Exemplo de fluxo de trabalho: enviar uma mensagem de notificação

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Para obter informações mais atualizadas sobre a criação de alertas para notificação consulte criar um alerta ou assinar um RSS feed. Se você estiver usando listas de SharePoint Online, você também pode usar fluxos de criar notificações por email e outros canais. Para obter mais informações, consulte Adicionar um fluxo a uma lista do SharePoint Online.

Observação : Essas informações de tópico relacionadas ao SharePoint 2007 apenas.

Atualizado em 12 de dezembro de 2016

Para saber mais sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint.

Importante : Para criar um fluxo de trabalho, seu site deve estar localizado em um servidor executando Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Antes de começar

Sua equipe usa a biblioteca Documentos Compartilhados para colaborar em documentos e usa a coluna Atribuído a para controlar a quem os documentos são atribuídos. Em vez de ter todos os membros da equipe verificando continuamente o site da equipe para ver se há documentos recentemente atribuídos a eles, é recomendável criar um fluxo de trabalho que envia automaticamente uma mensagem de email para qualquer membro da equipe quando ele recebe uma atribuição. Você pode fazer isso rapidamente criando um fluxo de trabalho em uma etapa.

Talvez você esteja pensando, por que não usar um alerta? Os alertas oferecem muitas opções — por exemplo, você pode receber um alerta quando um item é adicionado ou modificado, mas não pode configurar um alerta para quando uma coluna específica é alterada com uma definição específica. Além disso, com um alerta você não pode criar uma mensagem de email que informa ao destinatário exatamente qual ação é necessária.

Antes de projetar o fluxo de trabalho, você precisa realizar as alterações ou personalizações necessárias em seu site, sua lista ou sua biblioteca — por exemplo:

  • Um fluxo de trabalho é sempre anexado a exatamente um SharePoint lista ou biblioteca. Seu site deve ter pelo menos uma lista ou biblioteca antes de criar um fluxo de trabalho. Se não houver nenhuma lista no seu site, você precisará criar um quando você cria um fluxo de trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use colunas ou configurações personalizadas, você deverá fazer essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho, de tal forma que essas colunas e configurações estejam disponíveis para você no Designer de Fluxo de Trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use recursos de lista ou biblioteca que não estejam ativados por padrão, como Aprovação de Conteúdo, você deverá ativar esses recursos antes de projetar seu fluxo de trabalho.

Observação : O recurso de fluxo de trabalho foi criado com base no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. A mesma versão do Workflow Foundation deverá estar instalada em seu computador e no servidor. Na primeira vez que criar um fluxo de trabalho, talvez você receba um aviso para instalar o Workflow Foundation.

Adicionar uma coluna à biblioteca de documentos

Este exemplo usa a biblioteca de Documentos Compartilhados, a qual, por padrão, aparece em um site de equipe. No entanto, você deve adicionar a coluna Atribuído a a essa biblioteca, pois essa coluna não aparece por padrão na biblioteca.

  1. No navegador, vá para a biblioteca de Documentos Compartilhados.

    Dica : Clique em Documentos Compartilhados na Lista de Pastas e, em seguida, pressione F12.

  2. Na barra de ferramentas da biblioteca, clique em Definições e, em seguida, clique em Adicionar Colunas de Colunas do Site.

  3. Em Colunas de sites disponíveis, clique em Atribuído a e em Adicionar.

  4. Clique em OK.

    Quando você exibe Documentos Compartilhados no navegador, a coluna Atribuído a aparece na biblioteca.

  5. Feche o navegador.

Início da página

Projetar o fluxo de trabalho

Depois de configurar a biblioteca de Documentos Compartilhados com a coluna correta, você está pronto para usar o Designer de Fluxo de Trabalho.

  1. Inicie o Office SharePoint Designer 2007.

  2. No menu Arquivo, clique em Abrir Site.

  3. Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e selecione o site do SharePoint em que deseja criar o fluxo de trabalho e clique em Abrir.

  4. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

    O Designer de Fluxo de Trabalho é aberto.

  5. Na caixa Atribuir um nome a este fluxo de trabalho, digite Notificação de Atribuição

    Os visitantes do site verão este nome quando exibirem as páginas de Status do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no navegador.

