Fornecendo suporte para a adoção do Project Online com um escritório de gerenciamento de projetos (PMO)

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O que é um PMO?

Digamos que você pretende adotar o Project Online em sua empresa. Como você planeja usá-lo, ou melhor, qual é o problema comercial que você está tentando resolver? Estes podem ser alguns exemplos:

  • Meus executivos desejam dar uma melhor visibilidade ao status do projeto.

  • Preciso de uma melhor maneira de gerenciar meus recursos e atribuí-los aos projetos.

  • Quero controlar com facilidade o tempo que as pessoas passam em suas tarefas.

  • Quero uma maneira mais eficiente de controlar dados de projetos do que usar planilhas do Excel.

As organizações mais bem-sucedidas com o uso do Project Online na abordagem de problemas comerciais são aquelas que criam um conjunto de padrões, processos e práticas recomendadas para o modo de gerenciamento dos projetos em suas organizações. A pessoa ou o grupo que cria e gerencia essas regras de gerenciamento de projetos é conhecido por vezes como o escritório de gerenciamento de projetos (PMO).

Qual é a função de um PMO?

Nas grandes empresas, um PMO pode se basear em um departamento que lida com problemas de gerenciamento de projetos em toda a organização, como a implementação e o gerenciamento de projetos, promovendo treinamento e pesquisa das necessidades de gerenciamento de projetos ou determinando a melhor maneira de criar relatórios úteis. Nas empresas de pequeno ou médio porte, um PMO pode variar entre apenas uma pessoa e um grande grupo de pessoas, mas também pode ser dimensionado para tentar resolver o mesmo tipo de problema em grandes empresas. No entanto, os objetivos comuns de todos os PMOs devem incluir:

  • Direcionar e divulgar a adoção do sistema de gerenciamento de projetos.

  • Simplificar o gerenciamento de projetos para os usuários da organização com a automação de processos na ferramenta.

  • Criar políticas, procedimentos e práticas recomendadas sobre as funções de gerenciamento de projetos.

  • Ser especialista no assunto, servindo como um “Centro de excelência” para todos os recursos e fornecendo treinamento sobre as ferramentas e práticas recomendadas para gerenciamento de projetos.

  • Ser capacitado por apoio executivo para fazer e impor mudanças através das respectivas recomendações.

Ainda está com dúvidas? Vamos voltar um pouco e usar um exemplo com o qual as pessoas possam se identificar, por exemplo, como um chefe de família que cuida da sua própria casa:

Necessidade

PMO

Família

PMO - Informações

O PMO ajuda a estabelecer uma maneira eficiente de fornecer informações sobre os participantes do projeto através dos relatórios de integridade e do status do projeto. Isso pode envolver necessidades de relatórios de pesquisa, a migração de dados para o sistema e a criação de fluxos de trabalho para garantir que os dados necessários para alimentar os relatórios recorrentes entrem no sistema em tempo hábil.

O chefe de família vai precisar de informações sobre como estão as coisas:

  • Boletins trimestrais da escola dos filhos.

  • Extratos bancários mensais para acompanhar a situação financeira.

  • Visitas anuais ao médico clínico para examinar a saúde dos membros da família.

PMO - Informações sobre quem está fazendo o que

O PMO cria processos para obter os dados corretos para o sistema de gerenciamento de projetos, a fim de fornecer o status em nível de projeto para os respectivos gerentes. Ele também fornece orientações e práticas recomendadas para o gerenciamento de recursos.

As pessoas da família devem saber quais são as atividades de cada um em casa. Isso inclui:

  • Quem vai buscar os filhos na escola, passear com o cachorro de manhã, fazer o almoço, etc.

  • Quando uma pessoa não pode realizar uma determinada tarefa, você precisa saber quem está disponível para fazer no lugar dela.

  • Isso facilita a exibição das tarefas de todos, do calendário escolar e da disponibilidade de cada um, em um calendário central da família. Desse modo, é fácil saber quem pode fazer o quê.

PMO - Fóruns para colaboração

O PMO ajuda a criar sites de colaboração para o projeto e personaliza-os para melhor atender às necessidades dos usuários do site.

Os membros da família precisam de um fórum no qual possam colaborar, tal como:

  • A postagem de eventos importantes em um calendário de parede na cozinha

  • As conversas diárias entre os membros à mesa de refeições.

PMO - Avaliar e reduzir o risco

O PMO é responsável por configurar um sistema para lidar com gerenciamento de riscos.

