Importar dados para o Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O Business Contact Manager para Outlook facilita a importação de registros comerciais armazenados em outros programas, por exemplo, no Excel ou na pasta Contatos do Outlook.

Você pode importar registros comerciais sobre suas Contas e Contatos Comerciais para o Business Contact Manager para Outlook, juntamente com personalizações, usando o assistente Importar Dados Comerciais.

Neste artigo

Lembre-se ao importar

Selecionar o tipo de arquivo para importar

O que é personalização?

Importar um arquivo do Business Contact Manager (.bcm)

Importar personalizações do Business Contact Manager (.bcmx)

Importar de outro aplicativo usando o tipo de arquivo .csv; importar do Microsoft Excel ou do Microsoft Access

Importar uma pasta de Contatos do Microsoft Outlook

Importar um arquivo do ACT! ou do QuickBooks

Para alguns tipos de arquivo, o assistente solicita a você um arquivo para importação e, em seguida, importa o arquivo. Para outros tipos de arquivo, é necessário inserir o nome do arquivo a ser importado e indicar como você deseja que o assistente lide com determinados registros e personalizações. Se você estiver importando um arquivo do Excel ou uma lista produtos e serviços usando o tipo de arquivo conhecido como arquivo de valores separados por vírgulas (.csv), o assistente também o conduzirá pelo processo de correspondência dos títulos de coluna da lista que você está importando com seus campos correspondentes no Business Contact Manager (por exemplo, Preço unitário, Endereço comercial). Esse processo é chamado de mapeamento.

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Lembre-se ao importar

Antes de importar seus dados comerciais para o Business Contact Manager para Outlook, considere o seguinte:

  • Sempre faça backup de seu banco de dados antes de importar um arquivo, pois esse processo não pode ser revertido.

  • Antes de importar um arquivo, recomendamos que você compare seus campos com os campos em um registro de Conta ou Contato Comercial, e faça alterações nos campos do arquivo a fim de corresponder aos campos no registro Business Contact Manager para Outlook. Por exemplo, você pode separar as informações de endereço no arquivo que está importando para corresponder aos campos Endereço comercial, Cidade da empresa e Estado da empresa no Business Contact Manager para Outlook.

  • Quando o Business Contact Manager para Outlook importa uma grande quantidade de dados, a janela de status pode mostrar de maneira imprecisa o progresso da importação. Embora a janela de status fique em branco ou mostre a mensagem Não Está Respondendo, o Business Contact Manager para Outlook ainda estará importando seus dados.

  • O Business Contact Manager para Outlook suporta apenas o formato de arquivo Unicode. Não há suporte para outros formatos de arquivo, como o ANSI.

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Selecionar o tipo de arquivo para importar

Você pode importar diversos tipos de arquivos para o Business Contact Manager para Outlook. Clique em um tipo de arquivo para obter instruções sobre como importar esse tipo de arquivo.

Tipo de arquivo

Descrição

Business Contact Manager para dados do Outlook (.bcm)

Todos os dados no Business Contact Manager para Outlook, incluindo todas as tarefas de Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais, Projeto e o histórico de comunicação. Também inclui personalizações, atividades de marketing e listas de produtos e serviços.

Personalizações do Business Contact Manager (.bcmx)

Inclui layouts de formulário personalizados, páginas e modos de exibição; relatórios personalizados; e modelos de projeto.

Observação : Somente o proprietário do banco de dados pode importar personalizações.

Valores separados por vírgulas (.csv)

Normalmente, as listas de produtos e serviços estão no formato de arquivo .csv.

Inclui dados no formato de arquivo de Valores separados por vírgulas (.csv). É possível salvar os dados de praticamente qualquer programa no formato de arquivo .csv, portanto, mesmo se o formato de arquivo de um aplicativo não estiver listado, você poderá salvar os dados do aplicativo no formato .csv e, em seguida, importar os dados para o Business Contact Manager para Outlook.

Pasta de trabalho do Excel (.xls, .xlsx)

Inclui os arquivos de dados nos formatos de Pasta de trabalho do Microsoft Excel.

