Importar ou vincular a dados em um banco de dados do SQL Server

Importar ou vincular a dados em um banco de dados do SQL Server

Você pode vincular ou importar dados de um banco de dados SQL, que é um banco de dados gerenciado de alto desempenho usado para aplicativos essenciais. Para saber mais, confira SQL Server 2016.

  • Quando você vincula a dados, o Access cria uma conexão bidirecional que sincroniza as alterações de dados no Access e no banco de dados SQL.

  • Quando você importa dados, o Access cria uma cópia dos dados única, e as alterações de dados no Access ou no banco de dados SQL não são sincronizadas.

Visão geral da conexão do Access ao SQL Server

Antes de começar

Deseja que as operações ocorram de forma mais tranquila? Então realize os seguintes preparativos antes de vincular ou importar:

  • Localize o nome do servidor do banco de dados do SQL Server, identifique as informações de conexão necessárias e escolha um método de autenticação (Windows ou SQL Server). Para saber mais sobre os métodos de autenticação, confira Conectar ao Servidor (mecanismo de banco de dados) e Protegendo seu banco de dados.

  • Identifique as tabelas ou modos de exibição que você deseja vincular ou importar e os campos com valores exclusivos para tabelas vinculadas. Você pode vincular ou importar mais de uma tabela ou modo de exibição em uma única operação.

  • Leve em conta o número de colunas em cada tabela ou modo de exibição. O Access não fornece suporte para mais de 255 campos em uma tabela, portanto, o Access vincula ou importa apenas as 255 primeiras colunas. Como alternativa, você pode criar um modo de exibição no banco de dados SQL Server para acessar as colunas fora do limite.

  • Determine a quantidade total de dados que está sendo importada. O tamanho máximo de um banco de dados do Access é dois gigabytes menos o espaço necessário para objetos do sistema. Se o banco de dados SQL Server contiver tabelas grandes, talvez não seja possível importar todas para um único banco de dados do Access. Nesse caso, considere vincular aos dados em vez de importá-los.

  • Proteja seu banco de dados do Access e as informações de conexão que ele contém usando uma senha de banco de dados do Access e um local confiável. Isso será especialmente importante se você optar por salvar a senha do SQL Server no Access.

  • Planeje a criação de relações adicionais. O Access não cria relações automaticamente entre tabelas relacionadas no final de uma operação de importação. É possível criar manualmente as relações entre tabelas novas e existentes usando a janela Relações. Confira mais informações em O que é a janela Relações? e Criar, editar ou excluir uma relação.

Estágio 1: Introdução

  1. Selecione Dados Externos > Nova Fonte de Dados > Do Banco de Dados > Do SQL Server.

  2. Na caixa de diálogo Obter Dados Externos – Banco de Dados ODBC, siga um destes procedimentos:

    • Para importar dados, selecione Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual.

    • Para vincular aos dados, selecione Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada.

  3. Selecione OK.

Estágio 2: Criar ou reutilizar um arquivo DSN

Você pode criar um arquivo DSN ou reutilizar um existente. Use um arquivo DSN quando quiser se basear nas mesmas informações de conexão para diferentes operações de vínculo e importação ou compartilhar com um aplicativo diferente que também usa arquivos DSN. É possível criar um arquivo DSN diretamente, usando o Gerenciador de conexão de dados. Para obter mais informações, confira Administrar fontes de dados ODBC.

Embora ainda seja possível usar as versões anteriores do driver ODBC do SQL, é recomendável usar a versão 13.1, que tem muitos aprimoramentos e é compatível com novos recursos do SQL Server 2016. Confira mais informações em Microsoft ODBC Driver for SQL Server no Windows.

  1. Siga um destes procedimentos:

    • Se o arquivo DSN que você deseja usar já existir, selecione-o na lista.

      Caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados

      Dependendo do método de autenticação inserido nas informações de conexão, talvez seja necessário inserir uma senha novamente.

    • Para criar um novo arquivo DSN:

      1. Selecione Novo.

        Caixa de diálogo Criar Nova Fonte de Dados
      2. Selecione ODBC Driver 13 para SQL Server, depois selecione Avançar.

      3. Digite um nome para o arquivo DSN ou clique em Procurar para criar o arquivo em um local diferente.

  2. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir.

Estágio 3: Use o assistente Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server.

No Assistente Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server, faça o seguinte.

  1. Na primeira página, insira informações de identificação:

    • Na caixa Descrição, digite opcionalmente as informações documentais sobre o arquivo DSN.

    • Na caixa Servidor, insira o nome do SQL Server. Não clique na seta para baixo.

  2. Na página dois, selecione um dos seguintes métodos de autenticação:

    • Com a autenticação integrada do Windows    Conecte-se por meio de uma conta de usuário do Windows. Opcionalmente, insira o nome de uma Entidade de serviço (SPN). Confira mais informações em Nomes de entidades de serviço (SPNs) em conexões cliente (ODBC).

    • Com a autenticação do SQL Server...    Conecte-se com as credenciais definidas no banco de dados inserindo a ID de logon e senha.

  3. Nas páginas três e quatro, selecione várias opções para personalizar sua conexão. Confira mais informações em Microsoft ODBC Driver for SQL Server.

  4. Uma tela é exibida para confirmar suas configurações. Selecione Testar fonte de dados para confirmar sua conexão.

  5. Talvez seja necessário efetuar logon no banco de dados. Na caixa de diálogo Logon do SQL Server, insira a ID de logon e a senha. Para alterar as configurações adicionais, selecione Opções.

Estágio 4: Selecione Tabelas para vincular ou importar

  1. Na caixa de diálogo Vincular tabelas ou Importar objetos, em Tabelas, selecione cada tabela ou modo de exibição que você deseja vincular ou importar e, em seguida, clique em OK.

    Lista de tabelas para vincular ou importar
  2. Em uma operação de vinculação, decida se deseja selecionar Salvar Senha.

    Segurança    Selecionar esta opção elimina a necessidade de inserir credenciais sempre que você abrir o Access e acessar os dados. No entanto, isso armazena uma senha não criptografada no banco de dados do Access, ou seja, pessoas que podem acessar os conteúdos de origem podem ver o nome de usuário e a senha. Se você selecionar essa opção, é altamente recomendável armazenar o banco de dados do Access em um local confiável e criar uma senha de banco de dados do Access. Confira mais informações em Decidir se deseja confiar em um banco de dados e Criptografar um banco de dados usando uma senha de banco de dados.

Estágio 5: Criar especificações e tarefas (Importar apenas)

Resultados

Quando uma operação de importação ou vinculação é concluída, as tabelas aparecem no Painel de Navegação com o mesmo nome da tabela ou do modo de exibição do SQL Server combinado com o nome do proprietário. Por exemplo, se o nome do SQL for dbo.Produto, o nome do Access será dbo_Produto. Se esse nome já estiver em uso, o Access acrescentará "1" ao novo nome de tabela, por exemplo, dbo_Produto1. Se dbo_Produto1 já estiver em uso, o Access criará dbo_Produto2 e assim por diante. No entanto, você pode renomear as tabelas para algo mais significativo.