O chefe de família precisa planejar a redução de riscos:

  • Determinar a necessidade de planos de saúde.

  • Inscrever-se em uma academia de ginástica.

  • Aumentar o valor da poupança para aposentadoria.

PMO - Estabelecer regras e processos

O PMO analisa os fluxos de trabalho e os processos atuais, e localiza um método de automatizá-los através da ferramenta de gerenciamento de projetos que está em fase de implementação. Uma delas pode envolver a determinação de fatores para selecionar os projetos que devem avançar mediante um orçamento específico (análise de portfólio).

O chefe de família estabelece regras e processos para a família, como:

  • Definir o horário em que os filhos devem voltar para casa ou o horário de dormir.

  • Analisar fatores para determinar as compras que podem fazer (por exemplo, "podemos comprar um carro, consertar o telhado da casa ou sair de férias esse ano?").

  • Ajustar o sistema de irrigação do jardim com um temporizador automático.

  • Escolher um dia da semana para fazer compras no supermercado e outros afazeres.

Um PMO orienta a empresa no gerenciamento de projetos com mais eficiência, realizando as seguintes ações:

  • Coletar informações para ajudar a definir quais são os requisitos do gerenciamento de projetos para a organização. Por exemplo, analisar as necessidades comerciais de sua organização, criando processos para atender a essas necessidades e mapeando esses processos para estabelecer parâmetros ou fluxos de trabalho no Project Online.

  • Determinar quais são os dados importantes a analisar continuamente e trabalhar com o administrador do projeto para compartilhar dados com os participantes. Por exemplo, determinar o processo e os dados necessários para introduzir no sistema, de modo a criar um relatório de status semanal do projeto para fornecer ao participantes um acúmulo da integridade de projetos em andamento.

  • Criar regras para processos e fluxos de trabalho. Por exemplo, estabelecer um fluxo de trabalho no qual as ideias do projeto passam por um processo de aprovação para se tornarem projetos de fato no Project Online.

  • Migrar os dados existentes do seu sistema de gerenciamento de projetos atual para um novo. Por exemplo, encontrar a maneira mais fácil de migrar recursos e dados de projetos a partir de planilhas do Microsoft Excel para o Project Online ou do Project Professional no computador de cada usuário para um ambiente centralizado do Project Online.

  • Fornecer suporte para o gerenciamento do portfólio de projetos para auxiliar na priorização e na previsão de projetos. Como a maioria das empresas, há muitos projetos que você gostaria de realizar, mas tem orçamento e recursos limitados para todos eles. Você deve arranjar uma forma de determinar quais projetos devem prosseguir. Os PMOs podem orientar o projeto e programar o processo de seleção para garantir que os futuros investimentos estejam alinhados com os objetivos estratégicos e com as metas de crescimento da organização.

  • Gerenciar as alterações de humor que os usuários podem enfrentar devido à mudança do sistema de gerenciamento de projetos atual ao qual eles estão habituados. Por exemplo, influenciar os gerentes de projetos de forma diplomática para que migrem do processo anterior, que prevê o salvamento de arquivos de projetos nas unidades de disco rígido para compartilhá-los externamente, mostrando-lhes as vantagens de publicá-los no Project Online. O PMO pode fazer isso dedicando mais tempo para convencer primeiro os gerentes de projetos mais experientes e esperar que a influência deles sobre os outros gerentes ajude a impulsionar a mudança.

  • Gerenciar os desafios técnicos da mudança, proporcionando as melhores opções de treinamento.

Por que preciso de um PMO?

No exemplo da família, não atender a algumas das necessidades pode levar a consequências desastrosas. Por exemplo, não examinar o boletim escolar do filho logo na primeira vez pode resultar na suposição de que as coisas estão bem, quando na verdade é necessário fazê-lo estudar mais ou contratar um professor para aulas de reforço. Da mesma forma, a implantação do Project Online sem criar uma entidade para ajudar com a adoção e a padronização também pode ter circunstâncias desastrosas. Estabelecer um PMO ajuda a aumentar as chances de êxito na implantação do Project Online. Dependendo dos seus objetivos, isso pode significar um gerenciamento de projetos mais eficiente (por exemplo, mais projetos concluídos no prazo), o que está normalmente associado a custos mais baixos para gerenciar projetos (por exemplo, mais projetos concluídos com um orçamento menor).

Quais são as primeiras etapas na criação de um PMO?

