Gerenciando reuniões e participantes

Como apresentador, você controla todos os aspectos de uma reunião. Você decide quem participará e até que ponto eles terão permissão para participar.

Exibindo informações da reunião

A qualquer momento durante uma reunião, você pode exibir informações básicas sobre ela, incluindo o seguinte:

  • O nome da reunião

  • A data, a hora de início e a hora de término da reunião

  • A ID da reunião

  • A chave da reunião

  • O centro de conferências

  • O local da Web (a URL) para ingressar na reunião

  • Os detalhes da chamada da conferência por telefone

Para exibir informações da reunião

  • Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

Gerenciando participantes da reunião

Você pode exibir a lista de participantes que ingressaram na reunião e realizar uma ação voltada para um participante específico, como iniciar um bate-papo. Também é possível exibir a cor atual dos comentários de cada integrante da lista.

Como alternativa, você pode exibir as mesmas informações em formato pictórico no Mapa de Assentos. Contudo, nesse modo de exibição, não é possível realizar ações voltadas para os participantes.

Para assumir um controle maior sobre quem será permitido em uma reunião, use o Lobby de Reunião.

É possível definir permissões para os participantes exibirem a lista de participantes e o Mapa de Assentos.

Para exibir a lista de participantes da reunião

  1. Na barra de comandos principal, clique em Participantes.

  2. Se necessário, no painel Participantes, clique em Exibir e depois em Lista.

Para exibir o mapa de assentos

  • No painel Participantes, clique em Exibir e depois em Mapa.

Gerenciando as permissões dos participantes

Inicialmente, as permissões dos participantes são definidas pelo organizador da reunião. Como apresentador, você pode ajustar as seguintes permissões para todos os participantes:

  • Se você selecionar Imprimir em PDF, os participantes poderão salvar o recurso atual nos respectivos computadores como um arquivo do Adobe Acrobat (PDF).

  • Se você selecionar Revisar conteúdo atual, os participantes poderão exibir um recurso enquanto outro está sendo apresentado.

  • Se você selecionar Fazer perguntas, os participantes poderão enviar perguntas ao apresentador, receber respostas e "levantar a mão" para solicitar a palavra ou um bate-papo.

  • Se você selecionar Anotar o conteúdo atual, os participantes poderão usar as ferramentas de anotação para fazer anotações em um slide de colaboração.

  • Se você selecionar Exibir a lista de participantes, os participantes poderão exibir a lista das pessoas que estão participando da reunião, juntamente com a cor atual dos comentários de cada participante.

  • Se você selecionar Exibir o mapa de assentos, os participantes poderão exibir a lista de participantes em formato pictórico.

  • Se você selecionar Bater Papo, os integrantes poderão participar de bate-papos a dois com outros participantes ou tomar a palavra de um apresentador.

  • Se você selecionar Exibir miniaturas e navegar pelo conteúdo atual, os participantes poderão exibir slides individuais do recurso atual e navegar por eles.

  • Se você selecionar Criar novas páginas no conteúdo atual, os participantes poderão adicionar um novo slide ao recurso atual.

  • Se você selecionar Usar o painel de conteúdo para selecionar e adicionar conteúdo, os participantes poderão controlar o conteúdo da apresentação na reunião.

  • Em Folhetos, se você selecionar Apenas baixar, os participantes poderão baixar folhetos fornecidos pelo apresentador ou por outro participante.

  • Em Folhetos, se você selecionar Carregar e baixar, os participantes poderão carregar ou baixar folhetos. (Para carregar, eles deverão usar o cliente baseado no Microsoft Windows.)

  • Em Folhetos, se você selecionar Não disponível, não haverá folhetos disponíveis para a reunião.

  • Em Anotações Compartilhadas, se você selecionar Não disponível, não haverá Anotações Compartilhadas disponíveis para a reunião.

  • Em Anotações Compartilhadas, se você selecionar Exibir, Salvar, os participantes (com exceção dos participantes do Live Meeting Web Access) poderão exibir as Anotações Compartilhadas de uma reunião e salvar uma cópia das mesmas em seus computadores.