Em uma operação de importação, o Access nunca substitui uma tabela no banco de dados. Embora você não possa anexar diretamente dados do SQL Server a uma tabela existente, pode criar uma consulta acréscimo para anexar dados após ter importado dados de tabelas semelhantes.

Em uma operação de vinculação, se as colunas forem somente leitura em uma tabela do SQL Server, também serão somente leitura no Access.

Dica    Para ver a cadeia de conexão, passe o mouse sobre a tabela no painel de navegação do Access.

Atualizar o design da tabela vinculada

Não é possível adicionar, excluir ou modificar colunas ou alterar tipos de dados em uma tabela vinculada. Se você quiser fazer alterações no design, faça isso no banco de dados SQL Server. Para ver as alterações de design no Access, atualize as tabelas vinculadas:

  1. Selecione Dados Externos > Gerenciador de Tabelas Vinculadas.

  2. Selecione cada tabela vinculada que você deseja atualizar, selecione OK e, em seguida, selecione Fechar.

Comparar tipos de dados

Os tipos de dados do Access têm nomes diferentes dos tipos de dados SQL Server. Por exemplo, uma coluna do SQL Server do tipo de dados bit é importada ou vinculada no Access com o tipo de dados Sim/Não. A tabela a seguir compara os tipos de dados do Access e do SQL Server.

Tipo de dados do SQL Server

Tipo de dados do Access

Tamanho de campo do Access

bigint

Número Grande

Confira Como usar o tipo de dados Número Grande.

binário (tamanho do campo)

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

bit

Sim/Não

char (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

char (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

datetime

Data/Hora

decimal (precisão, escala)

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

float

Número

Dupla

image

Objeto OLE

int

Número

Número Inteiro Longo

money

Moeda

nchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

ntext

Memorando

numérico (precisão, escala)

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

nvarchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nvarchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

nvarchar(MAX)

Memorando

real

Número

Simples

smalldatetime

Data/Hora

smallint

Número

Inteiro

smallmoney

Moeda

sql_variant

Texto

255

texto

Memorando

timestamp

Binário

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

ID de replicação

varbinary

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varbinary (MAX)

Objeto OLE

varchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varchar (tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

varchar(MAX)

Memorando

xml

Memorando

Você pode trabalhar com dados armazenados no SQL Server vinculando-se a ele ou importando os dados em um banco de dados do Access. A vinculação é uma opção melhor quando você compartilha os dados com outras pessoas, pois eles são armazenados em um local centralizado e você pode exibir os dados mais atuais, adicionar ou editar os dados e executar consultas ou gerar relatórios no Access.

Observação :  Este artigo não se aplica aos aplicativos do Access – o novo tipo de banco de dados que você cria com o Access e publica online. Consulte Criar um aplicativo do Access para saber mais.

Etapa 1: preparação para vincular

  1. Localize o banco de dados do SQL Server que você quer vincular. Se necessário, entre em contato com o administrador do banco de dados para obter informações de conexão.

  2. Identifique as tabelas e os modos de exibição que serão vinculados no banco de dados SQL. Você pode vincular-se a vários objetos ao mesmo tempo.

Examine os dados de origem considerando o seguinte:

  • O Access dá suporte a até 255 campos (colunas) em uma tabela. Portanto, a tabela vinculada incluirá somente os primeiros 255 campos do objeto ao qual você se vincular.

  • As colunas somente leitura de uma tabela do SQL Server também serão somente leitura no Access.

  1. Para criar a tabela vinculada em um novo banco de dados: clique em Arquivo > Novo>Banco de dados do desktop em branco. Para criar as tabelas vinculadas em um banco de dados existente do Access, verifique se você tem as permissões necessárias para adicionar dados ao banco de dados.

    Observação :  Uma tabela vinculada criada em um banco de dados do Access existente fica com o mesmo nome que no objeto de origem. Assim, se você já tem outra tabela com o mesmo nome, um “1” é adicionado ao nome da nova tabela vinculada — por exemplo, Contatos1. (Se Contatos1 já está em uso, o Access cria Contatos2 etc.)

Etapa 2: vinculando aos dados

Ao se vincular a uma tabela ou um modo de exibição em um banco de dados do SQL Server, o Access cria uma nova tabela (conhecida como tabela vinculada) que reflete a estrutura e o conteúdo da tabela de origem. Você pode alterar os dados no SQL Server no modo Planilha de Dados ou no modo Formulário do Access. Essas alterações se refletem no SQL e no Access. Todas as mudanças estruturais em tabelas vinculadas, como a remoção ou a alteração de colunas, devem ser feitas no SQL Server e não no Access.

  1. Abra o banco de dados do Access de destino.

  2. Na guia Dados Externos, clique em Banco de Dados ODBC.

  3. Clique em Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada > OK e siga as etapas do assistente. Na caixa Selecionar Fonte de Dados, se o arquivo .dsn que você quer usar já existe, clique no arquivo da lista.

    Para criar um novo arquivo .dsn:

    Na caixa Selecionar Fonte de Dados, clique em Novo> SQL Server > Avançar.

    1. Digite um nome para o arquivo .dsn ou clique em Procurar.

      Observação : Você precisa de permissões de gravação na pasta para salvar o arquivo .dsn.

    2. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir.

      Siga as etapas do Assistente Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server.

  4. Clique em OK e, em Tabelas, clique em cada tabela ou modo de exibição ao qual você deseja se vincular; em seguida, clique em OK.

Se a caixa de diálogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo for exibida, isso significa que o Access não conseguir determinar quais campos identificam exclusivamente cada linha dos dados de origem. Selecione o campo ou a combinação de campos exclusivos de cada linha e, se não tiver certeza, consulte o administrador do banco de dados do SQL Server.

Quando a operação de vinculação é concluída, você pode ver as novas tabelas vinculadas no Painel de Navegação.

Aplicar a estrutura de objeto do SQL Server mais recente

Ao abrir uma tabela vinculada ou o objeto de origem, você vê os dados mais recentes. No entanto, quando são feitas alterações estruturais a um objeto do SQL Server, você precisa atualizar as tabelas vinculadas para ver essas alterações.

  1. Clique com o botão direito do mouse na tabela do Painel de Navegação e, em seguida, clique em Gerenciador de Tabelas Vinculadas no menu de atalho.

  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada tabela vinculada a ser atualizada ou clique em Selecionar Tudo para selecionar todas as tabelas vinculadas.

