Exportar registros comerciais do Business Contact Manager

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Seus dados do Business Contact Manager for Outlook são armazenados no SQL Server, no formato de arquivo .bcm, mas você pode export em vários formatos. Por exemplo, talvez você queira exportar informações comerciais para usá-las em um programa de contabilidade integrado ou para transferir com facilidade seus dados para outro computador. Se você quiser, poderá exportar personalizações feitas no seu banco de dados, com ou sem os dados comerciais. O formato de arquivo .bcmx é usado somente para personalizações.

Este artigo descreve as opções que você tem para exportar seus dados comerciais, além de discutir brevemente alguns dos motivos para isso.

O que você deseja fazer?

Compreender a exportação de dados

Exportar seus dados

O que acontece quando você exporta personalizações?

Exportando itens de produção e de serviço

Exportar um relatório para o Excel para análise posterior

Compreender a exportação de dados

O processo de exportação no Business Contact Manager for Outlook cria uma cópia dos dados selecionados do Business Contact Manager database atual e os salva em um arquivo, que mais tarde poderá ser importado para outro banco de dados. Nenhum dado será removido do banco de dados atual pela exportação. Limite os dados que você exporta, filtrando-os ou exporte todas as Contas, Contatos Comerciais, itens do histórico de comunicação e suas listas do product and service items.

Você pode exportar seus dados comerciais para um dos seguintes formatos de arquivo:

  • Dados do Business Contact Manager (.bcm). Isso pode incluir todos os seus dados comerciais, como Contas, Contatos Comerciais, Oportunidades, Projetos Comerciais e o histórico de comunicação deles. Isso também inclui itens de produção e de serviço, além de todas as personalizações feitas. O formato .bcm é a única opção que pode exportar Contas e Contatos Comerciais, bem como todas as suas personalizações. Você poderá exportar dados no formato de arquivo .bcm se quiser usar as informações em um computador diferente que esteja executando o Business Contact Manager for Outlook.

  • Personalizações do Business Contact Manager (.bcmx). Esse tipo de arquivo inclui campos definidos pelo usuário, formulários personalizados (ou tipos de registro), layouts e relatórios. Use esse formato se quiser exportar somente as personalizações feitas no Business Contact Manager for Outlook. Nenhum dos seus dados comerciais são exportados. Você pode escolher esse formato de arquivo para armazenar um layout exclusivo que novos funcionários poderão usar para configurar rapidamente os sistemas deles.

  • Valores separados por vírgulas (.csv). Essa opção de exportação cria um arquivo de valores separados por vírgulas (.csv) que armazena os dados exportados. Vários programas podem ler arquivos .csv, incluindo o Microsoft Excel. Você poderá escolher esse formato de arquivo se você quiser exportar somente seus dados do Business Contact Manager for Outlook sem personalizações ou se quiser exibir os dados em outro programa que possa ler arquivos .csv.

    No entanto, há limitações para o formato de arquivo .csv. Por exemplo, você pode exportar apenas um tipo de registro, Contas e registros baseados em Conta ou Contatos Comerciais e registros baseados em Contato Comercial caso você escolha esse formato de arquivo. Além disso, você não pode exportar itens do histórico de comunicação para um arquivo .csv.

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Exportar seus dados

  1. Clique na guia Arquivo.

  2. Clique na guia Business Contact Manager e no botão Importar e Exportar.

  3. Clique em Exportar para um Arquivo.

  4. Clique no formato de arquivo que você deseja para exportar seus dados e, em seguida, clique em Avançar. Siga as instruções abaixo para o formato de arquivo que você escolheu.

    Observação :  No Windows 7 e no Windows Vista, o local padrão do arquivo de exportação é a pasta Documentos. No Microsoft Windows XP, o local padrão é a pasta Meus Documentos. Clique em Procurar se quiser alterar o local.

Dados do Business Contact Manager (.bcm)    

  1. Na caixa Arquivo para exportar, digite o local e o nome para o arquivo que será criado no processo de exportação.

  2. Selecione o tipo de registro que você deseja exportar:

    • Contas e tipos de registro baseados em Conta. Inclui Contas e todos os registros baseados no tipo de registro de Conta, como Armazenamentos.

    • Contatos Comerciais e tipos de registro baseados em Contato Comercial. Inclui Contatos Comerciais e todos os registros baseados no tipo de registro Contato Comercial, como Clientes Potenciais.

  3. Se você quiser filter a lista de registros que serão exportados, clique em Filtrar. Para saber mais sobre a filtragem de registros, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  4. Na seção Incluir da página Selecionar o local do arquivo e as opções de exportação, clique nas opções desejadas:

    • Todos os itens do histórico. Inclui o histórico de comunicação inteiro dos registros selecionados, como Oportunidades, registros telefônicos, compromissos, Projetos Comerciais, arquivos e mensagens de email.

