Gerenciar o processo de aprovação de documentos usando um fluxo de trabalho

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Se alguma vez você precisou obter aprovação de um grupo de pessoas para um plano de projeto, uma proposta ou outro documento importante, provavelmente sabe como essa experiência pode ser frustrante. Em primeiro lugar, como gerenciar a logística de se enviar o documento às pessoas certas? Você o envia às pessoas por email e em respostas a solicitações em emails? Você agenda uma reunião? Em segundo lugar, como controlar as pessoas que aprovaram o documento e como registrar formalmente a sua aprovação? Você salva vários emails? Salva as anotações de reuniões?

Considere todos os problemas pelos quais você poderá passar daqui a semanas ou meses se não conseguir provar que obteve a aprovação das pessoas certas. Ou, e se um dos aprovadores negar que aprovou o seu importante documento de negócios? A não ser que a sua organização tenha desenvolvido processos de aprovação formais, você poderá ficar em uma situação na qual gerencia rotineiramente a aprovação ou a revisão de importantes documentos de negócios de maneira assistemática.

É possível evitar aborrecimentos como esses usando o fluxo de trabalho de Aprovação disponível em um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007 de forma a encaminhar seus documentos a colegas para aprovação. Fluxos de trabalho enxugam os custos e o tempo necessários para coordenar processos de negócios comuns, como a aprovação de documentos, por meio do gerenciamento ou do controle das tarefas humanas envolvidas nesses processos. Como o fluxo de trabalho de Aprovação atribui tarefas, envia lembretes, controla a participação e cria um registro do processo inteiro, você pode se concentrar em realizar o seu trabalho em vez de sair em busca de pessoas e gerenciar a logística do processo de aprovação de documentos. Caso venha a ser necessário documentar ou provar a obtenção de uma aprovação para algo, você poderá fornecer um link para o histórico do fluxo de trabalho do documento, mostrando quem o aprovou ou rejeitou ou quem não chegou a concluir suas tarefas nesse fluxo de trabalho. Dessa maneira, o fluxo de trabalho de Aprovação torna o processo de aprovação mais transparente.

Importante : A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação a partir do Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 ou do Microsoft Office PowerPoint 2007 somente está disponível no Microsoft Office Professional 2007, no Microsoft Office Enterprise 2007 e no Microsoft Office Ultimate 2007, bem como nas versões independentes do Office Word 2007, Office Excel 2007 e do Office PowerPoint 2007.

Neste artigo

Como você pode usar um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de aprovação

Antes de começar

Iniciar um fluxo de trabalho de aprovação em um documento

Concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de aprovação

Como usar um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de aprovação

Um site do Office SharePoint Server 2007 inclui vários fluxos de trabalho predefinidos que lidam com processos de negócios comuns. Um deles é o fluxo de trabalho de Aprovação, que encaminha um documento ou item a um grupo de pessoas para aprovação. Por padrão, o fluxo de trabalho de Aprovação está associado ao tipo de conteúdo Documento em um site do Office SharePoint Server 2007 e, portanto, está automaticamente disponível em bibliotecas de documentos.

Quando você utiliza um fluxo de trabalho para gerenciar o processo de aprovação de documentos, o servidor gerencia todas as tarefas.

Iniciar o fluxo de trabalho     Ao iniciar o fluxo de trabalho de Aprovação em um documento do versão do Office 2007, é necessário preencher um formulário de início de fluxo de trabalho no qual você especifica os nomes das pessoas que deseja que aprovem o documento. É possível fornecer instruções específicas aos aprovadores, além de especificar a data até a qual você deseja que os participantes do fluxo de trabalho concluam suas tarefas.

Formulário de início de fluxo de trabalho para o fluxo de trabalho de Aprovação

Concluir uma tarefa de fluxo de trabalho     Após o início do fluxo de trabalho, o servidor atribui tarefas de aprovação aos participantes. Por padrão, o fluxo de trabalho de Aprovação é um fluxo de trabalho em série, o que significa que as suas tarefas são atribuídas a uma pessoa de cada vez. Nesse tipo de fluxo de trabalho em série, o servidor atribui a primeira tarefa à pessoa listada como aprovador no formulário de início do fluxo de trabalho. Se o fluxo de trabalho de Aprovação tiver sido personalizado de forma a se tornar um fluxo de trabalho paralelo, no qual as tarefas são atribuídas a todos os participantes ao mesmo tempo, o servidor atribuirá tarefas a todos esses participantes. Se a opção de email estiver habilitada para o site, o servidor também enviará a todos os participantes mensagens de email com instruções de tarefas e um link para o documento a ser aprovado. Os participantes podem clicar nesse link para revisar o documento. Para concluírem a tarefa de aprovação, os participantes do fluxo de trabalho podem clicar no botão Editar esta Tarefa, na mensagem de email do Microsoft Office Outlook 2007, de forma a aprovarem ou rejeitarem o documento.

