Implementar Gerenciamento de Registros

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Você pode gerenciar registros in-loco, o que significa que pode deixar um documento em seu local atual em um site ou armazenar registros em um arquivo morto específico, como um site da Central de Registros.

Antes de implementar o gerenciamento de registros, é recomendável que você primeiro crie um plano de gerenciamento de registros para sua organização. Para ajudá-lo a escolher o sistema de gerenciamento de registros correto para sua organização, consulte Escolher como armazenar e gerenciar registros.

Criar e configurar um site da Central de Registros

Esta seção fornece uma visão geral das principais etapas que você deve seguir para criar e configurar um site da Central de Registros. Clique nos links para ver orientações específicas sobre cada etapa.

  1. Crie o site da Central de Registros usando o modelo de site da Central de Registros.

  2. Crie listas ou bibliotecas de registros para gerenciar e armazenar cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento (def: um plano de arquivamento descreve os tipos de documentos ou itens que uma organização reconhece como registros empresariais oficiais. Ele indica onde esses registros são armazenados e fornece informações que diferenciam um tipo de registro de outro).

  3. Adicione um tipo de conteúdo associado a suas bibliotecas e listas.

  4. Crie e adicione colunas de site aos tipos de conteúdo relevantes para conter e exibir os metadados de cada tipo de registro especificado no plano de arquivamento.

  5. Adicione uma política de gerenciamento de informações a um tipo de conteúdo no site da Central de Registros.

  6. Configure o Organizador de Conteúdo para rotear cada tipo de registro no local apropriado.

Início da página

Criar um site da Central de Registros

É recomendável que você crie uma Central de Registros como um conjunto de sites de nível superior, e não como um subsite. Para criar um conjunto de sites, você deve ser membro do grupo Administradores de Farm do SharePoint no computador que esteja executando o site da Administração Central do SharePoint.

No SharePoint Online, você pode criar um site da Central de registros do seu site do SharePoint de nível superior. Clique em Criar site +, inicie na etapa 4 abaixo.

  1. Inicie o SharePoint 2013 ou Administração Central 2016.

    • Para o Windows Server 2008 R2:

      • Clique em Iniciar, clique em Produtos do Microsoft SharePoint 2013 ou Produtos do Microsoft SharePoint 2013 e, em seguida, clique em Central de administração do SharePoint 2013 ou 2016 de Administração Central do SharePoint.

    • Para o Windows Server 2012:

      • Na tela Iniciar, clique em Central de administração do SharePoint 2013 ou 2016 de Administração Central do SharePoint.

        Se a Central de administração do SharePoint 2013 ou 2016 de Administração Central do SharePoint não está na tela Iniciar:

      • Computador de atalho, clique em todos os aplicativos e, em seguida, clique em Central de administração do SharePoint 2013 ou 2016 de Administração Central do SharePoint.

  2. No site Administração Central, na seção Gerenciamento de Aplicativos, clique em Criar conjuntos de sites.

  3. Na página Criar conjunto de sites, na seção de Aplicativo da Web, se o aplicativo da web na qual você deseja criar o conjunto de sites não estiver selecionado, clique na seta para baixo. No menu de Aplicativo da Web, clique em Alterar Web Application e clique no aplicativo da web na qual você deseja criar o conjunto de sites.

  4. Na seção Título e Descrição, digite o título e uma descrição para o conjunto de sites.

  5. Na seção Endereço do Site, selecione o caminho a ser usado para a URL (por exemplo, um caminho de inclusão de caractere curinga como /sites/ou o diretório raiz (/)).

    Se você selecionar um caminho de inclusão de curinga, também deverá digitar o nome do site para usar na URL do seu site.

  6. Na seção Seleção de Modelo, na lista Selecionar versão da experiência selecione a versão da experiência do SharePoint para os modelos que você deseja usar.

    Selecione a versão de experiência se quiser que o conjunto de sites para pesquisar e executar como um conjunto de sites no SharePoint Server. Um conjunto de sites que usa uma versão de experiência anterior é executado em uma versão posterior do SharePoint, mas a usuário interface e experiência do usuário do conjunto de sites refletirão a versão anterior. Um conjunto de sites que pode ser atualizado a qualquer momento para a última versão de experiência.

  7. Na seção Seleção de Modelo, selecione a guia Empresa e clique em Central de Registros.

  8. Na seçãoAdministrador do Conjunto de Sites Principal, digite o nome de usuário (no formato DOMÍNIO\nomedeusuário) do usuário que será o administrador do conjunto de sites.