Banco de dados do Microsoft Access (.mdb, .accdb)

Inclui dados em formatos de arquivo do Microsoft Access.

Pasta de Contatos do Outlook (.pst)

Inclui contatos no formato de arquivo do Microsoft Outlook (.pst). Se o banco de dados do Business Contact Manager for compartilhado, talvez cada usuário queira importar seus contatos do Outlook.

ACT! (.dbf, .pad)

Refere-se a dados salvos no formato de arquivo ACT!. O Business Contact Manager para Outlook inclui uma Ferramenta de Conversão de Dados que permite a conversão de dados ACT! para o formato .bcm antes de importá-los.

Observações : Se você selecionar os formatos de arquivo ACT! (.dbf. .pad) ou do QuickBooks (.IIF), clique em Converter Dados para converter seus dados para o formato de arquivo do Business Contact Manager (.bcm). Esta ferramenta ajuda você a importar esses tipos de arquivos. Siga as instruções na ferramenta.

  • O aplicativo ACT! deve ser instalado no seu computador antes de poder importar dados que estejam em um formato de arquivo ACT!.

QuickBooks (.IIF)

É possível importar qualquer versão de um arquivo do QuickBooks no formato .iif. O Business Contact Manager para Outlook inclui uma ferramenta de Conversão de Dados que permite a conversão dos dados do QuickBooks no formato .bcm antes de importá-los.

Dica : Se os dados forem salvos em um formato de arquivo que não está listado no assistente de Importar Dados Comerciais, salve os dados como um arquivo de valores separados por vírgulas e importe-os para seu Banco de dados do Business Contact Manager.

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O que é personalização?

Uma personalização é uma modificação que você fez no Business Contact Manager para Outlook. Personalizações podem assumir muitas formas. Quando você cria uma nova guia em um espaço de trabalho, isso é uma personalização. Quando você cria novos formulários, ou adiciona ou remove campos e seções de formulários existentes, isso são personalizações. Personalizações também incluem campos definidos pelo usuário, relatórios personalizados e modelos de Projeto Comercial. Se isso envolver levar o Business Contact Manager para Outlook além dos seus formulários e campos padrão, provavelmente é uma personalização.

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Saiba mais sobre como importar personalizações

Há duas maneiras de importar personalizações no Business Contact Manager para Outlook. Uma é por meio do tipo de arquivo .bcm. Esse tipo de arquivo contém não apenas seus registros de dados comerciais, mas também as personalizações feitas nos registros, formulários e relatórios. A segunda maneira de importar personalizações é por meio do tipo de arquivo .bcmx. Esse tipo de arquivo não contém dados comerciais, mas somente as personalizações feitas no Business Contact Manager para Outlook. Isso é útil quando você deseja aplicar as personalizações aos dados que já tem, sem substituir ou acrescentar algo aos dados.

Quando você importa personalizações, tanto de um arquivo .bcm como de um arquivo .bcmx, você substitui as configurações do banco de dados de destino pelas personalizações armazenadas no arquivo. No entanto, há exceções:

  • Se o banco de dados de destino contiver personalizações que não existem no arquivo .bcmx, como um novo tipo de registro com base em uma Conta, essas personalizações serão preservadas.

  • Se o arquivo .bcmx contiver um tipo de campo personalizado de Relação, mas o tipo de dados correspondente ao qual ele se refere não existir no banco de dados de destino, o campo não será adicionado ao banco de dados.

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Importar um arquivo do Business Contact Manager (.bcm)

Esse tipo de arquivo contém seus registros de dados comerciais e as personalizações feitas nos registros, formulários e relatórios.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Importar de um Arquivo.

    O assistente Importar Dados Comerciais é aberto.

  4. Digite o local e o nome do arquivo, ou clique em Procurar para localizar o arquivo.

  5. Clique em Avançar.

    Selecione a janela de opções de importação

  6. Selecione como você deseja lidar com registros duplicados. Suas opções são:

    • Não importar registros duplicados. Os registros duplicados do arquivo importado não serão importados, deixando os registros existentes inalterados.

