Exibir totais de coluna em uma folha de dados, usando uma linha de totais

Com uma linha de totais no Access, é possível ver rapidamente os totais de várias colunas em uma folha de dados. Por exemplo, em uma tabela com informações de compras, podemos mostrar a soma dos preços e das unidades compradas ou uma contagem total dos itens, colocando uma linha de totais na folha de dados:

Linha de totais com dados preenchidos

Observação :  Para mostrar o valor da Soma de uma coluna, o tipo de dados da coluna deve ser definido como Número, Decimal ou Moeda. Para colunas não numéricas, você só pode selecionar o tipo de total de Conta.

Adicionar uma linha de Totais

  1. Clique duas vezes na tabela, consulta ou formulário dividido no Painel de Navegação para abri-lo no Modo Folha de Dados.

  2. Na guia Página Inicial, vá para o grupo Registros e clique em Totais.

    Uma linha de Total será exibida no final da folha de dados:

    Linha de totais na folha de dados

  3. Para cada célula na linha de Total onde você deseja que um total apareça, clique na célula e selecione o tipo de total desejado.

Como selecionar o tipo de total

Depois de adicionar a linha de Total, selecione o tipo de valor de totais que é mostrado para cada coluna. Por exemplo, podemos mostrar agregados como somas quando o tipo de dados está definido como Número, Decimal ou Moeda. Uma contagem de valores é possível quando o tipo de dados é um valor de texto.

Vamos ver na folha de dados do exemplo na imagem abaixo o valor total da soma das colunas Preço de Compra e Unidades Compradas e a contagem total da coluna Item:

  1. Em vez da palavra Totalna primeira coluna, podemos mostrar uma contagem de registro. Clique na linha de totais da coluna Item, clique na seta e selecione Contagem para ver o número total ou a contagem de itens.

  2. Depois, clique na seta na colunaPreço de Compra e selecione Soma para ver o preço de compra total de todos os itens.

  3. Repita a etapa anterior na coluna Unidades Compradas para ver o total de unidades compradas.

    Linha de totais com funções de soma e contagem

    Observação :  Apesar de não ser possível excluir ou recortar a linha de Totais, ela pode ser ocultada ao clicar em Totais na guia Início.

Entender a função Soma e outras funções de agregação

As funções de agregação executam cálculos em colunas de dados e retornam um único resultado. Use funções de agregação quando precisar calcular um único valor, como uma soma ou média. À medida que prosseguir, lembre-se de que você usa funções de agregação com colunas de dados. Isso pode parecer uma afirmação óbvia, mas quando cria e usa um banco de dados, você tende a se concentrar em linhas de dados e registros individuais. Portanto, verifique se os usuários podem inserir dados em um campo, mover o cursor para a direita ou para a esquerda, preencher o campo seguinte e assim por diante. Por outro lado, use as funções de agregação para se concentrar em grupos de registros nas colunas.

Por exemplo, digamos que você use o Access para armazenar e controlar dados de vendas. É possível usar funções de agregação para contar o número de produtos vendidos em uma coluna, calcular o valor total das vendas em uma segunda coluna e calcular o valor médio das vendas de cada produto em uma terceira coluna.

Esta tabela relaciona e descreve as funções de agregação que o Access fornece na linha de totais. Lembre-se de que o Access fornece funções de agregação adicionais, mas você deve usá-las em consultas.

Função

Descrição

Usar com os tipos de dados

Disponível na linha de totais?

Média

Calcula o valor médio de uma coluna. A coluna deve conter dados numéricos, de moeda ou de data e hora. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Sim

Contagem

Calcula o número de itens em uma coluna.

Todos os tipos de dados, exceto dados escalares recorrentes complexos, como uma coluna de listas de múltiplos valores. Saiba mais sobre listas de múltiplos valores nos artigos Guia para campos de múltiplos valores e Adicionar ou alterar um campo Pesquisa que permite armazenar valores múltiplos.

Sim

Máximo

Retorna itens com o valor mais alto. No caso de dados de texto, o valor mais alto corresponde ao último valor alfabético; o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Sim

Mínimo

Retorna itens com o valor mais baixo. No caso de dados de texto, o valor mais baixo corresponde ao primeiro valor alfabético; o Access ignora maiúsculas e minúsculas. A função ignora valores nulos.

Número, decimal, moeda, data/hora

Sim

Desvio padrão

Mede o grau de dispersão dos valores em um valor médio (uma média). Para saber mais, confira o tópico Mais informações sobre as funções "Desvio padrão" e "Variação", na seção a seguir.

Número, decimal, moeda

Sim

Soma

Adiciona itens em uma coluna. Funciona apenas com dados numéricos e de moeda.

Número, decimal, moeda

Sim

Variação

Mede a variação estatística de todos os valores na coluna. É possível usar esta função apenas com dados numéricos e de moeda. Quando a tabela contém menos de duas linhas, o Access retorna um valor nulo. Para saber mais sobre funções de variação, confira o tópico Mais informações sobre as funções "Desvio padrão" e "Variação", na seção a seguir.

Número, decimal, moeda

Sim

Mais informações sobre as funções "Desvio Padrão" e "Variação"

As funções Desvio Padrão e Variação calculam valores estatísticos. Especificamente, calculam onde os valores são clusterizados em relação à própria média, em uma distribuição padrão (Curva do Sino).

Por exemplo, digamos que você reúna dez ferramentas aleatoriamente, identificadas com a mesma máquina, e mede a resistência à ruptura: um processo que visa testar a máquina e as medidas de controle de qualidade. Quando calcula a média de resistência à ruptura, você pode observar que a maioria das ferramentas têm uma resistência próxima dessa média, ao passo que algumas apresentam menor resistência e outras uma resistência acentuada. No entanto, se calcular apenas a média da resistência à ruptura, esse valor não informará sobre o desempenho do processo do controle de qualidade, pois algumas ferramentas excepcionalmente fortes ou fracas podem causar um desvio na média para cima ou para baixo.

As funções Variação e Desvio Padrão contornam esse problema, informando a proximidade dos valores em relação à média. No caso da resistência à ruptura, os menores números retornados por qualquer uma das funções indicam que os processos de fabricação estão funcionando bem, porque algumas das ferramentas apresentam resistência à ruptura acima ou abaixo da média.

Este artigo não proporciona uma discussão completa sobre variação e desvio padrão. Para saber mais sobre esses temas, você pode acessar vários sites sobre estatísticas na Web. Quando usar as funções Variação e Desvio Padrão, lembre-se das seguintes regras:

  • As funções ignoram valores nulos.

  • A função Variação usa a seguinte fórmula:
    Fórmula

  • A função Desvio Padrão usa a seguinte fórmula:
    Fórmula

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