Gerenciar listas e bibliotecas com muitos itens para o SharePoint 2010

Por que 5.000 é um número mágico?

Para minimizar a contenção de banco de dados, o SQL Server normalmente usa o bloqueio no nível da linha como estratégia para garantir atualizações precisas sem gerar impacto negativo em outros usuários que estejam acessando outras linhas. Entretanto, se uma operação de leitura ou gravação de banco de dados, como uma consulta, ocasionar o bloqueio de mais de 5.000 linhas de uma só vez, o SQL Server será mais eficiente se escalonar temporariamente o bloqueio para a tabela inteira até que a operação do banco de dados seja concluída. Observe que o número real nem sempre é 5.000, e poderá variar dependendo do site, da quantidade de atividade no banco de dados e da configuração do site. Quando ocorre esse escalonamento de bloqueio, ele impede que outros usuários acessem a tabela. Se isso acontecer com muita frequência, todos os usuários sofrerão uma queda no desempenho do sistema. Portanto, os limites são essenciais para ajudar a minimizar o impacto de operações de banco de dados com uso intenso de recursos e a conciliar as necessidades de todos os usuários.

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O que realmente acontece ao acessar muitos itens em uma lista ou biblioteca?

O diagrama a seguir resume os principais aspectos sobre o que acontece quanvo você acessa muitos itens em uma lista ou biblioteca.

1. Os operadores de informações podem usar modos de exibição, estilos e limites de página apropriados para agilizar a exibição dos dados na página.

2. Os modos de exibição filtrados com índices de coluna (e outras operações) criam consultas a bancos de dados que identificam um subconjunto de colunas e linhas e retornam esse subconjunto ao computador.

3. Os administradores de farm podem especificar janelas de tempo dedicadas para que todos os usuários executem operações ilimitadas durante horários fora de pico.

4. Os desenvolvedores privilegiados podem usar substituições de modelo de objeto para aumentar temporariamente os limites de aplicativos personalizados.

5. Os limites ajudam a limitar as operações e conciliar os recursos entre muitos usuários simultâneos.

6. Os dados de listas ou bibliotecas de uma coleção de sites são armazenados em uma tabela de banco de dados do SQL Server que usa consultas, índices e bloqueios para manter o desempenho, o compartilhamento e a precisão em geral.

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Limitações de recursos

A tabela a seguir resume as informações sobre as limitações de recursos que você precisa conhecer. Essas limitações são definidas na página Limitação de Recursos na Administração Central. Entre em contato com o administrador para obter limites específicos e solicitações para o seu site.

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Criando colunas indexadas do SharePoint

Para ajudar a melhorar o desempenho de uma lista ou biblioteca grande, você pode indexar até 20 colunas. Em geral, um índice em uma coluna permite localizar rapidamente as linhas desejadas com base nos valores dessa coluna, mesmo ao trabalhar com milhões de itens. Ao combinar os índices com modos de exibição filtrados, você pode recuperar rapidamente os itens desejados.

É importante considerar o seguinte ao criar e usar colunas indexadas. Cada índice de coluna adicional consome recursos extras no banco de dados e aumenta um pouco a sobrecarga de cada operação para manter o índice. Portanto, adicione índices somente às colunas que serão usadas ativamente para filtragem nos modos de exibição de lista ou de biblioteca. O ideal é examinar todos os modos de exibição e ver quais colunas são usadas mais comumente entre os diversos modos de exibição de filtragem para ajudar a escolher as colunas adequadas a serem indexadas. Observe que qualquer coluna definida como tendo um valor exclusivo requer um índice.

A tabela a seguir resume quais colunas podem e não podem ser indexadas.

Para obter etapas sobre como criar uma coluna indexada, consulte a seção criar um índice simples ou composto deste tópico.

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Criando modos de exibição filtrados com base em índices de coluna

Para obter um modo de exibição para filtrar rapidamente um grande número de itens, a primeira coluna especificada no filtro precisa ser indexada. As outras colunas especificadas no filtro do modo de exibição podem ou não ser indexadas, mas o modo de exibição não usa esses índices. Também é necessário garantir que a primeira coluna do filtro não retorne mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, mesmo que o resultado final do modo de exibição filtrado retorne menos que o Limite de Modo de Exibição de Lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, você poderá usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um modo de exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, o uso de um operador E normalmente limitará o número total de itens retornados. Mas, mesmo nesse caso, ainda é necessário especificar como primeira coluna no filtro a coluna que mais provavelmente retornará a menor quantidade de dados. Observe que o uso de um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens retornados e não será eficaz nessas circunstâncias.