As primeiras etapas na criação de um PMO provavelmente já ocorreram, caso você tenha feito um esforço para localizar esse artigo. Se tiver interesse em migrar para o Project Online, certamente você já tem uma noção de como ele pode melhorar a eficiência ou resolver um problema em sua empresa. Ao criar um caminho para a formalização de um PMO, considere o seguinte:

Definir as funções do PMO

O objetivo principal o PMO vai será solucionar um problema de negócios específicos? Por exemplo, talvez você queira implementar um sistema de quadro de horários para obter maior controle da análise de custos. Ou você pode ter seu projeto dados distribuídos em dois ou três mesmo diferentes aplicativos e deseja consolidar os dados em um único sistema, que ajuda a esclarecer melhor a execução de projetos. Ou pode ser fornecer diretrizes de gerenciamento de projeto em andamento e atender às necessidades de treinamento de gerente de projeto. Depois de compreender por que o PMO é necessária, será muito mais fácil de escopo quais são os requisitos em estabelecer e manter a ele.

Obter apoio executivo

Verifique se algum superior oferece apoio a você. É importante que o PMO tenha apoio executivo, uma vez que a falta desse tipo de apoio é um dos principais motivos de falha dos PMOs. Se você já estiver associado a um executivo que conhece os benefícios e a importância do que está tentando realizar, ótimo! Caso contrário, uma das melhores maneiras de tê-lo ao seu lado é mostrar-lhe os benefícios de migrar para um sistema de gerenciamento de projetos como o Project Online. Para isso, mostre a ele o problema comercial que será resolvido. Talvez você já tenha feito isso, de certa forma, quando avaliou inicialmente o Project Online, mas você pode encontrar aliados nos escalões executivos, caso possa mostrar-lhes como esse recurso funciona, usando seus próprios dados em um projeto piloto. A captação de benefícios é fundamental para obter o apoio executivo.

O apoio executivo consolidado pode ser útil na hora de enfrentar a resistência dos usuários na migração dos recursos com os quais eles estão familiarizados para um novo sistema de gerenciamento de projetos, como o Project Online. Divulgar e promover os benefícios para outros participantes influentes, como os gerentes de projetos sênior, pode ajudar a romper os vínculos emocionais que os outros usuários possam ter em relação ao sistema do qual vão migrar.

Formar uma equipe

Se você estiver tentando estabelecer um PMO em uma empresa de pequeno ou grande porte, veja quais são as responsabilidades inerentes às funções deste do PMO:

Função

Descrição

Orientar o plano de adoção do Project Online

Se você estiver no processo de implementação Project Online, plano geral precisa de alguém para controlá-la. Assim como qualquer projeto, o plano de adoção precisa de um proprietário para garantir que as tarefas são designadas e concluídas.

Pesquisar necessidades de gerenciamento de projetos

Esse profissional avalia os requisitos para o gerenciamento de projetos em sua organização. Ele deve conversar com todos os usuários da empresa, entre todos os departamentos, para descobrir como eles gerenciam projetos atualmente, quais serão os requisitos e como podem ser melhorados através da implementação do Project Online. Esses requisitos devem ser indicados ao administrador do projeto para que sejam implementados corretamente no Project Online. Esse profissional deve ter boas qualificações para gestão de projetos, mas também deve ser um bom comunicador. É bem possível que as pessoas na empresa tenham um vínculo emocional com o processo do qual vão migrar. Por esse motivo, o PMO deve ser capaz de lidar com essa situação, mostrando-lhes como o novo sistema vai facilitar suas vidas.

Treinamento, documentação e suporte

Esse profissional deve avaliar o nível de qualificação dos usuários e será responsável por fornecer os recursos de treinamento necessários, de modo que sejam bem-sucedidos na utilização do produto. Isso pode incluir a criação de treinamento com base na função dos administradores de projetos, dos gerentes de projetos, dos líderes de equipes e dos membros das equipes. Embora a maioria dos seus esforços esteja concentrada em fazer o treinamento dos administradores e gerentes de projetos em conjunto, os líderes e os membros das equipes podem considerar mais eficiente o uso de cartões de referência rápida, roteiros, listas de verificação ou de pequenos tutoriais. É necessário também que você encontre uma maneira de fornecer suporte interno para os usuários e um método para escalonar problemas mais complicados através de meios adequados.

