Gerenciar mensagens de email usando regras

Gerenciar mensagens de email usando regras

Uma regra é uma ação que o Outlook para Windows executa automaticamente nas mensagens de entrada ou saída. Você escolhe o que aciona a regra, bem como as ações executadas pela regra. Por exemplo, você pode criar uma regra a fim de mover todas as mensagens do seu gerenciador para uma pasta ou a fim de excluir todas as mensagens com "Buy now!" no assunto.

Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email

Usando regras, você pode reduzir ações manuais e repetitivas necessárias para gerenciar mensagens de email. Quando você ativa regras, elas são executadas de modo automático e contínuo.

Geralmente, as regras são divididas em duas categorias — organização ou notificação. Você pode usar o Assistente de Regras, que ajuda a criar regras de design para gerenciar suas mensagens.

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras usadas com mais frequência.

Assistente de Regras do Outlook

  • Organize-se   
    Além de ajudar a arquivar mensagens, essas regras também ajudam a acompanhar as mensagens. Você pode criar uma regra para mensagens de um remetente específico. Por exemplo, é possível definir uma regra para que as mensagens recebidas de Clara Barbosa com a palavra "vendas" na caixa Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta chamada Vendas da Clara.

  • Atualize-se   
    Essas regras o notificam (com base nas suas escolhas) quando você recebe uma mensagem específica. É possível criar uma regra, por exemplo, que envia uma mensagem automaticamente para um dispositivo móvel quando você recebe uma mensagem de um membro da família.

  • Iniciar com base em uma regra em branco   
    Essas são regras que você pode criar e personalizar sem um modelo de regra.


Etapa 1: Escolher um modelo de regras do Outlook

  1. Escolha Regras > Gerenciar Regras e Alertas na faixa de opções ou escolha a guia Arquivo e, em seguida, Gerenciar Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, escolha Nova Regra.

  3. No Assistente de Regras, em Etapa 1: selecione um modelo, escolha um dos modelos padrão em Organize-se, Atualize-se ou iniciar com base em uma regra em branco.


Etapa 2: Editar a descrição da regra

Cada um dos modelos de regra que você escolheu na Etapa 1 tem opções ligeiramente diferentes na Etapa 2. Quando as opções exigem uma escolha, por exemplo, para especificar um remetente ou escolher uma pasta, a opção será sublinhada. Neste exemplo, escolhemos uma das regras mais comuns, para mover mensagens de alguém para uma pasta.

  1. Escolha pessoas ou grupo público na caixa de descrição de edição para exibir seu catálogo de endereços. Escolha um nome no catálogo de endereços ou digite o endereço da pessoa na caixa De e escolha OK.

  2. Escolha especificado para exibir uma lista de suas pastas. Você pode escolher uma pasta existente ou Novo para criar uma nova pasta. Depois de selecionar a pasta apropriada, escolha OK.

Se você desejar explorar opções avançadas para a regra, escolha Avançar e pule para as Opções de Regra Avançadas, abaixo. Caso contrário, escolha Concluir. Você voltará para a janela Regras e Alertas. Desse ponto, é possível criar outra regra ou escolher OK para salvar as alterações.

 

• Mover as mensagens de alguém para uma pasta

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.

  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.

  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Mover as mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta

  1. Escolha as palavras específicas no link do assunto.

  2. Na caixa de diálogo Texto de Pesquisa, na caixa Especificar palavras ou frases a serem pesquisadas no assunto, digite uma palavra ou frase a ser pesquisada.

  3. Escolha Adicionar para incluir a entrada no painel Lista de pesquisa e escolha OK.

  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.

  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Mover mensagens enviadas a um grupo público para uma pasta

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa Para, escolha OK.

  4. Escolha o link pasta especificada e, na caixa de diálogo Regras e Alertas, escolha uma pasta e, em seguida, OK.

  5. Escolha Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Sinalizar as mensagens de alguém para acompanhamento

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.

  4. Na caixa de diálogo Sinalizar Mensagem, na caixa Sinalizar para, aceite a configuração padrão de Acompanhamento ou escolha outro item na lista.