  9. Na seção Administrador do Conjunto de Sites Secundário, digite o nome de usuário para o administrador do conjunto de sites secundário. Designar um administrador de conjunto de sites secundário é uma prática recomendada para garantir que uma pessoa possa gerenciar o conjunto de sites quando não houver um administrador de conjunto de sites principal.

  10. Se você está usando cotas para gerenciar armazenamento para conjuntos de sites, na seção Modelo de Cota, clique em um modelo na lista Selecionar um modelo de cota.

  11. Clique em OK.

Criar bibliotecas ou listas para gerenciar registros

As bibliotecas e listas são elementos importantes no gerenciamento de registros. Elas servem como gabinetes de arquivos para cada tipo de registro que você deseja armazenar ou gerenciar. A associação de tipos de conteúdo (explicado posteriormente) a bibliotecas e listas ajuda mais a categorizar seus registros. Recomenda-se criar uma biblioteca ou lista de documentos para cada tipo de conteúdo em seu plano de arquivamento de registros.

Adicionar um tipo de conteúdo existente a uma lista ou biblioteca

Quando um tipo de conteúdo é adicionado a uma lista ou biblioteca, é possível que essa lista ou biblioteca contenha itens desse tipo. Quando registros são enviados à Central de Registros, eles são roteados para a lista ou biblioteca relevante com base no tipo de conteúdo do documento.

Início da página

Criar e adicionar colunas de site a listas, bibliotecas ou tipos de conteúdo

As colunas ajudam você a agrupar, categorizar e acompanhar registros ou outros itens. Uma coluna de site define um item de metadados que pode ser associado a um tipo de conteúdo, uma lista ou uma biblioteca. Por exemplo, talvez você queira adicionar colunas de site para definir o “autor” ou a “data de conclusão”. Adicione uma coluna de site a um tipo de conteúdo de registros para armazenar um item de metadados que é enviado com um registro ou para adicionar metadados para ajudar a gerenciar o registro.

Criar uma coluna de site

  1. No site da Central de Registros, clique em Configurações Botão Configurações do Office 365 e em Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, em Galerias de Web Designer, clique em colunas de Site.

  3. Na página Colunas do Site, clique em Criar.

  4. Na página Nova Coluna do Site, na seção Nome e Tipo, na caixa Nome da coluna, digite o nome desejado.

  5. Selecione o tipo de informações que deseja armazenar na coluna — por exemplo, moeda, data e hora ou texto.

  6. Na seção Grupo, selecione um grupo existente no qual a nova coluna do site será armazenada ou selecione Novo grupo para criar um novo grupo para armazenar a coluna. Os grupos oferecem uma maneira de organizar colunas e facilitam a localização delas.

Na seção Definições de Coluna Adicional, selecione as configurações adicionais de colunas desejadas. As opções disponíveis nessa seção são diferentes dependendo do tipo de coluna que você seleciona na seção Nome e Tipo. Por exemplo, se o tipo de informação para armazenar em uma coluna for Opção, você poderá definir as opções para enumerar na seção Definições de Coluna Adicional.

  1. Clique em OK.

Adicionar uma coluna de site a um tipo de conteúdo de registros

  1. Na home page do site da Central de registros, clique em configurações e, em seguida, clique em Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na seção Galerias de Web Designer, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no tipo que você deseja configurar.

  4. Depois de ter selecionado um tipo de conteúdo de site do site pai ou ter criado um novo tipo de conteúdo de site, na página de tipo de conteúdo de site selecionado, na seção Colunas, clique em Adicionar a partir de colunas de site existentes.

  5. Na página Adicionar Colunas ao Tipo de Conteúdo, na seção Selecionar Colunas, selecione o grupo que deseja filtrar na lista Selecionar colunas de.

  6. Selecione a coluna que você deseja adicionar na lista de colunas disponíveis e clique em Adicionar.

  7. Na seção Atualizar Listas e Tipos de Conteúdo de Site, especifique se os tipos de conteúdo de site filho que herdam desse tipo de conteúdo serão atualizados com suas alterações.

  8. Após concluir a adição das colunas desejadas, clique em OK.

Observação : Se o tipo de conteúdo que você deseja selecionar não aparece como um link (esmaecido) nesta página, o tipo de conteúdo pertence a um site pai do site da Central de Registros e, portanto, precisa ser selecionado e configurado a partir do site pai. Você pode fazer isso clicando no link na coluna Origem ao lado do tipo de conteúdo de site esmaecido na coluna Tipo de Conteúdo de Site.