  3. Clique em OK > Fechar.

Observação : Como os tipos de dados do Access são diferentes dos tipos de dados do SQL Server, o Access vincula o tipo de dados mais apropriado a cada coluna. Você pode revisar, mas não pode alterar os tipos de dados atribuídos no Access.

Para saber mais, confira as maneiras de compartilhar um banco de dados da área de trabalho do Access.

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Se o seu departamento ou grupo de trabalho usar o Microsoft SQL Server para armazenar dados, talvez você precise trabalhar com alguns dados do SQL Server no Access.

Você pode trazer dados de objetos SQL Server (tabelas ou modos de exibição) para o Access de duas maneiras — importando ou vinculando. A diferença entre os dois processos é a seguinte:

  • Quando você importa os dados, o Access cria uma cópia dos dados do SQL Server, e quaisquer alterações posteriores nos dados do seu banco de dados do Access não serão refletidas no banco de dados do SQL Server. Da mesma forma, as alterações posteriores na tabela ou modo de exibição do SQL Server não serão refletidas no Access.

  • Quando você cria um link com os dados do SQL Server, está se conectando diretamente aos dados de origem, portanto quaisquer alterações posteriores nos dados feitas no Access são refletidas no SQL Server, e vice-versa.

Este artigo descreve como importar ou vincular aos dados do SQL Server.

Decida se quer importar ou vincular

Situações nas quais a importação é adequada

Normalmente, você importa dados do SQL Server para um banco de dados do Access por estes motivos:

  • Mover permanentemente os dados do SQL Server para um banco de dados do Access, porque você não precisa mais dos dados no banco de dados do SQL Server. Após importar os dados no Access, você pode excluir os dados do banco de dados do SQL Server.

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas você é ocasionalmente direcionado para um banco de dados do SQL Server para receber dados adicionais que precisam ser mesclados a um de seus bancos de dados do Access.

Como a importação dos dados do SQL Server cria uma cópia dos dados em seu banco de dados do Access, durante o processo de importação, especifique as tabelas ou modos de exibição que você deseja copiar.

Situações nas quais a vinculação é adequada

Normalmente, você cria um vínculo aos dados do SQL Server por estes motivos:

  • Conectar-se diretamente aos dados de origem e poder exibir e editar as informações mais recentes, tanto no banco de dados do SQL Server quanto no seu banco de dados do Access.

  • O banco de dados do SQL Server contém muitas tabelas grandes, e você não consegue importar todas para um único arquivo .accdb. O tamanho máximo de um banco de dados do Access é de dois gigabytes menos o espaço necessário para objetos do sistema.

  • Você quer executar consultas e gerar relatórios baseados em dados do SQL Server sem fazer uma cópia dos dados. Considere a criação de um vínculo com o SQL Server.

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access para relatórios e consultas, e usa o SQL Server para armazenamento de dados. Equipes individuais podem criar tabelas e modos de exibição do SQL Server para armazenamento centralizado, mas é comum que esses dados de listas precisem ser trazidos para programas de área de trabalho para agregação e relatório. A vinculação é a escolha apropriada, pois permite a usuários tanto do banco de dados do SQL Server quanto do banco de dados do Access adicionar e atualizar dados, além de sempre exibir e trabalhar com os dados mais recentes.

  • Você é um usuário do Access que apenas recentemente começou a usar o SQL Server. Você migrou diversos bancos de dados para o SQL Server, e a maioria das tabelas nesses bancos de dados são tabelas vinculadas. A partir de agora, em vez de criar tabelas do Access, você criará listas tabelas e modos de exibição no SQL Server e, depois, vinculará a essas listas a partir dos seus bancos de dados do Access.

  • Você quer continuar armazenando seus dados no SQL Server, mas também quer trabalhar com os dados mais recentes dentro do Access para executar consultas e imprimir relatórios projetados no Access.

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Importar dados do SQL Server

Preparar para importar

Durante a operação de importação, o Access cria uma tabela e depois copia os dados do banco de dados do SQL Server nessa tabela. Ao final da operação de importação, você pode optar por salvar os detalhes da operação de importação como uma especificação.

Observação : Uma especificação de importação ajuda a repetir a mesma operação de importação no futuro, sem ter que percorrer sempre as etapas do Assistente para Importar.

  1. Localize o banco de dados do SQL Server que contém os dados que você quer importar. Fale com o administrador do banco de dados para receber informações de conexão.

  2. Identifique as tabelas ou modos de exibição que você quer importar. Você pode importar vários objetos em uma única operação de importação.

  3. Examine os dados de origem e considere o seguinte:

    • O Access não fornece suporte para mais de 255 campos em uma tabela, portanto, o Access importa apenas as 255 primeiras colunas.

    • O tamanho máximo de um banco de dados do Access é dois gigabytes menos o espaço necessário para objetos do sistema. Se o banco de dados SQL Server contiver muitas tabelas grandes, talvez não seja possível importar todas para um único arquivo .accdb. Nesse caso, considere vincular aos dados ao seu banco de dados do Access.

    • O Access não cria automaticamente relações entre tabelas relacionadas ao fim de uma operação de importação. Você deve criar manualmente as relações entre as várias tabelas novas e existentes, usando as opções na janela Relações. Para exibir a janela Relações:

      • Clique na guia Arquivo e, em seguida, na guia Informações, clique em Relações.

  4. Identifique o banco de dados do Access no qual você deseja importar os dados do SQL Server.

    Verifique se você tem as permissões necessárias para adicionar dados ao banco de dados do Access. Se não quiser armazenar os dados em nenhum dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco clicando na guia Arquivo, na guia Novo e depois em Banco de Dados em Branco.

  5. Examine as tabelas, se houver alguma, no banco de dados do Access.

    A operação de importação cria uma tabela com o mesmo nome do objeto SQL Server. Se esse nome já estiver em uso, o Access acrescentará "1" ao novo nome de tabela — por exemplo, se Contatos1 (já estiver em uso, o Access criará Contatos2 e assim por diante).

    Observação : O Access nunca substitui uma tabela no banco de dados como parte de uma operação de importação, e não é possível acrescentar os dados do SQL Server a uma lista existente.

Importar os dados

  1. Abra o banco de dados de destino.

    Na guia Dados Externos, no grupo Importar & Vincular, clique em Banco de Dados ODBC.

  2. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual e clique em OK.

  3. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, se o arquivo .dsn que você deseja usar já existir, clique no arquivo na lista.

    Preciso criar um novo arquivo .dsn

    Observação : As etapas neste procedimento podem variar um pouco, dependendo do software que está instalado em seu computador.

    1. Clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).

      O Assistente para Criar Nova Fonte de Dados é iniciado.

    2. No assistente, selecione SQL Server na lista de drivers e clique em Avançar.

    3. Digite um nome para o arquivo .dsn ou clique em Procurar para salvar o arquivo em um local diferente.

      Observação : Você precisa de permissões de gravação na pasta para salvar o arquivo .dsn.