  5. Na caixa Para, aceite a configuração padrão de Hoje ou escolha outro item na lista.

  6. Escolha OK > Avançar e vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Mover os itens RSS de um RSS Feed específico para uma pasta

Observação : Para usar essa opção, você deve assinar um RSS feed. Ao escolher essa opção, há uma solicitação para continuar. Ao escolher Não, você não poderá continuar, mas se escolher Sim, poderá.

Modelo Atualize-se

 

• Exibir as mensagens de alguém na janela Alerta de Novo Item

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.

  4. Escolha a mensagem específica no link da janela Alerta de Novo Item.

  5. Na caixa de diálogo Mensagem de Alerta, na caixa Especifique uma mensagem de alerta, digite uma mensagem e escolha OK.

  6. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Tocar um som quando eu receber mensagens de alguém

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.

  4. Escolha o link tocar um som e, na janela Selecione um alarme para soar, escolha um arquivo (por exemplo, um arquivo .wav) e Abrir.

  5. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

 

• Enviar um alerta para o meu dispositivo móvel quando eu receber mensagens

  1. Escolha o link pessoas ou pasta pública.

  2. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  3. Quando sua seleção for exibida na caixa De, escolha OK.

  4. Escolha o link encaminhá-lo para pessoas ou grupo público.

  5. Na caixa de diálogo Endereço da Regra, siga um destes procedimentos:

    • Na caixa Pesquisar, digite um nome.

      ou

    • Na lista Catálogo de Endereços, escolha uma fonte.

  6. Quando sua seleção for exibida na caixa Para, escolha OK.

  7. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.

Modelo Iniciar com base em uma regra em branco

  1. Escolha uma destas opções.

    • Aplicar regra em mensagens que eu receber

      ou

    • Aplicar regra em mensagens que eu enviar

  2. Escolha Avançar e então vá para a Etapa 3: Definir condições para uma regra.


Etapa 3: Definir condições para uma regra

Agora você tem a oportunidade de adicionar condições às opções escolhidas na Etapa 2: Editar a descrição da regra. Com base nas condições selecionadas, as opções disponíveis para editar a descrição da regra variarão.

Defina as condições para quando aplicar as regras da opção escolhida no modelo Organize-se ou no modelo Atualize-se ao iniciar o Assistente de Regras

  1. Em Etapa 1: selecione as condições, marque a caixa de seleção para a condição que você deseja adicionar.

    Observação : Você pode marcar várias caixas de seleção.

  2. Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), escolha um link, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.

  3. Escolha o próximo link, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.

  4. Se outro link estiver disponível, escolha-o, conclua as ações necessárias e, quando terminar, escolha OK.

  5. Escolha Concluir quando terminar.

  1. Na guia Arquivo, escolha Gerenciar Regras e Alertas.

  2. Na caixa Regras e Alertas, na guia Regras de Email, escolha Nova Regra.

  3. Em Iniciar de uma regra em branco, escolha Aplicar regra em mensagens que eu receber ou Aplicar regra em mensagens que eu enviar.

  4. Escolha Avançar e então siga este procedimento:

    • Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições (critérios) que você deseja que as mensagens atendam (correspondam) para que a regra seja aplicada.

      e

    • Em Etapa 2: edite a descrição da regra, escolha um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.

  5. Escolha Avançar e então siga este procedimento:

    • Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.

      e

    • Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer ação adicionada e especifique o valor.

  6. Escolha Avançar e então siga este procedimento:

    • Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e escolha Avançar.

      e

    • Em Etapa 2: edite a descrição da regra, escolha um valor sublinhado para qualquer exceção adicionada e especifique o valor.

  7. Escolha Avançar e siga este procedimento:

    • Em Etapa 1: especifique um nome para essa regra, digite um nome.

      e

    • Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção para as opções desejadas.

      Dicas : 

      • Para executar essa regra nas mensagens que já estão na Caixa de Entrada, marque a caixa de seleçãoExecutar esta regra agora nas mensagens na "Caixa de Entrada".

      • Para desativar a regra que é ativada automaticamente, desmarque a caixa de seleção Ativar esta regra.

      • Para aplicar a regra a todas as contas de email configuradas no Outlook, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.

