Facilitar a exibição e impressão de uma folha de dados

Quando você abrir uma tabela ou exibir o resultado de uma consulta, o Microsoft Office Access 2007 exibirá a tabela ou o resultado da consulta no modo Folha de Dados. Você pode personalizar a aparência da folha de dados  (a representação da linha e da coluna mostrada no modo Folha de Dados ) de várias maneiras para facilitar o trabalho, a exibição ou a impressão.

Este artigo explica como personalizar a aparência de uma folha de dados para, por exemplo, congelar uma coluna no lugar desejado ou alterar a cor de fundo das linhas alternativas.

Neste artigo

O que é uma folha de dados?

Salvando alterações de layout

Redimensionar linhas ou colunas

Mover uma coluna

Alterar a fonte, o tamanho da fonte, a formatação e a cor da fonte

Mostrar ou ocultar colunas

Congelar e descongelar colunas

Alterar o estilo da linha de grade e a cor de fundo

Definir padrões para a aparência de uma folha de dados

Exibir os totais da coluna

Alterar a cor de fundo das linhas alternativas

O que é uma folha de dados?

Uma folha de dados exibe os campos de cada registro em uma tabela, formulário ou resultado de consulta em um formato tabular (linha e coluna), conforme mostrado aqui.

Tabela Funcionários no modo Folha de Dados

Você também pode exibir um formulário no modo Folha de Dados usando o comando Formulário Dividido, que abre uma nova guia de objeto mostrando um formulário dividido horizontalmente em dois modos de exibição: Layout e Folha de Dados. Para dividir um formulário, abra-o em qualquer modo de exibição e, na guia Criar, no grupo Formulários, clique em Formulário Dividido.

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Salvando alterações de layout

Quando você fizer alterações no layout e na aparência de uma folha de dados, talvez seja necessário salvá-las para que sejam aplicadas na próxima vez que você abrir a folha de dados. Ao fechar uma folha de dados após ter efetuado as alterações no layout, você será solicitado a salvar as alterações. Se você clicar em Sim, as alterações serão salvas e aplicadas na próxima vez que a folha de dados for aberta. Se você clicar em Não, as alterações serão descartadas e a folha de dados será aberta com as configurações de layout padrão (ou as últimas configurações salvas) na próxima vez que você abri-la.

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Redimensionar linhas ou colunas

Às vezes, nem todas as colunas da folha de dados cabem na tela ou uma única coluna pode ocupar mais espaço que o necessário. Além disso, talvez seja necessário alterar a altura das linhas. Após abrir uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados, você poderá redimensionar manualmente uma coluna ou redimensionar automaticamente uma coluna para ajustar seu conteúdo. É possível alterar a altura das linhas em uma folha de dados, mas a nova altura se aplicará a todas as linhas, e não a linhas individuais.

Redimensionar manualmente uma coluna

  • Posicione o ponteiro na borda direita da coluna a ser redimensionada e, quando o cursor do mouse se transformar em uma seta de duas pontas, arraste até que a coluna fique do tamanho desejado.

    Redimensionando a coluna na folha de dados

    -ou-

  • Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Largura da Coluna no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Largura da Coluna, digite uma largura de coluna ou marque a caixa de seleção Largura Padrão para usar a largura padrão e clique em OK.

Redimensionar uma coluna para ajustar seu conteúdo

  • Clique duas vezes na borda direita do título da coluna.

    -ou-

  • Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Largura da Coluna no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Largura da Coluna, clique em Melhor Ajuste.

Redimensionar linhas

Quando você redimensiona uma linha, todas as linhas são redimensionadas. Não é possível redimensionar cada linha individualmente.

Redimensionando a linha na folha de dados

  • Posicione o ponteiro do mouse entre dois seletor de registro no lado esquerdo da folha de dados e arraste até que as linhas fiquem do tamanho desejado.

    -ou-

  • Clique com o botão direito do mouse em um seletor de registro e, em seguida, clique em Altura da Linha no menu de atalho.

  • Na caixa de diálogo Altura da Linha, digite uma altura de linha e clique em OK.

