalhes da operação, isso indica que foi possível importar alguns ou todos os dados. A mensagem de status também menciona o nome da tabela do log de erros que contém a descrição de quaisquer erros ocorridos durante a operação de importação.

Importante : Mesmo que a mensagem de status indique êxito total da operação, você deve revisar o conteúdo e a estrutura da tabela para garantir que tudo pareça correto antes de começar a usar a tabela.

  • Abra a tabela de destino no modo Folha de Dados para ver se todos os dados foram adicionados à tabela.

  • Abra a tabela no modo Design para revisar o tipo de dados e outras configurações de propriedades dos campos.

A tabela a seguir descreve as etapas que você pode executar para corrigir valores ausentes ou incorretos.

Dica : Ao solucionar problemas de resultados, se você detectar a falta de apenas alguns valores, poderá adicioná-los à tabela manualmente. De maneira inversa, se detectar a falta de colunas inteiras ou de um grande número de valores ou se perceber que eles não foram importados corretamente, corrija o problema no arquivo de origem. Após corrigir todos os problemas conhecidos, repita a operação de importação.

Problema

Resolução

Elementos gráficos

Elementos gráficos, como logotipos, gráficos e imagens, não podem ser importados. Adicione-os manualmente ao banco de dados, após concluir a operação de importação.

Valores calculados

Os resultados de uma coluna ou de células calculadas são importados, mas não uma fórmula base. Durante a operação de importação, é possível especificar um tipo de dados que seja compatível com os resultados da fórmula, como Número.

VERDADEIRO ou FALSO e valores -1 ou 0

Se a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access criará um campo Sim/Não para a coluna e inserirá valores -1 ou 0 no campo. No entanto, se a planilha ou o intervalo de origem incluir apenas valores -1 ou 0, o Access, por padrão, criará um campo numérico para a coluna. É possível alterar o tipo de dados do campo para Sim/Não durante a operação de importação para evitar esse problema.

Campos com múltiplos valores

Quando você importa dados para uma nova tabela ou acrescenta dados a uma tabela existente, o Access não habilita o suporte a valores múltiplos em um campo, mesmo se a coluna de origem contiver uma lista de valores separados por ponto-e-vírgula (;). A lista de valores será tratada como um valor único e colocada em um campo de texto.

Dados truncados

Se os dados aparecerem truncados em uma coluna na tabela do Access, tente aumentar a largura da coluna no modo Folha de Dados. Caso o problema não seja resolvido, isso indicará que os dados em uma coluna numérica no Excel são muito grandes para o tamanho do campo de destino no Access. Por exemplo, se o campo de destino tiver a propriedade TamanhoDoCampo definida como Byte em um banco de dados do Access, mas os dados de origem contiverem um valor maior do que 255, corrija os valores no arquivo de origem, e tente importar novamente.

Formato de exibição

Pode ser necessário definir a propriedade Formato de determinados campos no modo Design para garantir que os valores sejam exibidos corretamente no modo Folha de Dados. Por exemplo:

  • Um campo Sim/Não exibe -1 e 0 no modo Folha de Dados, depois que a operação de importação está concluída. Para corrigir isso, depois que a operação de importação estiver concluída, defina a propriedade Formato como Sim/Não para exibir as caixas de seleção.

  • A data por extenso e a data normal são exibidas como datas abreviadas no Access. Para corrigir isso, abra a tabela de destino no modo Folha de Dados no Access, e defina a propriedade Formato do campo como Data por Extenso ou Data Normal.

Observação : Se a planilha de origem contiver formatação em rich text, como negrito, sublinhado ou itálico, o texto será importado, mas a formatação será perdida.

Valores duplicados (erro de violação de chave)

Os registros que estão sendo importados contêm valores duplicados, que não podem ser armazenados no campo de chave primária da tabela de destino, ou em um campo que tem a propriedade Indexado definida como Sim (Duplicação não autorizada). Elimine os valores duplicados no arquivo de origem e tente importar novamente.

Valores de data desativados por 4 anos

Os campos de data que são importados de uma planilha do Excel podem ficar desativados por quatro anos. O Excel para Windows usa o Sistema de Data 1900 (no qual os números de série estão no intervalo de 1 a 65.380), que corresponde às datas de 1º de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 2078. No entanto, o Excel para Macintosh usa o Sistema de Data 1904 (no qual os números de série estão no intervalo de 0 a 63.918), que corresponde às datas de 1º de janeiro de 1904 a 31 de dezembro de 2078.