  8. Escolha Concluir.

Você pode criar uma regra com base em qualquer mensagem. A vantagem desse método é que as regras são sugeridas com base no remetente ou destinatário da mensagem. Por exemplo, quando você inicia com uma mensagem, uma regra que é sugerida move todas as mensagens do remetente para uma pasta de sua escolha.

  1. Na Caixa de Entrada, escolha a mensagem para a qual deseja criar uma regra e, na guia Página Inicial, no grupo Mover, escolha Regras.

    Observação : Na lista Regras, as regras sugeridas aparecem com base no remetente e nos destinatários da mensagem.

  2. Siga um destes procedimentos:

    • Escolha uma regra sugerida, escolha uma pasta de destino e escolha OK para concluir a atribuição de uma regra.

      ou

    • Escolha Criar Regra e vá para a próxima etapa.

  3. Na caixa de diálogo Criar Regra, em Quando eu receber um email com todas as condições selecionadas, você pode não marcar ou marcar uma ou mais das caixas de seleção disponíveis.

  4. Em Execute a ação a seguir, marque as caixas de seleção da ação que deseja que a regra execute quando as condições especificadas (critérios) forem atendidas.

  5. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.

  6. Siga um destes procedimentos:

    • Escolha Selecionar Pasta e escolha uma pasta existente.

      ou

    • Escolha Nova para criar uma pasta.

    Observações : 

    • Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga o restante das instruções no Assistente de Regras.

    • Confira Criar uma regra personalizada para saber mais.

  7. Escolha OK.

  8. Na caixa de notificação, siga um destes procedimentos:

    • Escolha OK.

      ou

    • Marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na pasta atual e escolha OK.

Consulte Importar ou exportar um conjunto de regras para aprender a importar ou exportar as regras para que outras pessoas possam utilizá-las.

Você pode excluir uma regra quando ela não for mais necessária.

  1. Na guia Arquivo, escolha Gerenciar Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, escolha a regra que deseja excluir.

  3. Escolha Excluir Ícone Excluir > OK.

Você pode executar uma ou mais regras manualmente.

  1. Na guia Arquivo, escolha Gerenciar Regras e Alertas e, na guia Regras de Email, escolha Executar Regras Agora.

  2. Na caixa Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção de cada regra que você deseja executar.

  3. Na caixa Executar na Pasta, para selecionar uma pasta diferente, escolha Procurar, escolha a pasta e depois OK.

    Marque a caixa de seleção Incluir subpastas para incluir todas as pastas sob a pasta escolhida na etapa 3.

  4. Na lista Aplicar regras em, aceite a configuração padrão de todas as mensagens ou altere para mensagens lidas ou não lidas.

  5. Escolha Executar Agora.

Há dois tipos de regra no Outlook — baseados em servidor e somente para cliente.

  • Regras baseadas em servidor    
    Quando você está usando uma conta do Microsoft Exchange Server, algumas regras são baseadas em servidor. Essas regras são executadas na caixa de correio no servidor de email do Exchange, mesmo quando o Outlook não estiver em execução.

    As regras baseadas em servidor devem ser aplicadas às mensagens quando elas são entregues pela primeira vez em sua Caixa de Entrada e devem ser executadas até serem concluídas no servidor. Por exemplo, uma regra que especifica que uma mensagem seja impressa não pode ser executada até que seja concluída no servidor. Se não for possível aplicar uma regra no servidor, ela será aplicada quando você iniciar o Outlook e se tornará uma regra somente cliente.

  • Regras somente para cliente   
    As regras somente para cliente são regras executadas apenas no seu computador. São regras que são executadas no Outlook em vez de no servidor Exchange. As regras somente para cliente só podem ser executadas quando o Outlook está em execução.

Dica : Se sua lista de regras contiver os dois tipos de regra, as regras com base no servidor serão aplicadas primeiro, seguidas pelas regras somente para cliente.

Confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas

Quando as regras são aplicadas, as confirmações de entrega, as confirmações de leitura, as respostas de votação e as Respostas Automáticas (notificações de Fora do Escritório) são processadas como se fossem mensagens. Uma regra que move mensagens com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, por exemplo, também move todas as confirmações de entrega, respostas de votação ou Respostas Automáticas para essa mesma pasta.

