Gerenciar seus contatos e sua lista de Contatos

Existem várias ações que você precisa executar para manter sua lista de Contatos atualizada. Este artigo ajuda a organizar seus contatos de forma que você possa encontrar facilmente as pessoas que precisa contatar.

O que você deseja fazer?

Pesquisar pessoas

Adicionar um contato

Selecionar vários contatos

Adicionar pessoas de fora da sua empresa a sua lista de Contatos

Criar um novo grupo

Fixar ou desfixar um contato frequente na parte superior de um grupo

Criar um grupo

Excluir ou remover um grupo

Renomear um grupo

Classificar e exibir seus contatos

Classificar contatos na lista de Contatos

Alterar a aparência de entradas individuais em sua lista de Contatos

Alterar a forma que o Lync exibe os contatos

Exibir contatos por relação de privacidade (anteriormente chamado nível de acesso)

Mover, copiar e remover contatos

Exibir um cartão de visita

Marcar um contato

Bloquear um contato

Pesquisar pessoas

A caixa de pesquisa está localizada na lista de Contatos, abaixo do ícone Contatos, e na exibição Telefone, abaixo do ícone Telefone. Você pode procurar os nomes de pessoas ou uma habilidade (cargo) e então adicioná-los a sua lista de Contatos, por exemplo.

Procurar um contato

  • Na caixa de pesquisa, digite um nome, um alias de email ou um número de telefone. É possível até mesmo digitar o nome de um grupo de distribuição ou alias. O software de comunicação Microsoft Lync 2010 mostra os resultados enquanto você digita. Se aparecer mais de um contato ou grupo, aquele que está em sua lista de Contatos aparecerá na parte superior da lista. Todos os contatos e não contatos terão uma barra de status vertical à esquerda da imagem da pessoa indicando sua presença, como Disponível, Offline e Ocupado.

  • Se sua empresa usa os serviços do Microsoft SharePoint, os botões Nome e Habilidade aparecem abaixo da caixa de pesquisa. É possível pesquisar usando uma palavra-chave, como cargo ou área de especialização. Clique em Habilidade para ver outras pessoas com áreas de especialização ou cargos similares. Clique no X na caixa de pesquisa para retornar à lista de Contatos.

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Adicionar um contato

O tópico anterior indica que você pode procurar uma pessoa usando um nome, alias de email ou telefone. Para este procedimento, usaremos como exemplo uma pesquisa por nome. Assim, depois de concluir a pesquisa, é exibida uma lista de pessoas cujos nomes correspondem à pesquisa. No cartão de visita da pessoa, você pode usar a seleção Adicionar à Lista de Contatos ou o botão Adicionar.

  1. Role pela lista de retornos da pesquisa até chegar à pessoa que você quer adicionar a sua Lista de Contatos. No cartão de visita da pessoa, clique com o botão direito do mouse e clique em Adicionar à Lista de Contatos. Ou clique na seta para baixo no botão Adicionar.

  2. Se você configurou grupos ou categorias de contatos, uma lista desses grupos é exibida. Selecione um grupo de contatos no qual o contato deve ser inserido.

  3. Se você não configurou nenhum grupo, mas quer fazer isso, clique em Adicionar a Novo Grupo e digite o nome do novo grupo que quer criar.

Dica :  Digite o nome completo da pessoa (ou a maior parte dele) na caixa de pesquisa; se você digitar apenas o nome, especialmente se for um nome comum, receberá diversos resultados. Se sua empresa configurou um limite para o número de pessoas exibidas, você precisa refinar e refazer sua pesquisa se o contato que você queria não foi listado.

O número máximo padrão de contatos que podem ser adicionados é 1.000. Seu número real é definido por sua equipe de suporte, então entre em contato com eles para obter informações, caso esse número não esteja disponível para você.

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Selecionar vários contatos

Às vezes, é mais eficaz selecionar vários contatos ao mesmo tempo. Um exemplo será quando você estiver juntando um convite de reunião.

  • Para selecionar vários contatos não adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL enquanto clica neles.

  • Para contatos adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT enquanto você clica ou use as teclas de seta para selecionar.

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Adicionar pessoas de fora da sua empresa a sua lista de Contatos

O Lync 2010 pode exibir informações de presença de contatos que usam serviços de email como a rede Windows Live de serviços de Internet (incluindo MSN e Hotmail), AOL® e Yahoo!®, e que ingressaram no Lync. Usuários federados (que estão fora da sua empresa) podem executar atividades como compartilhar informações de presença, fazer chamadas do Lync e realizar conferências de vídeo.