    4. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir para concluir o assistente.

      A caixa de diálogo Criar uma Nova Fonte de Dados para o SQL Server é exibida.

    5. Digite uma descrição do conjunto de dados na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

    6. Em Com qual SQL Server você deseja se conectar, na caixa Servidor, digite ou selecione o nome do SQL Server ao qual você deseja se conectar e, em seguida, clique em Avançar para continuar .

    7. Talvez você precise de informações do administrador de banco de dados do SQL Server, por exemplo, se você usa a autenticação do Microsoft Windows NT ou a autenticação do SQL Server. Clique em Avançar para continuar.

    8. Se você quiser se conectar a um banco de dados específico, certifique-se de que a caixa de seleção Alterar o banco de dados padrão esteja marcada. Depois, escolha o banco de dados com o qual você quer trabalhar e clique em Avançar.

    9. Clique em Concluir.

    10. Examine as informações de resumo e clique em Testar Fonte de Dados.

    11. Analise os resultados do teste e, depois, clique em OK para fechar a caixa de diálogo.

      Se o teste for bem-sucedido, clique em OK novamente, ou clique em Cancelar para alterar as configurações.

  4. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

    O Access exibe a caixa de diálogo Importar Objetos.

  5. Em Tabelas, clique em cada tabela ou modo de exibição que você quer importar, depois clique em OK.

  6. Se a caixa de diálogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo for exibida, o Access não conseguiu determinar quais campos identificam exclusivamente cada linha de um objeto específico. Nesse caso, selecione o campo ou a combinação de campos exclusivos para cada linha e clique em OK. Se não tiver certeza, consulte o administrador do banco de dados do SQL Server.

    O Access importa os dados. Se você planeja repetir a operação de importação posteriormente, salve as etapas de importação como uma especificação de importação, e execute novamente as mesmas etapas de importação com facilidade. O Microsoft Office Outlook precisa estar instalado em seu computador para criar uma tarefa.

  7. Clique em Fechar em Salvar Etapas de Importação na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Banco de Dados ODBC. O Access conclui a operação de importação e exibe a nova tabela, ou tabelas, no Painel de Navegação.

Se você quiser salvar a importação como uma tarefa para reutilização, prossiga para a próxima seção.

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Salvar de usar as configurações de importação

Observação : Você deve ter o Microsoft Office Outlook instalado para criar uma tarefa.

  1. Em Salvar Etapas de Importação na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Banco de Dados ODBC, marque a caixa de seleção Salvar etapas de importação. Um conjunto de controles adicionais é exibido.

  2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificação de importação.

  3. Digite uma descrição na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

  4. Para realizar a operação em intervalos fixos (como semanalmente ou mensalmente), marque a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook. Isso criará uma tarefa no Microsoft Outlook 2010 que permite que você execute a especificação.

  5. Clique em Salvar Importação.

Se o Outlook não estiver instalado, o Access exibirá uma mensagem de erro quando você clicar em Salvar Importação.

Observação : Se o Outlook 2010 não é estiver configurado adequadamente, o assistente de inicialização do Microsoft Outlook 2010 será iniciado. Siga as instruções no assistente para configurar o Outlook.

Opcionalmente, você pode criar uma tarefa do Outlook. Talvez seja útil criar uma tarefa no Outlook se você quiser executar a operação de importação em intervalos regulares ou recorrentes. No entanto, se você não criar uma tarefa, o Access ainda salvará a especificação.

Criar uma tarefa do Outlook

Se você marcou a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook, o Access inicia o Office Outlook 2010 e exibe uma nova tarefa. Execute estas etapas para configurar a tarefa:

Observação : Caso o Outlook não esteja instalado, o Access exibirá uma mensagem de erro. Se o Outlook não estiver configurado adequadamente, o Assistente para Configuração do Outlook será iniciado. Siga as instruções no assistente para configurar o Outlook.

  1. Revise e modifique as configurações da tarefa, como Data de início, Data de conclusão e Lembrete.

    Para tornar a tarefa de importação em um evento recorrente, clique em Recorrência e preencha as informações apropriadas.

  2. Clique em Salvar e fechar.

Executar uma tarefa salva

  1. No Painel de navegação do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Access, clique em Executar Importação.

  3. Alterne para a janela do Access e, em seguida, pressione F5 para atualizar o Painel de Navegação.

  4. Clique duas vezes na tabela importada para abri-la no modo de exibição Folha de dados.

  5. Certifique-se de que todos os campos e registros foram importados, e que não exista erros.

  6. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design no menu de atalho. Examine os tipos de dados de campo e outras propriedades do campo.

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Vincular aos dados do SQL Server

Como os dados são armazenados em tabelas, quando você vincula a uma tabela ou modo de exibição em um banco de dados do SQL Server, o Access cria uma nova tabela (geralmente conhecida como uma tabela vinculada) que reflete a estrutura e o conteúdo do objeto de origem. Você pode alterar dados no SQL Server, ou no modo de exibição de Folha de Dados ou no modo de exibição de Formulário do Access. As alterações feitas nos dados em um único local serão refletidas no outro. No entanto, se você quiser fazer alterações estruturais, como remover ou alterar uma coluna, faça-o do banco de dados do SQL Server, ou de um projeto do Access que esteja conectado a esse banco de dados. Você não pode adicionar, excluir ou modificar os campos em uma tabela vinculada enquanto estiver trabalhando no Access

Preparar para vincular

  1. Localize o banco de dados do SQL Server que contém os dados com os quais você quer criar um vínculo. Fale com o administrador do banco de dados para receber informações de conexão.

  2. Identifique as tabelas e modos de exibição com os quais você quer criar um vínculo. Vincule a vários objetos em uma única operação de vinculação.

  3. Examine os dados de origem e considere o seguinte:

    • O Access não dá suporte a mais de 255 campos em uma tabela. Portanto, a tabela vinculada incluirá somente os primeiros 255 campos do objeto ao qual você se vincular.

    • As colunas somente leitura em um objeto SQL Server continuarão a ser somente leitura no Access.

    • Você não poderá adicionar, excluir ou modificar colunas na tabela vinculada no Access.

  4. Identifique o banco de dados do Access no qual você deseja criar as tabelas vinculadas. Verifique se você tem as permissões necessárias para adicionar dados ao banco de dados. Se não quiser armazenar os dados em nenhum dos bancos de dados existentes, crie um novo banco de dados em branco clicando na guia Arquivo e, depois, na guia Novo e clicando em Banco de Dados em Branco.

  5. Examine as tabelas no banco de dados do Access. Quando você vincular a uma tabela ou modo de exibição do SQL Server, o Access cria uma tabela vinculada com o mesmo nome que o objeto de origem. Se esse nome já estiver em uso, o Access acrescentará "1" ao novo nome de tabela vinculada — por exemplo, Contatos1. (Se Contatos1 já estiver em uso, o Access criará Contatos2 e assim por diante).

