Há algum piloto a bordo?: white paper

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"Se houver um piloto a bordo, por favor tocar no botão de chamada" é algo que os passageiros nunca querem ouvir. Li novamente uma notícia incrível sobre um incidente real desse tipo, que ocorreu em dezembro de 2013. O piloto de um avião comercial teve uma emergência médica durante o voo a caminho de Des Moines, estado de Iowa, e o co-piloto perguntou se havia algum piloto a bordo. O capitão Mark Gongol, piloto da Força Aérea dos EUA, colocou-se à disposição, permitindo que a aeronave, os passageiros e a tripulação pousassem em segurança.

Essa é uma história fantástica, mas o que me motivou a lê-la novamente foi um fato muito diferente. Um cliente potencial ligou para nós recentemente e perguntou se eles podiam "pilotar" nosso software de quadro de horários de projetos da empresa. As ligações desse tipo sempre me fazem refletir. Quando alguém menciona a palavra "pilotar" em um avião, sabemos exatamente o que isso significa, mas quando alguém que está avaliando opções de software diz "pilotar", já não tenho tanta certeza.

O termo "pilotar" na área dos softwares muitas vezes é confundido com outros métodos de avaliação complicados, como a "prova de conceito". Vamos analisar o significado desses termos e qual é a melhor maneira de usá-los no processo de avaliação da sua própria empresa.

Prova de conceito

Este termo remonta há muitos anos e é muito conhecido no setor da engenharia elétrica. Um circuito é testado em uma "Placa de ensaio" para verificar a viabilidade, antes de entrar na linha de produção. Na prova de conceito, você pode gastar mais tempo no laboratório do que gastaria na criação do circuito de produção. O único prejuízo possível seria na placa de circuito na qual você está trabalhando. Trata-se de um método econômico e de baixo risco de provar que um circuito elétrico pode produzir os resultados desejados.

Em matéria de software, a prova de conceito deve ser criada para provar algo. Quando possíveis clientes ligam para perguntar se podemos ajudá-los a produzir uma prova de conceito para o gerenciamento de projetos ou para o software de quadro de horários da empresa, fazemos sempre a mesma resposta: "Quais são os conceitos que vocês pretendem provar"?

Geralmente eles ficam em silêncio ou desconcertados.

Quando você pretende realizar uma prova de conceito, mas não tem nenhuma noção do que está tentando comprovar, como você saberá se será um sucesso ou um fracasso? É claro que não há forma de saber.

Então surge a pergunta, por que as pessoas realizam provas de conceito? A resposta mais comum é que o solicitante provavelmente não tem o envolvimento necessário da administração para implementar o software que estão pesquisando. E acreditam que a administração pode gostar da ideia e concordar com a implementação caso a veja em funcionamento. Nesse caso, a "prova" é destinada a convencer administração e o "conceito" é a ideia geral do software corporativo.

Se fosse fácil convencer a administração de que o software de projetos e o quadro de horários da empresa são uma excelente opção para eles, teríamos muito mais recursos a implantar.

O problema deste método é que, com o trabalho que você realizará para poder implantar essa instância de prova de conceito, é extremamente improvável que você tenha o mesmo suporte que teria para implantar a produção de um sistema corporativo. Quando a organização implanta um sistema corporativo, como um quadro de horários ou um sistema de gerenciamento de projetos, há muitos fatores necessários para que ele alcance êxito. Em primeiro lugar, a administração e os funcionários da linha de produção devem contribuir com os aspectos da organização que estejam relacionados com a implantação. Além disso, é necessário tempo de configuração, assistência da equipe de serviços técnicos para vincular a outros sistemas corporativos, apoio da administração, tempo para treinamento e, principalmente, dinheiro.

Se não tiver esses itens, que sistema você poderá demonstrar na prova de conceito? Na melhor das hipóteses, será apenas um vislumbre do que você pretende. Na atual era da nuvem, provavelmente você pode obter acesso a um sistema totalmente hospedado, sem se preocupar com a compra de softwares e servidores, embora ter apenas um sistema instalado seja uma parcela do trabalho necessário para fazer até mesmo uma implantação básica da prova de conceito do sistema.

É fácil entender o motivo pelo qual uma empresa hesita em investir muito dinheiro e recursos na implementação de algo que possa afetar toda a organização. Trata-se de uma prática de alto risco. Normalmente, falamos apenas sobre os benefícios do software de gerenciamento de projetos corporativos, mas é fácil imaginar que, se o mesmo projeto falhar, poderá ter um impacto igualmente negativo. Portanto, reduzir o risco é uma preocupação evidente. Mas se o verdadeiro desafio for convencer a administração sobre benefícios do sistema, certamente há melhores maneiras de fazer isso. Na HMS Software, nos concentramos em algumas das seguintes técnicas:

  1. Conversar com clientes reais e existentes.

    Somos privilegiados por ter ótimos clientes que estão, de modo geral, muito satisfeitos. Quando um novo cliente potencial tem preocupações sobre o negócio no qual vão entrar, apresentamos essa organização a um cliente existente. Em muitos casos, o cliente existente foi generoso em concordar com uma reunião pessoal. Em outros casos, eles se comunicam diretamente uns com os outros e nós não interferimos. Incentivamos os clientes existentes a compartilharem as boas notícias e também as dificuldades.