  1. Abra o Lync e, na caixa de pesquisa, digite o endereço de email para a pessoa que deseja adicionar à sua lista de Contatos.

  2. No cartão de visita que aparece, clique no botão Adicionar.

  3. Selecione um grupo de contatos no qual o contato deve ser inserido. Além disso, neste momento, você pode criar um novo grupo digitando o nome ao lado do campo Novo Grupo.

Alguns usuários têm uma conta de email com um serviço que não está federado com o Lync. Embora seja possível adicionar esses usuários a sua lista de Contatos da mesma forma que você adiciona usuários federados, você não verá suas informações de presença.

Outros usuários entram em um site federado usando suas IDs de usuário não federado (endereço de email). Se for esse o caso, use o formato usuário(empresanãofederada.com)@empresafederada.com; por exemplo, SrContoso(gmail.com)@msn.com ao adicionar o contato. O uso desse formato garante que sua presença seja mostrada no Lync.

Para ver uma demonstração em vídeo de como adicionar um contato, consulte Vídeo: Adicionar um contato.

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Criar um novo grupo

Quando encontrar os contatos desejados, você pode adicioná-los a um grupo de contatos para poder localizá-los facilmente na próxima vez. O Lync preenche automaticamente os Contatos Frequentes com base nos dez contatos com quem você conversa com mais frequência. Você também pode “fixar” seus contatos mais importantes na parte superior do grupo para acesso rápido. O Lync preenche antecipadamente a lista fixada com os membros da sua equipe.

Fixar ou desfixar um contato frequente na parte superior de um grupo

Para fixar ou desfixar um contato frequente, execute um dos seguintes procedimentos.

  • Abra o Lync e, na lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse na pessoa e clique em Fixar em Contatos Frequentes.

  • Para desfixar um contato, clique com o botão direito do mouse e clique em Desfixar de Contatos Frequentes.

Criar um grupo

  1. Abra o Lync e, na lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em qualquer nome de grupo (por exemplo, Contatos Frequentes), clique em Criar Novo Grupo, e no nome do grupo.

Communicator

  1. Para adicionar pessoas ao novo grupo, pesquise um contato, aponte para seu nome nos resultados da pesquisa e clique no sinal de mais (+). Ou clique com o botão direito do mouse no contato nos resultados da pesquisa e clique em Adicionar à Lista de Contatos e clique no nome do grupo.

    Observação :  Quando você cria seu primeiro grupo de contatos, o Lync também cria automaticamente um grupo chamado Outros Contatos. Você pode atribuir a esse grupo novos contatos que não requerem associações de grupo mais específicas.

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Excluir ou remover um grupo

Para excluir um grupo que você criou:

  1. Selecione Grupos na área de exibição acima de sua lista de Contatos. (Se essa seleção não for mostrada, clique na seta para baixo diretamente abaixo do campo Pesquisar para mostrar os botões Grupos, Status e Relação.)

  2. Clique com o botão direito do mouse no nome do grupo que você quer excluir e selecione Excluir Grupo no menu suspenso.

Observação :  Os grupos Contatos Frequentes e Outros Contatos são gerados automaticamente e, por isso, não podem ser excluídos.

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Renomear um grupo

Para renomear um grupo:

  • Clique com o botão direito do mouse no nome do grupo na lista de Contatos, escolha Renomear Grupo e digite o novo nome do grupo.

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Classificar e exibir seus contatos

Você pode classificar seus contatos de acordo com várias categorias (seus status, suas associações de grupo e relações de privacidade) e pode escolher como quer mostrar as listagens de contatos individuais.

Classificar contatos na lista de Contatos

  1. Para organizar seus contatos de forma que os que estão online sejam mostrados no alto da lista, clique em Status. Seus contatos online são exibidos no alto, seguidos daqueles com status Ausente, desconhecido e Indisponível.

  2. Para mostrar seus contatos de acordo com os grupos dos quais eles fazem parte (incluindo os grupos padrão Contatos Frequentes e Outros Contatos e todos os grupos que você criou), clique em Grupos.

Classificar Contatos por Grupo

  1. Para classificar seus contatos de acordo com suas relações de privacidade, clique em Relação. (Para ver explicações do que são as relações, clique com o botão direito do mouse em um contato e aponte para Alterar Relação de Privacidade.)

Alterar a aparência de entradas individuais em sua lista de Contatos

  • Clique na seta ao lado do botão Opções de Exibição, abaixo da caixa de pesquisa para exibir o menu Opções de Layout.