Observação : Quando uma regra move respostas de votação da Caixa de Entrada para outra pasta, o acompanhamento da votação é afetado. Quando uma mensagem enviada que inclui um botão de votação for aberta, as informações de acompanhamento não incluirão uma contagem das respostas movidas por uma regra. Mover ou excluir uma resposta manualmente não afeta o acompanhamento.

Solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos

Solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos são considerados mensagens. Se você criar uma regra que mova um item para uma pasta específica com base em determinadas condições (critérios) que são atendidas (correspondidos), todas as solicitações de reunião e tarefa que corresponderem a essas condições também serão movidas. No entanto, esteja ciente das seguintes limitações ao criar regras que afetam esses tipos de item:

  • Se um item for movido para uma pasta que não seja uma pasta de email, talvez o item não funcione conforme esperado depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.

  • Se uma resposta de reunião ou tarefa for movida para a pasta Itens Excluídos usando uma regra, a resposta não será acompanhada pelo item original.

  • Se uma solicitação de reunião for movida automaticamente para a pasta Itens Excluídos, a reunião não será adicionada ao Calendário.

  • As regras que afetam mensagens enviadas por você não são aplicadas a solicitações de tarefa e de reunião.

Grupos de Contatos

Uma regra que inclui um Grupo de Contatos pode se comportar de forma diferente de outras regras, dependendo da forma como é criada.

  • Mover as mensagens enviadas a um grupo público para uma pasta   
    Essa regra só estará disponível se você estiver usando uma conta do Exchange Server. Somente as mensagens enviadas ao Grupo de Contatos são movidas para a pasta especificada. As mensagens de pessoas que são membros do Grupo de Contatos não são movidas para a pasta especificada.

As contas do Exchange Server (começando no Exchange Server 2010) podem usar regras para encaminhar mensagens a endereços de email fora da sua organização. Entretanto, um administrador do Exchange pode impedir o encaminhamento automático de mensagens para destinatários em domínios específicos.

Para mais informações, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange Server a qual minha conta se conecta.

Como as regras ajudam a gerenciar mensagens de email

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz às condições especificadas. Você pode escolher várias condições e ações usando o Assistente de Regras.

As regras se enquadram em uma destas duas categorias:  organização e notificação. Regras não funcionam nas mensagens que foram lidas, somente nas que não foram lidas.

Modelos de regras do Assistente de Regras

O Assistente de Regras inclui modelos para as regras usadas com mais frequência, que incluem:

  • Organize-se    As regras ajudam você a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para que as mensagens de um remetente específico, como Roberto Silva, com a palavra "vendas" na linha Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta chamada Vendas de Roberto.

  • Atualize-se    Essas regras enviam uma notificação quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra para enviar automaticamente uma mensagem para um dispositivo móvel quando receber uma mensagem de um parente.

  • Iniciar com base em uma regra em branco    Essas são as regras que você cria em o auxílio de um modelo de regra e que podem ser totalmente personalizadas.

Criar uma regra

O Outlook conta com modelos de regras para cenários comuns. Use esses modelos ou crie suas próprias regras personalizadas.

Usar modelos de regras do Outlook

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.

  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.

  4. Em Etapa 1: selecione um modelo, selecione o modelo desejado entre as opções Organize-se e Atualize-se.

  5. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado. Por exemplo, se você clicar no link pessoas ou grupo público, o Catálogo de Endereços será aberto.

  6. Clique em Avançar.

  7. Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.

  8. Em Etapa 2: editar a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.

  9. Clique em Avançar.

  10. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.

  11. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer ação adicionada e especifique o valor.

  12. Clique em Avançar.

  13. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.

  14. Em Etapa 2: editar a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.

  15. Clique em Avançar.

  16. Em Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome.

  17. Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção para as opções que você desejar.

    • Se desejar executar essa regra nas mensagens que já estão na Caixa de Entrada, marque a caixa de seleçãoExecutar esta regra agora nas mensagens em "Caixa de Entrada".

    • Por padrão, a nova regra está ativada. Para desativar a regra, desmarque a caixa de seleção Ativar esta regra.

    • Para aplicar esta regra a todas as contas de email configuradas no Outlook, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.

  18. Clique em Concluir.

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.

  3. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, na guia Regras de Email, clique em Nova Regra.

