Exemplo de fluxo de trabalho: encaminhar um relatório de despesas para revisão

Importante :  Este artigo foi traduzido por um sistema de tradução automática, leia o aviso de isenção de responsabilidade. Para sua referência, veja a versão em inglês deste artigo aqui.

Sua equipe preenche relatórios de despesas mensais que são formulários projetados com o Microsoft Office InfoPath 2007. Sua equipe preenche e armazena esses formulários em uma biblioteca de formulários em seu site do SharePoint. Quando o relatório de despesas ultrapassa uma certa quantia, você deseja notificar automaticamente a pessoa apropriada para que ela revise o relatório. Você pode automatizar esse processo rapidamente com um fluxo de trabalho em uma etapa.

Um dos grandes recursos do Office InfoPath 2007 é que você pode especificar campos no formulário real para serem exibidos como colunas em uma biblioteca de formulários. Ao optar por exibir um campo de formulário como uma coluna na biblioteca de formulários, você está promovendo esse campo. Promover um campo é útil quando se deseja consultar informações importantes em um formulário sem precisar abrir cada formulário individualmente. Mais importante, ao promover dados do formulário a dados de colunas na biblioteca de formulários, você torna possível a criação de regras com base nesses dados no Designer de Fluxo de Trabalho. Ao promover as despesas totais do formulário para uma coluna, você pode criar um fluxo de trabalho que encaminha o relatório de despesas para revisão quando as despesas totais excedem uma determinada quantia.

Para saber mais sobre fluxos de trabalho, consulte Introdução ao fluxo de trabalho do SharePoint.

Importante : Para criar um fluxo de trabalho, seu site deverá estar localizado em um servidor que execute o Windows SharePoint Services 3.0 ou o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Neste artigo

Antes de começar

Projetar o fluxo de trabalho

Antes de começar

Antes de projetar o fluxo de trabalho, você precisa realizar as alterações ou personalizações necessárias em seu site, sua lista ou sua biblioteca — por exemplo:

  • Um fluxo de trabalho está sempre anexado a exatamente uma lista ou biblioteca do SharePoint. Seu site deve ter pelo menos uma lista ou biblioteca antes de você criar um fluxo de trabalho. Se não existirem listas em seu site, você receberá um aviso para criar uma lista ao criar um fluxo de trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use colunas ou configurações personalizadas, você deverá fazer essas alterações antes de criar o fluxo de trabalho, de tal forma que essas colunas e configurações estejam disponíveis para você no Designer de Fluxo de Trabalho.

  • Se desejar que seu fluxo de trabalho use recursos de lista ou biblioteca que não estejam ativados por padrão, como Aprovação de Conteúdo, você deverá ativar esses recursos antes de projetar seu fluxo de trabalho.

Observação : O recurso de fluxo de trabalho foi criado com base no Microsoft Windows Workflow Foundation, um componente do Microsoft Windows. A mesma versão do Workflow Foundation deverá estar instalada em seu computador e no servidor. Na primeira vez que criar um fluxo de trabalho, talvez você receba um aviso para instalar o Workflow Foundation.

Publicar o formulário e criar uma biblioteca de formulários

Neste exemplo, você precisa de uma biblioteca de formulários para armazenar seus formulários, bem como precisa promover determinados campos de formulário para colunas na biblioteca de formulários. O Office InfoPath 2007 facilita muito a publicação de um formulário, a promoção de campos e, até mesmo, a criação de biblioteca de formulários. Tudo isso pode ser feito usando o Assistente de Publicação (clique em Publicar no menu Arquivo).

No procedimento a seguir, você usa o modelo pronto Relatório de Despesas no Office InfoPath 2007 e usa o Assistente de Publicação para promover campos e criar a biblioteca de formulários em seu site do SharePoint.

  1. Inicie o Office InfoPath 2007.

  2. Na caixa de diálogo Preencher um Formulário, clique duas vezes no exemplo de relatório de despesas.

    O relatório de despesas é aberto no modo Design. O formulário já tem os campos que você deseja promover como colunas na biblioteca de formulários: Nome, Número de Identificação e Despesas totais. Você usará o modelo como está.

  3. No menu Arquivo, clique em Salvar como.

  4. Na caixa de diálogo Salvar como, digite um nome na caixa Nome de arquivo e clique em Salvar.

  5. No menu Arquivo, clique em Publicar.

    O Assistente de Publicação é aberto.

  6. Em Onde deseja publicar o modelo de formulário?, clique em Em um servidor do SharePoint com ou sem InfoPath Forms Services e clique em Avançar.

  7. Digite o endereço do seu site do SharePoint e clique em Avançar.

  8. Em O que deseja publicar?, clique em Biblioteca de Documentos e clique em Avançar.

    Observe que você também pode tornar o formulário disponível como um tipo de conteúdo. Convém escolher esta opção, por exemplo, se desejar tornar o modelo de formulário disponível para todos os subsites em um site de portal.

  9. Em O que você deseja fazer?, clique em Criar uma nova biblioteca de documentos e clique em Avançar.

  10. Digite Relatórios de Despesas como o nome, digite uma descrição para a biblioteca de documentos e, em seguida, clique em Avançar.

  11. Na próxima página, clique em Adicionar.

  12. Na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo, na pasta funcionário, clique em nome e em OK.

  13. Repita a etapa anterior duas vezes para adicionar o campo númeroIdentificação (na pasta funcionário) e o campo total (na pasta itens).