formulário de conclusão de tarefa para o fluxo de trabalho de aprovação

Exibir o status do fluxo de trabalho     Enquanto o fluxo de trabalho estiver em andamento, seu proprietário (a pessoa que o inicia) ou seus participantes podem verificar a página Status do Fluxo de Trabalho, no site do Office SharePoint Server 2007, para ver quem já concluiu suas respectivas tarefas. O proprietário do fluxo de trabalho também pode atualizar as tarefas ativas ou a lista de participantes. Quando todos os participantes concluírem suas tarefas, ou quando o número especificado de pessoas tiver dado sua aprovação, o fluxo de trabalho será finalizado, e seu proprietário receberá uma notificação automática sobre essa finalização. Após a conclusão, o fluxo de trabalho de Aprovação consolida todos os comentários dos participantes e os envia ao proprietário do fluxo de trabalho em uma mensagem de email.

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Antes de começar

É fácil iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação. Basta clicar no Botão Microsoft Office, clicar em Fluxos de trabalho e em Iniciar. É possível iniciar um fluxo de trabalho no documento diretamente no programa do versão do Office 2007 que você utilizou para criá-lo.

Antes de começar, verifique o seguinte:

  • Se você está trabalhando com uma pasta de trabalho do Office Excel 2007, uma apresentação do Office PowerPoint 2007 ou um documento do Office Word 2007.

  • Você salvou o arquivo em uma biblioteca de documentos em um site de Office SharePoint Server 2007. Para obter mais informações sobre como salvar um arquivo de uma biblioteca do SharePoint, consulte o artigo Salvar um arquivo em uma biblioteca do SharePoint ou outro local da Web.

Se qualquer um dos comandos no procedimento a seguir não estiver disponível, saiba que:

  • Para iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação diretamente em um programa do versão do Office 2007, é necessário ter pelo menos a permissão Editar Itens na biblioteca onde o documento foi salvo. Alguns fluxos de trabalho também podem exigir a permissão Gerenciar Listas para iniciar um fluxo de trabalho. Em outras palavras, você precisa das mesmas permissões de como se estivesse no navegador. Consulte o proprietário do site.

  • Um proprietário de site pode remover um fluxo de trabalho de uma lista ou biblioteca específica. Você precisa salvar o documento em uma biblioteca na qual o fluxo de trabalho de Aprovação esteja disponível. Consulte o proprietário do site.

  • Um administrador de conjuntos de sites pode desativar um tipo de fluxo de trabalho, como o fluxo de trabalho de Aprovação, para todos os sites do conjunto.

  • A capacidade de iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação a partir do Office Excel 2007, do Office PowerPoint 2007 ou do Office Word 2007 somente está disponível no Office Professional Plus 2007, no Office Enterprise 2007 e no Office Ultimate 2007, bem como nas versões independentes do Office Excel 2007, do Office PowerPoint 2007 e do Office Word 2007.

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Iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação em um documento

Antes de iniciar um fluxo de trabalho de aprovação em um documento, você deve salvar o documento em uma biblioteca do SharePoint em que o fluxo de trabalho de aprovação está disponível. Para obter mais informações, consulte a seção anterior antes de começar.

Ao iniciar o fluxo de trabalho, as opções disponíveis podem variar dependendo de como esse fluxo de trabalho foi personalizado ao ser adicionado à lista, à biblioteca ou ao tipo de conteúdo do item. Por exemplo, o fluxo de trabalho de Aprovação pode ser configurado como um fluxo de trabalho em série ou paralelo. Em um fluxo de trabalho em série, as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez. Se um fluxo de trabalho de Aprovação tiver sido configurado como fluxo de trabalho em série (que é a sua configuração padrão), você verá opções relevantes a esse tipo de fluxo de trabalho quando ele for iniciado. Por exemplo, você poderá especificar quantos dias deseja atribuir a cada pessoa para a conclusão da tarefa.

Observação : Se quiser garantir que os participantes do fluxo de trabalho recebam alertas de email e lembretes sobre suas tarefas de fluxo de trabalho depois de iniciar um fluxo de trabalho, verifique com seu administrador de servidor para verificar se o email está habilitado para seu site.

Para iniciar um fluxo de trabalho em um arquivo do Office Excel 2007, do Office PowerPoint 2007 ou do Office Word 2007, faça o seguinte:

  1. Abra o arquivo no qual você deseja iniciar um fluxo de trabalho de Aprovação.

    Para iniciar um fluxo de trabalho, abra o documento no modo Somente Leitura ou Edição.

    Abrir um documento de servidor de dentro de um programa do Office

    1. Clique no Botão do Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em Abrir.

    2. Em Examinar, clique em Meus Locais de Rede ou Meus Sites do SharePoint.

    3. Clique no nome do site do SharePoint onde seu arquivo está localizado e, em seguida, clique em Abrir.

      Você tem a alternativa de clicar duas vezes no nome do site para abri-lo. Você também pode clicar duas vezes em uma biblioteca ou em um arquivo para abri-lo.

      Observação : Se não vir seu servidor em nenhuma das duas categorias, digite a URL do servidor na caixa Nome do arquivo e clique em Abrir.

