Guia para a criação de relatórios

Importante:  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Access fornece com um número de ferramentas que ajudam você a criar rapidamente relatórios atraentes e de fácil leitura, que apresentam os dados de uma maneira que melhor atenda às necessidades de seus usuários. Você pode usar os comandos na guia criar para criar um relatório simples com um único clique. Você pode usar o Assistente de relatório para criar um relatório mais complicado ou você pode criar um relatório adicionando todos os dados e a formatação de elementos por conta própria. Independentemente do método escolhido, você provavelmente fará pelo menos algumas alterações no design do relatório para torná-lo a exibir os dados da maneira desejada. Este artigo discute o processo geral de criação de um relatório e, em seguida, mostra como adicionar elementos de design específicos ao seu relatório.

Neste artigo

Decidir como dispor seu relatório

Usar layouts de controle para alinhar seus dados

Adicionar ou remover seções de cabeçalho e rodapé de página ou relatório

Dicas para formatar diferentes tipos de dados

Decidir como dispor seu relatório

Quando você cria um relatório, primeiro você deve considerar como você deseja que os dados sejam organizados na página e como os dados são armazenados no banco de dados. Durante o processo de design, você poderá descobrir mesmo que a organização de dados nas tabelas não permitirá que você criar o relatório desejado. Isso pode ser uma indicação de que as tabelas não são normalizadas — isso significa que os dados não são armazenados a maneira mais eficiente.

Fazer um esboço do seu relatório

Esta etapa não é necessária — você pode achar que o Assistente de relatório do Access ou a ferramenta de relatório (ambos estão disponíveis na guia criar, no grupo relatórios ) oferecem um design de partida suficiente para seu relatório. No entanto, se você decidir projetar o seu relatório sem usar essas ferramentas, talvez seja útil para fazer um esboço aproximado do seu relatório em um pedaço de papel desenhando uma caixa em que cada campo ficará e gravar o nome do campo em cada caixa. Como alternativa, você pode usar programas como o Word ou o Visio para criar um modelo do relatório. Independentemente do método que você usa, certifique-se de incluir linhas suficientes para indicar como os dados se repete.

formulário concluído sobrepondo esboço preliminar

Por exemplo, você pode usar uma linha para informações do produto, em seguida, várias linhas de repetição de vendas do produto e finalmente uma linha de totais de vendas do produto. Em seguida, a sequência repete para o próximo produto e assim por diante até o final do relatório. Ou, talvez seu relatório é uma lista simple dos dados na tabela, caso em que seu esboço pode conter apenas uma série de linhas e colunas.

Observação: Essa técnica também é muito útil se você estiver criando um relatório para outra pessoa. Nesse caso, a outra pessoa pode desenhar o esboço antes de começar a trabalhar.

Depois de criar seu esboço, determine qual tabela ou tabelas contenham os dados que você deseja exibir no relatório. Se todos os dados estiver contido em uma única tabela, você pode basear seu relatório diretamente na tabela. Mais frequentemente, os dados que você deseja estão armazenados em várias tabelas que você deve reunir em uma consulta, antes de você pode exibi-la no relatório. A consulta pode ser inserida na propriedade RecordSource do relatório, ou você pode criar uma consulta salva separada e baseie o relatório no que.

Decida quais dados colocar em cada seção de relatório

Cada relatório tem uma ou mais seções de relatório. Uma seção que está presente em cada relatório é a seção de detalhes. Esta seção repete uma vez para cada registro na tabela ou consulta que o relatório se baseia. Outras seções costumam opcional e repita menos e geralmente são usadas para exibir informações comuns para um grupo de registros, uma página do relatório, ou o relatório inteiro.

A tabela a seguir descreve onde cada seção está localizada e como a seção normalmente é usada.

Seção

Local

Conteúdo típico

Seção de cabeçalho de relatório

Aparece apenas uma vez, na parte superior da primeira página do relatório.

  • Título do relatório

  • Logotipo

  • Data atual

Seção de rodapé do relatório

Aparece após a última linha de dados, acima da seção de rodapé da página na última página do relatório.

Totais do relatório (somas, contagens, médias e assim por diante)

Seção de cabeçalho de página

Aparece na parte superior de cada página do relatório.

  • Título do relatório

  • Número da página

Seção de rodapé de página

Aparece na parte inferior de cada página do relatório.

  • Data atual

  • Número da página

Seção de cabeçalho de grupo

Aparece logo acima de um grupo de registros.

O campo que está sendo agrupado em

Seção de rodapé de grupo

Aparece logo após a um grupo de registros.

