Exibir totais de colunas em uma folha de dados

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

O Microsoft Office Access 2007 oferece uma nova ferramenta, denominada linha Totais, que simplifica o processo de soma de uma coluna de dados. Você pode usar a linha Totais para outros cálculos, como médias, contagem do número de itens em uma coluna e localização do valor mínimo ou máximo em uma coluna de dados.

A linha Totais torna mais fácil e rápido o uso de um conjunto de funções agregadas — funções que calculam valores em um intervalo de dados. Em versões anteriores do Access, era necessário usar essas funções em consultas ou no código do VBA (Visual Basic for Applications). Ainda é possível usar esses métodos, mas a linha Totais oferece um modo rápido de usar uma função agregada. Este artigo apresenta as funções agregadas e explica como usá-las em uma linha Totais.

O que deseja fazer?

Entender a soma e outras funções agregadas

Somar valores usando a linha de totais

Contar o número de valores em uma coluna

Mais sobre as funções de desvio padrão e variação

Familiarizando-se com a Soma e outras funções agregadas

As funções agregadas realizam cálculos em colunas de dados e retornam um único resultado. Use as funções agregadas quando for necessário calcular um valor único, como uma soma ou média. À medida que avançar, lembre-se que as funções agregadas são usadas com colunas de dados. Isso pode parecer uma instrução óbvia, mas ao planejar e usar um banco de dados, você tenderá a focar em linhas de dados e registros individuais — certifique-se de que os usuários possam inserir dados em um campo, mover o cursor para a direita ou para a esquerda, preencher o próximo campo, etc. Em contraste, as funções agregadas são usadas para focar em grupos de registros em colunas.

Por exemplo, suponha que você use o Access para armazenar e controlar dados de vendas. As funções agregadas poderão ser usadas para contar o número de produtos vendidos em uma coluna, calcular os valores de vendas totais em uma segunda coluna e calcular a quantidade média de vendas para cada produto em uma terceira coluna.

Esta tabela lista e descreve as funções agregadas na linha Totais. Lembre-se de que o Access fornece funções agregadas adicionais, mas elas devem ser usadas em consultas. Além disso, se estiver trabalhando com um projeto do Access (front-end Access conectado a um banco de dados Microsoft SQL Server), você poderá utilizar um conjunto maior de funções agregadas. Para obter mais informações sobre essas funções adicionais, consulte a Ajuda online do SQL Server.

Função

Descrição

Usar com o(s) tipo(s) de dado(s)

Disponível na linha Totais?

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, monetários ou de data/hora. A função ignora valores nulos.

Número, Decimal, Moeda, Data/Hora

Sim

Contar

Conta o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto complexas dados escalares, como uma coluna de valores múltiplos listas de repetição. Para obter mais informações sobre as listas de valores múltiplos, consulte os artigos da guia para campos de múltiplos valores e Adicionar ou alterar um campo de pesquisa que permite armazenar múltiplos valores.

Sim

Máximo

Retorna o item com o valor mais alto. Para dados de texto, o valor mais alto é o último valor alfabético; e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, Decimal, Moeda, Data/Hora

Sim

Mínimo

Retorna o item com o valor mais baixo. Para dados de texto, o valor mais baixo é o primeiro valor alfabético; e o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, Decimal, Moeda, Data/Hora

Sim

Desvio padrão

Avalia como valores estão dispersos de um valor médio (uma média). Para obter mais informações, consulte mais informações sobre as funções de desvio padrão e variação, posteriormente neste artigo.

Número, Decimal, Moeda

Sim

Soma

Adiciona os itens em uma coluna. Funciona apenas em dados numéricos e monetários.

Número, Decimal, Moeda

Sim

Variância

Avalia a variância estatística de todos os valores na coluna. Você pode usar esta função apenas nos dados numéricos e de moeda. Se a tabela contiver menos de duas linhas, o Access retornará um valor nulo. Para obter mais informações sobre funções de variação, consulte a seção mais sobre as funções de desvio padrão e variação, mais adiante neste artigo.

Número, Decimal, Moeda

Sim

A seção a seguir explica como usar cada função em uma linha Totais.

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Somar valores com o uso da linha Totais

Se for necessário somar uma coluna de dados ou usar outra função agregada rapidamente, você pode adicionar uma linha Totais a uma tabela, um conjunto de resultados de consulta ou um formulário dividido — um formulário que contém uma folha de dados. As linhas Totais poupam muito tempo, pois eliminam a necessidade de adicionar uma função a uma consulta ou código VBA.

Lembre-se destas regras conforme for prosseguindo.

  • As funções oferecidas pela linha Totais variam com a configuração do tipo de dados para a coluna de dados. Por exemplo, o Access fornece apenas a função Contar para campos definidos como tipo de dados Texto, pois não é possível realizar operações matemáticas em dados de texto.

  • O primeiro campo em uma linha Total contém a palavra Totais até você alterá-la selecionando uma função.

  • Você não pode adicionar uma linha de totais a um relatório. Você pode usar funções de agregação em relatórios, mas você precisa usar outras técnicas. Para obter mais informações sobre funções agregadas e expressões em relatórios, consulte o artigo criar um relatório de resumo ou agrupado.

