Guia para campos de valores múltiplos

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Na maioria dos sistemas de gerenciamento de banco de dados, inclusive nas versões anteriores do Microsoft Access, não é possível armazenar mais de um valor em um campo. No Microsoft Office Access 2007, você pode criar um campo capaz de armazenar vários valores, como uma lista de categorias à qual você tenha atribuído uma questão. Campos de valores múltiplos são os mais adequados em certas situações, por exemplo, quando você usa o Office Access 2007 para trabalhar com informações armazenadas em uma Windows SharePoint Services 3.0 lista do Microsoft Windows SharePoint Services e essa lista contém um campo que usa um dos tipos de campos de valores múltiplos disponíveis no Windows SharePoint Services.

Este tópico trata de campos de valores múltiplos no Office Access 2007 e no Windows SharePoint Services e explica como criar e quando utilizar um campo de valores múltiplos e como empregar um campo de valores múltiplos em uma consulta.

Neste artigo

O que é um campo de valores múltiplos?

Campos de múltiplos valores no Windows SharePoint Services

Quando usar um campo de múltiplos valores

Como criar um campo de múltiplos valores

Usando o Assistente de pesquisa

Modificar o design de um campo de múltiplos valores

Como implantar o campo de vários valores em uma consulta

O que é um campo de valores múltiplos?

Suponha que você tenha uma tarefa para atribuir a um de seus funcionários ou aos prestadores de serviços, mas constata que, na realidade, precisa atribuí-la a mais de uma pessoa. No Office Access 2007, é possível criar um campo de valores múltiplos que permite selecionar pessoas em uma lista.

Campo de vários valores

Quando você clica na caixa de combinação, as caixas de seleção aparecem marcadas para indicar suas opções. Você pode marcar ou desmarcar itens na lista e clicar em OK para confirmar suas opções.

Uma caixa de combinação com campo de vários valores

As pessoas selecionadas ficam armazenadas no campo de valores múltiplos e, por padrão, aparecem separadas por vírgulas.

Um campo de vários valores com valores separados por vírgula

Os campos de valores múltiplos foram introduzidos com a intenção de facilitar a seleção e o armazenamento de mais de uma opção, sem que haja a necessidade de criar um design de banco de dados mais avançado. Além disso, os campos de valores múltiplos são importantes na integração com o Windows SharePoint Services, uma vez que as listas do SharePoint também oferecem suporte a campos de valores múltiplos.

Talvez você queira saber como o Office Access 2007 armazena mais de um valor em um único campo, se isso não é permitido na maioria dos sistemas de gerenciamento de banco de dados relacionais. A resposta está no fato de que o mecanismo do banco de dados do Office Access 2007 não armazena efetivamente os valores em um único campo. Embora aparentemente você visualize e trabalhe com um único campo, na realidade, os valores são armazenados de maneira independente e gerenciados em tabelas de sistema ocultas. O mecanismo de banco de dados do Access controla esse armazenamento, separando automaticamente os dados e exibindo os valores em um campo.

Tecnicamente falando, um campo de valores múltiplos no Access modela uma relação vários para vários. Por exemplo, pense em uma tabela de eventos na qual você tenha que atribuir a responsabilidade por cada evento a um ou mais funcionários. Suponha que você crie um campo de valores múltiplos chamado "AssignedTo" no qual os eventos serão atribuídos aos funcionários. A relação entre eventos e funcionários será do tipo vários para vários. Ou seja, é possível atribuir um mesmo evento a vários funcionários e vários eventos a um único funcionário.

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Campos de valores múltiplos no Windows SharePoint Services

O Windows SharePoint Services 2.0 oferece suporte à coluna Choice, que permite selecionar e armazenar mais de uma opção em um único campo. No Windows SharePoint Services 3.0, também é possível criar um campo de pesquisa que permite selecionar e armazenar mais de uma opção em um único campo. Para que o Office Access 2007 possa se integrar ao Windows SharePoint Services e oferecer suporte aos seus tipos de campo, o Office Access 2007 implementa suporte para campos de valores múltiplos.

Quando você vincula uma lista do SharePoint que empregue um desses tipos de dados com valores múltiplos, o Office Access 2007 automaticamente cria e usa um tipo com valores múltiplos do Access localmente.

Quando você exporta uma tabela do Access para uma lista do SharePoint, e a tabela do Access contém um campo de valores múltiplos, o campo torna-se um dos tipos de campo de valores múltiplos disponíveis no Windows SharePoint Services. Da mesma forma, quando você move um banco de dados do Access para um site do SharePoint, e o banco de dados contém tabelas do Access que, por sua vez, contêm campos de valores múltiplos, cada um desses campos de valores múltiplos torna-se um dos tipos de campo de valores múltiplos do Windows SharePoint Services.

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Quando usar um campo de valores múltiplos

Crie um campo de valores múltiplos quando desejar:

  • Armazene uma seleção de valores múltiplos a partir de uma lista de opções, e essa lista opções será relativamente pequena.

    Crie um campo de valores múltiplos no Office Access 2007, usando o Assistente de Pesquisa no modo Design da tabela.

