Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint

Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint

Quando houver a necessidade de mover temporariamente ou permanentemente alguns de seus dados do Access para um site do SharePoint, você poderá exportá-los para o site a partir de seu banco de dados do Access. Quando você exportar dados, o Access cria uma cópia da tabela selecionada ou do objeto de banco de dados de consulta e armazena a cópia como uma lista. É importante lembrar-se de que a lista exportada não refletirá as alterações feitas na tabela ou consulta de origem após a operação de exportação.

Neste artigo

Cenários comuns de exportação de dados para um site do SharePoint

Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint

O que mais devo saber sobre exportação?

Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services são mapeados para tipos de dados do Access

Cenários comuns de exportação de dados para um site do SharePoint

Entre os motivos pelos quais você exporta uma tabela ou consulta para um site do SharePoint estão:

  • Você está apenas começando a usar o Windows SharePoint Services e percebe que será mais fácil para todos se algumas de suas tabelas de banco de dados também existirem como listas do SharePoint. Quando você quiser compartilhar dados com sua equipe, as listas do SharePoint podem ser mais fácil de trabalhar do que em um banco de dados. As listas também podem ser mais fáceis de navegar e editar para usuários novatos. Além disso, você pode tirar proveito de vários recursos do SharePoint, como o recebimento de uma notificação mediante a modificação de uma lista, atribuição e coordenação de tarefas associadas a uma lista e o trabalho offline.

  • Você quer compartilhar dados continuamente entre o Access e um site do SharePoint, mas os dados estão armazenados no Access no momento. Para exibir e editar os dados mais recentes, usando o Access ou no site do SharePoint, primeiro você deve exportar os dados como uma lista e depois criar um link até eles a partir do banco de dados do Access.

  • Você usa consultas em um banco de dados do Access para gerar relatórios de status diários ou semanais, e deseja postar os resultados em um dos seus sites em intervalos regulares.

Este tópico apresenta as etapas para exportação dos dados para o SharePoint como uma lista. Para obter ajuda sobre a criação de um link do Access para uma lista do SharePoint, consulte Importar de ou vincular dados a uma lista do SharePoint.

Exportar uma tabela ou consulta para um site do SharePoint

A maneira mais fácil de exportar dados para um site do SharePoint é executar o Assistente de Site do SharePoint - Exportar. Depois de executar o assistente, você poderá salvar suas configurações — as informações que você forneceu quando executou o assistente — como uma especificação de exportação. Depois, pode executar novamente a operação de exportação sem precisar fornecer a entrada novamente. As etapas nesta seção explicam como se preparar para a exportação, exportar seus dados e salvar as configurações como uma especificação.

Preparar a operação

  1. Localize o banco de dados que contém a tabela ou consulta que você quer exportar.

    Quando você exporta uma consulta, as linhas e colunas nos resultados da consulta são exportadas como e itens de lista e colunas. Não é possível exportar um formulário ou relatório no SharePoint.

    Observação : Você pode exportar apenas um objeto por vez.

  2. Identifique o site do SharePoint onde você deseja criar a lista.

    Um endereço de site válido começa com http:// ou https://, seguido do nome do servidor, e termina com o caminho para o site específico no servidor. Por exemplo, o endereço a seguir é válido:

    https://contoso/AnalysisTeam

  3. Verifique se você tem as permissões necessárias para criar uma lista no site do SharePoint. Se não tiver certeza sobre as permissões, entre em contato com o administrador do servidor.

    A operação de exportação cria uma nova lista com o mesmo nome que o objeto de origem do Access. Se o site do SharePoint já tiver uma lista com esse nome, será necessário especificar um nome diferente para a nova lista.

    Observação : Não é possível substituir nem acrescentar dados a uma lista existente.

  4. Analise os campos na tabela de origem ou consulta.

    A tabela a seguir explica como determinados elementos são exportados e se você precisa realizar ações adicionais em casos específicos.

    Elemento

    Solução

    Campos e registros

    Todos os campos e registros na tabela ou consulta são exportados, incluindo campos oculto na folha de dados. As configurações de filtro são ignoradas durante a operação de exportação.

    Anexos

    Se o objeto de origem tiver mais de uma coluna de anexos, será necessário remover todas, com exceção de uma coluna de anexos. Isso porque uma lista do SharePoint pode oferecer suporte a apenas uma coluna de anexos. Se o objeto de origem contiver mais de uma coluna, o Access exibirá uma mensagem solicitando que você remova todas, com exceção de uma coluna de anexos, antes de iniciar a operação. Para resolver esse problema, copie todas as colunas anexo adicionais para outros objetos do Access e, depois, exporte-as para outras listas do SharePoint.

    Campos de pesquisa com um ou vários valores

    Os valores em exibição em campos de pesquisa de valor único são exportados como campos de Opção de menu suspenso na lista do SharePoint. Se o campo de origem aceitar vários valores, um campo de Opção que permite várias seleções será criado na lista do SharePoint.

    Observação : Um campo de Opção em uma lista do SharePoint pode conter no máximo uma única coluna. Se o campo de pesquisa de origem contiver várias colunas, os valores em todas as colunas serão combinados em uma única coluna.

    Campos de consulta calculados

    Os resultados em colunas calculadas são copiados em um campo cujo tipo de dados depende do tipo de dados do resultado calculado. A expressão por trás dos resultados não é copiada.

