Fluxos de trabalho I: noções básicas que você deve saber

Visão geral

Documento com ícone de Fluxo de Trabalho

A sua organização usa um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007? Você usa bibliotecas de documentos no site para compartilhar arquivos? Se usa, você deverá saber como usar fluxos de trabalho, que são processos automatizados que encaminham documentos para vários tipos de revisão. Este curso, o primeiro de uma série, apresentará os fundamentos.

Ainda não tem a versão 2007 Office system? Você pode baixá-la para uma avaliação gratuita de 60 dias ou comprá-la agora.

Após concluir este curso você poderá:

  • Veja como um fluxo de trabalho pode ser importante para você e seus colegas

  • Entenda as noções básicas do fluxo de trabalho: como iniciar um, como as pessoas participam etc.

  • Inicie o fluxo de trabalho de Aprovação, que lhe permite enviar um arquivo para aprovação de outros usuários.

Este curso inclui:

  • Uma lição individual.

  • Um pequeno teste no fim de cada lição. Os testes não são avaliados.

  • Um Cartão de Referência Rápida que você pode levar do curso.

Você deve saber adicionar, editar e fazer check-out de arquivos em uma biblioteca do SharePoint ou fazer os cursos Bibliotecas de documentos do SharePoint I: introdução ao compartilhamento de arquivos e Bibliotecas de documentos do SharePoint II: tudo sobre check-out.

Sua organização usa um site do Microsoft Office SharePoint Server 2007? Você usa bibliotecas de documentos nesse site para compartilhar arquivos? Em caso positivo, você já deve saber como usar fluxos de trabalho, processos automatizados que encaminham documentos para vários tipos de revisão. Este curso, o primeiro de uma série, apresentará as noções básicas.

Para aprender mais sobre este curso, leia o texto em Metas e Sobre este curso ou consulte o sumário. Em seguida, clique em Avançar para iniciar a primeira lição.

Noções básicas sobre fluxos de trabalho

Pessoa perguntando se todos revisaram um arquivo, pessoas respondendo com respostas diferentes: "Não sei," Acho que sim," Não," "Claro"

O controle de comentários pode ser difícil.

Você já esteve nesta situação? Um arquivo precisa ser revisado por algumas pessoas. Por isso, você distribui cópias impressas ou envia anexos em emails. Porém, os dias se passam, e você não lembra quem já revisou ou não. E, se as pessoas chegaram a fazer alterações ou comentários no arquivo, não é possível visualizar todas essas informações em um único local.

Existe uma maneira melhor de gerenciar esse processo, usando os fluxos de trabalho disponíveis em um site do SharePoint Server 2007.

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxograma de um fluxo de trabalho: Iniciar, seta, pessoa segurando o arquivo, seta, pessoa segurando o arquivo, seta, pessoa segurando o arquivo, seta, marcas de verificação de conclusão

Uma idéia geral do que é um fluxo de trabalho.

O que é um fluxo de trabalho? No contexto de uma biblioteca de documentos do SharePoint, um fluxo de trabalho é um processo automatizado que ajuda as pessoas a revisar um arquivo. Você, na condição de pessoa que precisa do arquivo revisado, apenas inicia o fluxo de trabalho e não faz mais nada. As pessoas envolvidas receberão uma notificação automática para revisar o arquivo. Se elas se esquecerem, receberão outro email. E, quando todos tiverem terminado, uma página da Web resumirá o fluxo de trabalho e servirá como registro de quem participou.

O que exatamente as pessoas fazem quando revisam o arquivo? Isso depende de qual fluxo de trabalho você escolheu executar. Clique em Avançar para saber mais.

Os três fluxos de trabalho

Mensagem de e-mail pedindo aprovação, mensagem de e-mail pedindo comentários, mensagem de e-mail pedindo assinaturas

Os fluxos de três trabalho disponíveissssss.

Quando você salva um arquivo em uma biblioteca de documentos de um site do SharePoint Server 2007, existem três fluxos de trabalho disponíveis:

1. O fluxo de trabalho de Aprovação: esse fluxo de trabalho solicita que todos aprovem um arquivo. Por exemplo, antes de realizar uma apresentação, você pode executar esse fluxo de trabalho para que as pessoas influentes na sua empresa possam aprová-lo.