Antes de importar os dados, altere o sistema de data para a pasta de trabalho do Excel ou, depois de acrescentar a data, execute uma consulta de atualização que utilize a expressão [data campo nome] + 1462 para corrigir as datas.

Valores nulos

No final da operação de importação, poderá ocorrer uma mensagem de erro sobre os dados excluídos ou perdidos durante a operação, ou ao abrir a tabela no modo Folha de Dados, você poderá verificar que alguns valores de campo estão em branco. Se as colunas de origem no Excel não estiverem formatadas, ou se as primeiras oito linhas contiverem valores de tipos de dados diferentes, abra a planilha de origem e faça o seguinte:

  • Formate as colunas de origem.

  • Mova as linhas, de modo que as primeiras oito linhas em cada coluna não contenham valores de tipos de dados diferentes.

  • Durante a operação de importação, selecione o tipo de dados adequado para cada campo. Se o tipo de dados estiver incorreto, você visualizará valores nulos ou incorretos na coluna inteira, depois que a operação de importação estiver concluída.

As etapas anteriores podem ajudar a minimizar a ocorrência de valores nulos. A tabela a seguir lista casos em que ainda é possível visualizar valores nulos:

Os valores que estão ausentes são do tipo...

Durante a importação para...

E o tipo do campo de destino é...

Para solucionar...

Texto

Uma nova tabela

Data

Substitua todos os valores de texto por valores de data, e tente importar novamente.

Texto

Uma tabela existente

Numérico ou Data

Substitua todos os valores de texto por valores que coincidam com o tipo de dados do campo de destino, e tente importar novamente.

Valores de data substituídos por valores numéricos

Você observará visivelmente números aleatórios de cinco dígitos, em vez dos valores de data reais, nas seguintes situações:

  • A coluna de origem na planilha contém apenas valores numéricos nas primeiras oito linhas, mas contém alguns valores de data nas linhas seguintes. Esses valores de data serão convertidos de maneira incorreta.

  • A coluna de origem contém valores de data em algumas das oito primeiras linhas, e você tentou importá-la para um campo numérico. Esses valores de data serão convertidos de maneira incorreta.

    Para evitar que isso ocorra, substitua os valores de data por valores numéricos na coluna de origem, e tente importar novamente.

    Às vezes, se uma coluna contendo principalmente valores de data também contiver vários valores de texto, todos os valores de data poderão ser exibidos como números de cinco dígitos aparentemente aleatórios. Para evitar isso, substitua os valores de texto por valores de data e tente importar novamente.

Valores numéricos substituídos por valores de data

Você observará visivelmente os valores de data aleatórios, em vez de valores numéricos reais, nas seguintes situações:

  • A coluna de origem contém apenas valores de data nas primeiras oito linhas, mas contém alguns valores numéricos nas linhas seguintes. Esses valores numéricos serão convertidos de maneira incorreta.

  • A coluna de origem contém valores em algumas das oito primeiras linhas, e você tentou importá-la para um campo de data. Esses valores numéricos serão convertidos de maneira incorreta.

Para evitar isso, substitua os valores numéricos por valores de data na coluna de origem, e tente importar novamente.

Além disso, talvez você deseje revisar a tabela de log de erros (mencionada na última página do assistente) no modo Folha de Dados. A tabela tem três campos — Erro, Campo e Linha. Cada linha contém informações sobre um erro específico, e o conteúdo do campo Erro tem a finalidade de ajudá-lo a solucionar o problema.

Cadeias de erros e dicas de solução de problemas

Erro

Descrição

Truncamento de Campo

Um valor no arquivo é muito grande para a configuração de propriedade TamanhoDoCampo para esse campo.

Falha de Conversão de Tipo

Um valor na planilha é o tipo de dados incorreto para esse campo. O valor pode estar ausente ou parecer incorreto no campo de destino. Consulte a tabela anterior para obter mais informações de como solucionar esse problema.

Violação de Chave

Esse valor da chave primária do registro é uma duplicata — já existe na tabela.

Falha da Regra de Validação

Um valor infringe o conjunto de regras pela utilização da propriedade RegraDeValidação para esse campo ou para a tabela.

Nulo no campo Obrigatório

Um valor nulo não é permitido nesse campo, porque a propriedade Obrigatório para o campo é definida como Sim.

Valor nulo no campo Numeração Automática

Os dados que estão sendo importados contêm um valor Nulo que você tentou acrescentar ao campo Numeração Automática.