  4. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens quando chegarem ou em Verificar mensagens após enviar.

  5. Clique em Avançar.

  6. Em Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.

  7. Em Etapa 2: editar a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.

  8. Clique em Avançar.

  9. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.

  10. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer ação adicionada e especifique o valor.

  11. Clique em Avançar.

  12. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.

  13. Em Etapa 2: editar a descrição da regra, clique em um valor sublinhado para qualquer condição adicionada e especifique o valor.

  14. Clique em Avançar.

  15. Em Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome.

  16. Em Etapa 2: configure as opções da regra, marque as caixas de seleção para as opções que você desejar.

    • Se desejar executar essa regra nas mensagens que já estão na Caixa de Entrada, marque a caixa de seleçãoExecutar esta regra agora nas mensagens em "Caixa de Entrada".

    • Por padrão, a nova regra está ativada. Para desativar a regra, desmarque a caixa de seleção Ativar esta regra.

    • Para aplicar esta regra a todas as contas de email configuradas no Outlook, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.

  17. Clique em Concluir.

É possível criar uma regra rapidamente a partir de qualquer mensagem. A vantagem desse método é que as regras são sugeridas com base no remetente ou nos destinatários da mensagem. Por exemplo, quando você começa uma mensagem, uma regra sugerida move todas as mensagens desse remetente para uma pasta de sua escolha.

  1. Clique na mensagem para a qual você deseja criar uma regra e na guia Home, no grupo Mover, clique em Regras.

    As regras sugeridas são exibidas com base no remetente e nos destinatários da mensagem.

  2. Realize um dos seguintes procedimentos:

    • Clique em uma das regras sugeridas, clique em uma pasta de destino e clique em OK.

    • Para obter mais opções de regras baseadas no remetente, nos destinatários ou no assunto da mensagem, clique em Criar Regra.

Se você escolheu Criar Regra na etapa 2, a caixa de diálogo Criar Regra é exibida. Continue com as etapas a seguir.

  1. Em Quando eu receber um email com todas as condições selecionadas, marque as caixas de seleção correspondentes às condições desejadas.

  2. Em Execute a ação a seguir, marque as caixas de seleção da ação que você deseja que a regra execute quando as condições especificadas forem atendidas.

  3. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.

  4. Clique em uma pasta existente ou clique em Novo para criar uma pasta para armazenar as mensagens.

    Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga as outras instruções do Assistente de Regras. Esse é o mesmo assistente que aparece quando você clica em Gerenciar Regras e Alertas no modo de exibição Backstage (clicando na guia Arquivo). Consulte Criar uma regra personalizada para obter mais informações.

  5. Clique em OK .

Consulte Importar ou exportar um conjunto de regras para aprender a importar ou exportar as regras para que outras pessoas possam utilizá-las.

Para executar uma ou mais regras manualmente, faça o seguinte:

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique em Gerenciar Regras e Alertas.

  3. Clique em Executar Regras Agora.

  4. Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção ao lado de cada regra que você deseja executar.

  5. Na caixa Executar na Pasta, se desejar selecionar outra pasta, clique em Procurar, clique na pasta e em OK.

    Marque a caixa de seleção Incluir subpastas para incluir todas as pastas sob a pasta especificada na etapa 5.

  6. Na lista Aplicar regras em, o padrão é todas as mensagens. Você pode alterá-lo para as mensagens lidas ou não lidas.

  7. Clique em Executar Agora.

Há dois tipos de regras no Outlook:  baseadas em servidor e somente cliente.

  • Regras baseadas em servidor    Se estiver usando uma conta do Microsoft Exchange Server, algumas regras que você criar serão baseadas em servidor. Essas regras são executadas em sua caixa de correio no servidor de email do Exchange mesmo que o Outlook não esteja em execução no computador. As regras baseadas em servidor devem ser aplicadas às mensagens quando elas são entregues pela primeira vez à Caixa de Entrada e devem ser executadas até serem concluídas no servidor. Por exemplo, uma regra que especifica que uma mensagem seja impressa não pode ser executada até que seja concluída no servidor. Se não for possível aplicar uma regra no servidor, ela será aplicada quando você iniciar o Outlook e se tornará uma regra somente cliente.