Redimensionar linhas para a altura padrão

  1. Clique com o botão direito do mouse em um seletor de registro e, em seguida, clique em Altura da Linha no menu de atalho.

  2. Na caixa de diálogo Altura da Linha, marque a caixa de seleção Altura Padrão e clique em OK.

Observação : Você não pode desfazer as alterações efetuadas na largura de uma coluna ou na altura das linhas clicando no botão Desfazer da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Para desfazer as alterações, feche a folha de dados e clique em Não quando solicitado a salvar as alterações feitas no layout da folha de dados. Ao clicar em Não, você também desfará quaisquer outras alterações de layout.

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Mover uma coluna

Você pode organizar a ordem das colunas em uma folha de dados arrastando as colunas para diferentes locais. Por exemplo, você pode fazer isso para garantir que uma coluna ficará à extrema esquerda e, assim, permanecerá sempre no modo de exibição.

  1. Clique no cabeçalho de coluna para selecionar a coluna.

  2. Arraste a coluna para o novo local. Quando o cursor aparecer, solte a coluna na posição desejada.

    Movendo a coluna Nome para a extrema esquerda

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Alterar a fonte, o tamanho da fonte, a formatação e a cor da fonte

Depois que você abrir uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados, poderá alterar a fonte ou as características da fonte, como tamanho, formatação e cor. Observe que as alterações se aplicam à folha de dados inteira. Para que as alterações sejam salvas e apareçam automaticamente na próxima vez que a folha de dados for aberta, lembre-se de clicar em Sim quando você fechar a folha de dados e for solicitado a salvar as alterações efetuadas no layout.

A ilustração a seguir mostra o grupo Fonte na guia Início. Use os comandos deste grupo para fazer alterações nas características de fonte na folha de dados.

Grupo Fonte

  • Na guia Início, no grupo Fonte, siga um ou mais destes procedimentos:

    • Para alterar a fonte, digite ou clique em uma fonte na caixa Fonte.

    • Para alterar o tamanho da fonte, digite ou clique em um tamanho de fonte na caixa Tamanho da Fonte.

    • Para alterar o estilo da fonte, clique no botão Negrito, Itálico ou Sublinhado (ou qualquer combinação das três).

    • Para alterar a cor da fonte, clique na seta ao lado do botão Cor da Fonte e selecione uma cor na paleta.

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Mostrar ou ocultar colunas

No modo Folha de Dados, você pode ocultar as colunas para removê-las do modo de exibição. É possível reverter essa ação optando por mostrar as colunas ocultadas. Por exemplo, talvez seja necessário ocultar uma coluna que contenha informações desnecessárias no momento.

Observação : Para mostrar ou ocultar colunas em uma folha de dados, primeiro abra uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados.

Ocultar uma ou mais ou colunas

  1. Selecione a(s) coluna(s) que você deseja ocultar.

    Para selecionar as colunas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique nos cabeçalhos de coluna adicionais.

    Observação : Você não pode selecionar colunas não-adjacentes. Selecione quaisquer colunas adicionais e oculte-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Ocultar Colunas no menu de atalho.

Ocultando colunas na folha de dados

Mostrar uma ou mais colunas ocultas

  1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Reexibir Colunas.

  2. Na caixa de diálogo Reexibir Colunas, marque as caixas de seleção das colunas ocultadas que você deseja mostrar e clique em Fechar.

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Congelar e descongelar colunas

Talvez seja necessário manter determinadas colunas à esquerda enquanto rola ou navega para outra posição na folha de dados. Por exemplo, talvez você precise manter uma coluna em um determinado lugar para mostrar sempre um título ou uma ID que facilite a identificação de um registro. Para fazer isso, congele uma ou mais colunas em um lugar.

Observação : Para congelar ou descongelar colunas em uma folha de dados, primeiro abra uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados.

Congelar ou descongelar uma ou mais colunas

  1. Selecione a(s) coluna(s) que você deseja ocultar.

    Para selecionar uma coluna, clique no cabeçalho dessa coluna. Para selecionar as colunas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique nos cabeçalhos de coluna adicionais. Você não pode selecionar colunas não-adjacentes. Selecione quaisquer colunas adicionais e descongele-as separadamente.