2. O fluxo de trabalho Coletar Comentários: esse fluxo de trabalho coleta comentários. Por exemplo, se você estiver escrevendo uma nova diretiva da empresa, convém receber comentários das pessoas em vários departamentos. Mais tarde, você pode integrar os comentários de todos em uma versão final antes que a diretiva se torne oficial.

3. O fluxo de trabalho Coletar Assinaturas: esse fluxo de trabalho coleta as assinaturas digitais das pessoas. Você poderá s-lo se quiser que alguém acesse um relatório de despesas ou uma revisão de desempenho.

O fluxo de trabalho de Aprovação

Uma biblioteca de documentos enviando mensagens de e-mail para três revisores

Um arquivo passando pelo fluxo de trabalho de Aprovação.

A mais simples dos três fluxos de trabalho é o fluxo de trabalho de Aprovação. Ensinaremos esse fluxo de trabalho primeiro, neste curso. Assim, podemos explicar algumas noções básicas, antes de você aprender os outros dois fluxos de trabalho mais complicados. (Esses outros dois fluxos de trabalho são ensinados nos cursos II e III desta série.)

Como funciona o fluxo de trabalho de Aprovação em geral? Quando você inicia o fluxo de trabalho a partir de um arquivo em uma biblioteca de documentos, acontece o seguinte:

1. Um email especial é enviado ao primeiro aprovador. O site do SharePoint chamada esse email de "tarefa", pois se trata de um item de tarefa pendente para uma pessoa no fluxo de trabalho. Essa tarefa solicita a aprovação do arquivo. Para fazer isso, é necessário clicar no botão Aprovar (detalhes sobre esse botão serão fornecidos em breve).

2. Em seguida, a próxima pessoa recebe uma tarefa e clica no botão Aprovar .

3. Em seguida, uma tarefa é enviada à ultima pessoa. Quando esta clicar no botão Aprovar, o fluxo de trabalho estará concluído.

O ponto principal que queremos transmitir aqui é que cada tarefa é enviada a cada aprovador de cada vez, em uma ordem que você especifica antecipadamente. Se uma pessoa deixasse de aprovar o arquivo, ela poderia evitar que a próxima recebesse sua respectiva tarefa. Porém, é possível definir uma data de vencimento para o fluxo de trabalho enviar uma mensagem de lembrete. Você verá esses pormenores na animação a seguir.

Observação para usuários do Microsoft Office Outlook    Essas "tarefas" de fluxo de trabalho não são idênticas às tarefas do Outlook, que ajudam a controlar uma lista de coisas a fazer. Sua função é diferente.

A página Status do Fluxo de Trabalho

A página status do Fluxo de trabalho mostrando as tarefas Concluídas para Paula, José e Carlos

A página Status do Fluxo de Trabalho.

Quando o fluxo de trabalho estiver concluído, a página Status do Fluxo de Trabalho resumirá sua atividade. É possível ver cada tarefa, seu status e o respectivo resultado. Como iniciador do fluxo de trabalho, você também receberá essas informações em um prático email quando o fluxo de terminar estiver concluído.

Essa página Status do Fluxo de Trabalho é um dos principais benefícios de se usar um fluxo de trabalho. Por quê? Porque, mais tarde, se for questionado se o arquivo foi aprovado ou não, as pessoas poderão consultar essa página e obter a resposta.

Observação    A página Status do Fluxo de Trabalho também é fornecida nos fluxos de trabalho Coletar Comentários e Coletar Assinaturas.

Qual é a aparência

[Untitled] Cursor clicando no link de Fluxo de trabalho de aprovação

Um exemplo animado de fluxo de trabalho de Aprovação.

Como dar prosseguimento a um fluxo de trabalho e como as pessoas concluem suas tarefas? Vejamos. Leonor fez uma apresentação para uma futura reunião da empresa, que contém anúncios muitos importantes. Ela salvou a apresentação nessa biblioteca de documentos e a chamou de Reunião da Empresa. No entanto, antes de ser distribuída na empresa, essa apresentação precisa ser aprovada por três pessoas importantes: Paulo, José e Carlos.