Totais de grupo (somas, contagens, médias e assim por diante)

Para obter informações sobre como adicionar ou remover cabeçalho do relatório e seções de rodapé ou seções de cabeçalho e rodapé de página, consulte a seção Adicionar ou remover relatório ou página de cabeçalho e rodapé seções neste artigo. Você pode adicionar seções de cabeçalho e rodapé de grupo usando o painel Agrupar, classificar e Total no modo Layout ou Design.

Decida como organizar os dados de detalhe

A maioria dos relatórios são organizados em uma tabela ou um layout empilhado, mas Access fornece flexibilidade para usar praticamente qualquer disposição de registros e campos que desejar.

Layout tabular    Um layout tabular é semelhante a uma planilha. Rótulos estão na parte superior, e os dados são alinhados em colunas abaixo dos rótulos. Tabular refere-se à aparência semelhante à tabela de dados. Este é o tipo de relatório que Access cria quando você clica em relatório no grupo relatórios da guia criar. O layout tabular é uma boa para quando seu relatório tem um número relativamente pequeno de campos que você deseja exibir em um formato de lista simples. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários que foi criado usando um layout tabular.

O relatório Funcionários em layout tabular

Layout empilhado    Um layout empilhado é semelhante a um formulário que você preenche ao abrir uma conta bancária ou fazer uma compra de um revendedor on-line. Cada parte dos dados é rotulada e os campos são empilhados uns sobre os outros. Esse layout é bom para relatórios que contêm muitos campos a serem exibidos em um formato tabular — ou seja, a largura das colunas excederá a largura do relatório. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários que foi criado usando um layout empilhado.

O relatório Funcionários em layout empilhado

Observação: No Assistente de relatório, esse layout é conhecido como um layout de colunas.

Layout misto    Você pode misturar elementos de layouts tabulares e empilhados. Por exemplo, para cada registro, você pode organizar alguns dos campos em uma linha horizontal na parte superior da seção de detalhes e organizar os outros campos do registro mesmo em um ou mais layouts empilhados abaixo a linha superior. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários que foi criado usando um layout misto. Os campos ID, sobrenome e nome são organizados em um layout de controle tabular e os campos cargo e telefone comercial são organizados em um layout empilhado. Neste exemplo, as linhas de grade são usadas para fornecer uma separação visual dos campos para cada funcionário.

Relatório Funcionários com layout misto

Justificar o layout    Se você usar o Assistente de relatório para criar o relatório, você pode optar por usar um layout justificado. Esse layout usa a largura total da página para exibir os registros compacta possível. Claro, você pode obter os mesmos resultados sem usar o Assistente de relatório, mas ele pode ser um processo criteriosa alinhar os campos exatamente. A ilustração a seguir mostra um relatório de funcionários que foi criado usando o layout justificado do Assistente de relatório.

Relatório Funcionários com layout justificado

O layout justificado é um bom layout se você estiver exibindo um grande número de campos no relatório. No exemplo anterior, se você usar um layout tabular para exibir os mesmos dados, os campos estendem fora da borda da página. Se você usar um layout empilhado, cada registro ocupa muito mais espaço vertical, que desperdiça papel e torna o relatório mais difícil de ler.

Início da página

Usar layouts de controle para alinhar seus dados

Layouts de controle são guias que você pode adicionar a um relatório enquanto ela estiver aberta no modo Layout ou Design. Access adiciona layouts de controle automaticamente quando você usa o Assistente de relatório para criar um relatório, ou quando você cria um relatório clicando em relatório no grupo relatórios da guia criar. Um layout de controle é como uma tabela, cada célula dos quais pode conter um rótulo, uma caixa de texto ou qualquer outro tipo de controle. A ilustração a seguir mostra um layout de controle tabular em um relatório.

Layout básico de controle tabular

As linhas de laranja indicam as linhas e colunas do layout do controle, e elas estão visíveis somente quando o relatório estiver aberto no modo Layout ou Design. Layouts de controle ajudam você a atingir um alinhamento uniforme de dados em linhas e colunas, e elas tornam mais fácil adicionar, redimensionar ou remover campos. Usando as ferramentas nos grupos de tabela e a posição da guia Organizar (disponível no modo de exibição de Layout ou modo Design), você pode alterar um tipo de layout de controle para outra e é possível remover controles de layouts de forma que você pode posicionar o Controla onde você deseja no relatório.

Observação: Se você estiver usando o Access 2007, você pode encontrar essas ferramentas no grupo Layout de controle na guia Organizar.

Início da página

Adicionar ou remover seções de cabeçalho e rodapé de página ou relatório

Conforme mencionado anteriormente neste artigo, cabeçalhos e rodapés são seções de relatório que você pode usar para exibir informações comuns para todo o relatório, ou para cada página de um relatório. Por exemplo, você pode adicionar uma seção de rodapé de página para exibir um número de página na parte inferior de cada página, ou você pode adicionar uma seção de cabeçalho do relatório para exibir um título para o relatório inteiro.