    • Importar registros duplicados como novos registros. Os registros duplicados do arquivo importado serão importados e receberão um nome relacionado, mas diferente, deixando os registros existentes inalterados.

    • Atualizar registros existentes. Se houver registros duplicados e o registro que você está importando contiver informações diferentes ou adicionais, o registro correspondente será atualizado.

      Janela de importação, seção duplicadas

      Duplicatas ocorrem quando o nome de um registro que você está importando é idêntico ao nome de um registro existente.

  7. Selecione como você deseja lidar com personalizações. Suas opções são:

    • Importar layouts personalizados (formulários, páginas e modos de exibição). O layout de formulários, páginas e modos de exibição existentes são substituídos pelos formulários, páginas e modos de exibição no arquivo que está sendo importado.

    • Não remova nenhum campo do layout de formulário existente. Os formulários, páginas e modos de exibição do arquivo que está sendo importado não removerão nenhum campo que esteja sendo usados no banco de dados existente. Quaisquer campos novos do arquivo importado serão anexados aos formulários, páginas ou modo de exibições.

      seção de personalizações de importação da janela de importação

  8. Selecione quaisquer itens adicionais que você queira incluir na importação. Suas opções são:

    • Histórico de Comunicação

    • Produtos (e Serviços)

    • Relatórios Personalizados

    • Modelos de Projeto

  9. Clique em Importar.

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Importar personalizações do Business Contact Manager (.bcmx)

Uma personalização é uma modificação que você fez no Business Contact Manager para Outlook a fim de adaptá-lo às suas necessidades. Um arquivo com uma extensão .bcmx contém apenas as personalizações; ele não contém dados comerciais, por exemplo, Contas, Contatos Comerciais e Clientes Potenciais.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Importar de um Arquivo.

    O assistente Importar Dados Comerciais é aberto.

  4. Digite o local e o nome do arquivo .bcmx, ou clique em Procurar para localizar o arquivo.

    O nome de arquivo do arquivo .bcmx que você está importando aparece na caixa Arquivo a ser Importado.

  5. Clique em Importar.

    O Business Contact Manager para Outlook importa seus dados. Quando terminar, você será direcionado para examinar as mensagens de importação e possíveis erros registrados em um arquivo de log. Você pode exibir o arquivo de log clicando em Exibir Log.

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Importar de outro aplicativo usando o tipo de arquivo .csv; importar do Microsoft Excel ou do Microsoft Access

O formato de arquivo .csv é um formato simples, mas avançado, para transferência de dados de um programa para outro. Na verdade, vários programas leem arquivos .csv, incluindo o Excel.

Você também pode usar o formato de arquivo .csv para importar uma lista de produtos e serviços. Essa lista deve ser estruturada de uma maneira específica para poder ser importada. Para saber mais sobre os problemas que você deve resolver antes de importar uma lista de produtos e serviços, consulte Importar uma lista de produtos e serviços.

Se você tiver dados em um arquivo do Excel ou do Access, use também o procedimento a seguir para importar os dados.

Nesta seção

Etapa 1: selecionar o arquivo .csv, do Excel ou do Access que você deseja importar

Etapa 2: mapear os campos

Importar uma lista de produtos e serviços

Importar a lista

Corrigir os erros de importação do .csv

Etapa 1: selecionar o arquivo .csv, do Excel ou do Access que você deseja importar

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Importar de um Arquivo.

    O assistente Importar Dados Comerciais é aberto.

  4. Digite o local e o nome do arquivo .csv, do Excel ou do Access ou clique em Procurar para localizar o arquivo.

    O arquivo está listado na caixa Arquivo a ser Importado.

  5. Clique em Avançar.

  6. Selecione como você deseja lidar com registros duplicados. Suas opções são:

    • Não importar registros duplicados. Os registros duplicados do arquivo importado não serão importados, deixando os registros existentes inalterados.