  2. Vamos provar isso.

    Se você precisa realmente provar um conceito, então deixe-nos ajudar a prová-lo para você. Há algumas razões legítimas pelas quais alguns aspectos de determinadas implementações devem ser provados primeiro. Talvez a implantação tenha grandes volumes de determinados tipos de dados. Por exemplo, uma vez nos solicitaram que mostrássemos o funcionamento da nossa solução com o carregamento de um projeto especialmente grande. Já nos pediram que mostrássemos o funcionamento do software com determinados navegadores e bancos de dados ou a vinculação do software com versões específicas de determinados sistemas externos. Se esse for o tipo de conceito que está impedindo a avaliação, os especialistas no assunto são as pessoas indicadas para superar esse desafio.

  3. Você pode fazer um treinamento para isso.

    No caso em que o cliente potencial deve mostrar o funcionamento exato do sistema com os dados usados por seus funcionários, podemos ajudar a carregar os dados em um sistema hospedado e a configurar o sistema de forma básica de acordo com a necessidade do cliente, além de treinar as pessoas envolvidas. Nós preferimos ir até a empresa ajudar com a demonstração em si, mas se isso não for possível, fazemos uma revisão do script ou da demonstração que as pessoas envolvidas vão usar e oferecemos ajuda para ajustá-la ou para treinar as pessoas que vão realizá-la.

Onde está o piloto quando ele é necessário?

E se for o projeto piloto? Assim é melhor, não é mesmo? Pode ser. Se você já foi solicitado a estabelecer uma implantação piloto de um quadro de horários corporativo ou de um sistema de gerenciamento de projetos corporativos, comece determinando as metas. Caso as metas estejam associadas à prova de conceito, então você não está em um programa piloto.

Um projeto piloto é uma implantação real na produção. Normalmente, envolve um subconjunto da base total de usuários que estão sendo considerados para o sistema avaliado. Portanto, a implantação de um programa piloto pode levar algum tempo. Enquanto as necessidades da base total de usuários de destino são contempladas desde o início, o programa piloto se concentra em uma implementação real para os usuários do piloto. Na verdade, eles vão gerenciar seus projetos ou preencher seus quadros de horários com o novo sistema.

As mesmas dificuldades enfrentadas por uma implantação de produção total se aplicam também à implantação piloto, com exceção do volume ou da complexidade dos dados. As dificuldades mais comuns dos projetos piloto incluem orçamento insuficiente, a falta de patrocínio, de tempo e de recursos ou, muito pior, a falta de metas articuladas para saber como determinar se o projeto piloto obteve êxito ou não.

Isso não quer dizer que um projeto piloto seja ruim. Realizar um piloto pode ser muito importante e pode reduzir o risco de afetar toda a organização com uma implantação incompleta ou mal configurada. Mas realizar um projeto piloto bem-sucedido exige alguma reflexão.

Recentemente, começamos a trabalhar em uma implantação de porte significativo para uma organização do setor público. O que é gratificante nessa prática é que a organização já gastou todo o tempo disponível para concluir a avaliação. Eles já escolheram seu sistema corporativo. Felizmente, é o nosso. Nós trabalhamos com a equipe de avaliação deles no ano passado para garantir que as dúvidas sobre problemas técnicos fossem respondidas, mas agora voltamos o foco para o impacto sobre o processo diário das pessoas nessa organização.

Eles nos sugeriram trabalhar por um período de 6 meses com um grupo que, embora fosse considerável, representava apenas cerca de 10% do grupo inteiro. Há um orçamento apropriado, o piloto tem o apoio do nível mais alto da administração e temos tempo suficiente para garantir que possamos ajudá-los com todos os recursos de que dispomos normalmente em uma implantação como essa. O grupo que ficará responsável pelo acompanhamento desse projeto e pelo ambiente do quadro de horários trabalhará com ele, na produção e no futuro próximo; portanto, não se trata apenas de um teste. Isto assemelha-se mais à primeira fase de implantação e não à uma prática do tipo "vamos testar e ver como funciona". Com todos esses fatores em questão, temos todas as expectativas de um resultado bem-sucedido no final do ano.

Conclusão

Projetos piloto e provas de conceito são uma realidade em matéria de software corporativo. Caso tenha um deles no futuro, você pode torná-lo um êxito a fim de destacar alguns fatores de sucesso fundamentais para todos os envolvidos:

  1. Primeiro, confirme se que você tem metas claramente definidas.

  2. Em seguida, verifique se a administração compreende suas necessidades e se vão ajudá-lo em termos de tempo, recursos e dinheiro para atingir essas metas.

  3. Por fim, não deixe de planejar e gerenciar o projeto como qualquer outro projeto do seu portfólio.

Sobre a autora

Chris Vandersluis é presidente e fundador da HMS Software, com base em Montreal, Canadá, um parceiro certificado da Microsoft. Ele é formado em Economia pela McGill University e tem mais de 30 anos de experiência em automação de sistemas de controle de projetos. Membro do PMI (Project Management Institute), ele participou da fundação dos capítulos de Montreal, Toronto e Quebec do MPUG (Microsoft Project Users Group). As publicações para as quais Chris já escreveu incluem a Fortune, a Heavy Construction News, a revista Computing Canada, a PMNetwork do PMI e a Project Times. Professor de Gerenciamento Avançado de Projetos na McGill University, frequentemente dá palestras sobre as funções da associação de gerenciamento de projetos na América do Norte e no mundo. A HMS Software é a fornecedora do sistema TimeControl de controle de horas orientado para projetos e tem sido Parceira de Soluções de Projetos da Microsoft desde 1995.

Chris Vandersluis pode ser contatado pelo email: chris.vandersluis@hms.ca.

Se quiser ler mais artigos relacionados ao EPM (gerenciamento de projetos corporativos) de Chris Vandersluis, confira o site de blogue (http://www.epmguidance.com/?page_id=39).

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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