  6. Na lista A qual lista do SharePoint este fluxo de trabalho deverá estar anexado?, clique em Documentos Compartilhados.

    Quando membros da equipe exibirem a biblioteca de Documentos Compartilhados, eles verão uma nova coluna para esse fluxo de trabalho denominada Notificação de Atribuição. Essa coluna indica o status do fluxo de trabalho de cada item — por exemplo, se o fluxo de trabalho foi iniciado ou concluído.

  7. Em Selecione as opções de inicialização de fluxo de trabalho para os itens em Documentos Compartilhados, execute todos os procedimentos a seguir:

    • Desmarque a caixa de seleção Permitir a inicialização manual do fluxo de trabalho a partir de um item.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho sempre que um item for alterado.

      Ao escolher essas opções, você garante que o fluxo de trabalho será executado sempre que um item for criado ou alterado. A primeira página do Designer de Fluxo de Trabalho deve agora ter a seguinte aparência.

      primeira página do designer de fluxo de trabalho

  8. Clique em Avançar.

  9. Clique em Condições e, em seguida, clique em Condição Personalizada (Documentos Compartilhados) na lista.

    A condição Se campo igual a valor aparecerá no fluxo de trabalho.

    Esta lista fornece muitas condições prontas, mas você deseja criar uma condição em que o fluxo de trabalho envia a mensagem apenas quando um campo específico — neste caso, Atribuído a — é igual a determinado valor — neste caso, o nome de uma pessoa em sua equipe. Para isso, você cria uma condição personalizada.

  10. Na condição Se campo igual a valor, clique em Campo e clique em Atribuído a na lista.

  11. Na condição, clique em Valor.

    A caixa de diálogo Selecionar Usuários é aberta. Você deseja escolher um membro da sua equipe. É possível fazer isso digitando seu nome e endereço de email e clicando em Adicionar ou você pode selecionar na lista de usuários existentes. Você também pode selecionar usuários no Catálogo de Endereços ou procurar nomes em uma lista ou em um item de lista.

  12. Digite ou selecione um nome ou endereço de usuário, clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.

  13. Clique em Ações e, em seguida, clique em Enviar Email na lista.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações, clique na ação desejada e em Adicionar.

  14. Na ação Enviar esta mensagem por email, clique em esta mensagem e preencha o formulário inserindo o destinatário, o assunto e o corpo de texto da mensagem.

    Na linha Para, você digita o mesmo nome ou endereço que selecionou como parte da condição.

  15. Clique em OK.

    Segunda página do Designer de Fluxo de Trabalho mostrando uma condição e uma ação

    Agora você tem uma regra em que um item na biblioteca de Documentos Compartilhados é atribuída a um membro específico da equipe, essa pessoa recebe uma notificação por email. Mas e se o documento for atribuído para um membro diferente da equipe? Em seguida, você criará uma condição "senão se" para cada pessoa adicional na equipe.

  16. Clique em Adicionar Ramificação Condicional 'Senão Se'.

    Uma ramificação condicional é adicionada ao fluxo de trabalho. Repita as etapas de 8 a 14 desse procedimento para criar a mesma regra para um membro diferente da equipe.

  17. Conforme necessário, clique em Adicionar Ramificação Condicional 'Senão Se' para adicionar uma regra para cada membro de sua equipe que você deseja notificar quando um documento for atribuído a ele.

    Designer de Fluxo de Trabalho mostra regras com ramificação condicional

  18. Para verificar erros no fluxo de trabalho antes de sair do Designer de Fluxo de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.

    Se houver um erro no fluxo de trabalho, o hiperlink mudará de cor e aparecerão asteriscos antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Etapas do Fluxo de Trabalho, um símbolo de erro aparecerá ao lado de cada etapa que contém um erro.

  19. Clique em Concluir para salvar o fluxo de trabalho.

    Para testar o fluxo de trabalho, navegue até a biblioteca de Documentos Compartilhados, crie um novo item e defina a coluna Atribuído a para uma pessoa incluída como uma condição no fluxo de trabalho. Verifique se essa pessoa recebe a mensagem de notificação que você criou.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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