Registro Não Analisável

Um valor de texto contém o caractere delimitador de texto (geralmente, aspas duplas). Sempre que um valor contém o caractere delimitador, esse caractere pode ser repetido duas vezes no arquivo de texto. Por exemplo:

Diâmetro de 2,54 cm

Início da Página

Vincular a dados no Excel

Ao vincular um banco de dados do Access a dados em outro programa, você pode usar as ferramentas de consulta e de relatório fornecidas pelo Access sem que seja necessário manter uma cópia dos dados do Excel em seu banco de dados.

Quando você cria um vínculo com uma planilha do Excel ou um intervalo nomeado, o Access gera uma nova tabela vinculada às células de origem. Qualquer alteração feita nas células de origem no Excel aparecerá nessa tabela. No entanto, não é possível editar o conteúdo da tabela correspondente no Access. Caso você queira adicionar, editar ou excluir dados, precisará fazer as alterações no arquivo de origem.

Cenários comuns para a vinculação a uma planilha do Excel a partir do Access

Normalmente, você cria um vínculo com uma planilha do Excel (em vez de importar) pelos seguintes motivos:

  • Você quer continuar mantendo dados em planilhas do Excel, mas usar os recursos avançados de consulta e relatórios do Access.

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas os dados de fontes externas com os quais trabalha estão em planilhas do Excel. Você não quer manter cópias dos dados externos, mas deseja trabalhar com esses dados no Access.

Se estiver vinculando a uma planilha do Excel pela primeira vez

  • Não é possível criar um vínculo com um banco de dados do Access a partir do Excel.

  • Quando é criado um vínculo com um arquivo do Excel, o Access cria uma nova tabela, denominada geralmente de tabela vinculada. A tabela mostra os dados na planilha de origem ou do intervalo nomeado, mas não armazena, de fato, os dados no banco de dados.

  • Não é possível vincular dados do Excel a uma tabela existente no banco de dados. Isso significa que os dados não podem ser acrescentados a uma tabela existente executando-se uma operação de vinculação.

  • Um banco de dados pode conter várias tabelas vinculadas.

  • Quaisquer alterações realizadas nos dados em Excel são refletidas automaticamente na tabela vinculada. No entanto, o conteúdo e a estrutura de uma tabela vinculada no Access são somente leitura.

  • Ao abrir uma pasta de trabalho do Excel no Access (na caixa de diálogo Abrir Arquivo, altere a caixa de listagem Arquivos do Tipo para Microsoft Excel e selecione o arquivo desejado), o Access criará um banco de dados em branco e iniciará automaticamente o Assistente de Vinculação de Planilha.

Preparar os dados do Excel

  1. Localize o arquivo do Excel e a planilha ou o intervalo que contém os dados que você deseja vincular. Se não quiser vincular à planilha inteira, considere definir um intervalo nomeado que inclua apenas as células às quais deseja vincular.

    Criar um intervalo nomeado no Excel (opcional – útil se você deseja vincular apenas a alguns dados da planilha)   

    1. Alterne para o Excel e exiba a planilha na qual você deseja definir um intervalo nomeado.

    2. Selecione o intervalo de células que contém os dados aos quais quer vincular.

    3. Clique com o botão direito do mouse no intervalo selecionado e, em seguida, clique em Nomear Intervalo ou Definir Nome.

    4. Na caixa de diálogo Novo nome, especifique um nome para o intervalo na caixa Nome e, em seguida, clique em OK.

      Observe que é possível vincular a apenas uma planilha ou intervalo por vez, durante a operação. Para vincular a dados em vários locais em uma pasta de trabalho, repita a operação de vinculação para cada planilha ou intervalo.

  2. Revise os dados de origem, e execute a ação conforme descrito na seguinte tabela:

    Elemento

    Descrição

    Formato tabular

    Certifique-se de que as células estejam em formato tabular. Se o intervalo incluir células mescladas, o conteúdo da célula é colocado no campo que corresponde à coluna mais à esquerda, e os outros campos são deixados em branco.

    Ignorar colunas e linhas

    Não é possível ignorar colunas e linhas de origem durante a operação de vinculação. No entanto, você pode ocultar campos e filtrar registros abrindo a tabela vinculada no modo Folha de Dados, depois de importá-los para o Access.

    Número de colunas

    O número de colunas de origem não pode exceder 255, porque o Access não oferece suporte para mais de 255 campos em uma tabela.