Se estiver filtrando uma lista por campo indexado, verifique se há itens excluídos na sua lixeira. Os itens na lixeira só são realmente excluídos do banco de dados de back-end quando são removidos da lixeira. Se o número total de itens filtrados na lista e na lixeira for maior que o Limite da Lista, o conjunto de resultados poderá estar incompleto ou sem nenhum resultado.

Um desenvolvedor poderá usar via programação um índice composto na primeira coluna. Um índice composto se baseia em duas colunas, primária e secundária, e pode usar uma das colunas para acessar os dados rapidamente.

A seguir estão algumas sugestões para modos de exibição típicos que funcionariam bem com colunas indexadas:

Encontre links para mais informações sobre como criar ou alterar modos de exibição e sobre fórmulas e funções que você pode usar para filtrar modos de exibição na seção Consulte Também.

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Organizando itens em pastas

Apesar de as pastas (também chamadas contêineres) não precisarem usar grandes listas e bibliotecas, ainda assim você poderá usá-las para ajudar a organizar os dados e melhorar a eficiência do acesso aos dados. Ao criar uma pasta, você realmente está criando um índice interno. Esse índice interno também é criado para a pasta raiz ou para o nível superior de uma lista ou biblioteca. Ao acessar itens em uma pasta, você está usando com eficácia esse índice interno para acessar os dados. Não se esqueça de que se uma pasta contiver subpastas, cada subpasta será contada como um item (mas não qualquer item nessa subpasta).

Mesmo quando o número total de itens em uma lista ou biblioteca é muito grande, um modo de exibição de uma única pasta é no mínimo tão rápido quanto um modo de exibição que filtre o número total de itens utilizando uma coluna indexada. Em alguns cenários, talvez seja possível distribuir todos os itens em uma lista ou biblioteca em várias pastas, de forma que nenhuma pasta tenha mais de cinco mil itens.

É importante levar em consideração os seguintes aspectos ao usar pastas para organizar uma lista ou biblioteca extensa:

• Uma pasta pode conter mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, mas para evitar que seja bloqueada pelo SharePoint 2010, você ainda poderá precisar usar um modo de exibição filtrado com base nos índices de coluna.

• Se você escolher a opção Mostrar todos os itens sem pastas na seção Pastas ao criar ou modificar um modo de exibição nessa lista ou biblioteca, precisará usar um filtro baseado em um índice simples para garantir que não atinja o Limite de Modo de Exibição de Lista.

• Normalmente é útil fazer com que o modo de exibição padrão mostre todas as pastas disponíveis sem nenhuma filtragem para que os usuários possam escolher a pasta apropriada ao inserirem novos itens. A exibição de todas as pastas também torna menos provável que os itens sejam adicionados incorretamente fora das pastas da lista ou biblioteca. Observe que, diferentemente das bibliotecas, não há uma maneira automática de mover itens entre pastas de uma lista.

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Controlando a exibição de dados na página

Depois que o subconjunto de dados é transferido para o computador, há outras estratégias que você pode usar para agilizar a exibição dos dados no navegador.

À medida que você aumenta o tamanho do código-fonte em HTML de uma página da Web, normalmente há um aumento correspondente no tempo para renderizar a página. Quanto maior for a página, mais tempo ela levará para ser exibida. Por exemplo, o estilo padrão de um modo de exibição de lista ou biblioteca é o estilo de tabela, que exibe todos os dados, um item por linha de tabela ou uma página. Portanto, quanto mais linhas forem exibidas, mais tempo levará a exibição dos dados.

Definindo um limite de item em uma página

Definindo um limite de item em uma página, você pode controlar diretamente quantos itens exibidos de cada vez, usando um número específico, o padrão é 30.

Há duas opções ao configurar um limite de item em uma página:

• Se você selecionar Exibir itens em lotes do tamanho especificado (para paginação), estará criando uma exibição de página por página dos dados úteis ao navegar por itens de maneira não interativa.