Ligação com o departamento de TI

A colaboração com o departamento de TI é fundamental para que ele se envolva na assistência da criação de contas, instalação e configuração do Project Online. Caso ainda esteja no processo de avaliação desta ferramenta, isso costuma ser feito facilmente por um profissional do departamento de TI, examinando a documentação de Introdução ao Project Online.

O PMO deve trabalhar com o departamento de TI para lidar com essas duas áreas:

  • Administração do Office 365: o PMO deve trabalhar com o administrador do Office 365 para atribuir licenças e usuários.

  • Administração do Project Online: é necessário também que o PMO trabalhe com um administrador do Project Online em itens como a configuração de campos personalizados, recursos e quadro de horários. O administrador deve trabalhar também com o PMO para implementar processos no Project Online por meio de fluxos de trabalho.

Alguns PMOs nas grandes empresas podem atribuir gerentes de projetos para facilitar a orientação de determinados projetos que precisam de assistência. Isso pode variar entre prestar consultoria ao titular do projeto a assumir de fato a titularidade, dando forma ao projeto.

Definir uma missão para o PMO

Todos os PMOs devem ter uma missão. Se você já avaliou a necessidade de um PMO, será muito mais fácil defini-la. Examine a missão existente da sua empresa e tente criar uma que esteja de acordo com ela. Não é necessário ser muito complexa, mas o suficiente para fornecer a todos uma compreensão básica da existência de um PMO e qual é sua função na sua empresa.

Criar um plano para desenvolver o PMO

Depois de examinar as tarefas necessárias para desenvolver o PMO, convém criar um plano de projeto de alto nível para ele. Considere o desenvolvimento de seu PMO como um grande projeto, com tarefas associadas, prazos e atribuições. Seu plano de projeto fica mais definido à medida que você avança com as tarefas iniciais, como a avaliação do ambiente. O plano de projeto ajuda a fornecer um cronograma de compilação ao PMO para controlar as tarefas concluídas, as tarefas nas quais você está trabalhando e as ações que você ainda deve realizar para a criação do PMO. Por exemplo, veja como deve ser a aparência das diversas tarefas de compilação do PMO em um plano de projeto do Project Online:

Plano de projeto PMO no Project Online

Saiba mais sobre PMOs

Caso ainda não tenha um PMO, você pode se intimidar um pouco com a ideia de estabelecer um. Embora os requisitos e as necessidades da sua empresa levem à criação de um PMO, saiba como criar a estrutura para estabelecê-lo e desenvolvê-lo. Dependendo dos seus objetivos, convém pesquisar os diversos processos e metodologias do setor para PMOs ou conferir com qual modelo de PMO você tem mais sintonia. Há diversos livros, treinamento e recursos online disponíveis sobre como criar e gerenciar PMOs, que podem lhe auxiliar em seus esforços.

Caso esteja tentando estabelecer um PMO e precisa de assistência, convém contatar um Microsoft Certified Partner ou os Serviços de Consultoria da Microsoft. Também temos consultores internos da Microsoft com experiência excelente na configuração de PMOs para empresas pequenas, médias e grandes.

E agora?

Você está pronto para iniciar o seu PMO? Esperamos que, depois ler este artigo, você tenha percebido que iniciar um PMO é um investimento que compensa o tempo e o esforço. Isso vai exigir muita colaboração com as pessoas em sua empresa e ter um executivo "especialista" é fundamental. Vai exigir também um investimento na pesquisa de mais informações sobre a configuração de um PMO, através dos diversos recursos disponíveis. Quando você precisar de ajuda, solicite aos Microsoft Certified Partners ou aos Serviços de Consultoria da Microsoft.

Se você trabalha em uma empresa menor, a dimensão de tudo isso pode parecer assustadora. Talvez você não tenha recursos e não precise contratar profissionais para todas as funções do PMO indicadas na tabela "Formar uma equipe". Lembre-se apenas de que existem responsabilidades que provavelmente devem ser delegadas em algum momento e em um nível que atenda às suas necessidades. Observe ainda que o esforço necessário pode se enquadrar no tamanho e nos objetivos da empresa. Um PMO em uma empresa menor pode tão somente se reunir com alguns gerentes de projeto sênior para avaliar suas necessidades, ao contrário de uma grande empresa com vários departamentos e necessidades variadas.

Estabelecer um PMO pode ajudar a impulsionar o Project Online com êxito e o uso desta plataforma pode fazer com que o PMO seja bem-sucedido. Boa sorte com suas implementações!

Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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