  • Você pode adicionar uma linha Totais e consultas abertas no modo Folha de Dados. Você também pode adicionar uma linha totais a um formulário dividido aberto nos modos Formulário

  • Por padrão, o Access exclui as linhas Totais nas operações de filtragem e classificação.

As seções a seguir explicam como usar uma linha Totais em uma folha de dados e um formulário dividido.

Adicionar uma linha Totais

  1. Abra uma tabela ou consulta no modo Folha de Dados, ou abra um formulário no modo Formulário. Para fazê-lo, no Painel de Navegação, clique com o botão direito do mouse na tabela, consulta ou formulário e clique em Modo Design ou Modo Formulário no menu de atalho.

  2. Na guia Início, no grupo Registros, clique em Totais.

    imagem da faixa de opções do access

    Uma nova linha Total será exibida abaixo da linha de estrela na folha de dados ou formulário dividido.

    Uma linha Totais nova, em branco

    Observação : Se você estiver trabalhando em um formulário dividido que foi criado em uma versão anterior do Access e, em seguida, convertido para o novo formato .accdb, você não precisa ver uma linha de estrela na folha de dados. Essa diferença não afeta uma linha Totais de forma alguma.

  3. Na linha Total, clique no campo que você deseja somar e, em seguida, selecione SOMA na lista.

    Selecionando a função SOMA para uma linha de totais

    Para obter informações sobre a função, consulte a seção entender as funções agregadas, neste artigo.

Remover uma linha Totais

  • Na guia Início, no grupo Registros, clique em Totais.

    imagem da faixa de opções do access

Observação : Não é possível recortar ou excluir uma linha Totais, apenas ativar ou desativá-la. Entretanto, você pode copiar uma linha Totais e colá-la em outro arquivo, como uma pasta de trabalho do Microsoft Office Excel 2007 ou um documento do Microsoft Office Word 2007. O próximo conjunto de etapas explica como copiar a linha Totais.

Copiar uma linha Totais para outro arquivo

  1. Clique no seletor de linha — a caixa na extremidade direita ou esquerda da linha Total — para destacar a linha inteira.

    1. Na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique em Copiar.

    imagem da faixa de opções do access

    –ou–

    Pressione CTRL+C.

  2. Abra o arquivo de destino no qual deseja colar os dados.

  3. Selecione a última linha da tabela de destino, do conjunto de resultados de consulta ou do formulário.

  4. Na guia Início, no grupo Área de Transferência, clique em Colar.

    imagem da faixa de opções do access

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Contar o número de valores em uma coluna

Use a função Contar quando for necessário contar o número de itens em uma coluna. A função Contar é executada apenas em relação a uma única coluna de dados e retorna um valor único. Essa função pode ser executada com todos os tipos de dados.

Contar itens em uma coluna

  1. Abra uma tabela, um conjunto de resultados de consulta ou um formulário. Você pode usar qualquer modo de exibição, exceto o modo Design.

  2. Na guia Início, no grupo Registros, clique em Totais.

    imagem da faixa de opções do access

    Uma nova linha Totais será exibida abaixo da linha de estrela na folha de dados.

  3. Na linha de totais, clique no campo que você deseja contar e selecione CONTAGEM na lista. Para obter informações sobre a função, consulte a seção entender soma e outras funções agregadas, neste artigo.

    Observação : O Access não calcula o valor para a função até você concluir as alterações. Para fazer isso, insira um novo valor em outro campo ou pressione F9 para consultar novamente os dados.

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Saiba mais sobre as funções Desvio Padrão e Variância

As funções Desvio Padrão e Variância calculam valores estatísticos. Especificamente, elas calculam onde os valores são agrupados em torno da sua média (valor médio) em uma distribuição padrão (a curva de distribuições normais).

Por exemplo, suponha que você colete aleatoriamente 10 ferramentas da mesma máquina e as meça em relação à resistência a interrupções — um processo que testa a máquina e as medições do controle de qualidade. Se calcular uma resistência a interrupções média, você poderá ver que a maioria das ferramentas tem uma resistência a interrupções que é próxima dessa média, enquanto algumas apresentam uma resistência maior e outras têm uma resistência menor. No entanto, se apenas calcular a resistência média a interrupções, esse valor não informa se o processo funciona bem, pois algumas ferramentas excepcionalmente resistentes ou não resistentes podem distorcer a média para cima ou para baixo.

As funções Variância e Desvio Padrão funcionam em torno desse problema, informando você sobre a proximidade dos valores em relação à média. Para a resistência à interrupções, quanto menores os números retornados por qualquer uma das funções, isso indicará que os processos de fabricação estão funcionando bem, pois algumas ferramentas apresentam uma resistência à interrupções acima ou abaixo da média.

Uma descrição completa da variância e do desvio padrão está acima do escopo deste artigo. Você pode consultar qualquer número de sites da Web de estatística para obter mais informações sobre ambos os tópicos. Lembre-se dessas regras ao usar as funções Variância e Desvio Padrão:

  • As funções ignoram valores nulos.

  • A função de variação usa esta fórmula:
    Fórmula

  • A função de desvio padrão usa esta fórmula:
    Fórmula

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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