    Colunas, linhas e células em branco

    Exclua todas as colunas e linhas em branco desnecessárias na planilha ou no intervalo do Excel. Se houver células em branco, tente adicionar os dados ausentes.

    Valores de erro

    Se uma ou mais células em uma planilha ou um intervalo contiverem valores de erro, corrija-os antes de iniciar a operação de importação. Observe que, se uma planilha ou um intervalo de origem contiver valores de erro, o Access inserirá um valor nulo nos campos correspondentes na tabela.

    Tipo de dados

    Não é possível alterar o tipo ou o tamanho dos dados dos campos em uma tabela vinculada. Antes de iniciar a operação de vinculação, é necessário verificar se cada coluna contém dados de um tipo específico.

    É recomendável formatar a coluna, se ela incluir valores de tipos de dados diferentes. Por exemplo, a coluna NúmeroDoVoo em uma planilha pode conter valores numéricos e de texto, como 871, AA90 e 171. Para evitar valores ausentes ou incorretos, faça o seguinte:

    1. Clique com o botão direito do mouse na coluna e, em seguida, clique em Formatar Células.

    2. Na guia Número, em Categoria, selecione um formato.

    3. Clique em OK.

    Primeira linha

    Caso a primeira linha na planilha ou no intervalo nomeado contenha os nomes das colunas, você pode especificar se o Access deve tratar os dados na primeira linha como nomes de campos durante a operação de vinculação. Se não houver nomes de colunas na planilha, ou se um nome de coluna específico violar as regras de nomeação de campos, o Access atribuirá um nome válido para cada campo correspondente.

  3. Feche o arquivo de origem, se estiver aberto.

Preparar o banco de dados de destino

  1. Abra o banco de dados no qual deseja criar o vínculo. Certifique-se de que o banco de dados não seja somente leitura e que você tenha as permissões necessárias para alterá-lo.

  2. Se não desejar armazenar o link em qualquer um dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco: Clique na guia Arquivo, clique em Novo e clique em Banco de Dados em Branco. Observação: se você estiver usando o Access 2007, clique no Botão do Microsoft Office e clique em Novo.

Agora, você está pronto para iniciar a operação de vinculação.

Criar o vínculo

  1. A localização do assistente de importação/vinculação difere ligeiramente dependendo da sua versão do Access. Escolha as etapas que correspondem à sua versão do Access:

    • Se estiver usando a versão mais recente do Access da versão de assinatura do Office 365, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e Vincular e clique em Nova Fonte de Dados > Do Arquivo > Excel.

    • Se estiver usando o Access 2016, o Access 2013 ou o Access 2010, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e Vincular e clique em Excel.

    • Se estiver usando o Access 2007, na guia Dados Externos, vá para o grupo Importar e clique em Excel.

    Observação : A guia Dados externos não estará disponível, a menos que um banco de dados esteja aberto.

  2. Na caixa de diálogo Obter dados externos - Planilha do Excel, na caixa Nome do arquivo, especifique o nome do arquivo de origem do Excel.

  3. Selecione Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e, em seguida, clique em OK.

    O Assistente de Vinculação de Planilha será iniciado e guiará você pelo processo de vinculação.

  4. Na primeira página do assistente, selecione uma planilha ou o intervalo nomeado e clique em Avançar.

  5. Se a primeira linha da planilha ou do intervalo de origem contiver os nomes dos campos, selecione Primeira linha contém títulos de coluna. O Access usa esses títulos de coluna para nomear os campos na tabela. Se o nome da coluna incluir determinados caracteres especiais, ele não poderá ser usado como um nome de campo no Access. Nesse caso, uma mensagem de erro será exibida informando a você que o Access atribuirá um nome válido para o campo. Clique em OK para continuar.

  6. Na página final do assistente, especifique um nome para a tabela vinculada e clique em Concluir. Se a tabela com o nome especificado já existir, você será perguntado se deseja substituir a tabela ou a consulta existente. Clique em Sim se quiser substituir a tabela ou a consulta ou clique em Não para especificar outro nome.

    O Access tentará criar a tabela vinculada. Se a operação tiver êxito, o Access exibirá a mensagem Vinculação da tabela concluída. Abra a tabela vinculada e revise os campos e os dados para verificar se todos os campos contêm os dados corretos.