  6. Para vincular aos dados, abra o banco de dados de destino.

  7. Na guia Dados Externos, no grupo Importar & Vincular, clique em Banco de Dados ODBC.

  8. Clique em Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK.

  9. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no arquivo .dsn que você deseja usar, ou clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).

  10. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, se o arquivo .dsn que você deseja usar já existir, clique no arquivo na lista.

    Preciso criar um novo arquivo .dsn

    Observação : As etapas neste procedimento podem variar um pouco, dependendo do software que está instalado em seu computador.

    1. Clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).

      O Assistente para Criar Nova Fonte de Dados é iniciado.

    2. No assistente, selecione SQL Server na lista de drivers e clique em Avançar.

    3. Digite um nome para o arquivo .dsn ou clique em Procurar para salvar o arquivo em um local diferente.

      Observação : Você precisa de permissões de gravação na pasta para salvar o arquivo .dsn.

    4. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir para concluir o Assistente para Criar Nova Fonte de Dados.

      O assistente para Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server é iniciado.

    5. No assistente, digite uma descrição do conjunto de dados na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

    6. Em Com qual SQL Server você deseja se conectar, na caixa Servidor, digite ou selecione o nome do computador SQL Server ao qual você deseja se conectar e, em seguida, clique em Avançar para continuar .

    7. Nessa página do assistente, talvez você precise de informações do administrador de banco de dados do SQL Server, por exemplo, se você usa a autenticação do Windows NT ou a autenticação do SQL Server. Clique em Avançar para continuar.

    8. Na próxima página do assistente, talvez você precise receber mais informações do administrador de banco de dados do SQL Server. Se você quiser se conectar a um banco de dados específico, marque a caixa de seleção Alterar o banco de dados padrão para, selecione o banco de dados do SQL Server com o qual você deseja trabalhar e, depois, clique em Avançar.

    9. Clique em Concluir. Examine as informações de resumo e clique em Testar Fonte de Dados.

    10. Analise os resultados do teste e, depois, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Testar Fonte de Dados ODBC do SQL Server.

      Se o teste for bem-sucedido, clique em OK novamente para concluir o assistente, ou clique em Cancelar para retornar ao assistente e alterar suas configurações.

  11. Clique em OK.

    O Access exibe a caixa de diálogo Vincular Tabelas.

  12. Em Tabelas, clique em cada tabela ou modo de exibição ao qual você deseja se vincular; em seguida, clique em OK.

    1. Se a caixa de diálogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo for exibida, o Access não conseguiu determinar quais campos identificam exclusivamente cada linha da fonte de dados. Nesse caso, selecione o campo ou a combinação de campos exclusivos para cada linha e clique em OK. Se não tiver certeza, consulte o administrador do banco de dados do SQL Server.

O Access conclui a operação de vinculação e exibe a nova tabela vinculada, ou tabelas, no Painel de Navegação.

Importante : Sempre que você abrir uma tabela vinculada ou o objeto de origem, verá os dados mais recentes exibidos. No entanto, as alterações estruturais feitas em um objeto SQL Server não são automaticamente refletidas em uma tabela vinculada.

Atualizar uma tabela vinculada aplicando a estrutura de objeto SQL Server mais recente

  1. Clique com o botão direito do mouse na tabela do Painel de Navegação e, em seguida, clique em Gerenciador de Tabelas Vinculadas no menu de atalho.

  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada tabela vinculada a ser atualizada ou clique em Selecionar Tudo para selecionar todas as tabelas vinculadas.

  3. Clique em OK.

    Se a atualização for bem sucedida, o Access exibirá uma mensagem sobre isso. Caso contrário, o Access exibirá uma mensagem de erro.

  4. Clique em Fechar para fechar o Gerenciador de Tabelas Vinculadas.

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Como o Access vê tipos de dados do SQL Server

Como os tipos de dados do Access são diferentes dos tipos de dados do SQL Server, o Access precisa determinar o tipo de dados do Access mais apropriado a ser usado para cada coluna de cada tabela ou modo de exibição do SQL Server que você importa ou vincula. Por exemplo, uma coluna do SQL Server do tipo de dados bit é importada ou vinculada no Access com o tipo de dados Sim/Não. Outro exemplo, uma coluna do SQL Server do tipo de dados nvarchar(255) (ou menor) é importada ou vinculada com o tipo de dados Texto, mas uma coluna do tipo de dados nvarchar(256) (ou maior) é importada como um campo Memorando o Access. Após concluir uma operação de importação ou vinculação, você pode abrir a tabela no modo de exibição de Design e confirmar quais tipos de dados do Access são atribuídos a seus campos. Você pode alterar os tipos de dados dos campos nas tabelas importadas. No entanto, não é possível alterar os tipos de dados dos campos em tabelas vinculadas, exceto transformando-os no próprio banco de dados do SQL Server ou em um projeto do Access conectado ao banco de dados.

A tabela a seguir lista os principais tipos de dados do SQL Server. As segunda e terceira colunas mostram como o Access interpreta cada tipo.

Tipo de dados do SQL Server

Tipo de dados do Access

Tamanho de campo do Access

bigint

Texto

255

binary( tamanho do campo )

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

bit

Sim/Não

char( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

char( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

datetime

Data/Hora

decimal( precisão , escala )

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

float

Número

Dupla

imagem

Objeto OLE

int

Número

Número Inteiro Longo

money

Moeda

nchar( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nchar( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

ntext

Memorando

numeric( precisão , escala )

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

nvarchar( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nvarchar( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

nvarchar(MAX)

Memorando

real

Número

Simples

smalldatetime

Data/Hora

smallint

Número

Inteiro

smallmoney

Moeda

sql_variant

Texto

255

text

Memorando

timestamp

Binário

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

ID de replicação

varbinary

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varbinary(MAX)

Objeto OLE

varchar( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varchar( tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

varchar(MAX)

Memorando

xml

Memorando

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Se o seu departamento ou grupo de trabalho usar o Microsoft SQL Server para armazenar dados, talvez você precise encontrar cenários nos quais precisa trabalhar com alguns dados do SQL Server no Microsoft Office Access 2007.

Se você não estiver familiarizado com o SQL Server e quiser saber mais, visite a home page do Microsoft SQL Server. Siga o link na seção Confira Também deste artigo.

