Gerenciar seu calendário com o modelo de obtenção de informações do calendário do Excel 2016

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Com o Excel 2016, você pode usar o modelo de Obtenção de informações de calendário para obter considerável, informativos e personalizáveis informações sobre o seu calendário. O modelo revela quanto tempo gasto em reuniões, quem você se reunir com mais (e quem você ignorar), qual parte do dia que você geralmente se reunir com pessoas e muito mais.

Com o modelo de Obtenção de informações de calendário , você pode ver o seu calendário como um painel e interagir com ele para analisar períodos de tempo específicos ou tipos de reuniões, você está interessado. Você pode usar o modelo de Obtenção de informações de calendário para organizar melhor suas reuniões, seu tempo livre e sua vida. Então vamos começar.

Usando o modelo de obtenção de informações de calendário

Para usar o modelo de Obtenção de informações de calendário que você precisa Excel 2016 ou posterior ou uma assinatura do Office 365. Para acessar seu calendário usando o modelo, é necessário uma conta ativa em um servidor do Exchange ou no Exchange Online como parte da sua assinatura do Office 365.

Abra o modelo de obtenção de informações de calendário

Para abrir o modelo de Obtenção de informações de calendário , em Selecionar Excel Novo > calendário ideias.

Se você não conseguir ver o modelo, use a caixa Pesquisar e digite a obtenção de informações de calendárioe selecione o botão de lupa para iniciar a pesquisa (ou clique na tecla Enter). O modelo de Obtenção de informações de calendário aparecerá.

Depois que o modelo está aberto, você pode ver na primeira guia de pasta de trabalho, intitulada iniciar. Selecione o botão Vamos começar para começar.

Modelo Informações de Calendário

Na guia Importar seu calendário está marcada, fornecendo etapas sobre como conectar-se ao servidor do Exchange e importar seu calendário.

Importar o seu calendário

Quando você seleciona o botão entrar, o Excel exibe uma caixa de diálogo que permite que você insira seu endereço de email e senha, para que o Excel pode se conectar ao servidor Exchange e carregar suas informações de calendário na pasta de trabalho. O processo pode levar alguns minutos, dependendo de quantos reuniões Excel tem baixar.

Credenciais do Exchange

Após a conclusão, a planilha de Ideias de reunião aparece e exibe um painel preenchido que contém uma coleção de análise detalhados com base em seu calendário.

Planilha Informações de Reuniões preenchida

Salve a pasta de trabalho de obtenção de informações do calendário com seus dados

Agora você está pronto para salvá-lo como uma pasta de trabalho habilitada para macro, para que você possa atualizar os dados sempre que desejar. Para salvar a pasta de trabalho, faça o seguinte:

  1. Selecione arquivo > Salvar como, em seguida, selecione um destino e escolha a Pasta de trabalho de Excel Macro-Enabled no menu suspenso Salvar como tipo.

    Salvar como Pasta de Trabalho Habilitada para Macro

    Salvar a pasta de trabalho como uma pasta de trabalho habilitada para macro garante que todos os gráficos serão atualizados automaticamente sempre que você selecionar o botão de Atualização de obtenção de informações da planilha de Obtenção de informações de reunião .

  2. Quando você quiser os dados mais recentes do seu calendário, abra a pasta de trabalho e selecione o botão de Atualização de obtenção de informações na parte inferior da planilha Ideias de reunião .

Obter informações sobre o seu calendário usando a folha de obtenção de informações de reunião

Quando você seleciona a planilha de Ideias de reunião , você verá um painel que contém todos os tipos de ideias interessantes sobre os dados de calendário. A imagem a seguir mostra a planilha e abaixo da imagem é uma descrição de cada seção numerada.

Áreas de Informações de Calendário
  1. Segmentação de dados de Resposta de reunião

  2. Linha do tempo para selecionar o período de tempo para análise; todos os gráficos refletem a linha do tempo selecionada

  3. Resumo dos dados coletados

  4. Gráfico de colunas (gráfico dinâmico) de seu tempo gasto em reuniões por mês e ano

  5. Gráfico de colunas (gráfico dinâmico) das reuniões por dia , mês e ano

  6. Gráfico de colunas (gráfico dinâmico) da Hora de cada reuniões por hora do dia

  7. Gráfico de barras (gráfico dinâmico) das pessoas I (você) Met com mais

  8. Gráfico de pizza (gráfico dinâmico) de sua reunião convidar respostas, mostrando o número de reuniões você participou, não responde ou foram provisório

  9. Gráfico de pizza (gráfico dinâmico) do número de reuniões organizado ou Attended

Controles de filtragem

Há dois controles de filtragem na planilha ideias de reunião, que correspondem aos números 1 e 2 na imagem anterior:

  1. Segmentação de dados Selecione resposta permite que você selecione qualquer combinação das respostas de reunião (use CTRL + clique ou Shift + clique para selecionar vários itens), que filtra todos os gráficos na planilha:

    • Para a organização

    • Posso confirmado-lo

    • Posso temporariamente participou

    • Posso ignoradas

    Segmentação de dados tem as respostas para confirmado-la e para a organização como as opções selecionadas quando você carrega a planilha.

    Dica : Você pode selecionar botão de eu ignorados-lo da segmentação de dados e ver no gráfico 6 qual período do dia que você geralmente ignorar convites da reunião e, em seguida, no gráfico 7 consulte que participar de reuniões que você ignorar.

    Você pode saber mais sobre segmentações de dados no Excel.

  2. A segmentação de dados de linha do tempo (ela tem intitulado Selecione um período de tempo para análise) permite filtrar gráficos na planilha com base no período de tempo. No canto superior direito da segmentação de dados é um menu suspenso que permite selecionar se a seleção de período de tempo deve ser anos, trimestres, meses ou dias.

    filtro de tempo

    Você pode saber mais sobre cronogramas no Excel.