• Se você selecionar Limitar o número total de itens retornados ao valor especificado, estará criando um limite rígido que pode ou não retornar os resultados inteiros da operação de filtragem, mas poderá ser útil ao testar o modo de exibição, criar um protótipo ou se você apenas desejar recuperar os valores superiores em um modo de exibição.

Usando o estilo de modo de exibição Painel de Visualização

Para ver todas as informações de itens na sua lista em um formato de painel vertical, use o estilo do painel de visualização. Você pode navegar mais rapidamente os dados passando o mouse sobre o título do item em uma região de rolagem no lado esquerdo da página, para ver todos os valores de coluna do item atual verticalmente listado no lado direito da página. Menos dados iniciais são exibidos, e isso ajuda a exibe o modo de exibição mais rápido. Esse estilo também é muito útil quando sua lista largo ou tiver muitas colunas e exijam a rolagem horizontal para ver os dados.

Usando o estilo de modo de exibição Agrupar por

Os Group By exibir estilo grupos os dados por uma categoria (até dois níveis) que você escolher ao definir o modo de exibição, que torna a exibição inicial da exibição de lista muito menor. Você clicar em um botão de sinal de adição/subtração para expandir/recolher um grupo específico de dados e carregar apenas o subconjunto de dados que são necessários na página atual. Esse estilo de modo de exibição não apenas limita a exibição dos dados, mas também a recuperação de dados. Verifique se a opção de Mostrar agrupamento padrão é definida recolhida. Você também pode controlar a paginação dos dados agrupados da mesma forma como os dados que não estão agrupados. Em algumas situações, como relatórios simples ou fazer a busca detalhada e superficial encontrar e atualizar dados, esse estilo de modo de exibição pode ser muito mais eficiente para usuários utilizem.

Usando o modo de exibição Folha de Dados

O modo de exibição Folha de Dados se baseia em um controle ActiveX e foi criado especificamente para carregar dados mais rapidamente ao recuperar e atualizar os dados de forma assíncrona. Esse modo de exibição torna muito mais eficiente rolar, editar e trabalhar com inúmeros dados, e é especialmente útil para fazer adições, atualizações e comparações frequentes nos dados. Sem interromper seu trabalho, suas alterações são enviadas ao servidor, o status é comunicado a você com o uso de ícones, suas alterações são sincronizadas de forma eficaz com o servidor e você resolve rapidamente conflitos ocasionais.

Se o recurso de serviços do Access estiver ativado, você pode trabalhar com dados consideravelmente maior que o limite de modo de exibição de lista, até 50.000 itens por padrão. Encontre mais informações na seção Usando serviços do Access .

Se a lista estiver organizada por pastas e você desejar ver todos os dados no modo de exibição Folha de Dados sem as pastas (modo de exibição "simplificado"), será possível definir o modo de exibição como ver todos os itens sem pastas. Entretanto, talvez você precise usar um filtro que se baseia em colunas indexadas para evitar atingir o Limite de Modo de Exibição de Lista.

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Usando a janela de tempo diária

A janela de tempo diária é uma maneira de os administradores do farm especificarem um período dedicado para que todos os usuários executem operações ilimitadas durante horários fora do pico, por exemplo, das 18h às 22h.

Embora os modos de exibição sejam uma das principais maneiras de recuperar itens de uma lista ou biblioteca, outros comandos e operações do SharePoint também exigem acesso a itens em uma lista ou biblioteca, como: adicionar e excluir um índice, adicionar e modificar uma coluna de lista, excluir e copiar pastas, alterar configurações de segurança de uma lista ou biblioteca, salvar uma lista com conteúdo como modelo, excluir um site e restaurar ou excluir itens da Lixeira. Esses comandos e operações também poderão falhar se ultrapassarem os limites do site ao recuperar dados de lista.

Se você não for desenvolvedor ou não tiver acesso conveniente aos recursos de desenvolvedor para fazer essas operações por você, poderá adiá-las para a janela de tempo diária. Se o período da janela de tempo diária regular for configurado durante as horas de descanso normais, você poderá solicitar ao administrador do farm que mova o período para um horário bem cedo de manhã ou bem tarde à noite.

