Gerenciar caixas de correio inativas no Office 365

O Office 365 possibilita reter o conteúdo de caixas de correio excluídas. Esse recurso é chamado de caixas de correio inativas. As caixas de correio inativas permitem reter o email de ex-funcionários depois que eles se desligam da organização. Uma caixa de correio se torna inativa quando uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365 (criada no Centro de Conformidade e Segurança do Office 365) é aplicada à caixa de correio antes de a conta de usuário correspondente do Office 365 ser excluída. O conteúdo de uma caixa de correio inativa é retido pelo tempo da retenção que foi estabelecido na caixa de correio antes que ela se tornasse inativa. Isso permite que os administradores, inspetores de conformidade e gerenciadores de registros usem a Pesquisa de Conteúdo no Centro de Conformidade e Segurança para pesquisar e exportar o conteúdo de uma caixa de correio inativa. As caixas de correio inativas não podem receber email e não são exibidas no catálogo de endereços compartilhado ou em outras listas da organização.

Importante : Adiamos o prazo de 1º de julho de 2017 para descontinuar a criação de novos Bloqueios In-Loco para tornar uma caixa de correio inativa. Mas, ainda este ano ou no início do próximo ano, você não poderá criar novos Bloqueios In-loco no Exchange Online. Nesse momento, somente retenções de litígio e políticas de retenção do Office 365 poderão ser usadas para criar uma caixa de correio inativa. No entanto, as caixas de correio inativas existentes que estiverem no Bloqueio In-Loco ainda terão suporte, e você poderá continuar a gerenciar os Bloqueios In-Loco em caixas de correio inativas. Isso inclui a alteração da duração de um Bloqueio In-Loco e exclusão permanente de uma caixa de correio inativa por meio da remoção do Bloqueio In-Loco.

Antes de começar

  • Para tornar uma caixa de correio inativa, ela deve receber a uma licença do Exchange Online (Plano 2) para que uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365 possa ser aplicada à caixa de correio antes de ela ser excluída. As licenças do Exchange Online (Plano 2) fazem parte de uma assinatura 365 Enterprise E3 e E5 do Office 365. Se uma caixa de correio receber uma licença do Exchange Online (Plano 1) (que faz parte de uma assinatura 365 Enterprise E1 do Office 365), você deverá atribuir a ela uma licença de Arquivamento do Exchange Online para que uma retenção possa ser aplicada à caixa de correio antes de ela ser excluída. Confira mais informações em Arquivamento do Exchange Online.

  • A licença associada à caixa de correio do Exchange Online excluída estará disponível depois que você excluir a conta de usuário correspondente do Office 365. Assim, você poderá atribuir essa licença a outro usuário.

  • Se uma Retenção de Litígio ou uma política de retenção do Office 365 não for aplicada a uma caixa de correio antes de ela ser excluída, o conteúdo da caixa de correio não será retido nem detectável. No entanto, a caixa de correio excluída pode ser recuperada em até 30 dias a contar da exclusão, mas a caixa de correio e seu conteúdo serão permanentemente excluídos depois de 30 dias se ela não for recuperada.

  • Confira mais informações sobre Retenção de Litígio em Bloqueio In-loco e Retenção de Litígio. Confira mais informações sobre políticas de retenção do Office 365 no Centro de Conformidade e Segurança em Visão geral de políticas de retenção no Office 365.

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Tornar uma caixa de correio inativa

Tornar uma caixa de correio inativa envolve duas etapas: colocar a caixa de correio na Retenção de Litígio ou aplicar uma política de retenção do Office 365 a ela e, em seguida, excluir a caixa de correio ou a conta de usuário correspondente do Office 365. Depois que a caixa de correio estiver inativa, seu conteúdo será retido até que a retenção ou a política de retenção seja removida.

Etapa 1: Colocar uma caixa de correio na Retenção de Litígio ou aplicar uma política de retenção do Office 365.

Colocar uma caixa de correio na Retenção de Litígio ou aplicar uma política de retenção do Office 365 retém o conteúdo na caixa de correio antes de ela ser excluída. Ambos os tipos de retenção manterão todo o conteúdo da caixa de correio, incluindo itens excluídos e versões originais dos itens modificados. Os itens excluídos e modificados são retidos na caixa de correio inativa por um período especificado, ou até que você exclua permanentemente a caixa de correio inativa removendo a retenção ou a política de retenção que é aplicada à caixa de correio inativa.

Se uma retenção já estiver colocada em uma caixa de correio ou se uma política de retenção do Office 365 já estiver aplicada a uma caixa de correio, tudo o que você tem que fazer é excluir a conta de usuário correspondente do Office 365, conforme explicado na Etapa 2.