    Se notar valores com erro ou dados incorretos, solucione o problema nos dados de origem. Para obter mais informações sobre como solucionar problemas de valores com erro ou de valores incorretos, consulte a próxima seção.

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Solucionar problemas de #Num! e outros valores incorretos em uma tabela vinculada

Mesmo que a mensagem Vinculação da tabela concluída seja exibida, você deve abrir a tabela no modo Folha de Dados para verificar se os dados mostrados nas linhas e nas colunas estão corretos.

Se visualizar erros ou dados incorretos em qualquer local na tabela, execute a ação conforme descrito na tabela a seguir e, em seguida, tente vincular novamente. Lembre-se de que não é possível adicionar valores diretamente à tabela vinculada, porque a tabela é somente leitura.

Problema

Resolução

Elementos gráficos

Os elementos gráficos em uma planilha do Excel, como logotipos, gráficos e imagens não podem ser vinculados no Access.

Formato de exibição

Pode ser necessário definir a propriedade Formato de determinados campos no modo Design para garantir que os valores sejam exibidos corretamente no modo Folha de Dados.

Valores calculados

Os resultados de uma coluna ou de células calculadas são exibidos no campo correspondente, mas não é possível visualizar a fórmula (ou expressão) no Access.

Valores de texto truncados

Aumente a largura da coluna no modo Folha de Dados. Se ainda assim, não for possível visualizar o valor inteiro, isso significa que o valor tem mais de 255 caracteres. O Access pode vincular apenas aos primeiros 255 caracteres, portanto, é necessário importar os dados, em vez de vinculá-los.

Mensagem de erro de estouro de campo numérico

A tabela vinculada pode parecer estar correta, mas posteriormente, ao executar uma consulta em relação à tabela, você poderá visualizar uma mensagem de erro Estouro de Campo Numérico. Isso pode acontecer em razão de um conflito entre o tipo de dados de um campo na tabela vinculada e o tipo de dados armazenado nesse campo.

VERDADEIRO ou FALSO e valores -1 ou 0

Se a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores VERDADEIRO ou FALSO, o Access cria um campo Sim/Não para a coluna na tabela vinculada. No entanto, se a planilha ou o intervalo de origem incluir uma coluna que contenha apenas valores -1 ou 0, o Access, por padrão, criará um campo numérico para a coluna, e não será possível alterar o tipo de dados do campo correspondente na tabela. Se quiser um campo Sim/Não na tabela vinculada, certifique-se de que a coluna de origem inclua valores VERDADEIRO e FALSO.

Campos com múltiplos valores

O Access não oferece suporte para múltiplos valores em um campo, mesmo que a coluna de origem contenha uma lista de valores separados por ponto-e-vírgula (;). A lista de valores será tratada como um único valor, e será colocada em um campo de texto.

#Núm!

O Access exibe o valor de erro #Num!, em vez dos dados reais em um campo, nas seguintes situações:

  • Se uma coluna de origem contiver alguns valores de data ou numéricos em uma coluna que contenha, principalmente, valores de texto, os valores de data e numéricos não serão importados.

  • Se uma coluna de origem contiver alguns valores de texto em uma coluna que contém, principalmente, valores numéricos, os valores de texto não serão importados.

  • Se uma coluna de origem contiver alguns valores de texto em uma coluna que contém, principalmente, valores de data, os valores de texto não serão importados.

Siga os procedimentos abaixo para minimizar as ocorrências de valores nulos na tabela:

  1. Certifique-se de que a coluna de origem não contenha valores de tipos de dados diferentes.

  2. Formate as colunas na planilha do Excel.

  3. Durante a operação de vinculação, selecione o tipo de dados correto para cada campo. Se o tipo de dados for incorreto, a coluna resultante poderá conter apenas valores #Num! para todas as linhas de dados.

Valores numéricos, em vez de valores de data

Caso visualize um número de cinco dígitos aparentemente aleatório em um campo, verifique se a coluna de origem contém, principalmente, valores numéricos, mas também, alguns valores de data. Os valores de data que aparecem em colunas numéricas são convertidos incorretamente em um número. Substitua os valores de data por valores numéricos, e tente vincular novamente.

Valores de data, em vez de valores numéricos

Caso visualize um valor de data aparentemente aleatório em um campo, verifique se a coluna de origem contém, principalmente, valores de data, mas também, alguns valores numéricos. Os valores numéricos que aparecem em colunas de data são convertidos incorretamente em uma data. Substitua os valores numéricos por valores de data, e tente vincular novamente.


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