  • Exporte uma tabela do Access para um site do SharePoint para que ele empregue a opção de valores múltiplos ou os campos de pesquisa disponíveis no Windows SharePoint Services.

    É possível criar um campo de valores múltiplos no Office Access 2007, usando o Assistente de Pesquisa, no modo Design da tabela. Em seguida, exporte a tabela para uma lista do SharePoint.

  • Mova um banco de dados do Access para um site do SharePoint para que ele empregue a opção de valores múltiplos ou campos de pesquisa disponíveis no Windows SharePoint Services.

    É possível criar o campo de valores múltiplos no Office Access 2007, usando o Assistente de Pesquisa, no modo Design da tabela. Em seguida, clique no comando Mover para o SharePoint na guia Dados Externos.

  • Crie um vínculo com uma lista do SharePoint que contenha a opção valores múltiplos ou um campo de pesquisa de valores múltiplos.

    O campo de valores múltiplos no Office Access 2007 é automaticamente criado e mapeado para o campo do Windows SharePoint Services quando você cria a tabela vinculada.

Além dos cenários anteriores, também convém usar um campo de valores múltiplos quando houver relativa certeza de que seu banco de dados não será movido para o Microsoft SQL Server posteriormente. Um campo de valores múltiplos no Office Access 2007 é submetido a upsizing para o SQL Server como um campo memorando (ntext) que contém o conjunto de valores delimitado. Como o SQL Server não oferece suporte a tipos de dados com valores múltiplos que modelam uma relação vários para vários, pode ser necessário um trabalho adicional de conversão e design.

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Como criar campos de valores múltiplos

Quando você abre uma tabela, ela é aberta no modo Folha de dados. Você pode adicionar uma coluna de pesquisa de valores múltiplos clicando em Coluna de Pesquisa no grupo Campos e Colunas na guia Folha de Dados. Isso inicia o Assistente de pesquisa que o orientará durante o processo de criação da coluna de pesquisa.

  1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.

  3. No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela na qual deseja criar a coluna de pesquisa para abri-la.

  4. Na guia Folha de Dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Coluna de Pesquisa.

    Imagem da faixa de opções do Access

    O Assistente de Pesquisa aparece.

    Página do Assistente de Pesquisa na qual você escolhe tabela/consulta ou lista de valores

  5. Na primeira caixa de diálogo do Assistente de Pesquisa, você deve decidir se deseja basear a coluna de pesquisa nos valores de uma tabela ou consulta ou em uma lista de valores digitados.

    O tipo mais comum de coluna de pesquisa com vários valores é a que exibe valores exibidos de uma tabela ou consulta relacionada.

  6. Para saber como concluir o Assistente de pesquisa, consulte usando o Assistente de pesquisa. Para obter informações mais detalhadas sobre como criar um campo de múltiplos valores, consulte Adicionar ou alterar uma coluna de pesquisa que permite armazenar múltiplos valores.

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Usar o Assistente de Pesquisa

O Assistente de Pesquisa é chamado quando você cria uma coluna de pesquisa no modo Folha de dados, quando arrasta um campo do painel Lista de campos para uma tabela aberta no modo Folha de dados e no modo Design quando você escolhe Assistente de pesquisa na coluna Tipo de dados. O assistente orienta-o através das etapas necessárias para criar uma coluna de pesquisa e definir automaticamente as propriedades de campo adequadas para corresponder às suas escolhas. O assistente também cria relações de tabelas e índices onde necessário para fornecer suporte à coluna de pesquisa.

Quando o assistente aparecer, você deve decidir se deseja basear a coluna de pesquisa em uma tabela ou consulta ou em uma lista de valores inseridos. Na maior parte do tempo, se o banco de dados for projetado corretamente e as informações forem divididas em tabelas baseadas em tópicos, você irá querer escolher uma tabela ou consulta para ser origem da coluna de pesquisa.

  • Criar a pesquisa de vários valores com base em uma tabela ou consulta

    Quando você arrasta um campo do painel Lista de campos para criar um campo de valores múltiplos, as duas primeiras etapas do procedimento a seguir são feitas automaticamente de modo que começa pela terceira etapa.

    1. No Assistente de Pesquisa, clique em Quero que a coluna de pesquisa procure valores em uma tabela ou consulta e, em seguida, em Próximo.

    2. Selecione uma tabela ou consulta da lista e, em seguida, clique em Próximo.

    3. Em Campos Disponíveis, clique nos campos que você deseja incluir em sua pesquisa.

    4. Clique no botão maior que (>) para mover o campo no qual você clicou para a lista Campos Selecionados.

    5. Repita as duas etapas anteriores na lista Campos Selecionados dos campos que você incluiu em sua pesquisa. Em seguida, clique em Avançar.

    6. Opcionalmente, selecione de um a quatro campos nos quais os itens da pesquisa serão classificados e, em seguida, clique em Avançar. Clique no botão Crescente para alternar a classificação dos itens de pesquisa entre crescente e decrescente. Observe que o nome do botão muda para Decrescente. Clique no botão novamente para alternar de volta. Clique em Avançar para continuar.

