Exigir aprovação de itens em uma lista de sites ou biblioteca

Exigir aprovação de itens em uma lista de sites ou biblioteca

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Listas e bibliotecas com frequência podem conter informações confidenciais, como projetado iniciativas de recursos humanos ou de campanhas de marketing. Ele pode ser importante ter apenas "oficiais" versões de itens ou arquivos vistos pelos usuários. Para fazer isso, você pode exigir aprovação de um item ou arquivo antes do conteúdo fica visível a maioria dos usuários do site. Por que exigem aprovação, a organização pode aplicar um nível significativo de qualidade e segurança ao conteúdo de listas e bibliotecas.

O que você deseja fazer?

  1. Vá para a biblioteca para a qual você deseja exigir aprovação.

  2. Clique em configurações de Configurações: atualizar seu perfil, instalar software e conectá-lo à nuvem , configurações da biblioteca.

    Se você não vir esses itens de menu, clique em biblioteca na faixa de opções e clique em

    Configurações da biblioteca no grupo configurações.

  3. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão para abrir a página Configurações de Controle de Versão.

    Diálogo de configurações de biblioteca com controle de versão selecionada.
  4. Na seção Aprovação de conteúdo, selecione Sim em resposta à exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Na seção Histórico de versões de documento, especifique se você deseja que o SharePoint para criar versões quando um arquivo for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são mantidos.

  5. Na seção Segurança do Item de Rascunho, determine quais usuários poderão ver itens de rascunho na biblioteca de documentos.

    Caixa de diálogo de opções de controle de versão

    Dica:  Se você exigir aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens da biblioteca serão marcados como Aprovados.

  6. Você pode escolher qualquer uma das opções a seguir:

    • Usuários que possam ler itens na lista

    • Somente usuários que possam editar itens na lista

    • Somente usuários que possam aprovar itens na lista e o autor do item

  7. Clique em OK.

  1. Vá para a lista para a qual você deseja exigir aprovação.

  2. Na faixa de opções, clique na guia lista.

  3. Clique em configurações da lista.

  4. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão para abrir a página Configurações de Controle de Versão.

  5. Na seção Aprovação de conteúdo, selecione Sim em resposta à exigir aprovação de conteúdo para itens enviados? Na seção Histórico de versão do Item, especifique se você deseja que o SharePoint para criar versões quando um item for editado. Você também pode optar por limitar o número de versões que são mantidos.

  6. Na seção Segurança do Item de rascunho, determine quais usuários poderão ver itens de rascunho na lista.

    Dica:  Se você exigir aprovação de conteúdo para uma lista ou biblioteca que já contenha itens, todos os itens da biblioteca serão marcados como Aprovados.

  7. Você pode escolher qualquer uma das opções a seguir:

    • Usuários que possam ler itens na lista

    • Somente usuários que possam editar itens na lista

    • Somente usuários que possam aprovar itens na lista e o autor do item

  8. Clique em OK.

Se alguém envia um item a uma lista ou biblioteca que exige aprovações, ele está no status pendente até que alguém (quem tem pelo menos nível de permissão Gerenciar listas) aprova. Enquanto ele está aguardando aprovação, ela permanece no status pendente.

Normalmente, quando um item está com um status Pendente, somente o originador do item e as pessoas com permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que o status mudar de Pendente para Aprovado, ele ficará visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou a biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até o originador, ou alguém que tenha as permissões necessárias, excluí-los. Todos os itens ou arquivos que já existem na lista ou biblioteca recebem o status Aprovado automaticamente.

Importante:  Se a segurança na biblioteca de site estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens estarem com o status Aprovado.

Somente as pessoas que têm permissões Controle Total ou Design podem alterar as configurações da Lista ou Biblioteca.

Para aprovar um documento que foi carregado ou adicionado a uma biblioteca que exige aprovações, siga estas etapas:

  1. Clique nas reticências ( ) ao lado do item que você deseja aprovar.

  2. Clique em Avançado.

  3. Clique em Aprovar/rejeitar. Se Aprovar/rejeitar não aparecer, clique em Avançado e, em seguida, clique em Aprovar/rejeitar. Se a opção não aparece em todos os, controle de versão não pode ser ativado ou talvez você não tenha permissões para aprovar um documento.

  4. Clique em aprovado ou rejeitado em status de aprovação. Opcionalmente, você pode adicionar comentários na seção de comentário.