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Usando sincronização offline

Deixar os dados em modo offline normalmente é mais conveniente e eficaz para você. É possível fazer alterações no computador desktop ou laptop e, ao voltar os dados ao modo online, sincronizar as alterações e resolver os conflitos de maneira tranquila e eficiente. Trabalhar com grandes listas usando a sincronização offline para "limpar", analisar ou relatar dados ajuda a descarregar as atividades do banco de dados e minimizar o uso dos recursos do SharePoint.

Você pode colocar os dados de lista em modo offline e sincronizar as alterações ao voltar ao modo online usando quatro produtos do Microsoft Office. Dois desses produtos, Microsoft Office Access 2010 e Microsoft SharePoint Workspace 2010, processam automaticamente dados de lista ou de biblioteca em lotes pequenos e depois remontam os dados, uma técnica que permite trabalhar substancialmente com mais dados do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, e sem impactar negativamente outros usuários do site do SharePoint.

Microsoft Office SharePoint Workspace 2010     Usando o Office SharePoint Workspace 2010 que você pode realizar com eficiência listas (nativas e externas) e bibliotecas off-line, sincronizam automaticamente as alterações quando ocorrerem no cliente ou no servidor e tire proveito dos sofisticados, mais flexível e muito mais interface de usuário responde em seu laptop ou computador cliente. Nos bastidores, o Office SharePoint Workspace 2010 processa automaticamente os dados em lotes de 100 itens por vez e, em seguida, remonta os dados, o que significa que você pode trabalhar com muitos mais itens do que o limite de modo de exibição de lista do seu site, até um máximo absoluto de 30.000 itens. Se uma lista ou biblioteca contiver mais de 30.000 itens, o computador cliente interrompe a sincronização.

Microsoft Office Access 2010    Você pode ler e gravar listas mais nativas do Office Access 2010 vinculando a eles e Office Access 2010 funciona bem com praticamente todos os tipos de dados do SharePoint. Vinculação permite que você se conectar a dados em uma lista do SharePoint, para que você criar uma conexão bidirecional para exibir e editar os dados mais recentes tanto na lista do SharePoint e seu banco de dados do Access. Acesso cria uma cópia do (ou replica) lista do SharePoint em uma tabela do Access. Depois que a tabela do Access tiver sido criada, você pode trabalhar com dados de lista no Access para cima até o limite de acesso de dois gigabytes (excluindo todos os anexos que não estão armazenados localmente). Além disso, Office Access 2010, caches os dados da lista no cliente, usa um eficiente de memória gravação por cache e somente transferências alterados itens de lista, que torna consultas e atualizações realizar muito mais rápido. Uma caixa de diálogo de resolução de conflitos também ajuda a gerenciar as atualizações conflitantes em uma forma simples.

Se o recurso de serviços do Access estiver ativado, você pode trabalhar com dados consideravelmente maior que o limite de modo de exibição de lista, até 50.000 itens por padrão. Encontre mais informações na seção Usando serviços do Access .

Microsoft Office Excel 2010     Você pode exportar as listas do SharePoint para uma tabela do Excel, o que cria uma conexão de dados unidirecional entre a tabela do Excel e a lista do SharePoint. Quando você atualiza os dados da lista do SharePoint e a tabela do Excel, o Office Excel 2010 substitui os dados do Excel pelos dados de lista mais recentes do SharePoint, substituindo todas as alterações feitas nessa tabela do Excel. Depois que os dados estiverem na tabela do Excel, você poderá aproveitar as vantagens dos inúmeros recursos de análise de dados do Office Excel 2010, como planilhas avançadas e flexíveis, relatórios de Tabela Dinâmica, gráficos profissionais e minigráficos, formatação condicional com ícones, barras de dados, escalas de cores e operações sofisticadas de teste de hipóteses.

Se o recurso de serviços do Access estiver ativado, você pode trabalhar com dados consideravelmente maior que o limite de modo de exibição de lista, até 50.000 itens por padrão. Encontre mais informações na seção Usando serviços do Access .

Microsoft Office Outlook 2010     No Office Outlook 2010, você pode ler e gravar Listas de Contatos, Tarefas, Calendários e Discussões, bem como sincronizar bibliotecas de documentos. Por exemplo, é possível trabalhar com listas de tarefas padrão e de projeto, tornando as listas offline, exibindo, atualizando e atribuindo novas tarefas, tornando-as online novamente e sincronizando-as sem sair do Office Outlook 2010; você também pode armazenar, compartilhar e gerenciar contatos do SharePoint de forma mais eficiente no Office Outlook 2010.