    4. Clique no nome da biblioteca que contém o arquivo, como Documentos Compartilhados, e clique em Abrir.

    5. Clique no nome do arquivo que deseja abrir e, em seguida, clique em Abrir.

  2. Clique o Botão Microsoft Office Imagem do botão Office e clique em fluxos de trabalho.

    comando Fluxo de Trabalho

    Observação : Caso seu documento ainda não tenha sido salvo em uma biblioteca do SharePoint na qual os fluxos de trabalho estejam disponíveis, você receberá uma solicitação para salvá-lo nesse local.

  3. Na caixa de diálogo Fluxos de Trabalho, localize o fluxo de trabalho de Aprovação e clique em Iniciar.

    caixa de diálogo Fluxos de Trabalho

    Observações : 

    1. Se o documento estiver com check-out para você, será necessário fazer o check-in. Você precisa tentar novamente iniciar o fluxo de trabalho.

    2. Se a sua organização tiver disponibilizado uma versão personalizada do fluxo de trabalho de Aprovação, talvez ele tenha um nome diferente.

  4. Na caixa de diálogo Aprovação, clique em Aprovadores para selecionar os nomes das pessoas às quais você deseja atribuir as tarefas de fluxo de trabalho.

    Observação : Se o fluxo de trabalho for serial (as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez), digite ou selecione os nomes dos participantes do fluxo de trabalho na ordem em que deseja que as tarefas sejam atribuídas. Você pode descobrir se um fluxo de trabalho é serial ou paralelo examinando as informações sobre a data de conclusão. Se os indivíduos têm uma quantidade de tempo definida para concluir uma tarefa, então o fluxo de trabalho é serial e as tarefas são atribuídas a um participante de cada vez. Se há uma data de conclusão na qual todos os participantes devem encerrar suas tarefas, então o fluxo de trabalho é paralelo e todos os participantes recebem suas tarefas de fluxo de trabalho simultaneamente.

  5. Se você estiver incluindo grupos como participantes de fluxo de trabalho, marque a caixa de seleção Atribuir uma única tarefa a cada grupo inserido (não expandir grupos) se desejar que apenas uma tarefa seja atribuída ao grupo, e não que tarefas individuais sejam atribuídas a cada membro do grupo. Um indivíduo do grupo pode assim reivindicar a tarefa.

  6. Se desejar incluir uma mensagem ou instruções específicas da tarefa, digite essas informações na caixa de texto abaixo de Digite uma mensagem para incluir na solicitação.

  7. Para especificar quando a tarefa deve ser concluída, em Data de Conclusão, siga um destes procedimentos:

    1. Para um fluxo de trabalho em série, digite um número e, em seguida, selecione Dia(s) ou Semana(s) como o incremento de tempo.

    2. Para um fluxo de trabalho paralelo, digite ou selecione uma data em As tarefas devem ser concluídas até.

  8. Se você desejar que outras pessoas recebam notificações (não atribuições de tarefas) quando o fluxo de trabalho tiver sido iniciado, digite seus nomes na linhaCc ou clique em Cc para selecionar pessoas e grupos.

  9. Clique em Início.

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Concluir uma tarefa em um fluxo de trabalho de Aprovação

Provavelmente, você descobrirá que tem uma tarefa para aprovar um documento quando receber um notificação de tarefa por email. É possível executar essa tarefa diretamente a partir da mensagem de email no Office Outlook 2007.

  1. Em sua mensagem de email de tarefa, clique no link do documento exibido abaixo de Para concluir essa tarefa.

    Observação : Se você adicionar comentários ou fizer alterações diretamente no documento, não esqueça de salvar as alterações no servidor.

  2. Para marcar a tarefa como concluída, clique no botão Editar esta Tarefa na parte superior da mensagem de email de tarefa.

    Botão Editar esta Tarefa em uma mensagem no Outlook

    O botão Editar esta Tarefa também está disponível no topo de uma notificação de tarefa quando esta é exibida no Painel de Leitura.

  3. No formulário de conclusão de tarefa Aprovação Solicitada, siga um destes procedimentos:

    • Para fornecer comentários ao proprietário do fluxo de trabalho e aprovar ou rejeitar o documento, digite seus comentários na caixa de texto fornecida e clique em Aprovar ou Rejeitar.

    • Para reatribuir a tarefa de aprovação para outra pessoa, clique em Reatribuir tarefa, especifique para quem deseja atribuir a tarefa e, em seguida, clique em Enviar.

    • Para solicitar uma alteração no item, clique em Solicitar uma alteração, especifique para quem você deseja atribuir a solicitação de alteração, forneça informações sobre a alteração solicitada e, em seguida, clique em Enviar.

      Observação : Dependendo de como o fluxo de trabalho foi personalizado quando ele foi adicionado à lista, biblioteca ou tipo de conteúdo para esse item, as opções para reatribuir a tarefa ou solicitar uma alteração podem não estar disponíveis.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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