Início da página

Criar políticas de gerenciamento de informações para registros

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e acompanhem coisas como o tempo pelo qual o conteúdo é retido ou quais ações os usuários podem executar com esse conteúdo.

Observação :  Você deve ser um membro do grupo Proprietários do site da Central de Registros para concluir esta tarefa.

Adicionar uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo

Observação : Não é possível especificar uma política de gerenciamento de informações para um tipo de conteúdo principal. Os tipos de conteúdo principal são instalados quando um conjunto de sites é criado. Você deve criar um tipo de conteúdo derivado de um tipo de conteúdo principal e aplicar uma política de gerenciamento de informações para o tipo de conteúdo derivado.

  1. No site, clique em configurações Botão Configurações do Office 365 e clique em Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Na página Configurações do Site, na seção Galerias de Web Designer, clique em tipos de conteúdo de Site.

  3. Na página Tipos de Conteúdo de Site, clique no tipo de conteúdo ao qual você deseja adicionar uma política de gerenciamento de informações.

  4. Na página Tipo de Conteúdo, clique em Configurações de política de gerenciamento de informações.

  5. Na página Editar Política, digite uma descrição para a política. Em seguida, escreva uma breve declaração da política, para explicar aos usuários para que ela serve. Essa declaração pode ter até 512 caracteres.

  6. Em seguida, você precisa adicionar um ou mais recursos de política à política de gerenciamento de informações. Como habilitar recursos, configurações adicionais serão apresentadas.

Adicionar recursos de política à política de gerenciamento de informações

Os recursos de política que você pode adicionar a uma política de informações são rótulos, auditoria, expiração e códigos de barra.

Adicionar um recurso de política de retenção a uma política de gerenciamento de informações

  1. Na página Editar Política, marque a caixa de seleção Habilitar Retenção.

  2. Clique em Adicionar um estágio de retenção e selecione uma das opções de período de retenção a seguir para especificar quando os documentos expiram: para definir a data de expiração com base em uma propriedade de data, selecione Este estágio é baseado em uma propriedade de data no item e selecione a ação (Criado ou Modificado) e o período (dias, meses ou anos).

  3. Digite um valor na caixa entre as listas para especificar o período de tempo.

  4. Selecione uma ação que deve ocorrer quando o documento expira.

  5. Se você deseja que a ação selecionada se repita, marque a caixa de seleção na seção Recorrente e selecione o período de recorrência.

  6. Clique em OK.

Início da página

Adicionar um recurso de política de auditoria a uma política de gerenciamento de informações

  1. Na página Editar Política, na seção Auditoria, selecione Habilitar auditoria e, em seguida, marque as caixas de seleção ao lado dos eventos para os quais deseja manter uma trilha de auditoria.

  2. Clique em OK.

    Observação : Para exibir os logs de auditoria, na página Configurações do Conjunto de Sites, clique em Relatórios do log de auditoria e selecione o relatório a ser exibido.

Adicionar um recurso de política de código de barras a uma política de gerenciamento de informações

  1. Na página Editar Política, na seção Códigos de Barras, selecione Habilitar Códigos de Barras.

  2. Marque a caixa de seleção Avisar usuários para inserir um código de barras se desejar que os aplicativos clientes do Office exijam que os usuários insiram um código de barras em seus documentos.

Adicionar um recurso de política de rótulo a uma política de gerenciamento de informações

  1. Na página Editar Política, na seção Rótulos, marque a caixa de seleção Habilitar Rótulos.

  2. Para exigir que os usuários insiram um rótulo antes de salvar ou imprimir um documento, selecione Avisa aos usuários para inserir um rótulo antes de salvar ou imprimir.

  3. Para impedir que os rótulos sejam alterados depois de adicionados, selecione Impedir alterações aos rótulos depois de adicionados.

  4. Na caixa Formato do rótulo, digite o texto do rótulo como deseja que ele seja exibido. Você pode usar qualquer combinação de texto fixo ou propriedades de documento, exceto propriedades calculadas ou internas, como um GUID (identificador global exclusivo) ou Criado por. Para iniciar uma nova linha, use a sequência de caractere \n.