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Usando a pesquisa para encontrar itens de lista ou biblioteca

O uso da pesquisa é uma maneira alternativa de encontrar documentos ou itens em uma biblioteca ou lista grande. Como a pesquisa tem seus próprios mecanismos de indexação, ela não está sujeita ao Limite de Modo de Exibição de Lista ou a outros limites relacionados. Ao usar a pesquisa, você pode facilmente definir seu escopo (ou limite) para uma lista ou biblioteca específica. É possível pesquisar por palavra-chave ou frase e depois restringir ainda mais os resultados usando propriedades de item, como autor de um documento ou data de criação de um item de lista. Você pode ainda usar sintaxe booliana e operadores lógicos para formular consultas mais elaboradas. Depois de identificar os resultados com os quais você deseja trabalhar, será possível usar o Painel de Refinamento para, por exemplo, classificar e filtrar os resultados de acordo com suas necessidades.

Encontre mais informações sobre o uso de pesquisa na seção Consulte também.

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Sobre os recursos do SharePoint comumente usados

Para ajudar ainda mais o desempenho geral do sistema e evitar atingir um limite de recursos, considere os seguintes recursos do SharePoint comumente usados:

Modos de exibição pessoais    Como a criação de modos de exibição que usam um índice de colunas corretamente é mais complicada para listas e bibliotecas grandes, você pode remover a permissão Gerenciar Modos de Exibição Pessoal dos contribuintes de uma lista ou biblioteca grande. Removendo essa permissão, você pode evitar que os usuários criem um modo de exibição que inclua todos os itens e que possa afetar o desempenho de outras áreas do site de modo adverso.

Listas relacionais     Ao criar relações de listas usando colunas de pesquisa, colunas exclusivas e comportamento relacional imposto (também chamado integridade referencial), você pode atingir o Limite de Modo de Exibição de Lista e pode ser bloqueado nas seguintes circunstâncias:

• Se você tornar uma coluna exclusiva em uma lista existente que tenha itens acima do Limite de Modo de Exibição de Lista (mas observe que adicionar um item a uma lista que faz com que ela ultrapasse o Limite de Modo de Exibição de Lista é uma operação que normalmente não é bloqueada).

• Se uma lista tiver mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista e você ativar Exclusão em Cascata ou Exclusão Restrita) para um campo de pesquisa nessa lista.

RSS Feeds     Depois que o suporte RSS for habilitado na Administração Central e no nível de conjunto de sites, você poderá habilitar e configurar o suporte RSS para os muitos tipos de listas e bibliotecas. Quando os usuários acessarem o RSS Feed de uma lista ou biblioteca, os dados serão recuperados da lista. O modo de exibição de RSS padrão limita o número de itens retornados com base na data em que o item foi modificado pela última vez usando um filtro na coluna Modificados. Se a lista ou biblioteca tiver muitos itens e os usuários acessarem o RSS Feed, será recomendável indexar a coluna Modificados. Você também pode reduzir o número de itens recuperados alterando o número de itens e o número de dias cujas alterações são incluídas em um RSS Feed.

Encontre mais informações sobre como gerenciar RSS Feeds na seção Consulte também.

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Usando Serviços do Access

Você pode criar um banco de dados Web usando o Office Access 2010 e o Office SharePoint Services com os Serviços do Access configurados. O Office Access 2010 torna fácil criar tabelas com base em listas nativas vinculadas, consultas, formulários, relatórios e macros, publicar esses objetos em um site do SharePoint, converter automaticamente esses objetos em páginas e funcionalidade do SharePoint e criar um aplicativo robusto em um site do SharePoint.

Usando os Serviços do Access, você pode trabalhar com consideravelmente mais dados do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, sem ser bloqueado. Os Serviços do Access processam automaticamente os dados em lotes de 2.000 itens por vez e, em seguida, remonta os dados. O limite padrão é 50.000 itens, embora isso possa ser alterado por um administrador de farm. Observe que os Serviços do Access têm seu próprio conjunto de limites.