Adicionar seções de cabeçalho e rodapé de página ou relatório

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no relatório que você deseja alterar e, em seguida, clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Verifique se as seções que já estão no relatório. As seções são separadas por sombreado barras horizontais chamadas seletores de seção. O rótulo em cada seletor de seção indica qual é a seção diretamente abaixo dela.

    Relatório no modo Design

    Cada relatório possui uma seção de detalhes e também pode conter seções de cabeçalho do relatório, cabeçalho, rodapé da página e rodapé do relatório. Além disso, se houver níveis de agrupamento no relatório, talvez você veja grupo cabeçalhos ou rodapés (como o Cabeçalho de arquivo como mostrado na ilustração anterior). Por padrão, o grupo cabeçalhos e rodapés são nomeados usando o nome do campo ou expressão que é a base do grupo. Nesse caso, o nome do campo de agrupamento é "Arquivar como".

  3. Para adicionar o cabeçalho de página e seções de rodapé ou seções de cabeçalho e rodapé do relatório ao seu relatório, clique com botão direito qualquer seletor de seção e clique em Cabeçalho/rodapé da página ou Cabeçalho/rodapé do relatório no menu de atalho.

    Cuidado: Se a seção já está presente no relatório, o Access avisa que ele excluirá a seção existente e os controles que ele contém.

    Agora você pode mover controles existentes ou adicionar novos controles para as novas seções.

Access sempre adiciona seções de cabeçalho e rodapé de página e o relatório em pares. Isto é, você não pode adicionar uma seção de cabeçalho de página ou um relatório sem adicionar também a seção de rodapé correspondente. Se você não precisar duas seções, não é possível excluir uma seção, mas você pode redimensionar a seção não utilizada para uma altura de zero (0) para evitar a adição de espaçamento vertical extra ao seu relatório. Posicione o ponteiro na parte inferior da seção não utilizada até que ela se transforme em uma seta dupla Seta de duas pontas e, em seguida, arraste para cima até a seção está oculta. Se houver quaisquer controles na seção, você deve exclui-las antes de você pode ocultar totalmente a seção.

Remover seções de cabeçalho e rodapé de página ou relatório

  1. No painel de navegação, clique com botão direito no relatório que você deseja alterar e, em seguida, clique em Modo Design no menu de atalho.

  2. Clique com botão direito qualquer seletor de seção e clique em Cabeçalho/rodapé da página ou Cabeçalho/rodapé do relatório no menu de atalho.

Se você estiver removendo um par de cabeçalho e rodapé e essas seções contêm controles, Access avisará você que também exclua as seções serão exclua os controles e que você não poderá desfazer a ação. Clique em Sim para remover as seções e excluir os controles ou clique em não para cancelar a operação.

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Dicas para formatar diferentes tipos de dados

Quando você cria um relatório usando a ferramenta de relatório (disponível na guia criar, no grupo relatórios ), ou usando o Assistente de relatório, Access adiciona os campos ao relatório para você e cria o controle mais apropriado para exibir cada campo, com base no tipo de dados do campo. Se você estiver adicionando campos de um relatório por conta própria, o método preferencial é arraste cada campo na Lista de campos para o relatório. Como com o Assistente de relatório ou a ferramenta de relatório, Access cria o controle mais apropriado para cada campo, dependendo do tipo de dados do campo. Para a maioria dos tipos de dados, o controle (padrão) mais adequado para usar é a caixa de texto.

As seguintes seções fornecem dicas sobre como formatar alguns dos tipos de dados de casos especiais.

Campos de múltiplos valores    O controle padrão para um campo de múltiplos valores é uma caixa de combinação. Isso pode parecer uma opção estranha para um controle em um relatório, porque você não pode clicar na seta em uma caixa de combinação em um relatório. No entanto, no contexto de um relatório, uma caixa de combinação se comporta como uma caixa de texto. A seta fica visível apenas no modo Design.

Se o campo contiver vários valores, esses valores separados por vírgulas. Se a caixa de combinação não for grande o suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade PodeAmpliar de caixa de combinação estiver definida como Sim, os valores quebrar para a próxima linha. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controle, abra o relatório no modo Design ou Layout, clique no controle e, em seguida, pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade PodeAmpliar está localizada na guia Formatar e na guia tudo da folha de propriedades do controle.

Campos de rich text    O controle padrão para um campo rich text é uma caixa de texto. Se a caixa de texto não tem largura suficiente para exibir todos os valores em uma linha e a propriedade PodeAmpliar de caixa de texto está definida como Sim, quebrar os valores para a próxima linha. Caso contrário, os valores são truncados. Para definir a propriedade PodeAmpliar para um controle, abra o relatório no modo Design ou Layout, clique no controle e, em seguida, pressione F4 para exibir a folha de propriedades do controle. A propriedade PodeAmpliar está localizada na guia Formatar e na guia tudo da folha de propriedades do controle.

