Gerenciar o tamanho da minha caixa de correio

Você está recebendo mensagens semanais ou até diárias avisando que você está ficando sem espaço na caixa de correio? Limpar Caixa de Correio é uma ferramenta completa de limpeza que você pode usar para liberar espaço na sua caixa de correio.

  1. No Outlook, escolha Arquivo> Ferramentas de Limpeza > Limpar Caixa de Correio.

    Ferramenta Limpar Caixa de Correio

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Veja o tamanho total da sua caixa de correio e das pastas individuais dentro dela.

    • Localize itens anteriores a uma determinada data ou de um determinado tamanho.

    • Arquive itens usando AutoArquivar.

    • Veja o tamanho da sua pasta Itens Excluídos e esvazie-a.

    • Veja o tamanho da sua pasta Conflitos e exclua essa pasta.

Práticas recomendadas para manter sua caixa de correio enxuta

Se seu email é armazenado em um servidor de email como o Exchange, depois que a sua caixa de correio atingir seu limite máximo, o administrador poderá começar a limitar a funcionalidade. Por exemplo, com 90 MB, você pode receber um aviso; com 100 MB, talvez não consiga mais enviar email e, com 110 MB, talvez deixe de receber emails.

Veja algumas maneiras de manter o tamanho da sua caixa de correio sob controle:

  • Arquivar itens antigos – Mova os itens antigos que você quer guardar para um arquivo morto. Você pode criar um Arquivo de Dados do Outlook (.pst) separado que pode manter aberto no Outlook sempre que precisar. Por padrão, o Outlookarquiva itens em um intervalo regular. Você também pode arquivar itens manualmente sempre que quiser. Dessa forma, pode decidir quais itens arquivar, bem como quando e onde armazená-los.

    Observação :  Se você não vir o comando Arquivar, sua organização pode ter desativado esse recurso.

  • Esvazie a pasta de Itens Excluídos - esvazie a pasta Itens Excluídos frequentemente para não ficar guardando mensagens desnecessárias.

  • Esvazie a pasta Lixo Eletrônico - esvazie periodicamente a pasta Lixo Eletrônico para economizar o espaço da sua caixa de entrada para as mensagens que você realmente quer receber..

  • Armazenar anexos fora da sua caixa de correio – à medida que os anexos se acumulam com o passar do tempo, eles podem ocupar muito espaço. Para anexos que deseja manter, considere salvá-los em um site de equipe, no OneDrive ou em pastas no seu computador.

Você pode usar a ferramenta Limpar Caixa de Correio, que permite visualizar o tamanho de da caixa de correio e de pastas individuais. Você também pode arquivar itens mais antigos em um arquivo morto de Pastas Pessoais (.pst) e esvaziar sua pasta Itens Excluídos.

  1. No menu Ferramentas, clique em Limpar Caixa de Correio.

  2. Siga qualquer um destes procedimentos:

    • Para visualizar o tamanho total da sua caixa de correio e das pastas individuais dentro dela, clique em Exibir Tamanho da Caixa de Correio.

    • Para localizar itens mais antigos, selecione Localizar itens com mais de n dias, insira um número entre 1 e 999 e clique emLocalizar.

    • Para localizar itens mais antigos, selecione Localizar itens com mais de n quilobytes, insira um número entre 1 e 9999 e clique emLocalizar.

    • Para mover itens mais antigos na sua caixa de correio para um arquivo morto de Pastas Pessoais (.pst), clique em AutoArquivar. A pasta padrão para arquivos mortos .pst é c:\Documents and Settings\nome do usuário\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

    • Para visualizar o tamanho da sua pasta Itens Excluídos, clique em Exibir Tamanho dos Itens Excluídos.

    • Para esvaziar sua pasta Itens Excluídos, clique em Esvaziar.

    • Para visualizar o tamanho da sua pasta Conflitos, clique em Exibir Tamanho de Conflitos.

    • Para excluir o conteúdo da pasta Conflitos, clique em Excluir.

Reduzir o tamanho de um arquivo de Pastas Pessoais (.pst)

Se você excluir itens de um arquivo de Pastas Pessoais (.pst), o arquivo será compactado automaticamente em segundo plano quando você não estiver usando seu computador e o Outlook estiver em execução. Se quiser reduzir imediatamente o tamanho do arquivo, você poderá forçar uma compactação. O procedimento para compactar o arquivo de dados pode levar alguns minutos.

  1. No menu Arquivo, clique em Gerenciamento de Arquivos de Dados.

  2. Clique no arquivo de dados que deseja compactar e, em seguida, clique em Configurações.

  3. Clique em Compactar Agora.

Observação :  Você não precisa sair do Outlook depois de compactar um arquivo .pst.

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Reduzir o tamanho do arquivo de Pasta Offline (.ost)

Reduzir o tamanho do arquivo de Pasta Offline (.ost) pode melhorar o desempenho se você excluiu uma grande quantidade de itens. Este procedimento não exclui itens salvos no servidor.

  1. Exclua os itens que não deseja armazenar e esvazie a pasta Itens Excluídos.

  2. No menu Ferramentas, clique em Configurações de Conta.

    O comando Configurações de Conta não está presente.

    O comando Configurações de Conta está no menu Ferramentas do Microsoft Office Outlook 2007. Se você está usando uma versão anterior do Outlook, as instruções a seguir não se aplicam. Use a Ajuda incluída nesse produto. Se a barra de título do programa que você está usando exibir Microsoft Outlook Express, você está usando um programa que não é o mesmo que o Outlook. Consulte a Ajuda no Outlook Express para obter assistência.

  3. Na lista, selecione Microsoft Exchange Server e clique em Alterar.

  4. Clique em Mais Configurações.

  5. Clique na guia Avançado e depois clique em Configurações do Arquivo de Pasta Offline.

  6. Clique em Compactar Agora.

Observação : 

  • Para excluir um item de pastas online e offline, selecione-o item e, em seguida, pressione DELETE.

  • Se você estiver usando uma conta do Exchange no Modo Cache do Exchange, somente a pasta selecionada será limpa do arquivo .ost local. Os itens no servidor serão baixados novamente para o arquivo .ost na próxima sincronização se a pasta estiver selecionada em Opções de Pasta, em Configurações de Envio/Recebimento da conta de email do Exchange Server.

  • Quando você usa o Modo Cache do Exchange, os favoritos de pastas públicas não são sincronizados por padrão. Se você optar por sincronizar pastas públicas, o tamanho do seu arquivo de Pasta Offline (.ost) poderá aumentar significativamente.

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