Você pode trazer dados de objetos SQL Server (tabelas ou modos de exibição) para o Office Access 2007 de duas maneiras — importando ou vinculando. Se você importar os dados, copie os dados em seu banco de dados do Access. As alterações subsequentes feitas nos dados no Access não são refletidas no banco de dados do SQL Server. Da mesma forma, as alterações subsequentes na tabela ou modo de exibição do SQL Server não serão refletidas na tabela do Access. Por outro lado, se você se vincular a dados do SQL Server, os dados permanecerão no computador SQL Server, e o Access manterá uma conexão com esses dados. Todas as alterações subsequentes feitas nos dados no Access são refletidas nos dados do SQL Server, e quaisquer alterações feitas no banco de dados do SQL Server são refletidas na tabela vinculada no Access.

Este artigo descreve as etapas para importar dados do SQL Server e para vincular dados do SQL Server no Access 2007.

Importar dados do SQL Server

A importação de dados do SQL Server cria uma cópia dos dados em um banco de dados do Access. Durante a operação de importação, você pode especificar as tabelas ou modos de exibição que você quer copiar.

A operação de importação cria uma tabela no Access e, depois, copia os dados do banco de dados SQL Server na tabela do Access. Encontre links para mais informações sobre tabelas e como um banco de dados é estruturado na seção Confira Também.

No final da operação de importação, você pode optar por salvar os detalhes da operação de importação como uma especificação. Uma especificação de importação ajuda você a repetir a operação de importação posteriormente, sem precisar passar sempre pelo Assistente para Importar.

Cenários comuns para a importação de uma tabela do SQL Server no Access

Normalmente, você importa dados do SQL Server para um banco de dados do Access por estes motivos:

  • Você quer mover permanentemente os dados do SQL Server para um banco de dados do Access, porque você não precisa mais dos dados em seu banco de dados do SQL Server. Você pode importar os dados no Access e depois excluí-los do banco de dados do SQL Server.

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access, mas você é ocasionalmente direcionado para um banco de dados do SQL Server para receber dados adicionais que precisam ser mesclados a um de seus bancos de dados do Access.

As etapas a seguir explicam como importar dados do SQL Server para um banco de dados do Access.

Preparar-se para a operação de importação

  1. Localize o banco de dados do SQL Server que contém os dados que você quer copiar. Fale com o administrador do banco de dados para receber informações de conexão.

  2. Identifique as tabelas ou modos de exibição que você quer copiar no banco de dados do Access. Você pode importar vários objetos em uma única operação de importação.

  3. Examine os dados de origem e considere o seguinte:

    • O Access não fornece suporte para mais de 255 campos em uma tabela, portanto, o Access importa apenas as 255 primeiras colunas.

    • O tamanho máximo de um banco de dados do Access é dois gigabytes menos o espaço necessário para objetos do sistema. Se o banco de dados SQL Server contiver muitas tabelas grandes, talvez não seja possível importar todas para um único arquivo .accdb. Nesse caso, considere vincular aos dados ao seu banco de dados do Access.

    • O Access não cria automaticamente relações entre tabelas relacionadas ao fim de uma operação de importação. Você deve criar manualmente as relações entre as várias tabelas novas e existentes, usando as opções da guia Relações. Para exibir a guia Relações:
      Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Mostrar/Ocultar, clique em Relações. Imagem do botão

  4. Identifique o banco de dados do Access no qual você deseja importar os dados do SQL Server.

    Verifique se você tem as permissões necessárias para adicionar dados ao banco de dados do Access. Se não quiser armazenar os dados em nenhum dos bancos de dados existentes, crie um banco de dados em branco clicando no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e depois em Novo.

  5. Examine as tabelas, se houver alguma, no banco de dados do Access.

    A operação de importação cria uma tabela com o mesmo nome do objeto SQL Server. Se esse nome já estiver em uso, o Access acrescentará "1" ao novo nome de tabela — por exemplo, se Contatos1 (já estiver em uso, o Access criará Contatos2 e assim por diante).

    Observação : O Access nunca substitui uma tabela no banco de dados como parte de uma operação de importação, e não é possível acrescentar os dados do SQL Server a uma lista existente.

Importar os dados

  1. Abra o banco de dados de destino.

    Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Mais.

  2. Clique em Banco de Dados ODBC Imagem do botão .

  3. Clique em Importar os dados de origem para uma nova tabela no banco de dados atual e clique em OK.

  4. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, se o arquivo .dsn que você deseja usar já existir, clique no arquivo na lista.

    Preciso criar um novo arquivo .dsn

    Observação : As etapas neste procedimento podem variar um pouco, dependendo do software que está instalado em seu computador.

    1. Clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).
      O Assistente para Criar Nova Fonte de Dados é iniciado.

    2. No assistente, selecione SQL Server na lista de drivers e clique em Avançar.

    3. Digite um nome para o arquivo .dsn ou clique em Procurar para salvar o arquivo em um local diferente.

      Observação : Você precisa de permissões de gravação na pasta para salvar o arquivo .dsn.

    4. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir para concluir o assistente.
      O assistente para Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server é iniciado.

    5. No assistente, digite uma descrição do conjunto de dados na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

    6. Em Com qual SQL Server você deseja se conectar, na caixa Servidor, digite ou selecione o nome do SQL Server ao qual você deseja se conectar e, em seguida, clique em Avançar para continuar .

    7. Nessa página do assistente, talvez você precise de informações do administrador de banco de dados do SQL Server, por exemplo, determinar se você usa a autenticação do Microsoft Windows NT ou a autenticação do SQL Server. Clique em Avançar para continuar.

    8. Na próxima página do assistente, talvez você precise receber mais informações do administrador de banco de dados do SQL Server antes de prosseguir. Se você quiser se conectar a um banco de dados específico, certifique-se de que a caixa de seleção Alterar o banco de dados padrão esteja marcada. Depois, escolha o banco de dados com o qual você quer trabalhar e clique em Avançar.

    9. Clique em Concluir. Examine as informações de resumo e clique em Testar Fonte de Dados.

    10. Analise os resultados do teste e, depois, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Testar Fonte de Dados ODBC do SQL Server.

      Se o teste for bem-sucedido, clique em OK novamente para concluir o assistente, ou clique em Cancelar para retornar ao assistente e alterar suas configurações.

  5. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados.

    O Access exibe a caixa de diálogo Importar Objetos.

  6. Em Tabelas, clique em cada tabela ou modo de exibição que você quer importar, depois clique em OK.

  7. Se a caixa de diálogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo for exibida, o Access não conseguiu determinar quais campos identificam exclusivamente cada linha de um objeto específico. Nesse caso, selecione o campo ou a combinação de campos exclusivos para cada linha e clique em OK. Se não tiver certeza, consulte o administrador do banco de dados do SQL Server.

O Access importa os dados. Se você planeja repetir a operação de importação posteriormente, salve as etapas de importação como uma especificação de importação, e execute novamente as mesmas etapas de importação com facilidade. Vá para a próxima seção deste artigo para concluir essa tarefa. Se você não quiser salvar os detalhes da especificação de importação, clique em Fechar em Salvar Etapas de Importação na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Banco de Dados ODBC. O Access conclui a operação de importação e exibe a nova tabela, ou tabelas, no Painel de Navegação.

