Ferramenta Reuniões 2007

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

A Ferramenta Reuniões 2007 ajuda você a organizar, conduzir e registrar reuniões.

O que deseja fazer?

Criar uma nova reunião

Navegando entre as reuniões

Criando uma agenda de reunião

Gerenciando participantes da reunião

Criando itens de ação

Atas de reunião de gravação

Trabalhando com anexos de arquivo

Adicionar anexos

Anexos de abertura

Salvar anexos

Excluindo anexos

Alterando permissões de ferramenta de reuniões

Usando atalhos de teclado

Criando uma nova reunião

Normalmente, todos os membros do espaço de trabalho que não sejam convidados podem criar novas reuniões.

  1. Na guia Página Inicial, clique em Nova Reunião para iniciar o Assistente de Reunião.

  2. Digite um assunto, além das horas de início e término da reunião.

  3. Também há a opção de informar o local da reunião e outros detalhes dela.

  4. Clique em OK para criar a reunião.

As informações inseridas no Assistente de Reunião são exibidas na guia Perfil da reunião. Para editá-las, clique em Editar, faça as alterações e clique em Salvar e Fechar.

Depois de criar uma reunião, você pode adicionar os participantes e iniciar outras atividades da reunião, como a definição da pauta.

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Navegando entre reuniões em um Calendário 2010

  • Clique em Seleciona o intervalo de datas que serão exibidas e selecione o período de tempo que você deseja exibir (por exemplo, dia, semana, mês).

  • Clique nas setas voltar/avançar para navegar para a data de reunião anterior ou seguinte dependendo da seleção atual do intervalo de datas. Por exemplo, se o período de tempo atual for "Por semana", clique nas setas para ir para a semana anterior ou seguinte.

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Criando uma pauta de reunião

Considerando as permissões padrão, qualquer participante cuja função seja de Participante ou superior pode adicionar, editar ou mover itens de pauta, e somente o criados da reunião ou os gerentes do espaço de trabalho podem excluir itens de pauta.

Para adicionar um tópico à pauta:

  1. Clique na guia Pauta e clique em Novo Tópico...

  2. Preencha o formulário Novo Tópico de Pauta e clique em OK.

Para editar um item de pauta, selecione-o e clique em Editar. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar e Fechar.

Para mover um tópico de Pauta entre a lista de tópicos, selecione-o e clique em ícone mover para cima ou Ícone Mover para baixo .

Para excluir um tópico da pauta, selecione-o e pressione DELETE.

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Gerenciando os participantes da reunião

Considerando as permissões padrão, qualquer participante cuja função seja Participante ou superior pode editar a guia Participantes de uma reunião.

  1. Clique na guia Participantes e clique em Editar, se necessário, para abrir os campos Participantes.

  2. Faça as alterações que você deseja e clique em Salvar e Fechar.

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Criando itens de ação

Considerando as permissões padrão, qualquer participante cuja função seja Participante ou superior pode adicionar, editar ou mover itens de ação, e somente o criador da reunião ou os gerentes do espaço de trabalho podem excluir itens de ação. Para adicionar um item de ação:

  1. Clique na guia Ações e clique em Novo Item de Ação.

  2. Preencha o formulário Novo Item de Ação e clique em OK.

Para classificar os itens de ação, clique nos títulos das colunas. Poe exemplo, clique no título de coluna "Prioridade" para classificar todos os itens de ação por prioridade.

Para editar um item de ação, selecione-o e clique em Editar. Faça as alterações desejadas e clique em Salvar e Fechar.

Para excluir um item de ação, selecione-o e pressione DELETE.

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Gravando os minutos da reunião

Considerando as permissões padrão, qualquer participante cuja função seja Participante ou superior alto pode editar os minutos da reunião. Para editar os minutos de uma reunião:

  1. Selecione a guia Minutos e clique em Editar, se necessário, para abrir a área de texto para edição.

  2. Digite na área de texto. Também há a opção de clicar em Inserir Pauta para inserir a pauta da reunião atual na área de texto.

  3. Selecione uma opção para salvar ou descartar seu trabalho.

    • Clique em Salvar para salvar as edições atuais e deixar a área de texto aberta para digitação adicional.

    • Clique em Salvar e Fechar para salvar as alterações e sair do modo de edição Minutos.

    • Clique em Cancelar para descartar todas as alterações desde a última vez em que você salvou os minutos.

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Trabalhando com anexos de arquivo

O perfil da reunião, os tópicos da pauta e os itens de ação podem incluir anexos de arquivo. Normalmente, somente o criador da reunião ou os gerentes do espaço de trabalho podem adicionar ou excluir anexos de arquivo.

Adicionando anexos

  1. Selecione o perfil de reunião, um tópico de agenda ou item de ação e clique em Editar.

  2. Clique no menu suspenso Anexos e selecione Adicionar.

  3. Selecione os arquivos que serão anexados e clique em Abrir.

  4. Salve as alterações.

Abrindo anexos

  1. Clique no menu suspenso Anexos.

  2. Selecione o anexo que deseja abrir.

    O anexo abre em um aplicativo de suporte fornecido que você tenha um instalado em seu computador. Se o computador não tiver um aplicativo de suporte, uma caixa de diálogo "Abrir com" do Windows será exibida com outras opções.

Salvando anexos

  1. Clique no menu suspenso Anexos e selecione Salvar tudo...

  2. Selecione o local do disco para salvar os anexos e clique em OK.

Excluindo anexos

  1. Selecione o recurso de reunião (perfil, tópico da pauta ou item de ação) que contém o anexo que você deseja excluir e clique em Editar.

  2. Clique no menu suspenso Anexos e selecione Excluir.

  3. Selecione os anexos que deseja excluir.

  4. Clique em Sim para confirmar a exclusão.

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Alterando as permissões da ferramenta Reuniões

Para ver as permissões atualmente atribuídas a funções de membro, clique na guia Espaço de trabalho, clique em Propriedades e clique na guia Permissões.

Por padrão, todos os membros com exceção dos Convidados, têm permissão para criar ou editar reuniões, bem como excluir as reuniões que criam. Os gerentes têm todas as permissões disponíveis.

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Usando atalhos de teclado

A tabela a seguir lista os atalhos de teclado para a ferramenta Reuniões. Os atalhos disponíveis dependem do modo em que você está usando a ferramenta.

Para

Pressione

Criar uma nova reunião

CTRL+N

Criar um novo item de pauta

CTRL+T

Criar um novo item de ação

CTRL+M

Exibir todas as reuniões

CTRL+L

Exibir somente as reuniões de hoje

CTRL+D

Exibir as reuniões da semana atual

CTRL+W

Exibir as reuniões do mês atual

CTRL+O

Exibir as reuniões do ano atual

CTRL+R

Copiar um tópico de pauta como link

CTRL+I

Copiar um item de ação como link

CTRL+K

Copiar uma reunião como link

CTRL+E

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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