Habilitar e configurar IDs do Documento exclusivas

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IDs do documento podem ajudar com o gerenciamento de documento ou registro. Ative o serviço de ID do documento para em um site para adicionar uma ID do documento para cada arquivo no site.

Neste artigo

Visão geral

Movendo arquivos com uma ID do documento

Ativar, habilitar e configurar IDs do Documento

Ativar o recurso do conjunto de sites de ID do Documento

Habilitar e configurar o uso de IDs do Documento em um conjunto de sites

Visão geral

As IDs do Documento ajudam a gerenciar seus documentos oferecendo uma maneira fácil de acompanhar itens independentemente do local. Por exemplo, se um contrato legal for mudado de uma biblioteca de documentos para uma biblioteca de documentos em outro local, o contrato poderá ser localizado com facilidade com base na sua ID do Documento. As IDs do Documento são atribuídas automaticamente a documentos carregados e esta ID seguirá o item pelo seu ciclo de vida inteiro. As IDs do Documento também podem ser atribuídas a Conjuntos de Documentos.

Acompanhando itens com IDs do Documento

Quando o serviço ID do Documento for habilitado pela primeira vez, novas IDs serão atribuídas automaticamente aos novos documentos do conjunto de sites. Um trabalho de timer será agendado para atribuir IDs a documentos já incluídos no conjunto de sites.

Além disso, quando o serviço for habilitado, uma nova coluna será adicionada automaticamente aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos. A coluna ID do Documento exibe a ID atribuída a um item.

Antes de usar o recurso ID do documento no seu sistema de gerenciamento de conteúdo, você deve primeiro habilitá-lo para cada conjunto de sites que seus documentos estão localizados no.

Movendo arquivos com uma ID do documento

SharePoint Online a ID do documento normalmente moverá com o arquivo. No entanto, quando o site de destino não tiver o serviço de ID do documento ativado, o documento já não terá uma ID do documento.

Para SharePoint Server a única maneira de manter uma ID do documento nos sites é usar a página administrativa do conteúdo do Site e a estrutura nas Configurações do Site ao mover documentos.

Para obter mais informações sobre o conteúdo do Site e estrutura, consulte trabalhar com conteúdo de site e a estrutura.

Copiando arquivos com uma ID do documento

Quando uma cópia de um arquivo é feita, uma nova ID do documento é criado para a cópia. Por exemplo, um arquivo baixado de um site e carregado para outro é uma cópia. No entanto, quando o site de destino não tem o serviço de ID do documento habilitado, a cópia não terá uma ID do documento.

Ativar, habilitar e configurar IDs do Documento

Para usar as IDs do Documento pela primeira vez para acompanhar documentos ou registros, você deve seguir um processo de duas etapas:

Ativar o recurso do conjunto de sites de ID do Documento

Observação:  Para habilitar o recurso ID do Documento, você deve ser administrador de um conjunto de sites.

  1. Vá para o conjunto de sites de nível superior.

  2. Clique em Ações do Site e em Configurações do Site.

  3. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.

  4. Ao lado de Serviço ID do Documento, clique em Ativar. Um ícone Ativo aparece ao lado do item e o recurso é ativado para o conjunto de sites atual.

Habilitar e configurar o uso de IDs do Documento em um conjunto de sites

Quando você habilitar o recurso ID do Documento para qualquer conjunto de sites, todos os documentos do conjunto de sites receberão automaticamente uma ID do Documento. Lembre-se que, dependendo do número de documentos existentes no conjunto de sites, este processo pode levar algum tempo.

Observação:  Para habilitar e configurar o recurso ID do Documento, você deve ser administrador de um conjunto de sites.

  1. Vá para o conjunto de sites de nível superior.

  2. Clique em Ações do Site e em Configurações do Site.

  3. Em Administração do Conjunto de Sites, clique em Configurações da ID do Documento.

  4. Na página de configurações da ID do Documento, na seção Atribuir IDs do Documento, verifique se a caixa de seleção IDs do Documento está marcada.

Observação:  Quando você habilitar a atribuição de IDs do Documento pela primeira vez dentro de um conjunto de sites, uma mensagem será exibida: A configuração do recurso ID do Documento está agendada para conclusão por um processo automatizado. Isso significa que um trabalho de timer é responsável pela conclusão da atribuição das IDs do Documento a todos os documentos no conjunto de sites. A duração deste processo depende do número de documentos no seu conjunto de sites.

  1. Para definir uma cadeia de caracteres ou números personalizados que sejam anexados automaticamente no início de cada ID do Documento, digite a cadeia de caracteres em Iniciar as IDs com…

  2. Marque a caixa de seleção Redefina todas as IDs de Documento… se desejar adicionar automaticamente o prefixo a todas as IDs do Documento existentes no conjunto de sites.

  3. Nas seções Escopo da Pesquisa de ID de Documento, selecione os sites que serão usados como o escopo de pesquisa de ID.

  4. Clique em OK.

    Observação:  Conforme mencionado acima, quando o serviço ID do Documento é habilitado para qualquer conjunto de sites determinado, uma coluna é adicionada aos tipos de conteúdo Documento e Conjunto de Documentos como o nível do conjunto de sites. A coluna ID do Documento é usada para exibir a ID atribuída a um item.

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