    • Importar registros duplicados como novos registros. Os registros duplicados do arquivo importado serão importados e receberão um nome relacionado, mas diferente, deixando os registros existentes inalterados. Duplicatas ocorrem quando o nome de um registro que você está importando é idêntico ao nome de um registro existente.

  7. Clique em Avançar.

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Etapa 2: mapear os campos

Agora, você corresponderá os títulos de colunas (campos) do arquivo que está importando com os campos correspondentes no Business Contact Manager. Esse processo é chamado de mapeamento.

  1. Mapear um arquivo .csv, do Excel ou do Access.

    • Arquivo .csv    

      Se for necessário, marque a caixa de seleção do arquivo .csv que você deseja importar.

    • Arquivo do Excel    

      Cada planilha do Excel que compõe a pasta de trabalho do Excel está listada. Marque a caixa de seleção de cada planilha que você deseja importar.

      Se a sua pasta de trabalho do Excel tiver dados em apenas uma planilha (independentemente de quantas planilhas houver no arquivo), marque apenas a caixa de seleção dessa planilha.

    • Arquivo do Access    

      As tabelas que compõem o banco de dados do Access estão listadas. Marque a caixa de seleção de cada tabela que você deseja importar.

      Se o banco de dados do Access tiver dados em apenas uma planilha ou tabela (independentemente de quantas tabelas houver no arquivo), marque apenas a caixa de seleção dessa tabela.

  2. Na coluna Importar como, clique no tipo de registro, por exemplo, Conta ou Contato Comercial, que você está importando.

  3. Clique em Mapa.

    Janela de campos de mapa de importação

  4. Siga um destes procedimentos para mapear campos:

    • Para mapear os campos manualmente, na lista Importar Campos (1), arraste o campo que você deseja mapear para um campo na lista Campos Disponíveis.

    • Para que o Business Contact Manager para Outlook mapeie os campos para você, clique em Mapeamento Automático (2). Em seguida, percorra a lista Campos Disponíveis para verificar o mapeamento.

    • Para mapear os campos da mesma maneira que em um mapeamento anterior, clique em Usar Mapa Anterior (3).

    • Para criar um novo campo e mapear um campo do arquivo importado até ele, clique em Mapear para Novo Campo (4).

  5. Repita até que a lista Importar Campos esteja vazia.

  6. Se você quiser alterar algum dos mapeamentos, siga um destes procedimentos:

    • Para alterar um mapeamento de um campo individual, arraste o campo mapeado da lista Campos Disponíveis de volta para a lista Importar Campos.

    • Para limpar todos os mapeamentos, clique Limpar Mapa. Em seguida, tente mapear os campos novamente.

  7. Quando terminar de fazer suas escolhas de mapeamento, clique em OK e clique em Importar.

    O Business Contact Manager para Outlook importa seus dados. Quando terminar, você será direcionado para examinar as mensagens de importação e possíveis erros registrados em um arquivo de log. Você pode exibir o arquivo de log clicando em Exibir Log.

Dica :  Talvez, após a importação de um arquivo do Excel, alguns dos números de telefone não apareçam. Esse é um problema conhecido. Tente abrir o arquivo no Excel 2010 e salvá-lo no formato de arquivo .csv usando o comando Salvar como. Em seguida, no Business Contact Manager para Outlook, você poderá importar o arquivo .csv novamente.

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Importar uma lista de produtos e serviços

Para importar uma lista produtos e serviços, a lista deve atender às seguintes condições:

  • Ela deve estar no formato de arquivo .csv. Se você puder abrir sua lista de produtos e serviços no Excel, poderá salvá-la como um arquivo .csv usando o comando Salvar como.

  • Ela deve conter pelo menos três colunas organizadas em uma ordem indicada.

Organizando uma lista de produtos e serviços com colunas à direita

Para importar corretamente um arquivo .csv composto por itens de produto e serviço, o arquivo deve conter pelo menos três colunas, e até cinco, organizadas da seguinte maneira:

Organização das três colunas

Nome do Item

Descrição

Preço Unitário

Organização das quatro colunas

Nome do Item

Descrição

Preço Unitário

Quantidade

Organização das cinco colunas

Nome do Item

Descrição

Preço Unitário

Quantidade

Custo Unitário

Independentemente da organização escolhida, a primeira linha de seu arquivo .csv deve conter os títulos de coluna da lista.