Um campo rich text ajuda você a formatar o texto de várias maneiras. Por exemplo, várias palavras em um campo podem ser sublinhadas e várias outras palavras no mesmo campo podem ser em itálico. Você pode, no entanto, ainda definir um estilo de formatação geral da caixa de texto que contém o rich text. A formatação da caixa de texto se aplica somente o texto que não tenha sido formatado especificamente usando formatação rich text.

Definir a formatação de estilos para uma caixa de texto que exibe um campo rich text

  1. Clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em Modo de exibição de Layout no menu de atalho.

  2. Clique na caixa de texto que exibe o campo de rich text e, em seguida, na guia Formatar, no grupo fonte, clique no estilo de formatação que você deseja aplicar.

    Access aplica a formatação a todo o texto no campo de rich text que não já tenha desse tipo (mas não o valor) de formatação aplicados em um modo de exibição que ofereça suporte a entrada de dados, como o modo de exibição de folha de dados para uma tabela ou consulta ou modo de exibição de formulário para um formulário. Por exemplo, se uma parte do texto no campo é formatada com uma cor de fonte vermelha e você aplicar uma cor de fonte azul à caixa de texto, Access azul todo o texto, com exceção de que foi formatado como vermelho individualmente. Como outro exemplo, se uma parte do texto no campo é formatada com um tamanho de fonte de 11 pontos, e você aplicar um tamanho de fonte 14 pontos a caixa de texto, Access aplica-se o tamanho da fonte de 14 pontos para todo o texto, com exceção de que o que foi formatado individualmente em 11 poin TS.

    Campos de anexo    Os campos de anexo usam um controle especial que não é usado para qualquer outro tipo de dados. Você pode anexar vários arquivos a um registro usando um único campo de anexo, mas o campo só pode exibir informações sobre um anexo por vez. Por padrão, o controle de anexo exibe um ícone ou uma imagem, dependendo do tipo de arquivo do anexo que está sendo exibido pelo controle. Se desejar, você pode definir as propriedades para o controle de anexo para que todos os arquivos anexados são exibidos como ícones, ou para que o campo simplesmente exibe um ícone de clipe de papel e o número de anexos. Presumindo que você já utiliza um controle de anexo em seu relatório, você pode usar o procedimento a seguir para ajustar as propriedades do controle para usos diferentes do controle.

Definir as propriedades de exibição para um campo de anexo

  1. Clique com botão direito no relatório no painel de navegação e clique em Modo de exibição de Layout no menu de atalho.

  2. Clique no controle de anexo. Se a folha de propriedades não estiver sendo exibida, pressione F4 para exibi-la. Na folha de propriedades, clique na guia Formatar.

    Use a tabela a seguir como um guia de configuração de propriedades do controle de anexo.

    Propriedade

    Configuração

    Exibir como

    • Imagem/ícone exibe gráficos como todos os outros arquivos como ícones e imagens. Esta é a configuração padrão.

    • Ícone exibe todos os arquivos como ícones.

    • Clipe de papel exibe um ícone de clipe de papel, seguido do número de anexos entre parênteses.

    Imagem padrão

    Para tornar uma imagem padrão não aparecem no controle de anexo quando há nenhuma arquivos anexos, clique em Botão Construtor na caixa da propriedade, procure a imagem que você deseja e clique em Abrir.

    Observação: A imagem padrão não será exibida se a propriedade Exibir como é definida como clipe de papel.

    Alinhamento da imagem

    Selecione o alinhamento desejado na lista. A configuração padrão é Central. Ajuste dessa configuração pode produzir resultados inesperados, dependendo da configuração da propriedade Modo de tamanho de imagem.

    Modo de tamanho de imagem

    Esta configuração está disponível somente se a propriedade Exibir como é definida como/Ícone da imagem.

    • Clipe exibe a imagem em seu tamanho real. A imagem é recortada se for muito grande para caber dentro do controle.

    • Alongar expande a imagem para que ela preencha todo o controle.

      Observação: A menos que o controle de anexo é do mesmo tamanho exato que a imagem, usando essa configuração será distorcer a imagem, fazê-lo parecer ampliada vertical ou horizontalmente.

    • Aplicar zoom exibe a imagem o maior possível sem recorte ou distorcer a imagem. Esta é a configuração padrão.

  3. Se você estiver usando o controle para exibir gráficos, ajuste o tamanho do controle anexo para que você possa ver a quantidade de detalhes que você deseja.

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Observação: Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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