  • Regras somente cliente    As regras somente cliente são regras executadas apenas no seu computador. Essas regras não podem ser executadas até que sejam concluídas no servidor, como a especificação para imprimir certas mensagens. As regras somente cliente podem ser executadas apenas quando o Outlook está em execução.

Se sua lista de regras contiver os dois tipos de regras, as regras com base no servidor serão aplicadas primeiro, seguido por regras somente para clientes.

Aplicando regras a outros itens do Outlook

Quando as regras são aplicadas, as confirmações de entrega e de leitura, respostas de votação e Respostas Automáticas (notificações de Ausência Temporária) são processadas como se fossem mensagens. Por exemplo, uma regra que move itens com a palavra "reunião" no assunto para uma pasta específica, também move todas as confirmações de entrega, respostas de votação e Respostas Automáticas que contêm a palavra "reunião" no assunto.

Observação : Quando uma regra move respostas de votação da Caixa de Entrada para outra pasta, o acompanhamento da votação é afetado. Quando você abre uma mensagem enviada que contenha um botão de votação, as informações de acompanhamento não incluirão uma contagem das respostas que tenham sido movidas por uma regra. Mover ou excluir uma resposta manualmente não afeta o acompanhamento.

Ao aplicar regras, solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos são tratados como mensagens. Por exemplo, quando você cria uma regra que move itens com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, qualquer solicitação de tarefa ou solicitação de reunião que atenda a essa condição é movida também. No entanto, esteja ciente das seguintes limitações ao criar regras que afetem esses tipos de itens:

  • Um item movido para uma pasta que não seja de correio poderá não funcionar da forma esperada depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.

  • Se uma resposta de reunião ou tarefa for movida para a pasta Itens Excluídos usando uma regra, a resposta não será acompanhada pelo item original.

  • Se uma solicitação de reunião for movida automaticamente para a pasta Itens Excluídos, a reunião não será adicionada ao Calendário.

  • As regras que afetam mensagens enviadas por você não são aplicadas a solicitações de tarefa e de reunião.

Grupos de Contatos

Uma regra que inclui um Grupo de Contatos pode se comportar de forma diferente, dependendo da forma como é criada.

  • Mover para uma pasta as mensagens enviadas para um Grupo de Contato     Essa regra só estará disponível se você estiver usando uma conta do Exchange Server. Somente as mensagens enviadas para o Grupo de Contatos são movidas para a pasta especificada. As mensagens de pessoas que são membros do Grupo de Contatos não são movidas para a pasta especificada.

Se você estiver usando uma conta do Microsoft Exchange Server 2010, não poderá usar regras para encaminhar mensagens para endereços de email fora da organização. Essa configuração ajuda a impedir que informações organizacionais confidenciais e particulares sejam divulgadas. Essa configuração só pode ser alterada por um administrador do Exchange.

Para saber mais, consulte Determinar a versão do Microsoft Exchange Server ao qual minha conta se conecta.

Como as regras ajudam a gerenciar mensagens

Uma regra é uma ação que o Microsoft Outlook executa automaticamente em uma mensagem recebida ou enviada que satisfaz às condições especificadas. Você pode escolher muitas condições e ações usando o Assistente de Regras e Alertas. As regras não operam na mensagem que foi lida, apenas naquelas que não foram lidas.

As regras são divididas em duas categorias gerais: organização e notificação. O Assistente de Regras e Alertas contém modelos para as regras mais utilizadas.

  • Organize-se    Essas são regras que ajudam você a arquivar e acompanhar as mensagens. Por exemplo, você pode criar uma regra para que as mensagens de um remetente específico, como Roberto Silva, com a palavra "vendas" na linha Assunto sejam sinalizadas para acompanhamento, categorizadas como Vendas e movidas para uma pasta nomeada Vendas de Roberto.

  • Atualize-se    Essas são regras que enviam uma notificação quando você recebe uma mensagem específica. Por exemplo, você pode criar uma regra que envia automaticamente uma mensagem para seu telefone móvel quando receber uma mensagem de um parente.

  • Iniciar com base em uma regra em branco    Estas são regras que você cria a partir do zero.