    Campos Objeto OLE

    Os campos Objeto Ole são ignorados durante a operação de exportação.

  5. Se o banco de dados de origem do Access ainda não estiver aberto, abra-o e vá para o próximo conjunto de etapas.

Exportar os dados

  1. A localização do Assistente de Site do SharePoint - Exportar difere ligeiramente dependendo de sua versão do Access. Escolha as etapas que correspondem à sua versão do Access:

    • Se você estiver usando o Access 2016, Access 2013 ou Access 2010, na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique no botão Mais para expandir uma lista de opções e clique em Lista do SharePoint.

    • Se você estiver usando o Access 2007, na guia Dados Externos, no grupo Exportar, clique em Lista do SharePoint.

  2. O Assistente de Site do SharePoint - Exportar é aberto.

    Especifique um site do SharePoint para exportar a tabela ou consulta do Access.

  3. Na caixa Especificar um site do SharePoint, insira o endereço do site de destino.

  4. Na caixa Especificar um nome para a nova lista, insira um nome para a nova lista.

    Se o objeto de origem em seu banco de dados já tiver o mesmo nome de uma lista no site do SharePoint, especifique um nome diferente.

  5. Como opção, insira uma descrição para a nova lista na caixa Descrição e, depois, marque a caixa de seleção Abrir a lista quando terminar.

  6. Clique em OK para iniciar o processo de exportação.

  7. O Access cria uma lista no site do SharePoint e exibe o status da operação na última página do assistente. Após a conclusão da operação de exportação, você pode fechar o assistente ou salvar suas etapas de exportação como uma especificação.

    Além disso, durante a operação, o SharePoint seleciona o tipo de dados correto para cada coluna, com base no campo de origem correspondente. Para ver uma lista de como os tipos de dados do Access e do Windows SharePoint Services são mapeados entre si quando você exporta dados, e quais configurações de campo são exportadas para cada tipo de dados, consulte a seção Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services são mapeados para tipos de dados do Access, posteriormente neste artigo.

O que mais devo saber sobre exportação?

Como os tipos de dados do Windows SharePoint Services são mapeados para tipos de dados do Access

A tabela a seguir mostra como o Access identifica o tipo de dados das colunas na lista exportada quando você exporta uma tabela ou consulta.

Tipo de dados do Access

Tipo de dados do Windows SharePoint Services

Configurações de propriedade de campo padrão

Observações

Texto

Linha única de texto

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Número máximo de caracteres     espelha a configuração Tamanho do Campo no Access.

Valor Padrão     espelha a configuração Valor Padrão no Access, se não for uma expressão. Caso contrário, ficará em branco.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Memorando/Texto Longo

Várias linhas de texto

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Número de Linhas para Exibição     5

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Número

Número

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Mín     Em branco

Máx     Em branco

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Número de casas decimais é definida de acordo com a configuração Casas Decimais no Access.

Configuração do Access    

Configuração do Windows SharePoint Services    

Automático

Automático

0-5

0-5

6-15

5

Valor Padrão     espelha a configuração Valor Padrão no Access, se não for uma expressão. Caso contrário, ficará em branco.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Mostrar como porcentagem     Sim se a propriedade Formato estiver definida como Porcentagem.

Data/Hora

Data ou Hora

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access

Formato de data e hora     Definido como Somente Data se a propriedade Formato estiver definida como Data Abreviada. Caso contrário, será definido como Data e Hora.

Tipo de Calendário     Definido como Calendário Islâmico se a opção Usar Calendário Islâmico estiver marcada. Caso contrário, será definido como Gregoriano.

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Valor Padrão é definida de acordo com a configuração Valor Padrão no Access.

Configuração do Access    

Configuração do Windows SharePoint Services    

=Date()

Data de hoje

Campo definido como uma data específica

Campo definido como uma data específica

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Moeda

Moeda

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Mín     Em branco

Máx     Em branco

A tabela a seguir ilustra como a propriedade Número de casas decimais é definida de acordo com a configuração Casas Decimais no Access.

Configuração do Access    

Configuração do Windows SharePoint Services    

Automático

Automático

0-5

0-5

6-15

5

Valor Padrão     espelha a configuração Valor Padrão no Access, se não for uma expressão. Caso contrário, ficará em branco.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Tipo de Moeda     espelha a configuração Formato no Access.

Numeração Automática

Número

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Mín     Em branco

Máx     Em branco

Número de casas decimais     Automático

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Numeração Automática onde a propriedade Tamanho do Campo é definida como ID de Replicação

Linha única de texto

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Número máximo de caracteres     38

Valor Padrão     Em branco

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Sim/Não

Sim/Não

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Valor Padrão     espelha a configuração Valor Padrão no Access, se não for uma expressão. Caso contrário, ficará em branco.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Objeto OLE

O campo não é exportado

Hiperlink

Hiperlink

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Formatar URL como     Hiperlink

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Anexo

Anexo

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

Campos com múltiplos valores

Opção

Nome da Coluna     espelha a configuração Nome do Campo no Access.

Descrição     espelha a configuração Descrição no Access.

Obrigatório     espelha a configuração Obrigatório no Access.

Adicionar ao Modo de Exibição Padrão     Sim

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