Gerenciar muitos arquivos usando uma Central de Documentos

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Observação : Este artigo se refere a um site do SharePoint de exemplo criado por Adventure Works, uma empresa fictícia que fabrica Bicicletas, componentes de bicicleta e Acessórios bicycling.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 inclui um modelo de site de Central de documentos. Quando você usa o modelo, o site resultante é otimizado para criação, usando e armazenar grandes números de documentos. Por exemplo, a Adventure Works usa sua Central de documentos para armazenar e gerenciar seus manuais técnicos listas de preços e especificações do produto e comparações.

Maneiras de usar um site de Central de documentos

Você pode usar um site de Central de documentos como ambiente de criação ou arquivamento de conteúdo. Em um ambiente de criação, os usuários ativamente verificar arquivos e reduzir e criam estruturas de pastas para esses arquivos. Controle de versão está habilitado e 10 ou mais versões anteriores de cada documento podem existir. Os usuários verificar documentos e reduzir com frequência e fluxos de trabalho podem controlar seus ciclos de vida. A Central de documentos do Adventure Works está configurado como ambiente de criação.

Em contraste, a coautoria muito pouco ocorre no arquivamento de conteúdo. Os usuários somente modo de exibição ou carregar documentos. O modelo de site de Central de documentos oferece suporte a criar arquivos de base de Conhecimento. Normalmente, bases de Conhecimento contêm única versões de documentos e um site pode chegar a 10 milhões de arquivos. Em um cenário típico, como um centro de suporte técnico para uma grande organização, 10.000 usuários podem acessar o conteúdo, basicamente para lê-la. Um subconjunto de 3.000 para 4.000 usuários poderão carregar novo conteúdo no site.

Observação : Você também pode criar outro tipo de grande escala archiveby usando o modelo de site da Central de registros. O modelo contém recursos para gerenciar a retenção e a disposição de registros.

Recursos da Central de documentos

Um site de Central de documentos fornece recursos para criar e gerenciar grandes conjuntos de documentos. O modelo de site de Central de documentos tem os recursos de gerenciamento de documentos recomendados habilitados por padrão. As seções a seguir descrevem brevemente os principais recursos.

Navegação no modo de exibição em árvore

O modo de exibição de árvore deve ser um elemento de navegação familiar para a maioria dos usuários do Microsoft Windows. A biblioteca de documentos pode ter vários níveis de pastas e subpastas, para que você pode usar o modo de exibição de árvore para navegar rapidamente para o documento desejado. A figura a seguir mostra o modo de exibição de árvore no Centro de documento do Adventure Works.

Navegação no modo de exibição em árvore para uma Central de Documentos

Controle de versão do documento principais e secundárias

Você pode ativar o controle de versão para qualquer biblioteca de documentos. A Central de documentos do Adventure Works usa versões principais e secundárias, as configurações padrão para a biblioteca de documentos.

Controle de versão permite controlar alterações em documentos, e ele ajuda você a gerenciar o conteúdo conforme você revisá-lo. Controle de versão é especialmente útil quando várias pessoas trabalham em conjunto em projetos ou informações percorre vários estágios de desenvolvimento e revisão.

Com o controle de versão ativado, você pode restaurar uma versão anterior como seu documento atual ou exibir uma versão anterior sem substituir o documento atual. A figura a seguir mostra o histórico de versão de um documento no Centro de documento do Adventure Works.

Histórico de versões

Seleção-in e check-out

As configurações padrão no centro do documento exigirem que os usuários check-out e check-in de arquivos. Retirada exigir ajuda a evitar conflitos e confusão sobre alterações, pois somente um usuário pode alterar um arquivo de cada vez. Quando você exige check-out, um arquivo check-out automaticamente quando alguém abri-la para edição, a menos que outro usuário já tiver feito check-out.

Enquanto você tiver um arquivo check-out, suas alterações não são visíveis para outras pessoas, até que você verificar o arquivo novamente. Isso é verdadeiro se você estiver trabalhando em seu disco rígido ou no servidor. Quando você fazer o check-in de um arquivo, você será solicitado a inserir comentários sobre as alterações e os comentários tornam-se parte do histórico de versão. E porque a biblioteca de documentos controla versões principais e secundárias de um arquivo, você é solicitado a escolher qual tipo de versão você está verificando.

Tipos de conteúdo

Um tipo de conteúdo é um grupo reutilizável de configurações para uma categoria de conteúdo. Você pode usar tipos de conteúdo para gerenciar os metadados, modelos e comportamentos dos documentos e itens consistentemente. Por exemplo, a Central de documentos do Adventure Works define seis tipos de conteúdo, e cada tipo de conteúdo usa um modelo específico para o tipo de arquivos que os usuários podem criar. A Adventure Works usa arquivos de Microsoft Office Publisher 2007 para listas de preços e pastas de trabalho de Excel 2007 para comparações de produtos. Menu novo mostra os tipos de conteúdo que são usados pela Central de documentos do site e os tipos de conteúdo definidos para qualquer lista ou biblioteca.

Menu Novo exibindo tipos de conteúdo

A Web Part documentos relevantes

A Web Part Documentos relevantes o ajuda a criar uma exibição personalizada dos documentos que você criar, fazer check-out e alterar. Em uma central de documentos grandes, a Web Part pode salvar você tempo e esforço tornando mais fácil de localizar e usar arquivos. A figura a seguir mostra a Web Part:

Web Part Documentos Relevantes

Além das colunas mostradas na figura anterior, a Web Part Documentos relevantes fornece um link para a pasta que contém o documento e as propriedades do documento.

A Web Part tarefas futuras

A Web Part Tarefas futuras alerta você sobre tarefas relacionadas ao documento. Por exemplo, se seu grupo usa um fluxo de trabalho que arquivará automaticamente os documentos de acordo com uma agenda, você pode definir a Web Part Tarefas futuras para alertá-lo antes do sistema leva essa ação.

Web Part Tarefas Futuras

Além das colunas mostradas na figura anterior, a Web Part Tarefas futuras fornece o local do documento e as propriedades do documento.

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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