  5. Selecione uma fonte, um tamanho de fonte, um estilo de fonte e uma justificação para o texto do rótulo.

  6. Digite a altura do rótulo em polegadas na caixa Altura e a largura do rótulo em polegadas na caixa Largura.

  7. Clique em Atualizar para exibir as alterações.

  8. Clique em OK.

Configurar o gerenciamento de registros in-loco

Quando você usa a Central de Registros, está trabalhando em um repositório bloqueado e pode usar a operação Enviar para a fim de obter registros nesse repositório. Entretanto, qualquer site pode ser habilitado para gerenciamento de registros in-loco e configurado como um sistema de gerenciamento de registros. Neste tipo de sistema, ao contrário da Central de Registros, você pode armazenar registros junto com documentos ativos em um espaço colaborativo. Alguns benefícios adicionais do uso de um sistema de gerenciamento de registros in-loco são:

  • Os registros podem existir e ser gerenciados em vários sites.

  • Com o controle de versão habilitado, a manutenção de versões de registros é automática.

  • A pesquisa Descoberta Eletrônica pode ser executada em ambos os registros e em documentos ativos ao mesmo tempo.

  • Controle mais amplo sobre o que é um registro na sua organização e quem pode criar um registro.

Há três etapas principais para configurar gerenciamento de registros in-loco:

  1. Ativar o gerenciamento de registros in-loco no nível de conjunto de sites.

  2. Configurar definições de declaração de registro no nível de conjunto de sites.

  3. Configurar definições de declaração de registro no nível de lista ou biblioteca.

    Observação : Você deve ser um administrador ou colaborador de lista para declarar manualmente itens como registros.

Início da página

Ativar o gerenciamento de registros in-loco no nível de conjunto de sites

A primeira etapa na configuração de um sistema de gerenciamento de registros in-loco é ativar o recurso no nível do conjunto de sites. A ativação do recurso habilita o comando Declarar/Não Declarar Registro na faixa de opções.

Observação :  Você deve ser administrador do Conjunto de Sites para realizar esta tarefa .

  1. No nível mais alto do site, clique em configurações Botão Configurações do Office 365 e clique em Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

  3. Ao lado de Gerenciamento de Registros In-loco, clique em Ativar.

Configurar definições de declaração de registro no nível de conjunto de sites

  1. No nível mais alto do site, clique em configurações Botão Configurações do Office 365 e clique em Configurações do Site.

    Em um site de grupo conectados SharePoint, clique em configurações, clique em Conteúdo do Site e clique em Configurações do Site.

  2. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Configurações da declaração de registros.

  3. Na página Configurações da Declaração de Registros, se você desejar colocar uma restrição no que pode ser feito com os itens que foram declarados como registros, selecione uma das opções na seção Restrições de Registro.

  4. Na seção Disponibilidade da Declaração de Registros, escolha se a declaração manual de registros deve estar disponível em listas e bibliotecas por padrão. Se você escolher a opção Indisponível em todos os locais, por padrão, os registros só poderão ser declarados por meio de uma política ou de um fluxo de trabalho.

  5. Na seção Funções da Declaração, selecione as funções que podem declarar ou cancelar a declaração de registros manualmente.

  6. Selecione OK.

Configurar definições de declaração de registro no nível de lista ou biblioteca

Você pode ter mais controle sobre onde os itens podem ser declarados como registros configurando declarações de registro para uma lista ou biblioteca. Ao configurar uma lista ou biblioteca para declaração de registro, você pode ter itens declarados automaticamente como registros quando eles forem adicionados à lista ou biblioteca.

  1. Na lista ou biblioteca onde você deseja configurar definições de declaração de registro, clique na guia biblioteca ou lista na faixa de opções e clique em Configurações da biblioteca ou Configurações da lista.

    No SharePoint Online, clique em configurações Botão Configurações do Office 365 e clique em configurações de lista ou biblioteca.

  2. Na página Configurações da Biblioteca/Lista de Documentos, em Permissões e Gerenciamento, clique em Configurações da declaração de registros.

  3. Na seção Disponibilidade da Declaração Manual de Registros, selecione:

  4. Se deseja que a lista ou biblioteca use as configurações da declaração de registro padrão usadas pelo conjunto de sites,

  5. se os usuários devem sempre ser permitidos a declarar manualmente itens como registros para a lista ou biblioteca, ou

  6. se os usuários nunca podem declarar manualmente registros dentro da lista ou biblioteca.

  7. Na seção Declaração Automática, marque a caixa de seleção se deseja que todos os itens adicionados à lista ou biblioteca sejam automaticamente declarados como registros.

  8. Clique em OK.

Início da página

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

Expanda suas habilidades
Explore o treinamento
Obtenha novos recursos primeiro
Ingressar no Office Insider

Essas informações foram úteis?

Obrigado por seus comentários!

Agradecemos pelos seus comentários! Parece que pode ser útil conectar você a um de nossos agentes de suporte do Office.

×