Exemplo do Excel

Veja como pode ser a aparência de uma lista com dois itens no Excel. Ela é formada por uma linha de título seguida por uma linha para cada item.

Nome do Item

Descrição

Preço Unitário

Corrente de bicicleta

Titanium 48"

56,50

Garrafa de água

Crystal clear blue

11,75

Exemplo para o Bloco de Notas

Se você estiver editando o arquivo em um editor de texto, por exemplo, o Bloco de Notas (em vez do Microsoft Excel), crie uma linha separada no arquivo para cada item que você está importando e separe os itens em cada linha com vírgulas, sem espaços antes ou depois das vírgulas.

Nome do Item, Descrição, Preço Unitário
Corrente de bicicleta, Titanium 48", 56,50
Garrafas de água, Crystal clear blue, 11,75

Dica :  Se você receber uma mensagem informando que há um número incorreto de colunas no arquivo de entrada, talvez você tenha adicionado muitas vírgulas a uma ou mais linhas. Para evitar isso, siga uma das organizações de coluna mencionadas anteriormente neste artigo.

Lembre-se de que a primeira linha do arquivo .csv deve ser os títulos de coluna.

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Importar a lista

Depois que terminar de preparação do seu arquivo .csv, você poderá importá-lo, adicionando itens à lista de produtos e serviços existente ou substituindo sua lista existente por itens recém-importados.

  1. No Painel de Navegação, em Business Contact Manager, clique em Vendas.

  2. Na Faixa de Opções, na guia Página Inicial, no grupo Personalizar, clique em Produtos e Serviços.

  3. Na caixa de diálogo Produtos e Serviços, clique em Importar.

  4. Digite o local e o nome do arquivo .csv, ou clique em Procurar para localizar o arquivo.

  5. Clique em uma das seguintes opções:

    • Substituir lista existente por itens deste arquivo. Isso remove sua lista de produtos e serviços existente e a substitui por uma lista de itens que você está importando.

    • Adicionar os itens deste arquivo à lista existente.

      Importante : Não é possível desfazer importações. É recomendável que você faça backup de seus dados antes de prosseguir.

  6. Clique em Importar.

  7. Após a conclusão da importação do arquivo, clique em Fechar.

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Corrigir os erros de importação do .csv

Se você estiver no processo de importação do itens de produto e serviço e o processo for interrompido ou indicar erros, provavelmente será devido a dados formatados incorretamente no arquivo .csv, símbolos de moeda ou duplicatas de itens na sua lista existente.

Verificar a formatação do arquivo .csv

Os seguintes problemas de formatação podem gerar mensagens de erro quando você importa um arquivo .csv.

Causa

Solução

As colunas não têm títulos.

Adicione um título de coluna a cada tipo de dados. A importação dos dados será mais simples se você usar um título de coluna que exista no banco de dados do Business Contact Manager.

Rótulos de coluna ou cabeçalhos não são exclusivos.

Verifique se há rótulos ou cabeçalhos duplicados e torne-os exclusivos. Por exemplo, se houver dois rótulos ou cabeçalhos chamados Número de Telefone, mude um para Número de Telefone 1 e o outro para Número de Telefone 2.

O arquivo .csv contém caracteres não imprimíveis.

Caracteres não imprimíveis incluem retornos de linha e quebras de página ou de seção. Certifique-se de que todos eles sejam excluídos antes de tentar importar o arquivo novamente.

O arquivo que está sendo importado tem um número incorreto de colunas.

Ele deve conter pelo menos três colunas organizadas na seguinte ordem: Nome do Item, Descrição, Preço Unitário.

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Diretrizes monetárias e de pontuação

Os preços dos produtos e as quantidades não podem incluir símbolos de moeda ou pontuação interna, como vírgulas ou pontos. No entanto, você pode usar um símbolo decimal de moeda. Por exemplo:

  • Para qualquer valor que seja um número inteiro, incluindo moeda, digite 10000, mas não o valor com uma vírgula ou ponto decimal.