Encontre mais informações sobre os Serviços do Access na seção Consulte também.

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Usando consultas indexadas e de fallback

Os recursos de Filtragem e Navegação de Metadados são habilitados por padrão na maioria dos sites criados no SharePoint Server 2010. Mesmo se a navegação de metadados não tiver sido configurada para uma lista ou biblioteca específica, a Filtragem e Navegação de Metadados ainda estará ativa em segundo plano para melhorar o desempenho dos modos de exibição em listas e bibliotecas. Os recursos de Filtragem e Navegação de Metadados podem selecionar automaticamente o melhor índice para se trabalhar sempre que um modo de exibição é carregado. Quando você carrega novos modos de exibição, aplica filtros aos modos de exibição, limpa os filtros ou aplica uma classificação em um campo, a otimização de consultas determina a melhor maneira de consultar o banco de dados.

Se um usuário criar ou carregar um modo de exibição que não pode usar um índice para consultar a lista, os recursos de Filtragem e Navegação de Metadados construirão e executarão uma consulta de fallback, ou seja, uma versão modificada da consulta original do usuário que exibe um conjunto parcial dos itens solicitados porque ela consulta com base somente em uma parte da lista, e não a lista inteira. Ela serve para fornecer alguns resultados úteis em situações em que a consulta original está bloqueada devido à limitação de listas extensas. Até 1.250 dos itens mais recentes são exibidos com base na data e horário em que esses itens de lista foram adicionados à lista. Ocasionalmente, as consultas de fallback retornarão 0 resultados se nenhum item na parte da lista verificada pela consulta contiver resultados que correspondam à consulta original do usuário.

Para obter mais informações sobre os recursos de filtragem e navegação de metadados na seção Consulte também.

Usando o site de Centro de Documentos

Você pode usar um site de Centro de Documentos para criar, gerenciar e armazenar grandes números de documentos. Um Centro de Documentos se baseia em um modelo de site e é projetado para atuar como repositório centralizado para gerenciar muitos documentos. Os recursos, como a navegação de metadados e no modo de exibição de árvore, os tipos de conteúdo e as Web Parts, ajudam a organizar e recuperar documentos de maneira eficiente e significativa para os usuários.

Os supervisores de Conteúdo podem configurar rapidamente a navegação orientada a metadados para que seja bem executada para a maioria das bibliotecas sem explicitamente criar índices, mas também são auxiliados ao criar índices adicionais para melhorar o desempenho em uma variedade maior de filtros e modos de exibição.

Você pode usar um site do Centro de Documentos como ambiente de criação ou arquivamento de conteúdo:

• Em um ambiente de criação, os usuários fazem ativamente o check-in e o check-out de arquivos e criam estruturas de pastas para esses arquivos. O controle de versões está habilitado, e dez ou mais versões anteriores de cada documento podem coexistir. Os usuários fazem check-in e check-out de documentos com frequência, e fluxos de trabalho podem ajudar a automatizar ações nos documentos.

• Em contrapartida, em um arquivo morto de conteúdo (ou base de conhecimento), ocorre muito pouca criação. Os usuários simplesmente exibem ou carregam documentos. Normalmente, os arquivos mortos de conteúdo contêm versões únicas de documentos, e um site pode escalonar para milhões de arquivos. Em um cenário típico, como uma central de suporte técnico para uma organização de grande porte, 10.000 usuários podem acessar o conteúdo, principalmente para fins de leitura. Um subconjunto de 3.000 a 4.000 usuários pode carregar novo conteúdo no site.

Encontre links para informações adicionais sobre o gerenciamento de documentos na seção Consulte também.

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Usando listas externas

Os Serviços Corporativos de Conectividade (BCS), que é um componente do Catálogo de Dados Corporativos (BDC), fornecem interfaces padronizadas a dados, processos e aplicativos de linha de negócios existentes. Usando o BCS, você pode definir tipos de conteúdo externo e conectar-se a fontes de dados, como SAP, serviços da Web, SIEBEL e SQL Server. Depois disso, o BCS permite a integração do SharePoint desses dados externos através de listas externas. Uma lista externa se comporta em alguns aspectos como uma lista nativa do SharePoint. Sem sair do SharePoint, você pode criar, ler, atualizar e excluir dados dessas fontes de dados e usar um subconjunto de recursos do SharePoint relacionados a lista.

