Explicação das configurações de AutoArquivar

O recurso AutoArquivar ajuda a gerenciar o espaço na caixa de correio ou no servidor de email que você está usando, movendo automaticamente itens para um local de arquivo. Dependendo das opções, o AutoArquivar realiza uma ou as duas ações a seguir:

  • Move itens do local original, geralmente uma de suas pastas ativas, para uma pasta de arquivamento.

    Onde encontro meus itens?

    O arquivo morto é um tipo de Arquivo de Dados do Outlook (.pst). Na primeira vez que o AutoArquivar é executado, o arquivo morto é criado automaticamente em: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    Não consigo encontrar as pastas mencionadas neste artigo

    Algumas pastas podem estar ocultas. Para saber mais sobre como exibir pastas ocultas no Windows, confira Mostrar arquivos ocultos.

  • Exclui permanentemente os itens que excederam os períodos de classificação por vencimento.

Observação:  Se você quiser que itens sejam excluídos, eles não são arquivados. Se você quiser que itens sejam arquivados, eles não podem ser excluídos por um recurso AutoArquivar. Quando os itens são arquivados, eles só podem ser excluídos manualmente.

Confira mais informações sobre o recurso AutoArquivar em Usar o recurso AutoArquivar para fazer backup ou excluir itens.

Períodos de classificação por vencimento dos itens do Outlook

Qualquer item do Outlook que excedeu seu período de classificação por vencimento é incluído no próximo AutoArquivar, a menos que o item tenha sido marcado especificamente para ser excluído. O período de classificação por vencimento padrão para cada pasta do Outlook é conforme o seguinte:

Pasta

Período de classificação de vencimento

Caixa de Entrada e Rascunhos

6 meses

Itens Enviados e Itens Excluídos

2 meses

Caixa de Saída

3 meses

Calendário

6 meses

Tarefas

6 meses

Anotações

6 meses

Diário

6 meses

Observação:  As pastas que você criar com o mesmo tipo de itens que a Caixa de Entrada, o Calendário, as Tarefas, as Anotações ou o Diário têm o mesmo padrão: período de classificação por vencimento de seis meses. Por exemplo, uma pasta de email que você cria para relatórios de status recebidos de uma pasta de um colega de trabalho ou de contatos que você criou para contatos pessoais.

Determinar a idade de um item

Tipo de item

Quando o período de classificação por vencimento começa

Mensagem de email

Data/hora de recebimento ou quando você alterou e salvou a mensagem pela última vez, o que for mais recente. Marcar uma mensagem como lida ou não lida é um exemplo de uma alteração de mensagem.

Reunião, evento ou compromisso do Calendário

A data em que você alterou ou salvou o item pela última vez, o que for mais tarde. Itens recorrentes não são arquivados automaticamente.

Tarefa

A data de conclusão ou quando você alterou e salvou a tarefa pela última vez. Tarefas que não estão marcadas como concluídas não são arquivadas automaticamente. Tarefas atribuídas a outras pessoas são arquivadas somente se marcadas como concluídas.

Anotação

Quando você alterou e salvou a anotação pela última vez.

Entrada de diário

A data em que a entrada do Diário foi criada ou em que você alterou e salvou a entrada pela última vez.

Contato

Contatos não são arquivados por padrão. No entanto, você pode arquivá-los manualmente.

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Configurações e opções de AutoArquivar

Veja as descrições a seguir para as configurações e opções que você pode aplicar ao personalizar o recurso AutoArquivar.

Caixa de diálogo de configurações de AutoArquivar

Executar AutoArquivar a cada n dias    Escolha com que frequência o AutoArquivar é executado. Arquivar muitos itens ao mesmo tempo pode reduzir o desempenho do computador. Portanto, é melhor usar o recurso AutoArquivar com mais frequência para reduzir a quantidade de itens processados.

Para desativar o recurso AutoArquivar, desmarque a caixa de seleção Executar AutoArquivar a cada n dias.

Confirmar antes de executar AutoArquivar    Escolha se deseja que uma mensagem de lembrete apareça antes que AutoArquivar processe seus itens do Outlook. Quando a confirmação aparecer, clique em Não na mensagem de lembrete para cancelar a sessão de AutoArquivar.

Excluir itens expirados (apenas para pastas de email)    Esta opção fica desativada por padrão. Marque esta caixa de seleção para excluir mensagens após o período de classificação por vencimento.

Arquivar ou excluir itens antigos    Escolha esta opção se você deseja definir ou alterar as configurações que seguem. Se essa caixa de seleção estiver desmarcada, AutoArquivar é executado usando as configurações padrão.

Mostrar a pasta de arquivos mortos na lista de pastas     Marque essa caixa de seleção para que a pasta de arquivamento seja listada com outras pastas de trabalho no Painel de Navegação. Se você não usar essa opção, você ainda pode abrir a pasta de arquivamento, clique na guia Arquivo e depois na guia Abrir, clique em Abrir Arquivo de Dados do Outlook.

Eliminar itens anteriores aEspecifique a data em que você deseja que os itens sejam arquivados, em dias, semanas ou meses. Você pode configurar desde um dia até um máximo de 60 meses.

Mover itens antigos paraMarque essa caixa de seleção para arquivar itens automaticamente em vez de excluí-los. A pasta padrão aparece na caixa. Para usar uma pasta diferente, insira o local da pasta na caixa ou clique em Procurar. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Excluir itens permanentemente.

Excluir itens permanentemente     Essa opção exclui itens expirados. Eles não serão movidos e nenhuma cópia do arquivamento é mantida. Escolher essa opção desmarca a seleção da opção Mover itens antigos para.

Aplicar essas configurações para todas as pastas agora    Esta opção aplica as configurações de AutoArquivar, incluindo as alterações, a todas as pastas. Para especificar configurações exclusivas para uma ou mais pastas,não escolha essa opção. Em vez disso, clique com o botão direito do mouse na pasta, clique em Propriedades e vá para a guia AutoArquivar para alterar configurações das pastas que você deseja alterar.

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