    Modelos de regra
    Figura 1: O Assistente de Regras e Alertas contém várias regras predefinidas, chamadas de modelos.

Exceções

Você pode adicionar exceções às suas regras para circunstâncias especiais, como quando uma mensagem é sinalizada para ação de acompanhamento ou é marcada com grande importância. Uma regra não é aplicada a uma mensagem se houver uma das exceções especificadas.

  1. No Painel de Navegação, clique em Email.

  2. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  3. Se você possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alterações a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada.

  4. Clique em Nova Regra.

  5. Em Etapa 1: selecione um modelo, selecione o modelo desejado entre as opções Organize-se e Atualize-se.

  6. Em Etapa 2: edite a descrição da regra, clique em um valor sublinhado. Por exemplo, se você clicar no link pessoas ou lista de distribuição, o Catálogo de Endereços será aberto.

  7. Na Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.

  8. Em Etapa 2: Edite a descrição da regra , clique em um valor sublinhado se você não tiver feito isso, e então clique em Avançar.

  9. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.

  10. Em Etapa 2: Edite a descrição da regra , clique em um valor sublinhado se você não tiver feito isso, e então clique em Avançar.

  11. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.

  12. Para terminar de criar a regra, digite um nome para a regra e selecione outras opções que você deseja.

    • Se você desejar executar essa regra nas mensagens que estão em alguma de suas pastas, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na "pasta".

    • Para aplicar esta regra a todas as suas contas de email e a Caixa de entrada associada a cada conta, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.

  13. Clique em Concluir.

Para criar uma regra escolhendo suas próprias condições, ações e exceções, faça o seguinte:

  1. No Painel de Navegação, clique em Email.

  2. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  3. Se você possui mais de uma conta de email, na lista Aplicar alterações a esta pasta, selecione a Caixa de Entrada desejada.

  4. Clique em Nova Regra.

  5. Em Iniciar com base em uma regra em branco, selecione Verificar mensagens quando chegarem ou Verificar mensagens após enviar e, em seguida, clique em Avançar.

  6. Na Etapa 1: selecione as condições, selecione as condições que as mensagens devem satisfazer para aplicação da regra.

  7. Em Etapa 2: Edite a descrição da regra , clique em um valor sublinhado se você não tiver feito isso, e então clique em Avançar.

  8. Em Etapa 1: selecione as ações, selecione a ação a ser executada pela regra quando as condições especificadas forem atendidas.

  9. Em Etapa 2: Edite a descrição da regra , clique em um valor sublinhado se você não tiver feito isso, e então clique em Avançar.

  10. Em Etapa 1: selecione exceções, selecione as exceções à regra e clique em Avançar.

  11. Para terminar de criar a regra, digite um nome para a regra e selecione outras opções que você deseja.

    • Se você desejar executar essa regra nas mensagens que estão em alguma de suas pastas, marque a caixa de seleção Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na "pasta".

    • Para aplicar esta regra a todas as suas contas de email e a Caixa de entrada associada a cada conta, marque a caixa de seleção Criar esta regra em todas as contas.

  12. Clique em Concluir.

Você pode criar uma regra diretamente de uma mensagem. Por exemplo, você pode criar uma regra para mover mensagens de alguém para uma pasta específica.

  1. Clique com o botão direito do mouse na mensagem em que deseja basear a regra e, em seguida, clique em Criar Regra no menu de atalho.

    Na caixa de diálogo Criar regra, selecione as caixas de seleção das opções que já foram preenchidas com as informações da sua mensagem selecionada.

  2. Marque a caixa de seleção Mover o item para a pasta.

  3. Clique em uma pasta existente ou clique em Novo para criar uma nova pasta para armazenar as mensagens.

  4. Para adicionar mais condições, ações ou exceções à regra, clique em Opções Avançadas e siga o restante das instruções no Assistente de Regras e Alertas.

    Dica    Para executar a regra assim que você a criar, selecione a caixa Executar esta regra agora nas mensagens que já estão na pasta na última página do Assistente de Regras e Alertas.

    Todas as mensagens na sua Caixa de entrada, ou qualquer pasta que você escolher, que atendam às condições e exceções associadas à regra são movidas para a pasta especificada. Para testar sua nova regra, abra sua nova pasta. As mensagens corretas foram movidas?