Para ver os procedimentos passo a passo a fim de colocar uma caixa de correio em Retenção em Litígio ou aplicar uma política de retenção do Office 365, confira:

Observação : Para Retenções In-loco e as políticas de retenção do Office 365, você pode criar uma retenção indefinida ou uma retenção baseada no tempo. Em uma retenção indefinida, o conteúdo da caixa de correio inativa será mantido para sempre, ou até que a retenção seja removida, ou até que a duração da retenção seja alterada. Depois que a retenção ou a política de retenção é removida (supondo que a caixa de correio foi excluída mais de 30 dias atrás), a caixa de correio inativa é marcada para exclusão permanente e o conteúdo da caixa de correio não será mais retido nem detectável. Em uma retenção ou política de retenção do Office 365 baseada no tempo, você especifica a duração da retenção. Essa duração é por item e calculada a partir da data em que um item da caixa de correio foi recebido ou criado. Depois que a retenção expira para um item de caixa de correio e esse item é movido para a pasta Itens Recuperáveis, ou está localizado nela, na caixa de correio inativa, o item é permanentemente excluído (apagado) da caixa de correio inativa depois que o período de retenção do item excluído expira.

Etapa 2: Excluir a caixa de correio

Depois que a caixa de correio é colocada em uma retenção ou uma política de retenção do Office 365 é aplicada a ela, a próxima etapa é excluir a caixa de correio. A melhor maneira de excluir uma caixa de correio é excluir a conta de usuário correspondente do Office 365 no Office365AdminCenter. Confira as informações sobre como excluir contas de usuário do Office 365 em Excluir um usuário da sua organização.

Observação : Também é possível excluir a caixa de correio usando o cmdlet Remove-Mailbox no PowerShell do Exchange Online. Para saber mais, confira Excluir ou restaurar caixas de correio de usuário no Exchange Online.

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Gerenciar caixas de correio inativas

As seções a seguir descrevem o que você pode fazer depois que torna uma caixa de correio inativa. Para ver uma lista das caixas de correio inativas na sua organização para que possa gerenciá-las, execute o comando a seguir no PowerShell do Exchange Online.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

Pesquisar e exportar o conteúdo de uma caixa de correio inativa

É possível acessar o conteúdo da caixa de correio inativa usando a ferramenta Pesquisa de Conteúdo no Centro de Conformidade e Segurança. Quando você pesquisa uma caixa de correio inativa, é possível criar uma consulta de pesquisa por palavra-chave para pesquisar itens específicos, ou é possível retornar o conteúdo inteiro da caixa de correio inativa. Você pode visualizar os resultados da pesquisa ou exportá-los para um arquivo de Dados do Outlook (PST) ou como mensagens de email individuais. Para ver os procedimentos passo a passo de como pesquisar caixas de correio e exportar resultados da pesquisa, confira os seguintes tópicos:

Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa

Após tornar uma caixa de correio inativa, é possível alterar a duração da Retenção de Litígio ou do Bloqueio In-loco na caixa de correio inativa. Confira os procedimentos passo a passo em Alterar a duração da retenção para uma caixa de correio inativa no Office 365.

Recuperar uma caixa de correio inativa

Se um antigo funcionário retornar à organização, ou se um novo funcionário passar a realizar as tarefas do antigo funcionário, é possível recuperar o conteúdo da caixa de correio inativa. Ao recuperar uma caixa de correio inativa, ela é convertida em uma nova caixa de correio, o conteúdo e a estrutura de pastas da caixa de correio inativa são mantidos e ela é vinculada a uma nova conta de usuário. Após sua recuperação, a caixa de correio inativa deixa de existir. Confira os procedimentos passo a passo e saiba mais sobre o que acontece ao recuperar uma caixa de correio inativa em Recuperar uma caixa de correio inativa no Office 365.

Restaurar o conteúdo de uma caixa de correio inativa em outra caixa de correio

Se outro funcionário passar a fazer as tarefas de um antigo funcionário, ou se outra pessoa precisar acessar o conteúdo da caixa de correio inativa, é possível restaurar (ou mesclar) o conteúdo da caixa de correio inativa a uma caixa de correio existente. Ao restaurar uma caixa de correio inativa, o conteúdo é copiado para outra caixa de correio. A caixa de correio inativa é mantida e permanece como inativa. A caixa de correio inativa ainda pode ser pesquisada usando a Descoberta Eletrônica, seu conteúdo pode ser restaurado para outra caixa de correio, ou ela pode ser recuperada ou excluída posteriormente. Confira os procedimentos passo a passo em Restaurar uma caixa de correio inativa no Office 365.

Excluir uma caixa de correio inativa

Se não for mais preciso reter o conteúdo de uma caixa de correio inativa, você poderá excluí-la permanentemente removendo a retenção ou a política de retenção do Office 365 aplicada à caixa de correio inativa. Se a caixa de correio foi excluída há mais de 30 dias, ela será marcada para exclusão permanente depois que você remover a retenção e não poderá mais ser recuperada. Se foi excluída nos últimos 30 dias, ainda será possível recuperá-la após remover a retenção ou a política de retenção. Confira os procedimentos passo a passo de como remover uma retenção ou a política de retenção do Office 365 a fim de excluir permanentemente uma caixa de correio inativa em Excluir uma caixa de correio inativa no Office 365.

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