  • Em Anotações Compartilhadas, se você selecionar Exibir, Salvar, Editar, os participantes (com exceção dos participantes do Live Meeting Web Access) poderão colaborar na criação de Anotações Compartilhadas, além de salvá-las em seus computadores.

Para alterar as permissões dos participantes

  1. Na barra de comandos principal, clique em Participantes.

  2. No painel Participantes, clique em Permissões.

  3. Na caixa de diálogo Permissões de Participantes, faça as alterações desejadas e clique em OK.

Convidando participantes e apresentadores adicionais

Durante uma reunião, você pode enviar um email convidando outras pessoas para ingressar na reunião.

Para convidar novos participantes para a reunião

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Convidar.

  3. Na caixa de diálogo Enviar Convites por Email, digite as seguintes informações:

    • Seu endereço de email.

    • Seu nome.

    • Os endereços de email de todos os convidados que deverão ter privilégios de Apresentador na reunião. Use ponto-e-vírgulas para separar os endereços.

    • Os endereços de email de todos os convidados que deverão ter privilégios de Participante na reunião. Use ponto-e-vírgulas para separar os endereços.

    • O texto da mensagem do convite.

  4. Clique em Enviar Convites.

Usando o Lobby de Reunião

O Lobby de Reunião proporciona uma maneira de controlar o fluxo de participantes na reunião. Esse recurso é particularmente útil em reuniões que envolvem um grande número de pessoas.

O uso do Lobby de Reunião tem as seguintes vantagens:

  • Você pode permitir que participantes inesperados ingressem de forma seletiva.

  • Você pode decidir bloquear a reunião para impedir a participação daqueles que chegarem tarde.

Quando se usa o Lobby de Reunião, é gerada uma URL de Lobby de Reunião no momento em que a reunião é criada. Quando um organizador configura uma reunião, ele pode tornar a URL do Lobby de Reunião disponível de modo geral para as pessoas que não receberam um convite do Live Meeting. Quem seguir esse link entrará no Lobby de Reunião e aguardará ali até que você (ou outro apresentador) lhe conceda acesso à reunião.

Para ajudar a controlar a atividade no Lobby de Reunião, você pode optar por receber uma notificação no seu console sempre que um participante entrar no lobby.

Para que seja possível usar o Lobby de Reunião, o organizador deverá habilitá-lo no momento em que configurar a reunião.

Para exibir o Lobby de Reunião

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Lobby.

Para conceder acesso a um participante no Lobby de Reunião

  1. No Lobby de Reunião, em Participantes, clique no nome do participante ao qual deseja conceder acesso.

  2. Clique em Conceder Acesso.

Para conceder acesso automaticamente aos participantes no Lobby de Reunião

  • No Lobby de Reunião, emConfigurações de Lobby, marque a caixa de seleção Conceder acesso automaticamente a todos os participantes no lobby.

Para negar acesso a uma participante no Lobby de Reunião

  1. No Lobby de Reunião, em Participantes, clique no nome do participante ao qual deseja negar acesso.

  2. Clique em Negar Acesso.

Para receber notificações quando os participantes entrarem no Lobby de Reunião

  • No Lobby de Reunião, em Configurações de Lobby, marque a caixa de seleção Sempre me avisar quando novos participantes ingressarem no lobby.

Para bloquear a reunião

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Bloquear.

Para desbloquear a reunião

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Desbloquear.

Encerrando uma reunião

Como apresentador, você tem duas opções para sair de uma reunião: pode fechar o Office Live Meeting Web Access e permitir que a reunião continue sem você ou pode encerrar a reunião para todos os participantes, inclusive você.

Para sair da reunião e permitir que ela continue

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Sair.

  3. Na caixa de diálogo Confirmar Sair da Reunião, clique em OK.

Para encerrar a reunião para todos os participantes

  1. Na barra de comandos principal, clique em Reunião.

  2. No painel Reunião, clique em Sair e Encerrar Reunião.

  3. Na caixa de diálogo Confirmar Terminar Sessão, clique em OK.

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