Para ver como ela inicia o fluxo de trabalho de Aprovação e conferir a experiência dos três aprovadores, clique na palavra Reproduzir acima desta ilustração. Essa animação mostra o processo para o PowerPoint 2007, mas também vale para o Word 2007 e o Excel 2007.

Descrição da animação:

O cursor passa sobre o arquivo, clica na seta para baixo e clica em Fluxos de Trabalho.

O cursor clica no link Aprovação, especifica os endereços de email dos destinatários, digita uma mensagem, especifica um prazo e clica em Iniciar.

Paula recebe um email, clica no link para o arquivo, revisa o arquivo e clica em Editar esta tarefa.

José e Carlos fazem o mesmo.

De volta à biblioteca de documentos, a coluna Aprovação indica Aprovada e a página de status do fluxo de trabalho mostra três tarefas concluídas.

Comentários

Página de status do fluxo de trabalho com comentários de cada revisor

Os comentários aparecem na parte inferior da página Status do Fluxo de Trabalho.

Antes de clicarem em Aprovar, as pessoas também podem digitar alguns comentários sobre o arquivo. Onde eles aparecem? Esses comentários aparecem na parte inferior da página Status do Fluxo de Trabalho, na seção Histórico do Fluxo de Trabalho.

A rejeição acontece

Página de Status do Fluxo de trabalho com uma tarefa rejeitada por José

Quando alguém rejeita o arquivo, a tarefa ainda é concluída.

Talvez você já tenha percebido que a animação contém um botão para rejeitar o arquivo. Nesta ilustração, você pode ver que José rejeitou o arquivo porque ele acha que o slide 2 está incorreto.

Um ponto importante de se observar é que a tarefa de José ainda é considerada Concluída, mesmo que ele a tenha rejeitado.

Se alguém rejeitar o arquivo, você precisará corrigi-lo e reiniciar o fluxo de trabalho para obter novamente a devida aprovação — ou seja, caso precise de uma aprovação unânime.

Mensagens do iniciador

1 - Uma mensagem diz, "A aprovação começou," "Exiba o status deste fluxo de trabalho"; 2 - Uma mensagem que diz, "A aprovação foi concluída," "Aprovada por Paula, rejeitada por José, Aprovada por Carlos, "Exiba o status deste fluxo de trabalho"

O iniciador do fluxo de trabalho recebe essas duas mensagens.

Na animação, você viu como o fluxo de trabalho é iniciado e como as pessoas concluem tarefas usando mensagens de email. Mas, quando você for o iniciador de um fluxo de trabalho, também receberá duas mensagens de email especiais:

1. Você receberá uma mensagem que mostra quando um fluxo de trabalho foi iniciado.

2. Quando todos tiverem concluído suas tarefas, você receberá uma mensagem final informando sobre a conclusão — incluindo os nomes das pessoas que aprovaram ou rejeitaram o arquivo.

Cada uma dessas mensagens tem um link na parte inferior que, quando clicado, acessa a página Status do Fluxo de Trabalho. Esse link é útil ao se receber a primeira mensagem, porque você pode verificar quem já concluiu suas tarefas e quem ainda não as concluiu. Clicar nesse link mais tarde na mensagem final é uma maneira fácil de acessar a página Status do Fluxo de Trabalho no caso de dúvidas se um arquivo foi ou não aprovado.

Como cancelar

Página de Status Fluxo de Trabalho com o link Cancelar este fluxo de trabalho realçado

Onde cancelar um fluxo de trabalho.

E se você precisar cancelar um fluxo de trabalho? Por exemplo, talvez o arquivo não esteja pronto como você originalmente planejou. Para cancelar um fluxo de trabalho, acesse a página Status do Fluxo de Trabalho e clique em Cancelar este fluxo de trabalho. Isso irá interromper o fluxo de trabalho, e as pessoas receberão uma notificação de que ele foi cancelado.

As tarefas, estando ou não concluídas, ainda permanecerão na página de status somente no caso de você querer mantê-las registradas.