Como uma lista externa não usa o banco de dados back-end do SharePoint SQL Server para armazenar e recuperar dados, uma lista externa não fica sujeita às mesmas limitações de recursos de uma lista ou biblioteca nativa (embora as listas externas tenham diferentes limitações de recursos). Em alguns casos, você pode descobrir que uma lista externa é mais prática para seus requisitos de dados e aplicativos.

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Criar um índice simples ou composto

Para melhorar o desempenho de uma lista ou biblioteca grande, você pode criar um índice. Então você pode usar a coluna indexada quando você criar ou modificar um modo de exibição filtrado com base em índices de coluna da lista ou biblioteca.

1. Navegue até o site que contém a lista ou biblioteca para a qual deseja criar o índice.

2. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

   Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ações do Site , clique em Exibir todo o conteúdo do Site e clique no nome da lista ou biblioteca.

3. Na faixa de opções, em Ferramentas de Lista ou Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Lista ou Biblioteca e, no grupo Configurações, clique em Configurações da Lista ou Configurações da Biblioteca.

4. Na seção Colunas, clique em Colunas indexadas.

5. Na página Colunas Indexadas, clique em Criar um novo índice.

6. Siga um destes procedimentos:

   Para criar um índice simples:

   1. Na seção Coluna Primária, em Coluna primária deste índice, selecione a coluna.

   2. Clique em Criar.

      Para criar um índice composto:

   3. Na seção Coluna Primária, em Coluna primária deste índice, selecione a coluna.

   4. Na seção Coluna Secundária, em Coluna secundária deste índice, selecione a coluna.

   5. Clique em Criar.

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Criar ou modificar um modo de exibição filtrado com base em índices de coluna

Depois de indexar uma coluna, você poderá adicioná-la a um modo de exibição, quando criar ou modificar um modo de exibição, e usar a coluna indexada para filtrá-lo. Antes de criar um modo de exibição, convém adicionar mais colunas à lista para permitir mais flexibilidade para classificação, agrupamento e filtragem.

Encontre mais informações sobre como criar colunas e modos de exibição na seção Consulte também.

1. Navegue até o site que contém a lista ou biblioteca para a qual deseja criar o índice.

2. Se a lista ou biblioteca ainda não estiver aberta, clique em seu nome no Início Rápido.

   Se o nome da lista ou biblioteca não aparecer, clique em Ações do Site , clique em Exibir todo o conteúdo do Site e clique no nome da lista ou biblioteca.

3. Na faixa de opções, em Ferramentas de Lista ou Ferramentas de Biblioteca, clique na guia Lista ou Biblioteca.

4. Siga um destes procedimentos:

   Para criar um modo de exibição:   

   1. No grupo Modos de Exibição Gerenciados, clique em Criar Modo de Exibição.

   2. Clique na opção, como Modo de Exibição Padrão ou um modo de exibição existente, que você deseja usar para criar o modo de exibição.

   3. Na caixa Nome do Modo de Exibição, digite o nome do modo de exibição.

      Selecione Definir esta exibição como padrão se desejar tornar esta a exibição padrão da lista ou biblioteca. Somente uma exibição pública pode ser a padrão para uma lista ou biblioteca.

      Para modificar um modo de exibição:   

   4. No grupo Modos de Exibição Gerenciados, selecione o modo de exibição que você deseja modificar, na lista suspensa Modo de Exibição Atual.

   5. No grupo Modos de Exibição Gerenciados, clique em Modificar este Modo de Exibição.

5. Na seção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o que se segue for verdadeiro e, em seguida, escolha como deseja filtrar os itens com base em uma das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar um modo de exibição apenas de itens que foram alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexado), a condição é igual a e, em seguida, digite [Hoje].

   Observação: Se você não vir quaisquer colunas que dizem (indexado) após o nome, você não tem quaisquer colunas indexadas disponíveis para essa lista ou biblioteca. Você deve primeiro criar um índice simple ou composto.

6. Escolha qualquer outra opção para o modo de exibição, como quais colunas serão exibidas ou ocultas e como os itens serão classificados.

7. Clique em OK.

Obtenha mais informações sobre como criar modos de exibição na seção Consulte também.

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