    7. Ajuste a largura das colunas em seu campo de pesquisa, se necessário, e , em seguida, clique em Próximo.

    8. Em Deseja armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, marque a caixa de seleção Permitir Valores Múltiplos.

      Observação: Essa caixa de seleção precisa estar marcada para que seja possível armazenar vários valores.

    9. Clique em Concluir.

      Quando você clica no botão Concluir, é criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo são definidas com base nas escolhas feitas no Assistente de Pesquisa.

    10. Salve a tabela, clique no botão Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Salvar.

  • Criar a pesquisa de vários valores com base em valores que você digitará

    1. No Assistente de Pesquisa, clique em Eu digitarei os valores que eu desejo e, em seguida, clique em Próximo.

    2. Insira o número de colunas. Em seguida, digite cada valor. Para mover para a próxima coluna ou linha, pressione TAB.

    3. Quando acabar de digitar os valores desejados, clique em Próximo.

    4. Se você especificou mais de uma coluna na etapa 2, você deve escolher a coluna que você usará para identificar exclusivamente cada valor. Na caixa Campos disponíveis, clique duas vezes na coluna que você deseja usar para identificar exclusivamente cada valor.

      Observação: Esta etapa não aparece se você não especificou mais de uma coluna na etapa 2.

    5. No Assistente de Pesquisa, digite um rótulo para a coluna de pesquisa.

    6. Em Deseja armazenar valores múltiplos para esta pesquisa?, marque a caixa de seleção Permitir Valores Múltiplos.

      Observação: Essa caixa de seleção precisa estar marcada para que seja possível armazenar vários valores.

    7. Clique em Concluir.

      Quando você clica no botão Concluir, é criada uma coluna de pesquisa cujas propriedades de campo são definidas com base nas escolhas feitas no Assistente de Pesquisa.

    8. Salve a tabela, clique no botão Microsoft Office Imagem do botão Office e, em seguida, clique em Salvar.

      Após ser criado, o campo de valores múltiplos aparece como uma lista suspensa da caixa de seleção quando você exibe a tabela no modo Folha de Dados.

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Modificar o design de um campo de valores múltiplos

Para obter informações sobre como modificar o design de um campo de múltiplos valores, consulte o artigo Adicionar ou alterar uma coluna de pesquisa que permite armazenar múltiplos valores.

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Como empregar um campo de valores múltiplos em uma consulta

Ao empregar um campo de valores múltiplos em uma consulta, é necessário decidir se você deseja recuperar todo o campo de valores múltiplos que contiver todos os valores separados por vírgulas ou uma linha separada para cada valor. Por exemplo, suponha que você tenha uma tabela Issues que contenha um campo AssignedTo que você queira usar para atribuir questões a funcionários. Você pode criar uma consulta que contém o campo AssignedTo como esta:

  1. Clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.

  3. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

    Imagem da faixa de opções do Access

  4. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique na tabela (neste caso, "Issues") que contém o campo de valores múltiplos e clique em Adicionar.

  5. Clique em Fechar.

  6. Arraste os campos que deseja usar para a grade de consulta. Neste exemplo, arraste o campo Título e o campo de vários valores "AssignedTo" para a grade de consulta.

  7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

O resultado de sua consulta será parecido com este, com uma coluna mostrando o título da questão e a segunda coluna mostrando o campo de valores múltiplos:

Resultado da consulta mostrando os campos Title e AssignedTo


Suponha que você queira ver o campo de valores múltiplos AssignedTo expandido para que cada valor AssignedTo apareça em uma linha separada. Para isso, é necessário especificar a propriedade Value acrescentando a seqüência ".Value" a "AssignedTo" na linha Field, como exibido na grade de consulta:

Grade da consulta mostrando Title e AssignedTo.Value

Quando você especifica AssignedTo na linha Field, o Access exibe todos os valores do campo de valores múltiplos em uma única linha quando você executa a consulta. No entanto, quando você usa a propriedade Value, como em AssignedTo.Value, o Access exibe um campo de valores múltiplos de forma expandida para que cada valor apareça em uma linha separada. Você pode criar uma consulta para exibir os valores individuais, como a seguir:

  1. Clique no botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e em Abrir.

  2. Na caixa de diálogo Abrir, selecione e abra o banco de dados.

  3. Na guia Criar, no grupo Outros, clique em Design da Consulta.

    Imagem da faixa de opções do Access

  4. Na caixa de diálogo Mostrar Tabela, clique na tabela (neste caso, "Issues") que contém o campo de valores múltiplos e clique em Adicionar.

  5. Clique em Fechar.

  6. Arraste os campos que você deseja usar (neste caso, o campo de valores múltiplos chamado "AssignedTo.Value") para a grade de consulta.

  7. Na guia Design, no grupo Resultados, clique em Executar.

O resultado de sua consulta será parecido com este, com uma coluna mostrando o título da questão e a segunda coluna mostrando o valor AssignedTo:

Resultado de consulta mostrando os valores Title e os valores individuais AssignedTo

Para obter mais informações sobre como usar campos de múltiplos valores em consultas, consulte usando campos de múltiplos valores em consultas.

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