    • Exceto mensagens de email. Exclui as mensagens de email dos itens do histórico de comunicação para os registros selecionados.

    • Produtos. Inclui todos os product and service items no banco de dados.

      Dica : Se um item de produção ou de serviço tiver sido adicionado a uma Oportunidade, e se o registro de Oportunidade tiver sido vinculado a uma Conta ou Contato Comercial, o item de produção ou de serviço será incluído nos registros exportados. Use essa caixa de seleção se quiser garantir que a lista de produtos e de serviços inteira da sua empresa seja exportada.

  5. Clique em Exportar, e, em seguida, clique em Sim quando solicitado.

  6. Se ocorrerem erros, você poderá clicar em Exibir Log para revisar os erros. Caso contrário, clique em Concluir.

    Dica : Você também pode exportar registros para o formato de arquivo .bcm de um workspace. Clique na guia que lista os registros que você deseja exportar, clique com o botão direito do mouse em um ou em vários registros e, em seguida, clique em Exportar. Conclua o assistente Exportar dados corporativos.

Personalizações do Business Contact Manager (.bcmx)    

  1. Digite a localização e o nome do arquivo que você criará no processo de exportação.

  2. Clique em Exportar, e, em seguida, clique em Sim quando solicitado.

  3. Clique em Concluir.

    Para saber mais sobre como as personalizações em um arquivo .bcmx são importadas, consulte Importar seus dados para o Business Contact Manager

Valores separados por vírgulas (.csv)   

  1. Digite a localização e o nome do arquivo que você criará no processo de exportação.

  2. Clique em uma das seguintes opções:

    • Contatos Comerciais e subtipos. Inclui Contatos Comerciais e todos os registros baseados no tipo de registro Contato Comercial, como Clientes Potenciais.

    • Contas e subtipos. Inclui Contas e todos os registros baseados no tipo de registro Conta.

  3. Se você quiser filtrar a lista de registros que será exportada, clique em Filtrar. Para saber mais sobre a filtragem de registros, consulte Filtrar registros no Business Contact Manager.

  4. Clique em Avançar e, em seguida, clique em Sim quando solicitado a exportar o arquivo .csv.

  5. Clique em Concluir para fechar o assistente.

Observações : 

  • Clique em Exibir Log para ver quais são os erros ou as exceções específicos. Se essas mensagens incluírem problemas que precisam ser corrigidos, corrija-os no arquivo que você está tentando exportar e tente exportar os dados novamente.

  • A exportação de dados comerciais de ou para regiões do mundo diferentes não é recomendada porque algumas estruturas de dados e tipos não são conversíveis.

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O que acontece quando você exporta personalizações?

Todos os relatórios, layouts de formulário, tipos de registro personalizados e campos definidos pelo usuário que você criou no Business Contact Manager for Outlookserão salvos em um arquivo .bcmx se você optar por exportar personalizações.

A maioria das personalizações substituirá todas as configurações existentes no banco de dados de destino, mas há algumas exceções. Para saber mais sobre como a importação de personalizações afetará seu banco de dados , consulte Importar seus dados para o Business Contact Manager

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Exportando itens de produção e de serviço

Você pode exportar informações de item de produção e de serviço junto com outros registros, mas não pode exportar listas de itens de produção e de serviços sozinhas.

Se você quiser exportar somente esses dados, deverá criar um arquivo .csv de seus itens de produção e de serviço. O arquivo deve ser formatado com pelo menos três colunas, na ordem:

  • Produto ou Nome do Serviço

  • Descrição

  • Preço Unitário.

Também é possível incluir as colunas Quantidade e Custo Unitário, mas elas não são obrigatórias.

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Exportar um relatório para o Excel para análise posterior

Você pode exportar dados diretamente de qualquer relatório para uma planilha do Excel para análise posterior, manutenção de registros ou arquivamento. Com o Business Contact Manager for Outlook, você pode gerar e personalizar relatórios sobre vendas, produtos e serviços, Contas, Contatos Comerciais, Clientes Potenciais, Oportunidades, Projetos Comerciais, Tarefas de Projetos e atividades de marketing.

  1. No Painel de Navegação, clique em Business Contact Manager.

  2. Na Faixa de Opções, clique na guia Relatórios.

  3. Clique em um dos seguintes tipos de relatórios e, em seguida, clique no relatório que você deseja abrir.

    • Contas

    • Contatos Comerciais

    • Clientes Potenciais

    • Oportunidades

    • Principais Clientes

    • Principais Produtos

    • Principais Referenciadores

    • Clientes Inativos

    • Marketing

    • Projetos Comerciais

    • Tarefas de Projetos

      Para obter informações sobre como modificar um relatório, consulte usar relatórios e gráficos no Business Contact Manager.

  4. No grupo Ações, clique em Exportar para o Excel. O relatório é aberto no Excel.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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