  5. Clique em OK.

O que você deseja fazer?

Se alguém enviar um item ou arquivo para uma lista ou biblioteca que exija aprovação, ele ficará com o status Pendente até que alguém com as devidas permissões o aprove. Durante a espera pela aprovação, o item ou arquivo permanece com o status Pendente.

Geralmente, quando um item ou arquivo está no status Pendente, somente o originador do item/arquivo e as pessoas que têm permissões para gerenciar listas e bibliotecas podem vê-lo. Depois que o status mudar de Pendente para Aprovado, ele ficará visível para qualquer pessoa que tenha permissão para exibir a lista ou biblioteca. Os artigos rejeitados permanecem na lista ou biblioteca até o originador, ou alguém que tenha as permissões necessárias, excluí-los. Todos os itens ou arquivos que já existem na lista ou biblioteca recebem o status Aprovado automaticamente.

Importante:  Se a segurança na biblioteca de site estiver configurada para permitir que qualquer usuário leia itens, qualquer pessoa que tenha permissões de Leitura no site poderá ver todos os itens na lista ou biblioteca, independentemente de os itens estarem com o status Aprovado.

Somente as pessoas que têm permissões Controle Total ou Design podem alterar as configurações da Lista ou Biblioteca.

Para configurar a aprovação exigida de itens ou arquivos

  1. Se a lista ou biblioteca de site ainda não estiver aberta, clique em seu nome no painel Início Rápido.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca ou Ferramentas de Lista.

  3. Se estiver trabalhando em uma biblioteca, clique em Configurações da Biblioteca. Se estiver trabalhando em uma lista, clique em Configurações da Lista. Neste exemplo, a página Configurações da Biblioteca é aberta.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão. A página Configurações de controle de versão é aberta.

    Página Seleções de Controle de Versão mostrando as seleções para Aprovar

  5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Sim em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?.

  6. Na seção Segurança do Item de Rascunho, determine quais usuários poderão ver itens de rascunho na biblioteca de documentos. Neste exemplo, Apenas usuários que podem aprovar itens (e o autor do item) está selecionado.

  7. Clique em OK.

    O exemplo a seguir mostra itens Aprovados em uma biblioteca depois que a opção Exige Aprovação do Conteúdo foi definida como Sim. Como esses arquivos já estavam na biblioteca, foram aprovados automaticamente.

    Biblioteca do SharePoint depois da Aprovação ser exigida. Os arquivos que já estavam na biblioteca estão no status Aprovado.

Eventualmente, sua organização pode achar inconveniente ou desnecessário exigir aprovação para cada item ou arquivo em uma determinada lista ou biblioteca. Além de demandar tempo da pessoa que concederá ou negará a aprovação, essa exigência também impede que as pessoas colaborem facilmente em um arquivo ou item. Se você determinar que a organização não precisa mais ter cada item ou arquivo aprovado, você pode remover a exigência.

Para remover a exigência de aprovação de itens ou arquivos em uma lista ou biblioteca

  1. Se a lista ou biblioteca de site ainda não estiver aberta, clique em seu nome no painel Início Rápido.

  2. Na faixa de opções, clique na guia Biblioteca no grupo Ferramentas de Biblioteca, ou na guia Lista no grupo Ferramentas de Lista.

  3. Se estiver trabalhando em uma biblioteca, clique em Configurações da Biblioteca. Se estiver trabalhando em uma lista, clique em Configurações da Lista. Neste exemplo, a página Configurações da Biblioteca é aberta.

    Página de configurações da biblioteca com link de configurações de controle de versão exibido

  4. Em Configurações Gerais, selecione Configurações de controle de versão. A página Configurações de controle de versão é aberta.

  5. Na seção Aprovação de Conteúdo, selecione Não em resposta à pergunta Exigir aprovação de conteúdo para itens enviados?. Uma mensagem de aviso aparece.

    Mensagem de aviso que aparece quando Não é selecionado na seção Aprovação de Conteúdo da caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão

  6. Clique em OK para fechar a mensagem.

  7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Configurações de Controle de Versão. Quando você volta à lista ou biblioteca, o Status de Aprovação não está mais disponível na página. Todos os usuários que têm permissão para exibir a lista ou biblioteca podem exibir todo o conteúdo que reside lá.

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