Personalizar o modelo de obtenção de informações de calendário

O modelo de Obtenção de informações de calendário usa Expressões de análise de dados (DAX) para medir o percentual de tempo gasto em reuniões (em comparação ao total de horário de trabalho). Os resultados são mostrados na planilha Ideias de reunião , os gráficos identificados como 3 e 4.

As suposições usadas nos cálculos são um dia de trabalho de 8 horas e uma semana de 5 dias. Além disso, reuniões com mais de 4 horas são excluídas, para reduzir a inclinação de cálculo que resulta da eventos de tempo no calendário.

Você pode personalizar o modelo para atender seus hábitos de trabalho específicos e afetam o cálculo do tempo gasto em reuniões, fazendo o seguinte procedimento:

  1. Guia de uma planilha de atalho e, em seguida, selecione Reexibir … para o menu que aparece.

    reexibir planilha
  2. Selecione a planilha de parâmetros da janela Reexibir que aparece e selecione OK.

    Reexibir seleções
  3. Somente as planilhas ocultas são mostradas na janela Reexibir. Selecionar a planilha de parâmetros e personalizar os valores da tabela para refletir seu padrão de trabalho.

    personalizar padrões de trabalho na planilha Parâmetros

    Os valores a seguir podem ser alterados:

    • Horas de trabalho por dia

      Você pode alterar esse parâmetro para qualquer valor entre 1 e 24. Por exemplo, se você tiver um trabalho de expediente e trabalhar diariamente, você pode definir esse parâmetro para 4.

    • Dias de trabalho por semana

      Você pode alterar esse parâmetro para qualquer valor entre 1 a 7. Por exemplo, se você tiver um trabalho de expediente e funciona apenas dois dias por semana, você pode definir esse parâmetro para 2. E se parece que você trabalha todos os dias da semana, basta definir esse parâmetro para 7 para refletir melhor todas as reuniões que você tem em fins de semana.

    • Ignorar reuniões longas (horas)

      Se você tiver mais de 4 horas que você deseja incluir nos cálculos de reuniões, você pode aumentar esse parâmetro. Por exemplo, se você geralmente participar treinamentos de 8 horas e satisfatoriamente incluídos nos seus dados, defina este parâmetro como 8 para apenas reuniões de filtro que são maiores que 8 horas.

  4. Se você editar qualquer um dos valores na planilha parâmetros, você precisa atualizar a pasta de trabalho selecionando dados > Atualizar tudo, depois que os novos valores entrem em vigor.

Fazer mais com o modelo de obtenção de informações de calendário

As seções anteriores fornecem grande oportunidade para visualizar como gasto seu horário de reunião e para aprender fatos interessantes sobre como executar suas reuniões (ou como suas reuniões executar seu cronograma). Mas há mais coisas que você pode fazer com a pasta de trabalho de Obtenção de informações de calendário , as seções a seguir descrevem.

Posso pode fazer drill down ver reuniões específicos?

Para obter informações mais específicas sobre suas reuniões, você pode ver os dados associados a cada reunião. Clique com botão direito qualquer guia de planilha, selecione Reexibir … e selecione a planilha de Dados de reuniões .

Planilha Dados das Reuniões

Na planilha Dados de reuniões você pode exibir todas as suas reuniões e filtrar os dados para fazer drill down reuniões específicas. Um exemplo onde isso é útil é iniciar na planilha de Ideias de reunião e encontre destaques (reuniões que parecem incomuns ou fora da sua rotina normal, como um aumento de reuniões em fevereiro de 2015), em seguida, para localizar as reuniões relevantes na planilha dados de reunião.

Posso compartilhar esta pasta de trabalho?

Depois que o Excel carrega os dados de calendário em sua pasta de trabalho de Obtenção de informações de calendário , seus dados de reunião são armazenados no modelo de dados da pasta de trabalho e também na planilha oculta chamado Dados de reuniões.

Suas credenciais são armazenadas na pasta de trabalho não , portanto se você compartilhar a pasta de trabalho com uma colega de trabalho e ela seleciona o botão de Obtenção de informações de atualizar para atualizar a pasta de trabalho, ela será solicitada a inserir suas credenciais e seus dados de reunião será removido como parte do processo de atualizar a pasta de trabalho (seus dados são substituídos por dados de seu colega de trabalho).

Se você quiser retornar a pasta de trabalho ao seu estado inicial e remover seus dados de reunião, pressione CTRL + R e salve a pasta de trabalho como arquivo. xlsm ou. xltm.

Como saber mais?

O objetivo desta pasta de trabalho, além de ajudá-lo a obter ideias para seu calendário, é para ajudá-lo a aprender os recursos do Excel e seus recursos de Análise de dados . Há uma lista de links úteis sobre a saber mais planilha, cada um dos quais é um link para recursos técnicos que ajudá-lo a começar a usar os recursos usados neste modelo.

Planilha Saiba mais

Como posso criar uma pasta de trabalho semelhante em meu próprio?

Você pode criar pastas de trabalho como esta usando os recursos de análise de dados internos no Excel 2016.

Para conectar ao Exchange Server, extrair seu calendário e configurar os dados para análise, este modelo usa tecnologia de Power Query que foi integrada ao Excel 2016 e estará disponível por meio da faixa de dados na seção obter e transformar. Você pode saber mais sobre obter e transformar.

Para começar a importar seu calendário de uma nova pasta de trabalho, na faixa de opções, selecione dados > nova consulta > de outras fontes > do Microsoft Exchange.

Obter dados do Exchange

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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