Salvar as etapas da importação como uma especificação

  1. Em Salvar Etapas de Importação na caixa de diálogo Obter Dados Externos - Banco de Dados ODBC, marque a caixa de seleção Salvar etapas de importação.

    Um conjunto de controles adicionais é exibido.

  2. Na caixa Salvar como, digite um nome para a especificação de importação.

  3. Digite uma descrição na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

  4. Se desejar realizar a operação em intervalos fixos (como semanalmente ou mensalmente), marque a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook. Isso criará uma tarefa no Microsoft Office Outlook 2007 que permite que você execute a especificação.

  5. Clique em Salvar Importação.

Configurar a tarefa do Outlook

Se você marcou a caixa de seleção Criar Tarefa do Outlook no procedimento anterior, o Access inicia o Office Outlook 2007 e exibe uma nova tarefa. Siga estas etapas para configurar a tarefa.

Observação : Caso o Outlook não esteja instalado, o Access exibirá uma mensagem de erro. Se o Outlook não estiver configurado adequadamente, o Assistente para Configuração do Outlook será iniciado. Siga as instruções no assistente para configurar o Outlook.

  1. Na janela de tarefas do Outlook, revise e modifique as configurações das tarefas, como Data de conclusão e Lembrete.

    Para tornar a tarefa recorrente, clique em Recorrência e preencha as informações apropriadas.

    Esta figura mostra o agendador de tarefas com algumas configurações comuns.

    O agendador de tarefas do outlook

    Confira mais informações sobre o agendamento de tarefas do Outlook, no artigo Programar uma operação de importação ou exportação.

  2. Ao terminar as configurações de tarefas no Outlook, na guia Tarefa, no grupo Ações, clique em Salvar e Fechar.

Executar uma tarefa salva

  1. No Painel de navegação do Outlook, clique em Tarefas e, em seguida, clique duas vezes na tarefa que deseja executar.

  2. Na guia Tarefa, no grupo Microsoft Office Access, clique em Executar Importação Imagem do botão .

  3. Alterne para a janela do Access e, em seguida, pressione F5 para atualizar o Painel de Navegação.

  4. Clique duas vezes na tabela importada para abri-la no modo de exibição Folha de dados.

  5. Certifique-se de que todos os campos e registros foram importados, e que não exista erros.

  6. Clique com o botão direito do mouse no Painel de Navegação e, em seguida, clique no Modo de Exibição Design no menu de atalho. Examine os tipos de dados de campo e outras propriedades do campo.

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Vincular aos dados do SQL Server

A vinculação permite que você se conecte aos dados sem importar essas informações, para que você pode exibir e editar os dados mais recentes no banco de dados do SQL Server e em seu banco de dados do Access, sem criar e manter uma cópia dos dados no Access. Se você não quiser copiar o conteúdo dos dados do SQL Server no banco de dados do Access, mas quiser executar consultas e gerar registros com base nesses dados, você deve vincular, em vez de importar.

Quando você vincula a uma tabela ou modo de exibição em um banco de dados do SQL Server, o Access cria uma nova tabela (geralmente conhecida como uma tabela vinculada) que reflete a estrutura e o conteúdo do objeto de origem. Você pode alterar dados no SQL Server, ou no modo de exibição de Folha de Dados ou no modo de exibição de Formulário do Access. As alterações feitas nos dados em um local são refletidas no outro. No entanto, se você quiser fazer alterações estruturais, como remover ou alterar uma coluna, faça-o dentro do banco de dados do SQL Server, ou dentro de um projeto do Access que esteja conectado a esse banco de dados. Você não pode adicionar, excluir ou modificar os campos em uma tabela vinculada enquanto estiver trabalhando no Access.

Se o banco de dados do SQL Server contiver uma grande quantidade de dados, escolha a vinculação em detrimento da importação, porque o tamanho máximo de um banco de dados é de dois gigabytes (menos o espaço necessário para objetos do sistema). A importação de muitas tabelas ou modos de exibição grandes pode causar o estouro do limite, enquanto vincular aos dados não acrescenta muito tamanho ao seu banco de dados do Access.

Cenários comuns para a vinculação a dados do SQL Server

Normalmente, você vincula a uma tabela ou modo de exibição do SQL Server de um banco de dados do Access por estes motivos:

  • Seu departamento ou grupo de trabalho usa o Access para relatórios e consultas, e usa o SQL Server para armazenamento de dados. Equipes individuais podem criar tabelas e modos de exibição do SQL Server para armazenamento centralizado, mas é comum que esses dados de listas precisem ser trazidos para programas de área de trabalho para agregação e relatório. A vinculação é a escolha apropriada, pois permite a usuários tanto do banco de dados do SQL Server quanto do banco de dados do Access adicionar e atualizar dados, além de sempre exibir e trabalhar com os dados mais recentes.

  • Você é um usuário do Access que apenas recentemente começou a usar o SQL Server. Você migrou diversos bancos de dados para o SQL Server, e a maioria das tabelas nesses bancos de dados são tabelas vinculadas. A partir de agora, em vez de criar tabelas do Access, você criará listas tabelas e modos de exibição no SQL Server e, depois, vinculará a essas listas a partir dos seus bancos de dados do Access.

  • Você quer continuar armazenando seus dados no SQL Server, mas também quer trabalhar com os dados mais recentes dentro do Access para executar consultas e imprimir relatórios projetados no Access.

Preparar-se para vincular a uma tabela do SQL Server

  1. Localize o banco de dados do SQL Server que contém os dados com os quais você quer criar um vínculo. Fale com o administrador do banco de dados para receber informações de conexão.

  2. Identifique as tabelas e modos de exibição com os quais você quer criar um vínculo. Vincule a vários objetos em uma única operação de vinculação.

  3. Examine os dados de origem e considere o seguinte:

    • O Access não dá suporte a mais de 255 campos em uma tabela. Portanto, a tabela vinculada incluirá somente os primeiros 255 campos do objeto ao qual você se vincular.

    • As colunas somente leitura em um objeto SQL Server continuarão a ser somente leitura no Access.

    • Você não poderá adicionar, excluir ou modificar colunas na tabela vinculada no Access.

  4. Identifique o banco de dados do Access no qual você deseja criar as tabelas vinculadas. Verifique se você tem as permissões necessárias para adicionar dados ao banco de dados. Se não quiser armazenar os dados em nenhum dos bancos de dados existentes, crie um novo banco de dados em branco usando o seguinte comando.

    Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e depois clique em Novo.

  5. Examine as tabelas no banco de dados do Access. Quando você vincular a uma tabela ou modo de exibição do SQL Server, o Access cria uma tabela vinculada com o mesmo nome que o objeto de origem. Se esse nome já estiver em uso, o Access acrescentará "1" ao novo nome de tabela vinculada — por exemplo, Contatos1. (Se Contatos1 já estiver em uso, o Access criará Contatos2 e assim por diante).

