Gerenciar o compartilhamento externo para seu ambiente do SharePoint Online

Se a sua organização realiza trabalhos que envolvem o compartilhamento de documentos ou a colaboração direta com fornecedores, clientes ou consumidores, use os recursos de compartilhamento externo do SharePoint Online para compartilhar conteúdo com pessoas de fora da organização. Se este não é o caso, convém limitar o uso do compartilhamento externo na organização. Neste artigo, examinamos as opções de compartilhamento do SharePoint Online e como planejá-las.

(Confira Ativar ou desativar o compartilhamento externo do SharePoint Online se desejar ir direto para a configuração de compartilhamento. Se estiver tentando compartilhar um arquivo ou pasta, confira Compartilhar pastas e arquivos do OneDrive ou Compartilhar pastas e arquivos do SharePoint no Office 365.)

O planejamento do compartilhamento externo deve ser incluído como parte do planejamento geral das permissões no SharePoint Online.

O compartilhamento externo está ativado por padrão para todo o ambiente do SharePoint Online e para os conjuntos de sites dentro dele. Convém desativá-lo por completo antes que as pessoas comecem a usar os sites ou até que você decida como realmente deseja usar esse recurso.

Quais são os recursos de compartilhamento externo do SharePoint Online?

O SharePoint Online tem configurações globais (todos os locatários) e de conjunto de sites para o compartilhamento externo. As configurações no nível do locatário substituem as configurações no nível do conjunto de sites.

Para o seu locatário do SharePoint Online e cada conjunto de sites individual, você pode escolher entre as seguintes opções básicas de compartilhamento:

  • Sem compartilhamento externo: sites e documentos só podem ser compartilhados com usuários internos na sua assinatura do Office 365.

  • Compartilhar apenas com usuários externos no seu diretório: sites, pastas e documentos só podem ser compartilhados com usuários externos que já estejam no seu diretório de usuário do Office 365. Por exemplo, usuários que já aceitaram um convite anterior ou que foram importados de outro locatário do Office 365 ou do Azure Active Directory.

  • Compartilhar com usuários externos autenticados: sites, pastas e documentos podem ser compartilhados com usuários externos que tenham uma conta da Microsoft ou uma conta corporativa ou de estudante de outra assinatura do Office 365 ou de uma assinatura do Azure Active Directory.

  • Compartilhar com usuários anônimos: documentos e pastas (não sites) podem ser compartilhados por meio de um link anônimo que permite a qualquer pessoa exibir ou editar um documento ou carregá-lo em uma pasta.

A lista acima apresenta as opções em ordem da mais restritiva até a menos restritiva. Qualquer que seja a opção escolhida, a funcionalidade mais restritiva ainda estará disponível para você. Por exemplo, se você optar por permitir o compartilhamento com usuários anônimos, ainda será possível compartilhar com usuários externos autenticados e com usuários que já estejam no seu diretório, inclusive usuários internos.

Compartilhamento e segurança   

Se houver informações confidenciais que nunca deverão ser compartilhadas com usuários externos, considere a possibilidade de ter um ou mais conjuntos de sites com o compartilhamento externo desativado, onde você manterá as informações confidenciais. Crie conjuntos de sites adicionais, conforme necessário, para usar o compartilhamento externo. Isso ajudará a gerenciar o risco à segurança, impedindo o acesso externo a informações confidenciais.

O que é um usuário externo?

Um usuário externo é alguém de fora da sua assinatura do Office 365 a quem você concedeu acesso a um ou mais sites, arquivos ou pastas. Há dois tipos de usuários externos:

Usuários autenticados   

Usuários autenticados são aqueles que têm uma conta da Microsoft ou uma conta corporativa ou de estudante de outra assinatura do Office 365. É possível compartilhar sites e documentos com esses usuários praticamente da mesma maneira que você compartilha sites e documentos com usuários internos. As permissões e os grupos funcionam da mesma forma para os usuários externos autenticados e para os usuários internos.