  • Para os preços que incluem centavos, digite a vírgula decimal, como em 10,50 quando você estiver fazendo referência a um preço de dez reais e 50 centavos.

Avaliar como você está lidando com registros duplicados

Talvez você receba uma mensagem de erro de importação de itens de produtos e serviços se tentar importar itens que já estão no Business Contact Manager para Outlook, mas você não indicou que essas duplicatas devem substituir os itens existentes. A mensagem de erro no arquivo de log de erro informa que o item, ou itens, já está nas Business Contact Manager para Outlook.

Para corrigir o erro, importe novamente os novos itens de produtos ou serviços. Na caixa de diálogo Importar Produtos e Serviços, clique em Substituir lista existente por itens deste arquivo. Os itens de sua lista atual de produtos e serviços serão substituídos pelos itens no arquivo que você está importando.

seção Opções de Importação

Ao importar a lista novamente, você não encontrará o erro de itens duplicados.

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Importar uma pasta de Contatos do Microsoft Outlook

Com apenas alguns cliques, você pode preencher o Business Contact Manager para Outlook com vários Contatos Comerciais importando sua pasta de Contatos do Outlook.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Importar Contatos do Outlook.

    O assistente Importar Dados Comerciais é aberto.

  4. O assistente lista sua pasta de Contatos Padrão como a pasta para importar. Para importar uma pasta de Contatos diferente, clique em Procurar. Clique na pasta Contatos que você deseja importar e clique em OK.

  5. Selecione como você deseja lidar com registros duplicados.

    Suas opções são:

    • Não importar registros duplicados. Os registros duplicados do arquivo importado não serão importados, deixando os registros existentes inalterados.

    • Importar registros duplicados como novos registros. Os registros duplicados do arquivo importado serão importados e receberão um nome relacionado, mas diferente, deixando os registros existentes inalterados.

      Duplicatas ocorrem quando o nome de um registro que você está importando é idêntico ao nome de um registro existente.

  6. Clique em Importar.

Dica : Para importar seus dados do Windows Live Mail no Business Contact Manager para Outlook, primeiro é necessário adicionar sua conta do Windows Live Mail ao Outlook.

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Importar um arquivo do ACT! ou do QuickBooks

Se você tiver dados comerciais no ACT! ou no QuickBooks, você poderá importá-los para o Business Contact Manager para Outlook com a Ferramenta de Conversão de Dados e com o assistente Importar Dados Comerciais. A Ferramenta de Conversão de Dados converte seu dados do ACT! ou do QuickBooks em um formulário que pode ser interpretado pelo Business Contact Manager para Outlook.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Importar de Outros Aplicativos.

  4. No assistente Importar Dados Comerciais, clique em Converter Dados. A Ferramenta de Conversão de Dados é aberta. Clique em Próximo.

  5. Clique em uma versão do ACT! ou do QuickBooks e clique em Próximo.

  6. Digite o local e o nome do arquivo, ou clique em Procurar para localizar o arquivo e, em seguida, clique em Próximo.

  7. Marque as caixas de seleção das categorias de dados que você deseja converter. Na lista Destino, selecione o tipo de registro do Business Contact Manager para Outlook para o qual você deseja converter os dados em e, em seguida, clique em Próximo

  8. Selecione os campos definidos pelo usuário que você deseja incluir como parte da conversão de dados e, em seguida, clique em Próximo.

  9. Clique em Procurar para selecionar um local para o arquivo convertido, digite um nome para o arquivo e clique em Salvar. Clique em Próximo.

  10. Clique em Próximo. Após a conclusão da conversão, feche a Ferramenta de Conversão de Dados.

  11. Agora você pode importar os dados convertidos, seguindo o procedimento descrito em Importar um arquivo do Business Contact Manager (.bcm).

    Dica : Você pode ignorar as seleções para personalizações, pois elas não se aplicam aos seus dados convertidos.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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