Classificar por Nome para Exibição

Dependendo de como você classificou seus contatos, opções diferentes aparecem no menu. Por exemplo, você pode optar por mostrar “nomes amigáveis” em oposição a nomes de email ou detalhes de status emoposição a somente nomes. Se sua empresa tiver habilitado a exibição de imagens do contato na lista de Contatos, você poderá escolher se deseja mostrar imagens, o que determina quantos contatos se encaixam na janela. (Se você não mostrar imagens, a escolha será entre somente nome, em uma linha, ou nome e detalhes, em uma segunda linha.)

Observação :  Também é possível desativar imagens em todos os lugares do Lync clicando em Minha Imagem na caixa de diálogo Lync - Opções. Para obter mais informações, consulte Definir opções de imagem.

Alterar a forma que o Lync exibe os contatos

  1. Em sua lista de Contatos, clique no botão Opções de Exibição abaixo da caixa de pesquisa para alternar entre uma e duas linhas de informações por contato. Se a sua empresa usa fotografias dos contatos, uma exibição de duas linhas mostra as fotos.

  2. Para obter mais opções, clique na seta para baixo ao lado de Opções de Exibição para abrir o menu Opções de Layout.

Exibir contatos por relação de privacidade (anteriormente chamado nível de acesso)

  • Em sua lista de Contatos, clique no botão Relação abaixo da caixa de pesquisa.

Para compreender quais informações de presença são expostas para cada relação de privacidade, consulte Controlar acesso às informações de presença.

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Mover, copiar e remover contatos

Em sua lista de Contatos, faça o seguinte para mover, copiar e remover ou excluir contatos.

  • Para mover um contato para outro grupo, clique com o botão direito do mouse no contato, aponte para Mover Contato para e clique no grupo desejado.

  • Para copiar o contato para outro grupo, clique com o botão direito do mouse no contato, clique em Copiar Contato para e clique no grupo desejado.

  • Para remover o contato do grupo, clique com o botão direito do mouse no contato e clique em Remover do Grupo.

  • Para remover o contato integralmente, clique com o botão direito do mouse no contato e clique em Remover da Lista de Contatos.

Importante :  Quando você remove um contato de um grupo, ele é removido inteiramente de sua Lista de Contatos, a menos que ainda tenha uma associação em outro de seus grupos.

Observação :  Sua lista de Contatos não pode ser exportada, nem copiada por outros usuários do Lync. A lista de Contatos de cada pessoa é diferente, pois cada um tem relações, requisitos de privacidade e preferências de comunicação exclusivas. Uma maneira simples de compartilhar os principais contatos profissionais com colegas é criar uma lista de distribuição de contatos principais no Outlook, da qual todos podem selecionar contatos para adicionar a suas listas de Contatos no Lync.

Importante :  Dependendo de como você exibe os contatos (por grupo, status ou relação), as funções de movimentação e cópia são diferentes. Saiba que, ao arrastar contatos entre grupos de relação de privacidade, a relação de privacidade do contato é alterada.


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Exibir um cartão de visita

Dependendo da relação de privacidade que um contato concedeu a você, você pode ver seu cronograma, bem como uma nota pessoal. O cartão de visita também fornece um ponto para conexão com o contato, incluindo iniciar uma conversa de mensagem instantânea, telefonar, agendar uma reunião ou enviar um email.

  1. Em sua lista de Contatos, aponte para a imagem de um contato (ou ícone de status, se as imagens não forem exibidas) para ver um cartão de visita básico.

  2. Para obter mais informações, clique no botão Expandir cartão de visita (seta para baixo) no canto inferior direito do cartão.

Expandir Cartão de Visita do Lync

  1. Para manter o cartão visívelo, clique no botão Fixar no canto superior direito do cartão. É possível arrastar o cartão para um local conveniente na área de trabalho.

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Marcar um contato

Você pode “marcar” um contato em sua lista de Contatos para ser notificado quando ele ficar disponível. O Lync mostra uma notificação assim que o status de um contato é alterado para Disponível.

  1. Na lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse na pessoa que você deseja marcar.

  2. Clique em Marcar para Alertas de Alteração de Status.

Para ver uma demonstração em vídeo de como marcar um contato, consulte Vídeo: Marcar um contato.

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Bloquear um contato

Para bloquear contatos individuais de forma que eles não possam contatá-lo usando o Lync, faça o seguinte:

  1. Clique com o botão direito do mouse no contato na lista de Contatos e clique em Alterar Relação de Privacidade.

  2. Clique em Contato Bloqueado.

Para obter mais informações sobre as configurações de Relação de Privacidade, consulte Perguntas frequentes sobre presença, contatos e mensagens instantâneas.

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