    Observação : Na caixa de diálogo Selecionar Campo ou Grupo, use as configurações padrão para Grupo de colunas do site e Nome da Coluna. Você também pode mapear o campo do formulário para uma coluna do site existente ou fornecer à coluna um nome diferente daquele do próprio campo do formulário.

  14. Clique em Avançar, verifique se as informações estão corretas e clique em Publicar.

    Agora, você tem uma biblioteca de formulários denominada Relatórios de Despesas com as colunas de que precisa para criar o fluxo de trabalho. No navegador, as colunas na biblioteca de formulários devem se parecer com as da seguinte ilustração.

    Biblioteca de formulários mostrando os campos de formulário promovidos como colunas na biblioteca

Início da página

Projetar o fluxo de trabalho

Depois de configurar a biblioteca de formulários com as colunas corretas, você está pronto para usar o Designer de Fluxo de Trabalho.

  1. Inicie o Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. No menu Arquivo, clique em Abrir Site.

  3. Na caixa de diálogo Abrir Site, procure e selecione o site do SharePoint em que deseja criar o fluxo de trabalho e clique em Abrir.

  4. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Fluxo de Trabalho.

    O Designer de Fluxo de Trabalho é aberto.

  5. Na caixa Atribuir um nome a este fluxo de trabalho, digite Revisão do Relatório de Despesas.

    Os visitantes do site verão este nome quando exibirem as páginas de Status do Fluxo de Trabalho e Fluxos de Trabalho no navegador.

  6. Na lista A qual lista do SharePoint este fluxo de trabalho deverá estar anexado?, clique em Relatórios de Despesas.

  7. Em Selecione as opções de inicialização de fluxo de trabalho para os itens em Relatórios de Despesas, execute todos os procedimentos a seguir:

    • Desmarque a caixa de seleção Permitir a inicialização manual do fluxo de trabalho a partir de um item.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho quando um novo item for criado.

    • Marque a caixa de seleção Iniciar automaticamente o fluxo de trabalho sempre que um item for alterado.

      Ao escolher essas opções, você garante que o fluxo de trabalho funcione sempre que um membro da equipe preencher um novo relatório de despesas ou modificar um relatório existente.

      primeira página do designer de fluxo de trabalho

  8. Clique em Avançar.

    Você deseja criar uma regra segundo a qual, se as despesas totais informadas no relatório forem maiores do que 500 reais, a pessoa apropriada será notificada para revisar o relatório de despesas.

  9. No Designer de Fluxo de Trabalho, clique em Condições e clique em Condição Avançada na lista.

    A condição Se valor é igual a valor aparecerá no fluxo de trabalho.

    Esta lista fornece muitas condições prontas, mas você deseja criar uma condição em que o fluxo de trabalho envia a mensagem apenas quando um valor específico — neste caso, despesas totais — for maior do que um determinado valor — neste caso, 500. Para isso, você cria uma condição avançada.

  10. A condição se valor for igual ao valor, clique no primeiro hiperlink de valor e clique em de vinculação de dados de exibição Imagem do botão .

  11. Na caixa de diálogo Definir Pesquisa de Fluxo de Trabalho, na lista Fonte, clique em Item Atual. Na lista Campo, clique em Total e em OK.

    Usando esta caixa de diálogo, você pode pesquisar um valor em qualquer campo de qualquer lista ou biblioteca no site, de tal forma que você possa usar esse valor na regra do fluxo de trabalho. Nesse caso, você deseja o número do campo Total do item atual.

  12. Na regra do fluxo de trabalho, clique em igual e em é maior do que na lista.

  13. Clique no segundo hiperlink de valor e digite 500.

  14. Clique em Ações e, em seguida, clique em Enviar Email na lista.

    Se esta ação não aparecer na lista, clique em Mais Ações, clique na ação desejada e em Adicionar.

  15. Na ação Enviar esta mensagem por email, clique em esta mensagem e preencha o formulário inserindo o destinatário, o assunto e o corpo de texto da mensagem.

    Para o destinatário, escolha a pessoa que deve revisar o relatório de despesas.

  16. Clique em OK.

    Segunda página do Designer de Fluxo de Trabalho mostrando uma condição e uma ação

    Agora você tem uma regra segundo a qual, se um relatório de despesas for criado ou alterado na biblioteca de Relatórios de Despesas e as despesas totais para esse relatório forem maiores do que 500 reais, a pessoa correta será notificada para revisar o relatório.

  17. Para verificar erros no fluxo de trabalho antes de sair do Designer de Fluxo de Trabalho, clique em Verificar fluxo de trabalho.

    Se houver um erro no fluxo de trabalho, o hiperlink mudará de cor e aparecerão asteriscos antes e depois do parâmetro inválido. Além disso, em Etapas do Fluxo de Trabalho, um símbolo de erro aparecerá ao lado de cada etapa que contém um erro.

  18. Clique em Concluir para salvar o fluxo de trabalho.

    Para testar o fluxo de trabalho, navegue até a biblioteca de Relatórios de Despesas, clique em Preencher este Formulário para criar um novo item e digite despesas maiores do que 500 reais. Salve o formulário na biblioteca de formulários e, em seguida, verifique se a pessoa designada recebe a mensagem que você criou.

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Observação : Aviso de Isenção de Tradução Automática: Este artigo foi traduzido por computador, sem intervenção humana. A Microsoft oferece essas traduções automáticas para ajudar as pessoas que não falam inglês a aproveitar os textos escritos sobre produtos, serviços e tecnologias da Microsoft. Como este artigo foi traduzido automaticamente, é possível que contenha erros de vocabulário, sintaxe ou gramática.

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