O que você precisa

O arquivo do PowerPoint abre com o botão Editar esta tarefa na Barra de Mensagens

Este botão pode estar ausente.

Como você viu, é ótimo usar o botão Editar esta tarefa para concluir uma tarefa de fluxo de trabalho. No entanto, se as pessoas nesse fluxo não estiverem vendo esse botão no Word 2007, no Excel 2007 ou no PowerPoint 2007, talvez elas tenham desativado a Barra de Mensagens. Sempre é possível reativar a Barra de Mensagens usando a guia Exibir.

Porém, se o botão ainda não estiver disponível, elas poderão concluir a tarefa no próprio site do SharePoint, usando seus navegadores da Web. Os detalhes sobre como fazer isso estão no Cartão de referência rápida ao final deste curso.

Por que o botão Editar esta tarefa não estava disponível? Porque ele só estará disponível quando alguém tiver adquirido um dos conjuntos a seguir:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Ele também se encontra nas versões independentes do Word 2007, Excel 2007 e PowerPoint 2007. No entanto, não está disponível nos outros conjuntos do Office, como o Microsoft Office Standard 2007.

O que você precisa (continuação)

Caixa de diálogo do Office SharePoint Server 2007

O produto necessário para que esses fluxos de trabalho estejam disponíveis.

Também é bom saber que os fluxos de trabalho discutidos nestes cursos apenas estarão disponíveis se você puder salvar um arquivo em uma biblioteca de documentos de um site do SharePoint Server 2007. Como saber se você possui o SharePoint Server 2007? Essa é uma dúvida comum. Vá em frente e tente iniciar o fluxo de trabalho de Aprovação, como mostra a animação. Se você visualizar a opção para iniciar o fluxo de trabalho, estará no caminho certo. Se não tiver essa opção, pergunte para a pessoa responsável pelo seu servidor, ou para o seu departamento de TI, como obter fluxos de trabalho como esses.

Conclua os testes a seguir para ter certeza de que compreendeu o material. Suas respostas são confidenciais e os resultados do teste não são avaliados.

Se você usar um fluxo de trabalho em uma biblioteca de documentos, o que acontecerá geralmente?

Ele enviará os arquivos para cada pessoa da sua empresa para revisão.

Incorreto. Tente de novo.

Ele ajudará a automatizar o processo de revisão de um arquivo, fornecendo um link em um email.

Corrigir. Seu especialista em TI também pode fornecer fluxos de trabalho com outras funções, mas, por padrão, os fluxos de trabalho em uma biblioteca de documentos ajudam a enviar arquivos para revisão.

Ele direcionará as pessoas de uma biblioteca para outra, para que elas possam revisar um arquivo.

Incorreto. Embora as pessoas sejam importantes para um fluxo de trabalho, não é isso que acontecerá. Tente de novo.

Ele ajudará você a enviar arquivos para revisão sem usar email.

Incorreto. Na maioria dos casos, os participantes receberão emails solicitando a conclusão de uma tarefa, como a aprovação de um arquivo. O iniciador do fluxo de trabalho não precisa enviar emails, mas o próprio fluxo de trabalho usará esse recurso. Tente de novo.

Quais são os três fluxos de trabalho discutidos nesta série de cursos?

Aprovação, Coletar Nomes, Coletar Endereços.

Incorreto. Aprovação é um, mas os outros dois são improváveis. Tente de novo.

Coletar Aprovações, Coletar Assinaturas e Coletar Comentários.

Quase, mas não. Um deles está incorreto. Tente de novo.

Aprovação, Coletar Nomes, Coletar Assinaturas.

Não, está incorreto. Dois deles estão certos, mas um não. Tente de novo.

Aprovação, Coletar Comentários, Coletar Assinaturas.

Sim, está certo. Esses são os três fluxos de trabalho discutidos nesta série de cursos. O Curso II discutirá Coletar Comentários, e o Curso III discutirá Coletar Assinaturas.

Quando alguém recebe uma tarefa de fluxo de trabalho, com o que se parece essa atribuição?

Parece com um pequeno adesivo com instruções sobre o que fazer.

Incorreto. Não é isso que as pessoas veem. Tente de novo.

Parece com um email. Esse email conterá instruções.