Vincular aos dados

  1. Abra o banco de dados de destino.

  2. Na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique em Mais.

  3. Clique em Banco de Dados ODBC.

  4. Clique em Vincular à fonte de dados criando uma tabela vinculada e clique em OK.

  5. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, clique no arquivo .dsn que você deseja usar, ou clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).

  6. Na caixa de diálogo Selecionar Fonte de Dados, se o arquivo .dsn que você deseja usar já existir, clique no arquivo na lista.

    Preciso criar um novo arquivo .dsn

    Observação : As etapas neste procedimento podem variar um pouco, dependendo do software que está instalado em seu computador.

    1. Clique em Novo para criar um novo nome de fonte de dados (DSN).
      O Assistente para Criar Nova Fonte de Dados é iniciado.

    2. No assistente, selecione SQL Server na lista de drivers e clique em Avançar.

    3. Digite um nome para o arquivo .dsn ou clique em Procurar para salvar o arquivo em um local diferente.

      Observação : Você precisa de permissões de gravação na pasta para salvar o arquivo .dsn.

    4. Clique em Avançar para examinar as informações de resumo e clique em Concluir para concluir o Assistente para Criar Nova Fonte de Dados.
      O assistente para Criar Nova Fonte de Dados para o SQL Server é iniciado.

    5. No assistente, digite uma descrição do conjunto de dados na caixa Descrição. Esta etapa é opcional.

    6. Em Com qual SQL Server você deseja se conectar, na caixa Servidor, digite ou selecione o nome do computador SQL Server ao qual você deseja se conectar e, em seguida, clique em Avançar para continuar .

    7. Nessa página do assistente, talvez você precise de informações do administrador de banco de dados do SQL Server, por exemplo, se você usa a autenticação do Windows NT ou a autenticação do SQL Server. Clique em Avançar para continuar.

    8. Na próxima página do assistente, talvez você precise receber mais informações do administrador de banco de dados do SQL Server. Se você quiser se conectar a um banco de dados específico, marque a caixa de seleção Alterar o banco de dados padrão para, selecione o banco de dados do SQL Server com o qual você deseja trabalhar e, depois, clique em Avançar.

    9. Clique em Concluir. Examine as informações de resumo e clique em Testar Fonte de Dados.

    10. Analise os resultados do teste e, depois, clique em OK para fechar a caixa de diálogo Testar Fonte de Dados ODBC do SQL Server.

      Se o teste for bem-sucedido, clique em OK novamente para concluir o assistente, ou clique em Cancelar para retornar ao assistente e alterar suas configurações.

  7. Clique em OK.
    O Access exibe a caixa de diálogo Vincular Tabelas.

  8. Em Tabelas, clique em cada tabela ou modo de exibição ao qual você deseja se vincular; em seguida, clique em OK.

  9. Se a caixa de diálogo Selecionar Identificador de Registro Exclusivo for exibida, o Access não conseguiu determinar quais campos identificam exclusivamente cada linha da fonte de dados. Nesse caso, selecione o campo ou a combinação de campos exclusivos para cada linha e clique em OK. Se não tiver certeza, consulte o administrador do banco de dados do SQL Server.

O Access conclui a operação de vinculação e exibe a nova tabela vinculada, ou tabelas, no Painel de Navegação.

Importante : Sempre que você abrir uma tabela vinculada ou o objeto de origem, verá os dados mais recentes exibidos. No entanto, as alterações estruturais feitas em um objeto SQL Server não são automaticamente refletidas em uma tabela vinculada.


Para atualizar uma tabela vinculada aplicando a estrutura de objeto SQL Server mais recente:

  1. Clique com o botão direito do mouse na tabela do Painel de Navegação e, em seguida, clique em Gerenciador de Tabelas Vinculadas no menu de atalho.

  2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada tabela vinculada a ser atualizada ou clique em Selecionar Tudo para selecionar todas as tabelas vinculadas.

  3. Clique em OK.

    Se a atualização for bem sucedida, o Access exibirá uma mensagem sobre isso. Caso contrário, o Access exibirá uma mensagem de erro.

  4. Clique em Fechar para fechar o Gerenciador de Tabelas Vinculadas.

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Saiba como o Access interpreta os tipos de dados do SQL Server

Como os tipos de dados do Access são diferentes dos tipos de dados do SQL Server, o Access precisa determinar o tipo de dados do Access mais apropriado a ser usado para cada coluna de cada tabela ou modo de exibição do SQL Server que você importa ou vincula. Por exemplo, uma coluna do SQL Server do tipo de dados bit é importada ou vinculada no Access com o tipo de dados Sim/Não. Em outro exemplo, uma coluna do SQL Server do tipo de dados nvarchar(255) (ou menor) é importada ou vinculada no Access com o tipo de dados Texto, mas uma coluna do tipo de dados nvarchar(256) (ou maior) é trazida como um campo Memorando o Access. Após concluir uma operação de importação ou vinculação, abra a tabela no modo de exibição de Design e confirme quais tipos de dados o Access atribuiu a seus campos. Você pode alterar os tipos de dados nas tabelas importadas, porém, não pode alterar os tipos de dados dos campos em tabelas vinculadas, exceto no banco de dados do SQL Server ou em um projeto do Access conectado ao banco de dados.

A tabela a seguir lista os principais tipos de dados do SQL Server. As segunda e terceira colunas mostram como o Access interpreta cada tipo.

Tipo de dados do SQL Server

Tipo de dados do Access

Tamanho de campo do Access

bigint

Texto

255

binary( tamanho do campo )

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

bit

Sim/Não

char( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

char( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

datetime

Data/Hora

decimal( precisão , escala )

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

float

Número

Dupla

imagem

Objeto OLE

int

Número

Número Inteiro Longo

money

Moeda

nchar ( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nchar ( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

ntext

Memorando

numeric( precisão , escala )

Número

Decimal (as propriedades Precisão e Escala do Access correspondem à precisão e escala do SQL Server).

nvarchar ( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

nvarchar ( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

nvarchar (MAX)

Memorando

real

Número

Simples

smalldatetime

Data/Hora

smallint

Número

Inteiro

smallmoney

Moeda

sql_variant

Texto

255

text

Memorando

timestamp

Binário

8

tinyint

Número

Byte

uniqueidentifier

Número

ID de replicação

varbinary

Binário

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varbinary (MAX)

Objeto OLE

varchar ( tamanho do campo ), em que o tamanho do campo é inferior ou igual a 255

Texto

Igual ao tamanho do campo do SQL Server

varchar ( tamanho do campo), em que o tamanho do campo é superior a 255

Memorando

varchar (MAX)

Memorando

xml

Memorando

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