Se você quiser executar uma regra periodicamente, mas não o tempo todo, faça o seguinte:

  1. No menu Ferramentas, clique em Regras e Alertas.

  2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas , desative a regra desmarcando a caixa de seleção ao lado da regra.

  3. Clique em Executar Regras Agora.

  4. Na caixa de diálogo Executar Regras Agora, em Selecione regras a serem executadas, marque a caixa de seleção ao lado da regra que você deseja executar.

  5. Selecione a pasta na qual deseja aplicar a regra.

  6. Selecione a categoria de mensagens para a qual deseja aplicar a regra.

    Por exemplo, você pode aplicar a regra somente a mensagens não lidas em uma pasta.

  7. Clique em Executar Agora.

Regras baseadas no servidor     Se você tiver uma conta Microsoft Exchange, o servidor pode aplicar regras às suas mensagens, mesmo que o Outlook não esteja sendo executado. Estas são chamadas de regras baseadas no servidor. As regras devem ser configuradas para serem aplicadas às mensagens quando elas forem entregues na sua Caixa de entrada no servidor e as regras devem ser executadas até a conclusão no servidor. Por exemplo, uma regra não pode ser executada até a conclusão no servidor se a ação especificar que uma mensagem deve ser impressa. Se uma regra não puder ser aplicada no servidor, ela será aplicada quando você iniciar o Outlook.

Regras somente do cliente    Um "cliente" é o programa de email que é executado no computador de um indivíduo. Uma regra que não pode ser aplicada pelo servidor é uma "regra somente do cliente" porque ela é executada apenas no computador do indivíduo. Se a sua lista de regras contiver regras que podem ser executadas no servidor, bem como as que não podem, as regras baseadas no servidor são aplicadas primeiro, seguidas pelas regras somente do cliente.

Os recibos de entrega, os recibos de leitura, as respostas de votação e os avisos de trabalho fora do escritório são tratados como mensagens. Por exemplo, quando você cria uma regra que move itens com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, todos os recebimentos de entrega, respostas de votação e mensagens fora do escritório que atendem a esta condição também são movidos.

Observação : Se uma resposta de votação for movida para fora da Caixa de entrada, a resposta não será rastreada automaticamente na mensagem original.

Solicitações de reunião, solicitações de tarefa e documentos são tratados como mensagens. Por exemplo, quando você cria uma regra que move itens com a palavra "reunião" na caixa Assunto para uma pasta específica, qualquer solicitação de tarefa ou solicitação de reunião que atenda a essa condição é movida também. No entanto, esteja ciente das seguintes limitações ao criar regras que afetem esses tipos de itens:

  • Um item movido para uma pasta que não seja de correio poderá não funcionar da forma esperada depois de movido. Por exemplo, se uma mensagem for movida para a pasta Calendário, não será criado um novo compromisso.

  • Se uma resposta de reunião ou tarefa for movida para a pasta Itens Excluídos usando uma regra, a resposta não será acompanhada pelo item original.

  • Se uma solicitação de reunião for movida automaticamente para a pasta Itens Excluídos, a reunião não será adicionada ao Calendário.

  • As regras que afetam mensagens enviadas por você não são aplicadas a solicitações de tarefa e de reunião.

Uma nova regra para uma lista de distribuição se comportará de maneira diferente de acordo com a forma como você cria a regra:

  • Mover mensagens enviadas para uma lista de distribuição para uma pasta    Se você escolher este modelo de regra, somente as mensagens enviadas para a lista de distribuição serão movidas para a pasta especificada. As mensagens de indivíduos que estão na lista de distribuição não serão movidas para a pasta especificada.

    Observação : Esta regra funciona apenas para contas do Exchange.

  • Mover mensagens de alguém para uma pasta    Se você escolher este modelo de regra, as mensagens de todos os indivíduos que forem membros da lista de distribuição que você especifica também são movidas para a pasta especificada.

Se você trabalha em uma organização que usa o Exchange, por padrão, as mensagens enviadas para endereços de email externos fora de sua organização usando uma regra não serão enviadas. Essa configuração é para ajudar a evitar que dados corporativos sejam divulgados e sejam controlados pelo administrador do Exchange.

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