  2. Clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna e, em seguida, clique em Descongelar no menu de atalho.

    Observação : Todas as colunas congeladas são movidas para a esquerda de todas as outras colunas. Para retornar essas colunas às suas posições originais, primeiro descongele-as e arraste cada coluna para a posição desejada.

Descongelar todas as colunas

  • Clique com o botão direito do mouse em qualquer cabeçalho de coluna e, em seguida, clique em Descongelar Todas as Colunas no menu de atalho.

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Alterar o estilo da linha de grade e a cor de fundo

Você pode alterar a aparência de uma folha de dados alterando o estilo da linha de grade e a cor de fundo. Além disso, é possível definir a cor de fundo para que ela seja alternada em cada registro. Para fazer isso, consulte a seção Alterar a cor de fundo das linhas alternativas.

Observação : Para definir o estilo da linha de grade ou a cor de fundo em uma folha de dados, primeiro abra uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados.

Definir o estilo da linha de grade

  1. Na guia Início, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do botão Linhas de Grade.

  2. Clique no estilo de linha de grade desejado.

    Botão Linhas de Grade no grupo Fonte

Definir a cor de plano de fundo

  1. Na guia Início, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do botão Cor do Fundo/Preenchimento.

  2. Clique na cor de fundo desejada.

    Botão Cor do Fundo/Preenchimento no grupo Fonte

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Definir padrões para a aparência de uma folha de dados

Você pode personalizar os valores padrão que determinam a aparência inicial de uma folha de dados. Personalizando os valores padrão, é possível aplicar a aparência padrão às novas folhas de dados. Você pode alterar essas configurações na caixa de diálogo Opções do Access. As configurações de layout definidas aqui aplicam-se a todos os bancos de dados, e não apenas ao banco de dados atual.

  1. Clique no Botão Microsoft Office Imagem do botão do Office .

  2. Clique em Opções do Access e, em seguida, clique em Folha de Dados.

  3. Defina as opções desejadas.

  4. Clique em OK.

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Exibir os totais da coluna

Algumas vezes, será conveniente exibir um total na parte inferior de uma coluna. O Office Access 2007 oferece uma nova ferramenta chamada Linhas de totais que simplifica o processo de soma de uma coluna de dados. Você também pode usar a ferramenta Linhas de totais para efetuar outros cálculos, como a localização de médias, a contagem do número de itens de uma coluna e a localização do valor mínimo ou máximo em uma coluna de dados.

Linha de totais em uma folha de dados

Para exibir a Linha de totais enquanto estiver trabalhando em uma folha de dados, execute o procedimento a seguir:

  1. Na guia Início, no grupo Registros, clique em Totais.

    Uma nova linha aparecerá na parte inferior da folha de dados, com a palavra Total na primeira coluna.

  2. Clique na célula que contém a palavra Total.

    Observe que uma seta aparece na célula.

  3. Clique na seta para selecionar uma função agregada.

    Quais funções agregadas estarão disponíveis depende do tipo de dados que está na coluna. Por exemplo, se a coluna contiver os dados de moeda, você verá uma lista de funções como a exibida no gráfico anterior.

Para obter mais informações sobre como usar uma Linha de totais, clique nos links da seção Consulte também deste artigo.

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Alterar a cor de fundo das linhas alternativas

Você pode definir a cor de fundo das linhas alternativas em uma folha de dados, independentemente da cor de fundo normal. Ao definir uma cor de fundo alternativa, você facilita a distinção entre as linhas adjacentes.

Observação : Para alterar a cor de fundo das linhas alternativas em uma folha de dados, primeiro abra uma tabela, uma consulta ou um formulário no modo Folha de Dados.

  1. Na guia Início, no grupo Fonte, clique na seta ao lado do botão Alternar Cor do Fundo/Preenchimento.

    Botão Alternar Cor do Fundo/Preenchimento no grupo Fonte

  2. Clique na cor de fundo que deseja aplicar à linha alternativa.

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