Como os usuários externos não têm uma licença para a sua assinatura do Office 365, eles ficam limitados a tarefas de colaboração básicas:

  • Os usuários externos autenticados podem executar tarefas em um site de acordo com o nível de permissão atribuído a eles. Por exemplo, se você adicionar usuários externos ao grupo Membros, eles terão permissões Editar e poderão adicionar, editar e excluir listas; eles também poderão exibir, adicionar, atualizar e excluir itens de listas e documentos.

  • Os usuários externos autenticados podem usar o Office Online para visualizar e editar documentos. Se você pretende incluir o Office Professional Plus, eles não podem instalar a versão do Office para a área de trabalho nos computadores deles, a menos que você atribua uma licença a eles.

  • Os usuários externos autenticados serão capazes de ver outros tipos de conteúdo nos sites, dependendo das permissões que você der a eles. Por exemplo, eles poderão navegar para diversos subsites no conjunto de sites para o qual foram convidados. Eles também poderão executar ações como exibir feeds do site.

Se seus usuários externos autenticados precisarem de mais recursos, você deverá atribuir a eles uma licença apropriada do Office 365. Faça isso da mesma forma como você atribuiria uma licença a um usuário interno.

Usuários anônimos   

Os usuários anônimos são aqueles que têm um link compartilhável para uma pasta ou um documento e que podem exibir ou editar esse documento ou carregá-lo para a pasta (dependendo do tipo de link) sem fazer logon com um nome de usuário ou senha. Os links anônimos podem ser repassados livremente entre os usuários e ficam válidos até que você os desabilite ou até que expirem (caso você tenha configurado uma data de validade para eles).

Os usuários anônimos não podem acessar sites, e você não pode atribuir licenças a eles. Eles só podem exibir ou editar o documento ou a pasta para o qual tenham o link de acesso anônimo.

O que acontece quando eu compartilho um site ou documento?

Quando você compartilha um site, uma pasta ou um documento, o que acontece nos bastidores depende da sua opção de compartilhar com usuários externos autenticados ou com usuários anônimos.

Compartilhamento com usuários externos autenticados   

Quando você compartilha um documento ou um site com usuários externos autenticados, eles recebem um convite por email com o link para o site ou documento. Quando eles clicam no link, são solicitados a fazer logon usando o nome de usuário e senha da própria conta da Microsoft ou conta corporativa ou de estudante. Em seguida, eles são adicionados à lista de usuários na sua assinatura do Office 365 (aparece #EXT# no nome de usuário deles) e recebem acesso ao site ou documento.

Uma vez na lista de usuários da sua assinatura do Office 365, eles podem receber acesso a outros sites ou documentos, sem precisar de outros convites. Talvez seja necessário um link para que eles possam localizar o site ou documento. Também é possível atribuir uma licença do Office 365 aos usuários, se desejar.

Para interromper o compartilhamento com usuários externos autenticados, remova as permissões do site ou documento ou os próprios usuários da lista de usuários no Office 365.

Compartilhamento com usuários anônimos   

Ao compartilhar com usuários anônimos, você pode permitir que eles editem ou exibam um documento ou carreguem-no para uma pasta. Os links para exibição e edição são criados separadamente e podem ser definidos para expirar em um determinado momento. Depois de criar esses links, eles podem ser reutilizados e enviados livremente. Qualquer pessoa com o link tem acesso ao documento.

Os usuários anônimos não são adicionados à lista de usuários no Office 365. Para interromper o compartilhamento com eles, acesse o documento ou a pasta que você compartilhou e exclua o link anônimo.

Colaboração com parceiros de negócios externos

Se você tem parceiros de negócios ou fornecedores com os quais precise colaborar ou compartilhar documentos, configure um site da extranet no SharePoint Online. Um site da extranet é um conjunto de sites dedicados usados para colaboração entre empresas com um parceiro ou fornecedor em particular. É possível bloquear esse site para que somente os proprietários dele possam convidar usuários externos e para que possam ser convidados somente usuários externos de domínios específicos.

É muito fácil configurar sites de extranet no SharePoint Online. Além disso, eles são muito mais fáceis de configurar e mais baratos de manter do que os sites de extranet locais. Confira mais detalhes em Usar o SharePoint Online do Office 365 como uma solução de extranet entre empresas (B2B).

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