Correto, é assim que elas verão a tarefa.

Parece com uma pequena prancheta com uma caixa de seleção ao lado da tarefa.

Não, está incorreto. Tente de novo.

Aparece ao lado do documento em uma coluna especial.

Não, não está certo, mesmo sendo comum que uma nova coluna apareça ao lado de um arquivo, mostrando o status geral do fluxo de trabalho. Tente de novo.

Onde você pode ver um registro de quem concluiu as tarefas do fluxo de trabalho?

No próprio documento.

Incorreto. Não é possível visualizar as tarefas concluídas no arquivo. Tente de novo.

Em uma coluna ao lado do arquivo na biblioteca.

Não, não está certo, mesmo sendo comum que uma nova coluna apareça ao lado de um arquivo, mostrando o status geral do fluxo de trabalho. Tente de novo.

Na página Relatórios de Arquivamento do Fluxo de Trabalho .

Incorreto, essa página não existe, nós que a inventamos. Mas, você está quase lá. Tente de novo.

Na página Status do Fluxo de Trabalho .

Correto! Você acertou! Essa página pode ser usada como o registro oficial de quem estava envolvido. E, lembre-se de que o iniciador do fluxo de trabalho receberá um email com um link para a página de status.

Verdadeiro ou Falso: se você estiver usando o Office Standard 2007, o botão Editar esta tarefa aparecerá no Word, no Excel e no PowerPoint 2007.

Verdadeiro

Incorreto. Você não verá o botão Editar esta tarefa se tiver o Office Standard 2007. É necessário usar o Office Professional Plus 2007, o Office Enterprise 2007 ou o Office Ultimate 2007. Outra alternativa é adquirir uma versão independente dos programas Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007.

Falso

Correto. Você precisa do Office Professional Plus 2007, do Office Enterprise 2007 ou do Office Ultimate 2007. Outra alternativa é adquirir uma versão independente dos programas Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007.

Verdadeiro ou Falso: se alguém rejeitar um arquivo no fluxo de trabalho de Aprovação, a tarefa será considerada incompleta.

Verdadeiro

Incorreto. Quando alguém rejeitar um arquivo no fluxo de trabalho de Aprovação, sua tarefa será considerada concluída. Apesar de tudo, foi realizada uma ação no arquivo, mesmo que esta não tenha sido a favor do iniciador do fluxo de trabalho.

Falso

Correto. Quando alguém rejeitar um arquivo no fluxo de trabalho de Aprovação, sua tarefa será considerada concluída.

Comentários

Cartão de Referência Rápida

Consulte também

Como iniciar o fluxo de trabalho de Aprovação

  1. Carregue ou salve uma pasta de trabalho do Microsoft® Office Excel® 2007, uma apresentação do Microsoft® Office PowerPoint® 2007 ou um documento do Microsoft® Office Word 2007 em uma biblioteca de documentos de um site do Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Acesse a biblioteca de documentos usando o navegador da Web. Passe o mouse sobre o arquivo, clique na seta para baixo e clique em Fluxos de Trabalho.

  3. Clique no link para o fluxo de trabalho de Aprovação.

  4. Digite endereços de email para cada revisor.

  5. Se quiser incluir uma mensagem ou instruções para uma tarefa específica, digite em Digite uma mensagem para incluir na solicitação.

  6. Em Data de Conclusão, digite um número e selecione Dia(s) ou Semana(s) como incremento de tempo.

  7. Clique em Iniciar.

Concluir uma tarefa

  1. Na mensagem de email da tarefa, clique no link para o arquivo exibido em Para concluir esta tarefa.

  2. Revise o arquivo.

  3. Para marcar a tarefa como concluída, clique no botão Editar esta Tarefa.

  4. Digite um breve comentário e clique em Aprovar ou Rejeitar.

Como concluir uma tarefa de fluxo de trabalho se o botão Editar esta tarefa não estiver disponível

  1. Na mensagem de email de tarefa, clique no link aqui na parte inferior da mensagem.

  2. O navegador será aberto e a página de tarefa será exibida.

  3. Digite os comentários desejados e clique em Aprovar ou Rejeitar.



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